Handbuch saprima®

1. Wichtige Anmerkungen

1.1. Implementierung des Manuals in saprima®

In saprima® sind rechts oben in der Übersichtszeile unter den Reitern Symbole mit einem Fragezeichen Manual Symbol integriert. Wenn auf dieses Symbol geklickt wird, öffnet sich das Benutzerhandbuch mit dem passenden Abschnitt für diese Oberfläche.

Bei den verschiedenen Tabs, wie z.B. den Ressourcen- und Initiativentabs befindet sich das Zeichen ebenfalls oben rechts.

1.2. Summarize

Die Summarize Funktion aggregiert alle Aufwände, Kosten und Datumswerte miteinander. In saprima® Professional wird diese Funktion genutzt, um die Initiativen verwalten oder auch die Gantt Oberfläche auf den gleichen Stand zu bringen wie die anderen Oberflächen (z.B. Teammanagement) und um Werte, die beispielsweise in den Initiativen verwalten Tabs eingegeben werden, auch auf die Tabellenfelder der jeweiligen Initiative in dieser Oberfläche zu übertragen.

Beispiel: Sie erstellen im Gantt Diagramm ein Projekt mit Vorgängen. Dabei wird ein automatisches Start-und Enddatum generiert, das gegebenenfalls nicht Ihrem Plan oder Ihren Vorgaben entspricht.
In saprima® weisen Sie dem Mitarbeiter die Berechtigung auf sein Projekt zu und gehen dann in die Oberfläche des Teammanagements und weisen durch Drag-und Drop ihren Mitarbeitern die einzelnen Aufgaben mit dem individuellen Zeitraum zu.

Dieser neu zugewiesene Zeitraum wird in der Gantt Oberfläche (bei den Spalten Start- und Enddatum) nicht automatisch übernommen. Damit die Änderungen übernommen werden und um die Oberfläche gewissermaßen zu aktualisieren, muss die Summarize Funktion ausgeführt werden.

Summarize muss immer auf ein Projekt ausgeführt werden.

In saprima® Professional wird die Summarize Funktion automatisch in einem bestimmten Zeitintervall auf alle Projekte ausgeführt. Die Summarize Funktion muss nur dann manuell ausgeführt werden, wenn sofort ein Abgleich der Aufwände, Kosten und Datumswerte erfolgen soll.

Um Summarize auszuführen, drücken Sie mit Rechtsklick auf ein selektiertes Projekt Projekt-Symbol , gehen Sie dann mit dem Mauszeiger über das Feld Struktur. Es öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann auf klicken. Sie können wahlweise auch oben, unter der Navigationsleiste des Menüs, den Tab Struktur auswählen, in welchem sich ebenfalls die Summarize Funktion befindet.

1.3. Layout und Filter

Die Benutzergruppen Pro-Admin, Ressourcenmanager, Projektleiter und Mitarbeiter besitzen in saprima® Professional bereits ein passendes, standardisiertes Layout inklusive Filter.

Der Pro-Admin kann sowohl für sich (Benutzerlayouts) als auch für die anderen Rollen Layouts mit Filtern erstellen (Globales Layout). Der Projektleiter und der Ressourcenmanager können nur Benutzerlayouts mit Benutzerfiltern erstellen. Der Mitarbeiter besitzt diese Möglichkeit nicht.

1.4. Schritt-für-Schritt Anleitung

Um einen guten Start in saprima® Professional zu gewährleisten, ist in der Gliederung der Use Cases eine Anleitung mit 8 Schritten enthalten, die die wichtigsten Funktionen von saprima® Professional erläutert und als roter Faden zum effizienten Managen eines Projekts dienen soll.

2. Anwendungsfälle

2.1. Spezielle Pro-Admin Use Cases in saprima® Professional

Ein Pro-Admin besitzt in saprima® Professional alle Rechte und Use Cases vom Pro-Mitarbeiter, Pro-Projektleiter und dem Pro-Ressourcenmanager.

Zusätzlich besitzt ein Pro-Admin aber auch noch weitere Rechte und kann zusätzliche Anwendungsfälle ausführen, die im Folgenden erläutert werden.

2.1.1. 1. Schritt: Benutzer mit Lizenz anlegen und einer Ressource zuweisen

Wählen Sie als Pro-Admin den Reiter und dann den Unterreiter Ressourcen verwalten aus.
Selektieren Sie den Mitarbeiter bzw. die Ressource , für die ein neuer Benutzer angemeldet und zugewiesen werden soll.
Öffnen Sie den Tab Anmeldung (letzter Tab in der Zeile).
Geben Sie den Loginnamen und das Passwort ein und wählen Sie die gewünschte Lizenz für den Benutzer aus. Anschließend muss noch der Haken im Bestätigungsfeld gesetzt werden.
Um die Anmeldung abzuschließen klicken Sie auf .

DIE ERSTELLUNG EINES NEUEN USERS UND DIE DAMIT VERBUNDENE ZUWEISUNG EINER LIZENZ IST KOSTENPFLICHTIG !

2.1.2. Benutzer löschen und Lizenz für Ressource kündigen

Wählen Sie als Pro-Admin den Reiter und dann den Unterreiter Ressourcen verwalten aus.
Selektieren Sie den Mitarbeiter bzw. die Ressource , für die der Benutzer gelöscht und die Lizenz gekündigt werden soll.
Öffnen Sie den Tab Anmeldung (letzter Tab in der Zeile).
Klicken Sie unten auf , um die Kündigung der Lizenz und das Löschen des Benutzers dieser Ressource abzuschließen.

2.1.3. Benutzerdefiniertes Feld anlegen und zuweisen

Den Reiter Benutzerdefinierte Felder auswählen.
Klicken Sie nun auf .
Stellen Sie nun die Id und den Datentyp des Benutzerdefinierten Feldes ein.
Nun sollte im nächsten Schritt geklärt werden, ob das Benutzerdefinierte Feld nur bereits definierte Werte als Auswahlmöglichkeit besitzen soll. Dies wird durch Haken setzen in der Spalte Nur definierte Werte oder im Benutzerdefiniertes Feld Tab des Benutzerdefinierten Feldes veranlasst.
Im selbigen Tab kann zudem eingestellt werden, für welche Initiativenelemente und Sachgebiete , das Benutzerdefinierte Feld zuweisbar sein soll. Hier ist wieder Haken setzen erforderlich.
Als nächstes kann in der Spalte Aktiv durch Haken setzen eingestellt werden, welche Benutzerdefinierten Felder im Layout überhaupt verändert bzw. in welchen Feldern Werte eingetragen werden können.
Daneben befindet sich die Spalte Schutz, in der eingestellt werden kann, ob ein Benutzerdefiniertes Feld gelöscht werden kann. (Das Attribut Aktiv und Schutz kann ebenfalls im Tab Allgemein des Benutzerdefinierten Feldes bearbeitet werden).
Falls das Benutzerdefinierte Feld Nur definierte Werte gesetzt hat, sollten nun noch die Werte zum Benutzerdefinierten Feld erzeugt werden. Dies erfolgt bei dem selektierten Benutzerdefinierten Feld mit .
Der Wert kann dabei je nach Datentyp variieren. (Beispiel: Benutzerdefiniertes Feld mit Datentyp Text, Werte sind manuelle Texteingaben; Benutzerdefiniertes Feld mit Datentyp Indikator, Werte sind Farben und dazugehörige Form). …

Im letzten Schritt kann im Tab Rollen der Benutzerdefinierten Felder udf eingestellt werden, für welche Rollen dieses Feld aktiv oder nicht aktiv sein soll. Ist in diesem Tab kein Datensatz enthalten, so ist, sofern das Recht auf Benutzerdefinierte Felder udf besteht, dieses Feld für alle Rollen aktiv.

Nachdem nun die Erstellung des Benutzerdefinierten Feldes abgeschlossen ist, kann es in der Initiativen verwalten und Ressourcen verwalten Oberfläche im Erweiterte Attribute Tab durch Klicken auf filter options search zugewiesen werden.

2.1.4. Weitere Projektverwaltungsmöglichkeiten

Der Pro-Admin besitzt als besondere Benutzergruppe zusätzliche Tabs in der Initiativen verwalten Oberfläche.

Im Workflow- Tab ist es möglich, Initiativen einen Statustyp zuzuweisen.
Im Tab Aufwände und Kosten werden alle Kosten und Aufwände, sowie der Fertigstellungsgrad angezeigt. In diesem Tab können ebenfalls die Kosten und Aufwände eingetragen werden.
Im Tab der Regelzuweisungen können den Initiativen verschiedene Regeln durch hinzugefügt werden. Die Parameter einer Regel können mit aufgerufen und bearbeitet werden.

Beispiel: Liegt auf einem Projekt project icon admin

die Regel

Neuer Vorgang , so steht oben nicht wie normalerweise das Symbol new button filter

, welches ein Fenster öffnet, in dem die Initiativenstruktur ausgewählt werden kann, sondern das nun neue Symbol new task pro admin

, welches direkt einen neuen Vorgang task icon admin

unter dem selektierten Projekt project icon admin

angelegt. Für die standardisierte Zuweisung einer Regel rule icon admin

, ist der Zugriff auf das Template nötig.

2.1.5. Layout erstellen

Das Layout entspricht hier der Ansicht bei jeder Oberfläche und repräsentiert alle Spalten, die die jeweiligen Benutzer sehen können, um Informationen abzulesen.

Einen Reiter, wie zum Beispiel Initiativen oder Ressourcen auswählen.
Den Tab auswählen.
Das Feld Layout auswählen.
Es öffnet sich das allgemeine Layout Fenster.
In der oberen Zeile auf klicken.
Id und Beschreibung für das neue Layout eingeben.
Mit wird das selektierte Layout gespeichert und geladen und der Layout Dialog wird geschlossen.
Fügen Sie nun entweder Spalten hinzu oder entfernen Sie diese, um Ihr gewünschtes Layout für den Benutzer zusammenzustellen.
Klicken Sie oben rechts auf , um das aktuelle Layout zu speichern.
Nun da das Layout abgeschlossen ist, kann im Folgenden ebenfalls ein Filter eingestellt werden.

Der Pro-Admin besitzt ebenfalls die Möglichkeit ein globales Layout zu erstellen. Dabei muss im allgemeinen Layout Menü der Haken bei Global gesetzt werden. Ein globales Layout kann nicht als Standard bei bestimmten Usern gesetzt werden, sondern kann nur den ausgewählten Benutzergruppen zugänglich gemacht werden. Der User muss dann dieses globale Layout bei sich selbst aktiv auswählen.

2.1.6. Filter erstellen

Der Filter legt hier fest, welche Objekte (Initiativen, Ressourcen, …) angesehen / auf welche Objekte zugegriffen werden können, nachdem das Layout die Informationen zu jedem Objekt festgelegt hat. Hier können zudem bestimmte Objekte ausgeblendet werden.

Oben das Feld Filter auswählen.
Es öffnet sich das allgemeine Filter Fenster.
Wie bei Layout in der oberen Zeile auf klicken.
Es öffnet sich das Attributsfenster für den Filter mit zahlreichen Tabs.
Den Tab auswählen.
Ganz rechts am Rand auf klicken.
Die gewünschten Initiativen/Ressourcen auswählen und mit bestätigen.

Nun ist sowohl der Filter, als auch das Layout festgelegt. Nun erfolgt der letzte Schritt, nämlich den Filter dem Layout zuweisen und das nun vollständige Layout zu veröffentlichen.

2.1.7. Filter dem Layout zuweisen

Nachdem der Filter erstellt worden ist, gehen Sie wieder auf das Feld Layout.
Wählen Sie Ihr bereits erstelltes Layout aus.
Gehen Sie im Attributsfenster in den Tab .
Wählen Sie in der Zeile Filter (Benutzer) den Filter, den Sie vorher erstellt haben und bestätigen Sie ihre Eingabe.

2.1.8. Layout veröffentlichen

Damit das nun vollständige Layout für ausgewählte Benutzer übernommen wird, muss es veröffentlicht werden:

Den Tab auswählen.
Entscheiden, für welchen Benutzer dieses neue Layout nun veröffentlicht werden soll.
Bei denjenigen, bei Veröffentlicht einen Haken setzen und speichern.
Hat man ein Layout (bzw. einen zugewiesenen Filter) geändert, so kann man über den Button Veröffentlichte Layouts aktualisieren ein veröffentlichtes Layout aktualisieren.

2.2. Spezielle Pro-Ressourcenmanager Use Cases in saprima® Professional

2.2.1. 2. Schritt: Mitarbeiter und Abteilungen anlegen

Wählen Sie den Reiter und dann den Unterreiter Ressourcen verwalten aus.
Selektieren Sie nun einen Ressourcenbaum bzw. eine RBS (oft auch Abteilungen).
Auf klicken.
Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem der Ressourcentyp ausgewählt werden kann. In saprima® Professional können Interne Mitarbeiter und Interne RBS , sowie Externe Mitarbeiter und Externe RBS erstellt werden. Es spielt nur bei der Gliederung der Mitarbeiter eine Rolle, ob eine interne oder externe Ressource erstellt worden ist, abgesehen davon, sind diese beide Ressourcentypen in ihren Attributen und Eigenschaften identisch. Hierarchiestrukturen (z.B. RBS unter RBS) sind ebenfalls möglich.
Anschließend die Auswahl mit OK bestätigen. Primär sollte gesetzt bleiben.

Die Auslastung der Mitarbeiter auf die nächsten 14 und auf die nächsten 30 Tage wird in der Ressourcen verwalten Oberfläche mit Ampelfarben angezeigt.

Um die Ampelfunktion auszuführen, drücken Sie mit Rechtsklick auf einen ausgewählten Mitarbeiter . Gehen Sie dann mit dem Mauszeiger über das Feld Regeln ausführen . Es öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann die Ampelfunktion für 14 oder 30 Tage auswählen können. Um die Ampelfunktion für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auszuführen, wählt man diese Mitarbeiter mit Mehrfachselektion aus und plaziert den Mauszeiger auf die Überschrift der Spalte (Ausl. 30 Tage bzw. Ausl. 14 Tage). Dann öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann Regeln ausführen auswählen können.

2.2.2. Kostensatz anlegen

Klicken Sie auf den Reiter und dann auf den Unterreiter Kostensätze.
Klicken Sie auf um einen neuen Kostensatz zu erstellen.
Nun wird entweder in der dafür vorgesehenen Spalte, oder im Detailreiter der Kostensätze, die Art bzw. die Einheit des Aufwands eingegeben, die mit einem Kostensatz versehen werden soll.
Im nächsten Schritt wird der eigentliche Kostensatz bzw. die Kosten pro Aufwandseinheit eingegeben.
Abschließend können im Detailreiter der Kostensätze die Kostensatznummer und ein Kommentar vergeben werden. Fixkosten finden in saprima® Professional keine Verwendung.

In der Oberfläche Ressource verwalten können im Tab Kosten direkt (nur für diesen Mitarbeiter geltende) manuelle Kostensätze erstellt und zugewiesen werden.

2.2.3. Kostensatz einem Mitarbeiter zuweisen

Wenn der Kostensatz erstellt worden ist, klicken Sie erneut auf den Reiter und dann wählen Sie den Unterreiter Resourcen verwalten aus.
Klicken Sie, nachdem Sie den bzw. die Ressourcenbäume aufgeklappt haben, auf einen Mitarbeiter und gehen Sie in dessen Kosten-Tab.
Weisen Sie nun entweder einen bestehenden globalen Kostensatz mit zu oder erstellen Sie einen ganz neuen manuellen Kostensatz für diese Ressource mit . Ein manueller Kostensatz, der in diesem Tab erstellt wurde, gilt jedoch nur für diesen Mitarbeiter und kann keinem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden.

Nun werden, falls die entsprechenden Mitarbeiter employee icon rm

mit Kostensätzen costrates

den Projekten project icon rm

oder Vorgängen task icon rm

zugewiesen sind, die Gesamtkosten der jeweiligen Initiative in der Initiativen verwalten Oberfläche angezeigt.Die Geplanten Kosten, die Verbleibenden Kosten oder die Aktuellen Kosten müssen jedoch im aktuellen Layout als Spalten eingebunden sein. Die Ausführung der summarize rm

Funktion zur Übernahme der Änderung in die Initiativen verwalten Oberfläche sollte nicht vergessen werden.

2.3. Spezielle Pro-Projektleiter Use Cases in saprima® Professional

2.3.1. 3. Schritt: Projekte und weitere Initiativen anlegen

Unter Reiter muss Initiativen verwalten geöffnet werden.
Baumstuktur Programm (oberster Knoten) selektieren.
Neues Programm oder Projekt erstellen mit .
Innerhalb der Baumstuktur ist ein neues Programm oder ein Projekt erschienen, für welches die verschiedenen Attribute angepasst werden können.
Bei selektiertem Projekt, ist es möglich, Vorgänge , Meilensteine , WBS (Arbeitspakete) (= Bündelung von Vorgängen) innerhalb des Projektes zu erstellen. Dies geschieht ebenfalls durch den Button.

Die Meilensteine milestone , die ein Projekt project icon besitzt, werden zusätzlich im Teammanagement dargestellt. Im Teammanagement kann zudem ein neuer Vorgang für das Projekt erstellt werden, indem man rechts unten auf das plus icon projectmanager klickt.

Mit Drag und Drop kann in der Initiativen verwalten Oberfläche eine Initiative auf eine andere übergeordnete Initiative (z.B. Vorgang auf Projekt) gezogen werden. Dabei öffnet sich ein Menü, in dem standardmäßig eine Kopie mit dem aktuellen Plan der Initiative erzeugt wird. Rechts werden die Attribute angezeigt, die in der neu erstellten Initiativenkopie übernommen werden. Dabei werden aber letztendlich nur diejenigen Tabs im Attributsfenster angezeigt, die auch in der jeweiligen Version von saprima® enthalten sind.
Die Kopie wird unter derjenigen Initiative angelegt, zu welcher die zu kopierende Initiative hingezogen wurde. Vorsicht, beim Kopieren werden auch die Stunden übernommen.

2.3.2. Zeitlicher Überblick über Projekte und deren Verknüpfung im Gantt Diagramm

Unter Reiter muss auf den Unterreiter Gantt Diagramm geklickt werden.
Selektiert man nun sein gewünschtes Programm oder Projekt , kann rechts anhand eines farbig markierten Zeitstrahls die zeitliche Abfolge und Abhängigkeit der Projekte zueinander festgestellt werden.
Klappt man ein Programm oder Projekt auf, werden die nun sichtbaren Unterknoten ebenfalls mit einem Zeitstrahl im Gantt Diagramm gekennzeichnet.
Zudem wird der Fertigstellungsgrad farblich und mit einer Prozentzahl im Zeitstrahl jeder Initiative sichtbar.
In dieser Oberfläche kann der Projektleiter (und der Pro-Admin) ebenfalls die Projekte zeitlich miteinander verknüpfen, sodass eine Abhängigkeit zwischen den Initiativen entsteht.

Eine Konfiguration des Gantt Diagramms ist in den Layouteinstellungen möglich. Der Projektleiter (und der Pro-Admin) besitzen zusätzlich Zugriff auf den Anordnungsbeziehungen-Tab.

2.4. Allgemeine Use Cases in saprima® Professional

Hier werden Use Cases abgebildet, die sowohl der Pro-Projektleiter, als auch der Pro-Ressourcenmanager und Pro-Admin besitzen, bzw. ausführen können.

2.4.1. 4. Schritt: Zuweisung von Ressourcen auf Abteilungen

Nur der Pro-Admin und der Ressourcenmanager können diesen Use Case ausführen.

Nach der Erstellung und Anmeldung neuer User mit verschiedenen Benutzergruppen sollte die Zuweisung der höherrangigen Rollen, also Projektleiter, Ressourcenmanager und Pro-Admin auf Abteilungen (interne RBS) erfolgen.
Dabei wird auf den Reiter Ressourcen geklickt und die Oberfläche Ressourcen Verwalten geöffnet.
Nun selektiert man die gewünschte Abteilung .
Wählen Sie nun im Attributsfenster den Tab Berechtigungen aus.
Klicken Sie nun auf folgendes Symbol und wählen Sie diejenige Ressource aus, die Zugriff auf die Abteilung und deren darunter liegenden Mitarbeiter erhalten soll.
Nun kann die zugeteilte Ressource , sofern es sich um eine der höherrangigen Rollen handelt, die Mitarbeiter der selektierten Abteilung in der Initiativen verwalten Oberfläche verschiedenen Initiativen im Tab Berechtigungen zuweisen.

2.4.2. 5. Schritt: Mitarbeiter einem Projekt zuweisen / Team zusammenstellen

Den Reiter auswählen und dann auf den Unterreiter Initiativen verwalten klicken.
Projekt selektieren, um Zugriff auf das Berechtigungsmenü im Attributsfenster des Projekts zu erhalten.
hinzufügen durch Ressource auswählen . Es öffnet sich ein neues Menü, in dem der gewünschte Mitarbeiter, der dem Projekt zugewiesen werden soll, ausgewählt werden kann.

2.4.3. 6. Schritt: Teammanagement: Mitarbeiter Vorgänge zuweisen

Über Reiter in Teammanagement wechseln.
Wenn das Teammanagement zum ersten Mal aufgerufen wird, muss zuerst eines der bereits zugewiesenen Projekte ausgewählt werden.
Per Drag&Drop ist es möglich, die Vorgänge an Mitarbeiter zu verteilen. Hierzu müssen sie in der Zeile des jeweiligen Mitarbeiters über dem vorgesehenen Platz im Zeitstrahl losgelassen werden.
Durch Klicken auf einen Vorgang öffnet sich dessen Bearbeitungsmenü. Alle Felder darin, werden hier erklärt.
In diesem Menü, trägt man den Planwert bzw. die Planstunden für den ausgewählten Vorgang ein. Hierzu muss beachtet werden, dass die Stunden im Teammanagement kumuliert werden. Dem Mitarbeiter kann einmalig als Ausgangspunkt zum Start des Projekts oder wenn er bereits daran gearbeitet hat, ein Ist-Wert eingetragen werden.
Die Änderungen werden durch das Symbol gespeichert.

Das Teammanagement kann genauso wie in der Basic Version, auch in der Professional Version von saprima® konfiguriert werden. Eine Erstellung von Tasks mit dem plus icon general

ist ebenfalls möglich.

Das Zuweisen von Vorgängen und Eintragen von Planstunden kann optional auch im Tab Ressourcenplanung in der Initiativen verwalten Oberfläche durchgeführt werden.

2.4.4. 7. Schritt: Ressourcen in Ressourcen Bucket Planung planen

Den Reiter und dann den Unterreiter Ressourcen Bucket Planung auswählen.
Die , die angezeigt werden sollen auswählen bzw. verschieben. Den anzuzeigenden Zeitraum und Zeitscheiben daneben einstellen. Rechts oben im roten Menüstreifen die Einheit des Aufwands einstellen und anschließend alle Einstellungen mit übernehmen. Die Autocommit Einstellungen neben den Spalten können im Normalfall einfach beibehalten werden, da alle 3 Aufwandswerte durch das Aktivieren dieser Funktion direkt durch Speichern übertragen werden.
Links auf den Ressourcenbaum bzw. die Abteilung klicken, um die Mitarbeiter , die sich darunter befinden aufzuklappen und zur Auswahl verfügbar zu machen.
Im nächsten Schritt werden die Ressourcen durch Haken setzen ausgewählt. Die selektierten Ressourcen werden zusammen mit ihren zugewiesenen Vorgängen rechts in der Ressourcen Bucket Planung angezeigt. Dabei muss man für die selektierte Ressource im Ressourcen Bucket Plan die Vorgänge durch das Klicken auf neben dem Ressourcennamen in der Ressourcenzeile aufklappen.
In der Spalte Planaufwand (P) wird nun der geplante Aufwand für den jeweiligen Vorgang der vorher selektierten Ressource eingegeben. Ist in den Spaltenoptionen die Planaufwand Spalte als einzigste Spalte, die ausgegeben wird, eingestellt, so wird diese nicht extra im Ressourcen Bucket Plan gekennzeichnet.
In der Phase der Abarbeitung werden in der Ressourcen Bucket Planung die aktuellen Stunden bzw. der aktuelle Aufwand (A) eingetragen. Aus der Differenz ergibt sich der Restaufwand, dessen Summe links in der Spalte Summe Verbleibender Aufwand dargestellt wird.

Vorsicht! Wird auf das Symbol Vorgang löschen geklickt, so wird dieser Vorgang nicht einfach nur aus dem Ressourcen Bucketplan entfernt, sondern es wird ebenfalls die Zuweisung des Mitarbeiters auf diesen Vorgang gelöscht. Dadurch muss dieser Vorgang erst wieder im Teammanagement einem Mitarbeiter zugewiesen, sowie die Planstunden und das Start- und Enddatum eingegeben werden. Der Vorgang existiert jedoch noch und ist in Initiativen verwalten und im Gantt sichtbar.

2.4.5. 8. Schritt: Allgemeine Stundenrückmeldung im Ressourcen Bucket Plan

Den Reiter Ressourcen Bucket Planung auswählen.
In den Actual-Spalten (=A), die den aktuellen Aufwand angeben, die Stundenrückmeldung durchführen. Die Mitarbeiter besitzen das Timesheet Layout der Ressourcen Bucket Planung, in welchem die Arbeitszeit täglich eingetragen wird. Die Mitarbeiter besitzen zudem nur Zugriff auf die Actual Spalten (A), in denen die Ist-Stunden eingetragen werden.

2.4.6. Übersicht über bestehende Ressourcen

Reiter auswählen
Unterreiter Ressourcen verwalten auswählen.
Ressourcenbaum öffnen. Nun werden alle dem Projektleiter zugewiesenen Mitarbeiter angezeigt.
Um sich die Initiativenzuweisung und die Auslastung eines Mitarbeiters anzeigen zu lassen, muss der entsprechende Mitarbeiter selektiert werden. Es öffnet sich dann rechts ein Attributsfenster, in dem man den Tab Initiativenzuweisungen oder Pivot Chart auswählen kann.

Die Auslastung der Mitarbeiter auf die nächsten 14 und auf die nächsten 30 Tage wird in der Ressourcen verwalten Oberfläche mit Ampelfarben angezeigt.

2.4.7. Mitarbeiter entfernen

Die folgenden Schritte zur Löschung des Mitarbeiters müssen nur durchgeführt werden, wenn die Arbeitszeit (Ist-Aufwand), die dieser Mitarbeiter in seine zugeteilten Initiativen investiert hat, ersichtlich bleiben soll. Die Zuweisung des alten Mitarbeiters zur entsprechenden Initiative sollte jedoch entfernt werden. Der Mitarbeiter, der neu zugewiesen wird arbeitet einfach mit den ursprünglichen Aufwandswerten weiter.

Reiter und danach den Unterreiter Ressourcen verwalten auswählen.
Ressourcenbaum öffnen.
Den Mitarbeiter auswählen, der entfernt werden soll.
Im Attributsfenster des Mitarbeiters bzw. der Ressource unter dem Tab Allgemein bei der Checkbox nicht aktiv den Haken setzen , um keine weiteren Zuweisungen auf Projekte zu erlauben.
Im Attributsfenster in dem Tab Einheiten pro Zeit mit eine neue Zeit hinzufügen.
Die Prozentzahl wird auf 0% gesetzt.

Die folgenden Schritte stellen die zweite Möglichkeit dar, einen Mitarbeiter zu entfernen. Dabei wird der Mitarbeiter ganz aus saprima® gelöscht (auf Lizenz achten) und der alte Restaufwand wird zum neuen Planaufwand der Initiative, der Ist-Aufwand, also die investierte Arbeitszeit wird wieder auf 0 gesetzt. Zudem muss im Teammanagement der Vorgang wieder einem neuen Mitarbeiter zugeteilt werden.

Reiter und danach den Unterreiter Ressourcen verwalten auswählen.
Ressourcenbaum öffnen.
Den Mitarbeiter auswählen, der entfernt werden soll.
Auf klicken.

2.4.8. Bestehendes Layout verändern

Dieser Use Case beschreibt, wie man einem bereits bestehendem Layout neue Spalten hinzufügen oder auch entfernen kann. Dies ist vor allem für das Hinzufügen von selbst erstellten UDFs wichtig.

Eine Oberfläche mit einem veränderbaren Layout auswählen, wie z.B. Initiativen verwalten.
Mit dem Mauszeiger über die rechte Seite der Überschrift von der Spalte gehen, neben der die neue Spalte hinzugefügt werden soll. Falls eine bestimmte Spalte entfernt werden soll, kann jede beliebige Spaltenüberschrift ausgewählt werden. Nun sollte wie in der folgenden Abbildung ein roter Pfeil erscheinen .
Wird auf diesen Pfeil geklickt, so öffnet sich ein kleines Menü mit verschiedenen Spalten- und Sortierungsoptionen.
Nun muss der Mauszeiger über das Feld schweben, damit sich das Untermenü mit allen verfügbaren Spalten des Layouts öffnet.
Manche Spaltenarten besitzen zusätzlich noch mehrere Unterspalten, die aufgeklappt werden können. Durch Haken setzen können nun Spalten hinzugefügt oder aber auch aus dem Layout wieder entfernt werden.

Die UDFs befinden sich im untersten Teil des Spaltenmenüs.

2.4.9. Weitere Projektinformationen

Die Pro-Benutzergruppen (außer Mitarbeiter) haben neben dem Berechtigungsmenü, bei jedem Projekt die Möglichkeit, im Attributsfenster weitere Tabs einzusehen. Dieses Attributsfenster öffnet sich, in dem man ein Projekt project icon general selektiert und ggf. zusätzlich rechts auf den weißen Pfeil white arrow general klickt.

In dem Allgemein Tab können allgemeine Informationen der Initiative eingesehen bzw. bearbeitet werden.
Der Tab der Ressourcenplanung dient zur Übersicht und soll zeigen, wer wie lange an dieser Initiative arbeitet bzw. wie viel Arbeitszeit eingeplant ist.
Im Transaktionen Tab können dem Projekt einmalige Transaktionen durch den Projektleiter oder durch den Pro-Admin hinzugefügt werden.

2.4.10. Mehr Ressourceninformationen und Verwaltungsmöglichkeiten

Während der Projektleiter nur Zugriff auf den Pivot Chart und die Initiativenzuweisungen einer Ressource hat, besitzen der Ressourcenmanager und der Pro-Admin das Recht auf die Ansicht und Konfiguration weiterer Tabs in der Ressourcen verwalten Oberfläche:

Im Tab Allgemein können allgemeine Informationen und Attribute der Ressourcen bearbeitet werden, wie beispielsweise der Name oder die Einstellung, ob die Ressource zugewiesen oder gelöscht werden kann. Auch kann hier ein Profilbild der jeweiligen Ressource hochgeladen werden, welches im Teammanagement angezeigt wird.
Im Tab Einheiten pro Zeit kann eine Ressource bzw. ein Mitarbeiter beispielsweise auf Teilzeit umgestellt werden.
Der Tab Auslastung bietet genau wie der Pivot Chart einen Überblick über die Auslastung der Ressource, jedoch nicht direkt projektbezogen. In diesem Tab wird der geplante Aufwand (grüner Balken) dem bereits geleisteten/aktuellen Aufwand (blauer Balken) gegenübergestellt.
Im Tab Kosten werden die Kostensätze angezeigt, die der Ressource zugewiesen sind. Zusätzlich können in diesem Tab auch neue manuelle Kostensätze, die nur für diese Ressource gelten, erstellt werden.
Im Tab Adresse kann die Adresse des Mitarbeiters eingetragen werden.
Im Tab Kontakt können Kontaktinformationen des Mitarbeiters, wie E-Mail und Telefonnummer eingetragen werden. Diese werden ebenfalls im Teammanagement angezeigt.

2.4.11. Initiative Cockpit auswerten

Klicken Sie auf den Reiter .
Selektieren Sie das Programm oder das Projekt zu dem rechts die Diagramme angezeigt werden sollen.

Eine allgemeine Erklärung der Oberfläche finden Sie hier.

2.5. Alle Pro-Mitarbeiter Use Cases in saprima® Professional

2.5.1. Initiative Cockpit auswerten

Gehen Sie oben auf den Reiter Initiative Cockpit und selektieren Sie das Projekt, zu dem die Diagramme angezeigt werden sollen.

Eine allgemeine Erklärung der Oberfläche finden Sie hier.

2.5.2. Übersicht und Stundenrückmeldung für Projekte und Vorgänge im Ressourcen Bucket Plan

Den Reiter Ressourcen Bucket Planung auswählen.
In den Actual-Spalten (=A), die den aktuellen Aufwand angeben, die Stundenrückmeldung durchführen.

3.1. Aufbau von saprima^®

Figure 1. Aufbau von saprima^®

Navigation

Durch die Navigation können unterschiedliche Funktionalitäten aufgerufen werden.

Benutzerbereich

Besitzt Informationen zu saprima^®, aber auch den Button um die Sitzung zu beenden.

Benachrichtigungen

Zeigt an, wieviele ungelesene Benachrichtigungen vorhanden sind. Öffnet den Dialog Benachrichtigungen, in welchem die Benachrichtigungen angezeigt werden.

Log

Innerhalb des Logs werden Warnungen und Fehler angezeigt, die bei der Benutzung von saprima^® auftreten können.

Hilfe

Wenn auf dieses Symbol geklickt wird, öffnet sich das Benutzerhandbuch mit dem passenden Abschnitt für diese Oberfläche.

Toolleiste

Enthält zusätzliche Tools, wie Import/Export Funktionen und Layouteinstellungen.

Verwalten

Abhängig von der Toolleiste. Zur Bearbeitung der Baumstruktur.

Strukturfunktionen

Anzeigeeinstellungen der Baumstuktur. Hier kann die komplette Struktur aus- oder eingeklappt werden.

Baumstruktur

Hier werden alle Informationen die innerhalb der Struktur eingegeben worden sind, dargestellt. Zusätzlich können beliebig viele Benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.

Suche

Durchsucht die aktuell zu sehende Baumstruktur. Bei nicht gesetztem Haken wird genau nach der eingegebenen Zeichenfolge gesucht, andernfalls werden alle Ergebnisse geliefert, die die Zeichenfolge beinhalten.

Details

Innerhalb der Details werden nähere Informationen zu der selektierten Baumstruktur angezeigt. Innerhalb dieser können weitere Detailreiter angesehen und bearbeitet werden.

3.1.1. Benachrichtigungen

Entsprechend zu einer Benachrichtigung per E-Mail, kann eine Benachrichtigung auch direkt in saprima® erfolgen. Die Benachrichtigungsfunktion wird auf den Benutzer bezogen ausgeführt.

Figure 2. Benachrichtigungen

Benachrichtigungen

Zeigt an, wieviele ungelesene Benachrichtigungen vorhanden sind. Öffnet den Dialog Benachrichtigungen, in welchem die Benachrichtigungen angezeigt werden.

Neuer Chat

Öffnet einen neuen Chat.

Navigation

Öffnet die Navigation mit weiteren Menüeinträgen.

Icon

Zeigt das Foto oder die Initialen des Absenders der Benachrichtigungen.
Bewegt man den Mauszeiger über das Icon, werden weitere Informationen über den Absender angezeigt:

Vor- und Nachname
hinterlegte E-Mail-Adressen
hinterlegte Telefonnummern

Benachrichtigung

Datum und Uhrzeit, wann die Benachrichtigung erstellt wurde + Titel der Nachricht.
Ungelesene Benachrichtigungen werden fett dargestellt.

Löschen

Löscht die ausgewählte Nachricht.

Figure 3. Navigation

Navigation

Öffnet die Navigation mit weiteren Menüeinträgen.

Alle gelesen

Kennzeichnet alle Benachrichtigungen als gelesen.

Alle Benachrichtigungen löschen

Löscht alle Benachrichtigungen aus der Datenbank.

Über den Button Neuer Chat wird ein Dialog zum Erstellen eines neuen Chats geöffnet.

Figure 4. Neuer Chat

Zurück

Schließt den geöffnete Chat.

Betreff

Titel des Chats, wird im Fenster Benachrichtigungen angezeigt.

Die E-Mail-Adresse des Benutzers an den die Benachrichtigung gehen soll.
Es wird geprüft, ob ein Benutzer mit dieser E-Mail-Adresse vorhanden ist.

Achten Sie bitte auf gleiche Schreibweise (Groß-/Kleinschreibung), wie die E-Mail in saprima bei dem Benutzer hinterlegt wurde.

Eingabefeld

Hier kann man die Nachricht verfassen.
Zeilenumbrüche kann man über die Shift+Enter Taste erstellen.
Das Eingabefeld für die Nachricht wird erst freigegeben, wenn ein Betreff und eine korrekte E-Mail-Adresse angegeben wurde.

Senden

Durch den Button Senden oder der Enter Taste, wird die Nachricht an den Benutzer versendet.

Bei Klick auf eine Benachrichtigung wird diese als gelesen gekennzeichnet.
Zusätzlich wird ein Fenster geöffnet, um die ganze Benachrichtigung bzw. den Chatverlauf zu sehen.

Figure 5. Chat

Zurück

Schließt die geöffnete Benachrichtigung.

Absender

Icon und Vor- und Nachname des Absenders der Nachricht

E-Mail

hinterlegte E-Mail-Adressen

Festnetz

hinterlegte Festnetznummern

Nachricht vom Absender

Icon des Absenders
Vor- und Nachname mit Datum und Uhrzeit der Nachricht
Text der Nachricht

gesendete Nachricht

Datum und Uhrzeit der Nachricht mit Status (Gesendet bzw. Gelesen)
Text der Nachricht

Eingabefeld

Hier kann man eine neue Nachricht verfassen.
Zeilenumbrüche kann man über die Shift+Enter Taste erstellen

Senden

Durch den Button Senden oder der Enter Taste, wird die Nachricht dem Chat hinzugefügt und versendet.

Figure 6. Kontextmenü

Möchte man in seiner Nachricht einen Link z.B. zu einer bestimmten Initiative einbinden, so hat man im Kontextmenü der Tabellenansicht die Möglichkeit sich den entsprechenden Link zu kopieren und ihn durch die Tastenkombination Strg+V in die Nachricht (Eingabefeld) einzufügen:

in der Tabelle gewünschte Initiative auswählen
das Kontextmenü aufrufen und den Menüpunkt Link kopieren auswählen
den ersten Link im Dialog makieren und kopieren
Benachrichtigungspanel öffnen
neue Nachricht erstellen oder bestehende Nachricht auswählen
ins Eingabefeld der Nachricht einfügen

Somit hat der Empfänger die Möglichkeit über den Link in der Nachricht die Initiative direkt aufzurufen.

Der Link wird beim Einfügen geprüft, ob es sich um einen internen saprima Link handelt, wenn dem so ist, so wird der angezeigte Text für den Link in saprima geändert, andernfalls wird der komplette Link angezeigt.

Berechtigungen

Über die Benutzergruppe wird die Nachrichtenfunktion gesteuert.

Zugriffselement Benachrichtigung

Ohne → die Funktion steht nicht zur Verfügung
Ansehen → User erhält Nachrichten, kann selbst aber keine versenden oder uaf bestehende antworten
Löschen → User kann Nachrichten inkl. Chat löschen
Erstellen → User kann einen neuen Chat eröffnen oder auf bestehende Nachrichten antworten

Zusätzlich kann über die Attribute eingeschränkt werden:

Von → User sieht Vor- und Nachname des Absenders, wenn diese beim User oder bei der Ressource hinterlegt sind
Foto (von) → User sieht das Foto des Absenders, wenn ein beim User oder bei der Ressource hinterlegt ist
Mail (Von) → User sieht die hinterlegten Mailadressen des Absenders, wenn beim User oder bei der Ressource diese über die Kontaktdaten hinterlegt sind
Telefon (Von) → User sieht die hinterlegten Telefonnummern (Festnetz) des Absenders, wenn beim User oder bei der Ressource diese über die Kontaktdaten hinterlegt sind

3.2.1. Initiativen verwalten

Der Manual Textabschnitt dieses Moduls enthält am Schluss ebenfalls eine Erklärung zu den neu hinzugekommenen Layouts und Filtern. In dem neuen Standard Pro Layout für diese Oberfläche wurde zusätzlich das UDF Projektziele (aus Basic bekannt) entfernt und weiter vorne durch die Spalte Aktueller Aufwand (Punkt 10) ersetzt.

Innerhalb dieser Oberfläche wird die Struktur der Projekte aufgebaut. Zusätzlich können im Tab Berechtigungen die Mitarbeiter den Projekten zugewiesen werden, wodurch das Projektteam zusammengestellt wird. Die Verteilung der Vorgänge auf das Projektteam, das Eintragen der Planstunden und die Festlegung des Zeitraums erfolgt dann im Teammanagement.

Figure 7. Initiativen verwalten

Speichern

Speichern der aktuell eingegebenen Daten.

Neu

Eine neue Initiative anlegen.

Löschen

Löscht die aktuell ausgewählte Initiative.

Aktualisieren

Aktualisiert die Initiativen verwalten Oberfläche.

Struktur der Initiativen

Die Initiativenstruktur innerhalb saprima^® ist Projekte, Arbeitspakete (neu) und Vorgänge. Unter Projekten können nun ebenfalls Meilensteine angelegt werden.

Startdatum

Das Startdatum der Initiative.

Enddatum

Das Enddatum der Initiative.

Geplante Dauer

Gibt die geplante Dauer der Initiative an. Die Dauer gibt nicht an wie viel Arbeitszeit in die Initiative investiert werden muss, sondern insgesamt wie lange die Initiative das Unternehmen beschäftigen wird, bzw. wie lange der Abschluss dauert.

Geplanter Aufwand

Der geplante Aufwand der Initiative gibt an, wie viel aktive Arbeitszeit für diese Initiative eingeplant wurde.

Aktueller Aufwand

Gibt an, wie viel Arbeitszeit bereits für diese Initiative investiert wurde.

Projektstatus

UDF, das mit Hilfe von Indikatoren den Projektstatus der Initiative angibt.

Projektinhalt

UDF, in welchem der Projektinhalt wie in einem Notizblock hineingeschrieben werden kann.

Risiken

UDF, in welchem wie in einem Notizblock die Riskien der Initiative notiert werden können.

Schnittstellen

UDF, in welchem die Schnittstellen der Initiative zu anderen Projekten oder anderer Software vermerkt werden können.

Fertigstellungsgrad

Der Fertigstellungsgrad errechnet selbstständig wie weit das Projekt bezüglich des aktuell investierten Aufwands und geplant investierten Aufwands abgeschlossen ist.

Attributsfenster

Wird hier auf den kleinen weißen Pfeil gedrückt, so öffnet sich das Attributsfenster der ausgewählten Initiative mit allen dazugehörigen Tabs.

Log und Handbuch

Wird links auf das Ausrufezeichen geklickt, so öffnet sich der saprima^®Log, in dem aufgetretene Fehler vermerkt werden. Wird rechts das Fragezeichen ausgewählt, so öffnet sich das Manual mit dem passenden Abschnitt für dieses Modul.

Layout und Filter

Wird oben auf diesen Tab geklickt, so öffnet sich das Layout und Filter Menü.

Allgemein (Initiativen)

Figure 8. Allgemein

Eindeutiger Name / Nummer der Initiative

Name

Allgemeiner Name der Initiative

Beschreibung

Beschreibung der Initiative

Schutz

Auswählen, ob die Initiative geschützt, also nicht löschbar, sein soll.

Initiativenelement

Zeigt an, zu welchem Initiativenelement (z.B. Vorgang oder Projekt) die Initiative gehört.

Primär

Zeigt an, ob die ausgewählte Initiative zur Primär- oder Sekundärstruktur gehört.

Reporting Id

Dieser Wert wird für das Reporting verwendet, um die Initiative eindeutig zu identifizieren.

Vorlage

Der Haken sollte gesetzt werden, wenn die Initiative als Vorlage verwendet wird.

Verwendete Vorlage

Die Original-Initiative, von der diese Initiative als Kopie erstellt wurde.

WBS-Code

Code des Projekt Struktur Planes (hierarchisch gegliederte Arbeitspakete).

Bucketplan Workflow

Hier kann ein Workflow für den Bucketplan ausgewählt und auf alle unteren Ebenen vererbt werden.
Der Standard Bucketplan Workflow ibuckets bezieht sich auf Ist-Werte und Rest-Werte und wird in Zeiterfassung in der Ressourcen Bucket Planung und Ressourcen Bucketplan genehmigen genauer beschrieben.
Mit dem Standard Bucketplan Workflow ibuckets.all sind zusätzlich auch die Planwerte einem Workflow unterworfen.

Aufwände und Kosten

Figure 9. Aufwände und Kosten

Geplanter Aufwand

Der Aufwand, der für die Initiative eingeplant wurde.

Geplante Kosten

Die Kosten, die für die Initiative eingeplant wurden.

Verbleibender Aufwand

Der Aufwand, der bis zum Abschluss der Initiative noch verbleibt.

Verbleibende Kosten

Die Kosten, die bis zum Abschluss der Initiative noch verbleiben.

Aktueller Aufwand

Der Aufwand, der bereits für den Abschluss der Initiative verbraucht wurde.

Aktuelle Kosten

Die Kosten, die bereits für den Abschluss der Initiative verbraucht wurden.

Aufwand bei Fertigstellung

Der Aufwand, der bei Fertigstellung der Initiative entsteht bzw. entstanden ist.

Fertigstellungsgrad

Angabe zu wie viel in Prozent, die Initiative bereits abgeschlossen ist.

Aufwände und Kosten werden auch von Summarize anhand der Werte auf Initiativen und Ressourcenplanungen berechnet.

Aufwände und Kosten – manuell und berechnet

Figure 10. Aufwände und Kosten – manuell und von Summarize berechnet

Geplanter Aufwand (Manuell)

Der Aufwand, der für die Initiative eingeplant wurde.

Geplanter Aufwand

Der geplante Aufwand, der für die Initiative von Summarize berechnet wurde.

Geplante Kosten(Manuell)

Die Kosten, die für die Initiative eingeplant wurden.

Geplante Kosten

Die geplanten Kosten, die für die Initiative von Summarize berechnet wurden.

Aufwände und Kosten können auch in der Spaltenansicht dargestellt werden. Für Geplant, Aktuell und Verbleibend gibt es jeweils eine weitere Spalte:

Aufwand Geplant → Aufwand Geplant (Manuell)
Aufwand Aktuell → Aufwand Aktuell (Manuell)
Aufwand Verbleibend → Aufwand Verbleibend (Manuell)

Ändert man eine Spalteninformation, wird der Wert in die jeweils andere Spalte geschrieben:

Aufwand Geplant ←→ Aufwand Geplant (Manuell)
Aufwand Aktuell ←→ Aufwand Aktuell (Manuell)
Aufwand Verbleibend ←→ Aufwand Verbleibend (Manuell)

Für Kosten gilt eine analoge Berechnungsweise. Das bedeutet, dass Aufwände oder Kosten in die Spalten mit dem Zusatz (Manuell) eingetragen werden können und in den anderen Feldern die durch Summarize berechneten Werte stehen.
Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, Aufwand und Kosten in einer Initiativen-Stuktur von oben nach unten immer detaillierter zu planen und diese Werte dann mit den durch Summarize errechneten Werten zu vergleichen.

Erweiterte Attribute (Initiativen)

Sowohl bei den Initiativen, als auch bei den Ressourcen ist dieser Tab im Attributsfenster vorhanden.

Figure 11. Erweiterte Attribute

Attribut

Hier werden die eingestellten Attribute mit ihrem eindeutigen Namen angezeigt.

Datentyp

Hier wird der Datentyp, dem der Wert bzw. der Parameter des Attributs entprechen muss, dargestellt.

Wert

Hier steht der definierte, also ausgewählte oder manuell eingegebene Wert des Attributs.

Nur def. Werte

Wenn hier der Haken gesetzt ist, dann wurde der Wert des Attributs nicht selbst eingegeben sondern aus einer vordefinierten Liste entnommen.

Attribute auswählen

Wenn dieser Button geklickt wird, öffnet sich eine Attributsliste, in der sich weitere Attribute finden und auswählen lassen.

Attribut löschen

Hier kann ein Attribut, das auf die gewählte Initiative zugewiesen wurde, wieder entfernt werden.

Aktualisieren

Aktualisiert den Tab.

Auswahlfenster Attribut

Figure 12. Auswahlmenü Attribute

Id des Attributs und seiner Werte.

Datentyp

Datentyp des auswählbaren Attributs und seiner Werte.

Wert

konkreter Wert der Werte des Attributs

Nur def. Werte

Wenn dieser Haken gesetzt ist, sind die Werte aus einer Liste zu entnehmen.

Aktiv

Nur aktive Attribute können zu Initiativen zugewiesen werden.

Erweiterte Attribute müssen im Bereich Anpassen / Benutzerdefinierte Felder voreingestellt werden, damit sie den Initiativen zugeordnet werden können!

Berechtigungen (Initiativen)

In diesem Tab wird das Projektteam für die Ausführung des Projekts und deren Vorgänge zusammengestellt. Nach der Zuweisung von Ressourcen geht es mit der genauen Zuweisung der einzelnen Vorgänge im Teammanagement weiter.

Figure 13. Berechtigungen

Auswahl aufheben

Hebt die Auswahl auf.

Ressource

Die Mitarbeiter, die der Initiative zugewiesen worden sind.

Ressource auswählen

Dieses Symbol auswählen, um einen Mitarbeiter auszuwählen, der der Initiative zugewiesen werden soll.

Löschen

Entfernt die Zuweisung der Ressource von dieser Initiative.

Aktualisieren

Aktualisiert den Tab.

Rolle

Rolle die der Ressource innerhalb der gewählten Initiative zugewiesen werden kann

Zugewiesen

Zuweisung der Rolle auf die Ressource.

In saprima^® können den Usern die in Anpassen → Zugriffsrechte → Rollen erstellten Rollen frei nach den jeweiligen Erfordernissen zugewiesen werden. Rollen sind eine Hauptkomponente des Zugriffsrechtekonzeptes von saprima^®.

Ressourcenplanung

Figure 14. Ressourcenplanung

Auflistung aller Projekte mit ihrer Id, also ihrem eindeutig identifizierbarem Namen (im Bild: V_0010 ausgewählt).

Name der Ressource

Der Name der eingeplanten Ressourcen.

Geplanter Aufwand

Zeigt an, wie viel Aufwand für die jeweilige Ressource geplant ist.

Aktueller Aufwand

Zeigt den aktuellen Aufwand an, also wie viel bereits gearbeitet wurde.

Verbleibender Aufwand

Zeigt den verbleibenden Aufwand an, also wie viel noch gearbeitet werden muss.

Startdatum

Gibt an, wann die Abarbeitung der Initiative begonnen hat.

Enddatum

Gibt an, wann die Abarbeitung der Initiative eigentlich beendet sein sollte (kann sich je nach Eintragen der Stunden ändern).

Zuweisungsprofil

Gibt vor, in welchem Kurvenverlauf gebuchter Aufwand erwartet wird (ansteigend, abfallend, stabil…). Die vorhandenen Zuweisungsprofile werden nach Doppelklick in dieses Feld angezeigt.

Ressource auswählen

Ressource für die Ressourcenplanung der Initiative auswählen.

Zuweisung löschen

Ressource aus der Ressourcenplanung für die Initiative entfernen.

Aktualisieren

Über diesen Button kann die Auslastung der gewählten Ressource dargestellt werden.

Ressourcenplanung-Diagramm

Zeigt für eine Ressource die Ressourcenplanung in einem Diagramm an (im Beispiel: Mitarbeiter_pro → Diagramm zeigt somit die Auslastung/die Einplanung dieser Ressource für alle Initiativen in einem definierten Zeitraum an).

Über die Spaltenüberschrift können weitere Spalten eingeblendet werden:

Aufwand bei Fertigstellung
Aufwand in Prozent
Fertigstellungsgrad
Einheiten pro Zeit
Änderungen
Kommentar mit Freitext
Berechnungstyp
Name und Beschreibung in den verfügbaren Sprachen
Benutzerdefinierte Felder (UDF), die für Initiative Ressourcenaufwände freigeschaltet sind.

Transaktionen

Dieser Detailreiter ist eine vereinfachte Darstellung der Transaktionen, die auch im Bereich Finanzen zu finden sind. Hier wird es dem Projektverantwortlichen ermöglicht, schnell Transaktionen für die Initiativen seines Projektes anzulegen und zu verwalten.

Transaktionen können vielfältig zur Unterstützung bestehender Prozesse verwendet werden.
Transaktionen sind in saprima^® in erster Ebene nach Typ Budget, Kosten oder Einnahmen sowie in zweiter Ebene nach Planwerten und Istwerten gruppiert.

Figure 15. Transaktionen

Automatische Genehmigung

Über ein Udf kann gesteuert werden, ob Transaktionen automatisch genehmigt werden.
Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn ein Workflow für Transaktionen existiert.

Geplantes Budget hizufügen

Einen neuen Planwert vom Typ Budget anlegen. Der Titel dieses Buttons passt sich an das Tab (Budget, Kosten oder Einnahmen), welches gerade geöffnet ist, an.

Istbudget hizufügen

Einen neuen Istwert vom Typ Budget anlegen. Der Titel dieses Buttons passt sich an das Tab (Budget, Kosten oder Einnahmen), welches gerade geöffnet ist, an.

Löschen

Löscht die gewählte Transaktion von der gewählten Initiative.

Aktualisieren

Aktualisiert die Tabelle.

Budget

Tab zum Erstellen und Bearbeiten von Transaktionen von Typ Budget

Kosten

Tab zum Erstellen und Bearbeiten von Transaktionen von Typ Kosten

Einnahmen

Tab zum Erstellen und Bearbeiten von Transaktionen von Typ Einnahmen

Vertragsnummer

Eindeutige Id der Transaktion

Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer der Transaktion

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum der Transaktion

Betrag

Betrag der Transaktion mit Währung

Statustyp

Statustyp der Transaktion (Übertragen, Genehmigt, Abgelehnt)

Abschließend Genehmigt

Ist diese Option gesetzt, ist die Transaktion abschließend genehmigt.+ Wenn kein Workflow für Transaktionen existiert, sind alle Transaktionen immer automatisch Abschließend Genehmigt.

Ist

Unter dieser Gruppe sind alle Transaktionen mit Istwerten aufgelistet.

Plan

Unter dieser Gruppe sind alle Transaktionen mit Planwerten aufgelistet.

Gesamt

Summenzeile, in der die Beträge summiert werden, in der Standardwährung der Initiative (siehe Gantt Tab Einstellungen).

Figure 16. Verfügbare Spalten für Transaktionen

Durch Einblenden von Spalten stehen in dieser Tabelle auch alle Felder zu den Allgemeinen Details aus dem Bereich Finanzen zur Verfügung. Außerdem ist es möglich, sich die Kostenstellen anzeigen zu lassen und benutzerdefinierte Felder einzublenden.

Bei Bedarf ist es möglich, ähnlich wie für die Bucket Planung einen Workflow zur Genehmigung von Transaktionen einzurichten. Die Einrichtung individueller Entscheidungsprozesse sollte bei der Implementierung mit Beratung durch die saprima^® GmbH erfolgen.

Regelzuweisungen

Regelzuweisungen helfen in saprima®, individuelle Berechnungen umzusetzen.

Figure 17. Regelzuweisungen

Regel

Die Id der Regel.

Regel-Paket

Zeigt an, in welchem Paket die Regel definiert wurde.

Wert

Wert bzw. Ergebnis der Regel.

Aktiv

Zeigt an, ob die Regel derzeit für die gewählte Initiative aktiv ist.

Regel suchen

Vorhandene Regeln suchen und auswählen bzw. auf die gewählte Initiative anwenden.

Löschen

Regel von der gewählten Initiative entfernen.

Aktualisieren

Aktualisiert die Oberfläche.

Regel ausführen

Führt die Regel auf die gewählte Initiative aus!

Regel ausführen und speichern

Führt die Regel auf die gewählte Initiative aus und speichert den erstellten Wert der Regel.

Name

Name des Parameters der Regel.

Parametertyp

Der Typ des Parameters der Regel.

Wert

Wert der Parameter der Regel (im Beispiel: die Definition einer eindeutigen Projekt-Id).

Parameter aus der Regel laden

Lädt Parameter aus der Regel.

Parameter aus der Regel löschen

Löscht Parameter aus der Regel.

Aktualisieren

Aktualisert die Oberfläche Parameter der Regel.

Hier finden Sie ausführliche Beispiele für die Verwendung der standardmäßig in saprima® enthaltenen Regeln für Initiativen.

Dokumente

Für eine effektive Zusammenarbeit vieler Beteiligter ist der organisierte Austausch wichtiger und stets aktueller Dokumente ein erfolgskritischer Faktor. Ein praktisches Beispiel sind Unterlagen für Meetings oder Baupläne. Dabei ist es nicht nur wichtig, die hinterlegten Dokumente jederzeit aktualisieren zu können, sondern auch gleichzeitig ein organisiertes Archiv über alle jemals vorhandenen Zwischenversionen mit Angaben zu Änderungszeitpunkten und Urheber anzulegen.

saprima^® enthält diesbezüglich ein voll integriertes Dokumenten-Management-System (DMS).

Figure 18. Dokumente

Eindeutiger Name des Dokuments

Priorität

Priorität des Dokuments

Fälligkeit

Fälligkeitsdatum des Dokuments

Versionsnummer

Base Version oder Version des Dokuments

Editierbar

Zeigt an, ob das Dokument derzeit für den angemeldeten Benutzer editierbar ist.

Dokumentenpfad

Dokumentenpfad des Dokuments

Änderung

Beschreibung der Änderungen des Dokuments

Neu

Ein neues Archiv anlegen.

Löschen

Dokument von der gewählten Initiative entfernen.
Dies führt zu einem Dialog, in dem 2 Löschmodi angeboten werden:
- Nur in saprima löschen
- In saprima und im DMS löschen
Um die Dateien direkt im Dateienverwaltungssystem (Jackrabbit) zu bereinigen, muss ein Job mit der Vorlage DMS Cleaner (Jackrabbit) angelegt werden.

Aktualisieren

Aktualisiert die Oberfläche.

Neue Dokumentversion hochladen

Lädt eine aktuellere Version für das gewählte Dokument hoch.

Sperren / Entsperren

Ein Benutzer kann Dokumente sperren und nur selbst oder ein Administrator wieder entsperren.

Dokument auf lokalen Datenträger herunterladen

Lädt die aktuelle Version des gewählten Dokuments oder die gewählte Version auf den lokalen Datenträger.

Dokument auf lokalen Datenträger speichern und sperren

Checkt das gewählte Dokument aus, lädt die aktuelle Version auf den lokalen Datenträger und sperrt es.

Bearbeiten

Dateien, die im json-Format erstellt wurden, bearbeiten.

Über die Spaltenüberschrift können Benutzerdefinierte Felder (UDF), die für Dokument freigeschaltet sind, eingeblendet werden.

Ein Benutzer mit der Einstellung advancemodus hat Zugriff zum Dokumentenverwaltungssystem. Dieser ist standardmäßig nur für Benutzer mit der Benutzergruppe Super Admin eingestellt, kann aber durch den Administrator in der Datei saprima.conf geändert werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. saprima.conf).

Figure 19. Öffnen des Dokumentenverwaltungssystems

Dokumentenverwaltungssystem

Öffnet das Dokumentenverwaltungssystem

Mit den Funktionen des Dokumentenverwaltungssystems können die Dokumente zentral verwaltet und in Ordnern strukturiert werden.

Figure 20. Dokumentenverwaltungssystem

Neu

Einen neuen Ordner anlegen.

Löschen

Löschen von Ordnern und Dokumenten.
Um die Dateien direkt im Dateienverwaltungssystem (Jackrabbit) zu bereinigen, muss ein Job mit der Vorlage DMS Cleaner (Jackrabbit) angelegt werden.

Neue Dokumentversion hochladen

Lädt ein Dokument oder eine aktuellere Version für das gewählte Dokument hoch.

Dokument auf lokalen Datenträger herunterladen

Lädt die aktuelle Version des gewählten Dokuments oder die gewählte Version auf den lokalen Datenträger.

Zuweisen

Weist das Dokument dem ausgewählten saprima^®-Element zu. Zugewiesene Dokumente können nicht gelöscht werden.

Schließen

Beendet das Dokumentenverwaltungssystem.

Aktualisieren

Aktualisiert die Oberfläche.

Planversionen – Basispläne, Szenarien und Archive

Planversionen kann man sich wie eine „Momentaufnahme“ eines Initiativenelements mit sämtlichen Zusatzinformationen vorstellen. Im Detailreiter Planversionen werden Kopien / Basispläne der Initiative angezeigt und können hier bearbeitet werden.

manageInitiative planversionen initiative

Figure 21. Planversionen einer Initiative

Eindeutige Id der Planversion.

Planversions-Typ

Typ der Planversion Szenario (blau), Basisplan (grün) oder Archiv (grau).

Versionsnummer

Vom Benutzer vergebene Versionsnummer

Priorität

Wird als reines Info-Feld verwendet und kann Benutzern dabei helfen, individuelle Planversionen übersichtlicher zu organisieren.

Figure 22. Darstellung einer Planversion

Planversionen können je nach Typ beim Anlegen, Kopieren und Verschieben von Initiativen erstellt werden.

Basispläne werden zum Beispiel verwendet, wenn für eine Meilensteintrendanalyse mehrere Planstände eines Meilensteins archiviert werden müssen, um den Verlauf der Termintreue bewerten zu können.

Szenarien werden hauptsächlich für die Simulation der Ressourcenauslastung verschiedener Terminalternativen verwendet und können dann in Berichten, im Pivot-Chart oder in der Ressourcenauslastung ausgewertet werden. Szenarien können auch ohne aktuellen Plan erstellt werden. Ein Szenario wird nicht gelöscht, wenn die dazugehörige Initiative gelöscht wird.

Ein Archiv ist eine Kopie eines aktuellen Planes. Ein Archiv wird nicht gelöscht, wenn die dazugehörige Initiative gelöscht wird.
Eine Initiative kann als Archiv verschoben oder kopiert werden.
Man kann auch einen zentralen Archivknoten erstellen, in den Initiativen dann als Archiv hin verschoben werden.

In Berichten können auch Daten von Planversionen mit ausgewertet werden, wenn die Berichtskonfiguration entsprechend gewählt wurde.

Figure 23. Filtereinstellungen für Planversionen

Planversionen werden im Initiativen-Baum angezeigt, wenn im Filter-Dialog die entsprechenden Optionen gewählt werden.

Initiativen-Zusatzdaten

Standardmäßig steht im Detailreiter Initiativen-Zusatzdaten nur der Name der Initiative. In der Datei saprima.conf können aber vom Administrator Parameter für ausgewählte Benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. saprima.conf), die dann in diesem Detailreiter zur einfachen Bearbeitung zur Verfügung stehen.

Figure 24. Initiativen-Zusatzdaten

Ebenso ist es dem Administrator möglich, mehrere Detailreiter für Initiativen-Zusatzdaten mit unterschiedlichen Namen und unterschiedlichen benutzerdefinierten Feldern bereitzustellen. Der Zugriff auf diese Detailreiter kann über Rechte gesteuert werden.

Die Einrichtung individueller Detailreiter für Initiativen-Zusatzdaten wird auf Wunsch im Rahmen einer Individualisierung Ihrer saprima^® – Version durch die saprima GmbH vorgenommen.

Workflow / Statustyp

In saprima^® ist es möglich Initiativen einen Statustyp zuzuweisen. Im Tab Workflow wird die Historie der Statustypen dargestellt.

Figure 25. Workflow im Kontextmenü

Bei Klick auf Verarbeite Workflow öffnet sich folgendes Fenster.

Figure 26. Auswahl eines Statustyps

Hier kann aus den verfügbaren Initiativen-Statustypen ausgewählt und zugewiesen werden. Wenn dem Initiativen-Statustyp ein Workflow zugrunde liegen würde, würde dieser nun angestoßen werden.

In saprima^® besitzen Sie die Möglichkeit eigene Statustypen zu definieren. Dabei können Sie eigene Workflows für diese Statustypen erstellen, welche bei Aktivierung automatisch vorher festgelegte Funktionen ausführen.

Nach Klicken auf Ok gelangt man in den Tab Workflow der Initiativen:

Figure 27. Workflow der Initiative

Id des Workflows

Statustyp

Initiativen-Statustyp des Workflows

Anfrage am

wann der Workflow angestoßen wurde

Anfrage von

wer den Workflow angestoßen hat

Kommentar

Kommentar zum Workflow

Löschen

Löscht den ausgewählten Workflow

Aktualisieren

Aktualisiert die Workflow-Historie

Kopieren und Verschieben von Initiativen

Initiativen können innerhalb der Struktur durch Drag & Drop verschoben oder kopiert werden. Ein jeweils grünes bzw. rotes Symbol zeigt, ob das zu verschiebende Element in den Zielknoten verschoben werden darf. Im Text neben dem Symbol wird angegeben, warum gegebenenfalls das Kopieren oder Verschieben nicht möglich ist.

Werden in saprima^® Initiativen via Drag & Drop verschoben, öffnet sich der Dialog Betroffene Eigenschaften.

Figure 28. Dialog beim Verschieben (Drag & Drop) von Initiativen

Verschieben

Durch Wählen dieser Option, wird der Dialog angepasst und die ausgewählte Initiative wird in den Zielknoten verschoben.

als aktueller Plan

Verschiebt die gewählte Initiative als aktuellen Plan.

als Archiv

Verschiebt die gewählte Initiative als Archiv.

Figure 29. Kopier-Dialog für Initiativen

Kopie

Kopiert die ausgewählte Initiative in den Zielknoten.

als aktueller Plan

Erstellt eine aktuelle Kopie aus der gewählten Initiative.

Anzahl Kopien

Legt fest, wie viele Initiativen erstellt werden.

Angaben

Hier kann gewählt werden, welche Elemente mit kopiert werden sollen:
Bei gesetztem Haken werden die entsprechenden, jeweils zur ausgewählten Initiative gehörigen Elemente mit übernommen.

ID indizieren

Bei gesetztem Haken wird den Ids der Kopien des ausgewählten Initiativenelementes eine fortlaufende Nummerierung hinzugefügt, andernfalls wird exakt kopiert.

Figure 30. Kopier-Dialog für nicht-primäre Initiativen

Nicht-primäre Sturkturen können ebenfalls aus der aktuellen Initiative erzeugt werden. Dies ist ein Verweis auf die kopierte Initiative. Somit lässt sich die Initiative mehr als einmal verwalten.

Kopie als nicht-primär

Falls das Zielverzeichnis eine nicht-primäre Struktur ist, kann nur als nicht-primär kopiert werden.

als aktueller Plan

Erstellt eine aktuelle Kopie aus der gewählten Initiative.

Anzahl Kopien

Legt fest, wie viele Initiativen erstellt werden.

Teilbaum

Hier kann gewählt werden, ob der Teilbaum mit kopiert werden soll.

Figure 31. Kopier-Dialog für Planversionen

Hier kann eine Planversion aus der aktuellen Stuktur erzeugt werden. Dies ist dann eine Kopie.

Plan Version

Soll aus der gewählten Initiative eine Planversion erstellt werden, wählt man hier den gewünschten Typ.

Versionsnummer

Hier kann man die Versionsnummer anpassen.

Priorität

Hier kann man die Priorität anpassen.

Figure 32. Kopieren, Ausschneiden und Einfügen

Kopieren, Ausschneiden und Einfügen ist auch über das Menü Struktur oder über das Kontextmenü möglich. Die dazugehörigen Dialoge sind analog der Drag & Drop Funktion (siehe oben).

Ob eine Initiative der primären oder einer nicht-primären Struktur angehört, wird in der Spalte Primär in der Tabelle angezeigt.

Vorlagen / Templates

Sollen bestimmte Strukturen der iStructure mehrfach verwendet werden, besteht die Möglichkeit, entsprechende Vorlagen (Templates) anzulegen. Diese Funktion steht für den Bereich Initiativen verwalten zur Verfügung.

Dies ist beispielsweise dann erforderlich, wenn in einem projektorientierten Unternehmen standardisierte Projektformen (Entwicklungs- Konstruktions- Überarbeitungsprojekt…) mit wichtigen Meilensteinen, Arbeitspaketen, Transaktionen etc. verwendet werden. Ein weiterer Vorteil hierbei ist, dass maßgeschneiderte Berichte für diese standardisierten Strukturen ohne Anpassungen verwendet werden können.

Das Vorgehen ist analog zum Anlegen einer gewöhnlichen neuen Initiativenstruktur, der einzige Unterschied besteht darin, dass die Option Vorlage (siehe Initiativen verwalten) für jede Initiative dieser Struktur gewählt wird.

Figure 33. Auswahl einer Vorlagen-Struktur

Bei der Neuerstellung einer Initiative steht die Vorlagen-Struktur dann als Unterelement des Initiativenelementes zur Verfügung und wird durch Doppelklick in die gewählte Initiativenstruktur kopiert.

Figure 34. Aktualisieren einer Initiativenstruktur mit Hilfe der zugeordneten Vorlagen

Wird eine Vorlagen-Struktur verändert, nach dem schon Initiativenstrukturen aus ihr erstellt wurden, kann die erstellte Initiativenstruktur durch den Menüpunkt Struktur / Vorlage vererben aktualisiert werden. Im Dialog Betroffene Eigenschaften kann dann ausgewählt werden, welche Eigenschaften aktualisiert werden sollen.

Vorlagen-Strukturen können auch benützt werden, um ein Layout zur einfachen Spaltendarstellung für komplexe Daten zu definieren.

Regel über den Button Neu legen

Die oben beschriebenen Möglichkeiten zum Anlegen einer Initiative werden in vielen Unternehmen nur von wenigen Mitarbeitern genutzt. Andere Mitarbeiter wollen nur schnell eine Initiative mit einer eindeutigen, sinnvollen und konsistenten Id anlegen.

Der Administrator kann festlegen, dass in bestimmten Initiativen-Bäumen der Button Neu durch eine Regel ersetzt wird.
Dazu muss nur die gewünschte Regel mit der Option In Tabellen anzeigen angelegt und mit den gewünschten Parametern definiert werden.
In der Datei saprima.conf (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9 saprima.conf) können dann die Regeln definiert werden, welche den Button Neu ersetzen.
Durch die Zuweisung einer bestimmten Regel, zu einer bestimmten Initiative, wird dann der Button Neu beim Wählen der Initiative durch die zugewiesene Regel ersetzt.

Figure 35. Regel über dem Button Neu

uniqueId_BPL

Hier wurde der Button Neu durch eine Regel zur Erstellung einer Initiativenstruktur mit eindeutiger Id ersetzt.

Kontextmenü

Eine neue Initiative anlegen im Kontextmenü.

Spaltenfunktion "Suchen und Ersetzen"

In der Drop-Down-Auswahl einer Spalte des Initiativen-Baums gibt es die Funktion Suchen und Ersetzen.
Mit dieser Funktion kann in der gewählten Spalte nach einem bestimmten Text gesucht und mit einem anderen Text ersetzt werden.

$Aufruf der Spaltenfunktion "Suchen und Ersetzen"$

Figure 36. Aufruf der Spaltenfunktion "Suchen und Ersetzen"

Der Dialog ist für editierbare Text Spalten (Id und Name und Beschreibung in den verfügbaren Sprachen) und UDFs vom Typ Text (keine vordefinierten) aufrufbar und steht sowohl im Initiativen-Baum als auch in den Detailreitern zur Verfügung.

Bei Mehrfachauswahl wird für das entsprechende Feld oder UDF in den gewählten Initiativen nach den Suchstring gesucht und ersetzt.
Wurde nur eine Initiative ausgewählt und ist dieses eine I-Structure, wird innerhalb der selektierten I-Structure nach dem Suchstring gesucht und für alle Initiativen, die gefunden wurden, wird das Feld bzw. UDF ersetzt.

Figure 37. Dialog "Suchen und Ersetzen"

Ausgewählte Spalte

Das Ergebnis der Funktion wird sofort nach der Ausführung angezeigt.

Hilfetext

Der Hilfetext mit Beispielen ist im Installationsverzeichnis in der Datei bundles/frontend_de.properties hinterlegt und kann vom Administrator angepasst werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.2. bundles).

Suchen nach

Text nach dem gesucht wird. Im Suchstring können die Platzhalter .* verwendet werden.

Ersetzen mit

Text durch den der gesuchte Text ersetzt wird. Ist dieses Feld leer, wird der gesuchte Text in den gefundenen Feldern oder UDFs entfernt.

Ersetzen

Führt die Funktion Suchen und Ersetzen aus.

Abbrechen

Schließt den Dialog.

Layout, Filter, Gruppierungen und Formeln

Layouts, Filter, Gruppierungen und Formeln bieten die Möglichkeit, die angezeigte Arbeitsoberfläche von saprima^® an die Bedürfnisse einzelner Benutzer anzupassen.

Layouts steuern hierbei, welche Spalten, benutzerdefinierte Felder, Regelwerte und durch Formeln berechnete Spalten eingeblendet werden.
Filter steuern, welche Arbeitsdaten angezeigt werden.
Die Erstellung individueller Filter und Layouts bietet sich beispielsweise an, wenn ein Benutzer einige Standardprozesse regelmäßig bearbeiten muss, da jeder dieser Prozesse wesentlich schneller erledigt werden kann, wenn genau die dafür benötigten Arbeitsdaten und Spalten angezeigt werden.

Layout Menü

Figure 38. Layout Menü

Der eindeutige Name des Layouts.

Beschreibung

Die Beschreibung des Layouts.

Standard

Definiert das Layout als Standard-Layout.

Global

Entscheidet, ob Layout für alle Benutzer sichtbar sein soll.

Benutzer

Ersteller des Layouts.

Speichern

Speichert das aktuelle Layout

Neu

Erstellt ein neues Layout.

Löschen

Löscht das ausgewählte Layout.

Aktualisieren

Aktualisiert die Layout-Liste.

Kopie

Erstellt eine Kopie des ausgewählten Layouts.

Layout Tabs

Layout Allgemein Tab

Figure 39. Layout Allgemein Tab

Eindeutiger Name des Layouts.

Beschreibung

Beschreibung/Name des Layouts.

Global

Einstellung, ob Layout für alle Benutzer sichtbar sein soll.

Standard

Einstellung, ob Layout das Standardlayout für Benutzer sein soll.

Filter(Benutzer)

Hier wird der Filter für das Layout eingestellt!

Gruppierung(Benutzer)

Hier können Sie eine Gruppierung mit dem Layout verknüpfen.

Layout Veröffentlichen Tab

Figure 40. Layout Veröffentlichen Tab

Eindeutiger Name des Benutzers, für den das ausgewählte Layout veröffentlicht werden soll.

Vorname

Vorname dieses Benutzers.

Nachname

Nachname dieses Benutzers.

Veröffentlicht

Legt fest, dass das Layout veröffentlicht werden soll.

Standard

Legt fest, ob das Layout bei Veröffentlichung das neue Standard Layout für diesen Benutzer werden soll.

Veröffentlichte Layouts aktualisieren

Hat man ein Layout (bzw. einen zugewiesenen Filter) geändert, so kann man hier ein bereits veröffentlichtes Layout aktualisieren.

Aktualisieren

Aktualisiert die Oberfläche.

Verwendung von Filtern

In saprima^® gibt es in verschiedenen Bereichen die Möglichkeit Filter zu erstellen. Über Filter kann schnell gesteuert werden, welche Bereiche der Arbeitsdaten angezeigt werden sollen. So können beispielsweise Aufträge kundenspezifisch gefiltert werden.

Figure 41. Aufruf des Filter Menüs für Initiativen

Layout / Filter / Gruppierung

In diesem Tab des Initiativen Menüs können Filter erstellt, bearbeitet und geladen werden.

Filter

Dieser Button öffnet den Filter-Dialog.

Drop-Down-Auswahl Filter

Hier kann aus den erstellten Filtern der gewünschte Filter ausgewählt und geladen werden.

Tab Allgemein

Figure 42. Tab Allgemein

Speichern

Speicherung des Filters

Neu

Erstellung eines neuen Filters

Löschen

Löschen des ausgewählten Filters

Aktualisieren

Aktualisierung der Oberfläche

Eindeutiger Name des Filters

Beschreibung

Beschreibung des Filters

Global

Wird dieser Haken, steht der entsprechende Filter allen Benutzern zur Verfügung.

Benutzer

Ersteller des Filters

Anzahl

Zeigt die Anzahl der gefilterten Objekte.

Speichert und lädt den gewählten Filter. Der Filter-Dialog wird geschlossen.

Abbruch

Schließt den Filter-Dialog ohne zu Speichern.

Tab Einstellungen

Bei der Vorselektion wählt man die Initiativen-Zweige, die in diesem Filter angezeigt werden sollen.
Die Optionsfelder steuern, welche Arten von Arbeitsdaten in die Auswertung einbezogen werden sollen.

Figure 43. Detaileinstellungen eines Filters für Initiativen

Eindeutiger Name des gefilterten Objekts(das Objekt, das dem Benutzer des Filters angezeigt wird)

Name

Name des gefilterten Objekts

Primär

Zeigt an, ob es sich bei dem gefilterten Objekt um eine Primärstruktur handelt.

Initiativenelement

Zeigt das Initiativenelement des gefilterten Objekts an.

Suchen

Hier werden die gefilterten Objekte ausgewählt.

Löschen

Das ausgewählte Objekt wird aus dem Filter entfernt.

Zeige Aktuellen Plan

Der aktuelle Plan gilt als Grundlage für alle weiteren Planversionstypen.

Zeige Archive

Ein Archiv ist eine Kopie eines aktuellen Planes.

Zeige Basispläne

Ein Basisplan ist eine Kopie eines aktuellen Planes.

Zeige Szenarien

Ein Szenario ist eine Kopie eines aktuellen Planes oder eines anderen Szenarios. Szenarios können unabhängig voneinander bearbeitet und ausgewertet werden.

Zeige primäre Struktur

Auswählen, ob die primäre Initiativenstruktur angezeigt werden soll (generell zu empfehlen).

Zeige sekundäre Struktur

Auswählen, ob die sekundäre Initiativenstruktur angezeigt werden soll.

Gruppierung anhand Pfad

Ist die Checkbox ausgewählt, wird das Ergebnis des Filters, anhand des Pfades der Initiativen gruppiert. Checkbox ist standardmäßig ausgewählt.

Ergebnismenge größer als

Mit diesem Wert wird festgelegt, ab welcher Ergebnismenge der Filter-Dialog aufgeht, wenn dieser Filter geladen ist. Standard ist 1000, wenn "Gruppierung anhand Pfad" gesetzt ist und 50, wenn "Gruppierung anhand Pfad" nicht gesetzt ist.

Hilfe

Eine Hilfestellung erscheint beim Anklicken der zugehörigen Fragezeichen.

Erweiterte Abfrage eines Filters

Figure 44. Erweiterte Abfrage eines Filters

Expertenansicht

Umschalten der Filteransicht von Normal in Expertenansicht.

Erweiterte Abfrage

Hier können Sie Abfragen mit der saprima Query Language vornehmen um nach Regeln, Benutzerdefinierten Feldern und Ressourcen zu filtern.

Validierung

Hier wird die Abfrage überprüft und man erhält einen aussagekräftigen Hinweis auf eventuelle Fehler.

Die Filterkriterien aus der Normal Maske werden mit in der Abfrage übernommen. Werden Objekte vorselektiert (obere Treeauswahl), so bezieht sich die Abfrage auf diese selektierten Objekte (auch auf die Unterelemente).

Die Erstellung von Erweiterten Abfragen eines Filters sollte bei der Implementierung mit Beratung durch die saprima^® GmbH erfolgen.

Tab Tabellenspalten

Der Detailreiter Tabellenspalten bietet die Möglichkeit, über die einzelnen Spalten einer Tabelle zu filtern und diese Abfragen beliebig zu kombinieren.

Figure 45. Filtermöglichkeiten im Detailreiter Tabellenspalten

Spalte

Spalte, über die gefiltert wird. Ein Doppelklick auf dieses Feld eines Eintrags öffnet den Auswahl-Dialog Tabellenspalten und erlaubt es somit die Auswahl der Spalte zu ändern.

ist

Mit der Drop-Down-Auswahl "ist" wird die Filterbedingung definiert.

Wert

Hier wird der Vergleichswert eingestellt. Dieses Feld ist dem Datentyp der gewählten Spalte angepasst und läßt nur Eingaben zu, die diesem Datentyp entsprechen.

Auswahl aufheben

Soll zu einem bestehenden Eintrag ein mit "und" verknüpfter Eintrag erstellt werden, ändert sich durch Auswahl aufheben der Button "und / oder" in einen "und" Button.

Zeile "und"

Soll zu einem bestehenden Eintrag ein mit "oder" verknüpfter Eintrag erstellt werden, wird die Zeile "und" des gewünschten Eintrags selektiert. Dadurch ändert sich der Button "und / oder" in einen "oder" Button.

und / oder

Mit diesem Button gelangt man in den Auswahl-Dialog Tabellenspalten, in welchem die Spalte ausgewählt wird, über die gefiltert wird.

Löschen

Löscht den gewählten Eintrag.

Dialog Tabellenspalten

Figure 46. Dialog Tabellenspalten

Im Auswahl-Dialog Tabellenspalten wird die Spalte ausgewählt wird, über die gefiltert wird. Es werden alle Spalten angeboten, die in der geöffneten Ansicht verfügbar sind und diese sind in den gleichen Themengruppen zusammengefasst.

Zusätzlich gibt es die Themengruppe Benutzerdefinierte Filter.

Mit dem Button Ok wird der Dialog geschlossen und im Detailreiter Tabellenspalten wird für die ausgewählte Spalte ein Eintrag angelegt. Wenn mehrere Spalten ausgewählt werden, dann wird im Detailreiter Tabellenspalten für jede Spalte ein Eintrag angelegt, welche mit "und" bzw. "oder" verknüpft sind.

Benutzerdefinierte Filter

Figure 47. Benutzerdefinierte Filter

Im Dialog Tabellenspalten stehen in der Gruppe Benutzerdefinierte Filter die standardmäßig in saprima^® enthaltenen oder eigenen, unternehmensindividuellen Benutzerdefinierten Filter zur Verfügung.

In saprima^® stehen standardmäßig folgende Benutzerdefinierten Filter zur Verfügung: Initiativen wo Ressource (ID) zugewiesen ist: Zeigt alle Initiativen, denen eine Ressource zugewiesen ist, deren Id der Definition des Filters entspricht. Initiativen mit Ressourceaufwand wo Ressource (ID): Zeigt alle Initiativen, denen eine Ressource mit Ressourceaufwand zugewiesen ist, deren Id der Definition des Filters entspricht.

In obiger Abbildung definierter Filter zeigt folglich alle Initiativen, denen eine Ressource mit Ressourceaufwand zugewiesen ist, deren Id „FCol_1A_1“ ist oder denen eine Ressource zugewiesen ist, deren Id die Zeichenfolge „test“ enthält.

Drop-Down-Auswahl "ist"

Figure 48. Drop-Down-Auswahl "ist" mit den Filterbedingungen

Mit der Drop-Down-Auswahl "ist" wird die Filterbedingung definiert. Die angebotenen Bedingungen sind dem Datentyp der gewählten Spalte angepasst.

Tabelle 1. Bedingungen der Drop-Down-Auswahl "*ist*" je nach Datentyp
Text	Nummer	Datum	Drop-Down-Auswahl
ist gleich	ist gleich	ist gleich	ist gleich
beinhaltet	ist nicht gleich	ist nicht gleich	ist nicht gleich
startet mit	ist größer als	ist größer als
endet mit	ist größer oder gleich	ist größer oder gleich
ist nicht gleich	ist kleiner als	ist kleiner als
beinhaltet nicht	ist kleiner oder gleich	ist kleiner oder gleich
startet nicht mit
endet nicht mit

Verwendung von Formeln

In saprima^® ist es möglich, Formeln zu definieren, die mit den verschiedenen Spalten des Initiativen-Baums Berechnungen ausführen.

Somit lassen sich pro Zeile weitere Aussagen über vorhandene Werte tätigen.

Die eingeblendeten Formelspalten können im Layout hinzugefügt werden.
Der Spaltenkopf ist die Id der Formel bzw. der Name, wenn einer hinterlegt ist.
Als Tooltip wird die Beschreibung der Formel angezeigt.

Figure 49. Aufruf des Formel Menüs für Initiativen mit einem Beispiel eines Layouts mit Formel

Layout / Filter / Gruppierung

In diesem Tab des Initiativen Menüs können Formeln erstellt und bearbeitet werden.

Formeln

Dieser Button öffnet den Formeln-Dialog.

Tab Allgemein

Figure 50. Tab Allgemein

Speichern

Speicherung der Formel

Neu

Erstellung einer neuen Formel

Löschen

Löschen der ausgewählten Formel

Aktualisieren

Aktualisierung der Oberfläche

Eindeutiger Name der Formel, wird als Spaltenüberschrift verwendet, wenn kein Name angegeben wurde.

Name

Name der Formel, wird als Spaltenüberschrift verwendet.

erstellt von

Ersteller der Formel

Beschreibung

Name der Formel, wird als Tooltip in der Spaltenüberschrift verwendet.

Speichert und lädt die gewählte Formel. Der Formel-Dialog wird geschlossen.

Abbruch

Schließt den Formel-Dialog ohne zu Speichern.

Tab Formel

Figure 51. Tab Formel

Detailreiter Formel

Hier gibt es vielfältige Möglichkeiten, neue Spalten für den Initiativen-Baum oder den Ressourcen-Baum zu generieren.

Variable

der Variablenname, der in der Formel verwendet wird (dieser wird generiert)

Feld

gewähltes Feld aus dem Auswahl-Dialog Felder

Beispiel

Angabe eines Beispielwertes, der zur Prüfung der Formel verwendet wird

Hilfe

Ausführliche Beschreibung

Variable erstellen

öffnet den Auswahl-Dialog Felder

Variable löschen

Löscht den ausgewählten Eintrag aus der Variablentabelle.

Ausgabeformat

Definiert, in welchem Format das Ergebnis der Formel ausgegeben werden soll.

Formel

Hier wird die Formel unter Verwendung der vorher definierten Variablen definiert. Bei Eingabe der Formel wird diese geprüft und eventuelle Fehler werden angezeigt.

Ausgabe

Das Ergebnis, das die Formel liefern würde. Als Daten für die Variablen werden die Einträge aus der Spalte Beispiel der Variablentabelle herangezogen.

Berechtigungen der Formeln werden über die Benutzergruppen definiert.

Standardmäßig kann jeder Benutzer alle Formeln sehen, aber nur seine eigenen erstellten Formeln bearbeiten bzw. löschen. Nur ein Benutzer mit Benutzergruppe Super Admin kann alle Formeln bearbeiten.

Figure 52. Auswahl-Dialog Felder

Im Auswahl-Dialog Felder werden die Felder aus dem jeweiligen geöffneten Use Case genutzt, welche später in der Formel als Variablen verwendet werden. Mit dem Button Zuweisen oder mit Doppelklick wird ein neuer Eintrag in der Variablentabelle angelegt. Diese sind in den gleichen Themengruppen zusammengefasst.

Figure 53. Ausgabeformat

In der Drop-Down-Auswahl Ausgabeformat wird ausgewählt, in welchem Format das Ergebnis der Formel ausgegeben werden soll.

Das Format von Zahlen und Datumswerten wird aus dem Layout übernommen.

Einheiten werden nur mit angezeigt, wenn alle Einheiten der Formel die selbe Basiseinheit haben.

Kennzahlen der Earned Value Analyse

Sehr viele Unternehmen führen Projektmanagement nach standardisierten Methoden durch. Um die Bewertung von Projekten nach diesen standardisierten Methoden machen zu können, ist es wichtig Standard Kennzahlen zur Verfügung zu haben.

In saprima® stehen verschiedene standardisierte Kennzahlen der Earned Value Analyse (EAV) zur Verfügung. Diese Kennzahlen

Können auf jeder Initiativenebene berechnet werden.
Werden automatisch errechnet
Können als Spalte im Intiativenbaum angezeigt und im Layout gespeichert werden.
Für bestimmte Kennzahlen kann eine bedingte Formatierung eingestellt werden.

Kennzahlen der Earned Value Analyse für Kosten

Figure 54. Kennzahlen der Earned Value Analyse für Kosten

PV - Planned Value
Die Plankosten der Initiative zum Stichtag, Ressourcekosten + Transaktionskosten. Stichtag ist die letzte Ausführung des Summarize.
Diese Werte werden von unten nach oben kummuliert.
Berechnung: PV = Plan-Kosten Ressourcen (Planaufwand * Kostensatz) + Plan-Kosten Transaktionen

AC - Aktuelle Kosten
Die Ist-Kosten der Initiative zum Stichtag, Ressourcekosten + Transaktionskosten. Stichtag ist die letzte Ausführung des Summarize.
Diese Werte werden von unten nach oben kummuliert.
Berechnung: AC = Ist-Kosten Ressourcen (Ist-Aufwand * Kostensatz) + Ist-Kosten Transaktionen

RC - Restkosten
Die Restkosten der Initiative vom Stichtag bis zum Enddatum, Ressource Restkosten + Plankosten Transaktionen - Istkosten Transaktionen. Stichtag ist die letzte Ausführung des Summarize.
Diese Werte werden von unten nach oben kummuliert.
Berechnung: RC = BAC - PV - Istkosten Transaktionen

BAC - Budget at Complete
Die ursprünglich geplanten Gesamtkosten der Initiative, Ressourcekosten + Transaktionskosten.
Berechnung: BAC = Plan Kosten Ressourcen (Plan Aufwand * Kostensatz) + Plankosten Transaktionen

EV - Earned Value
BAC (Budget at Complete) * Fortschrittsgrad der Initiative.
Berechnung: EV = BAC * Fortschrittsgrad

CV Kosten
Cost Variance (CV) ist die Berechnung aus dem Earned Value (EV), von dem die Ist-Kosten (AC) subtrahiert werden.
Berechnung: CV = EV - AC

SV Kosten
Schedule Variance (SV) ist die Berechnung aus dem Earned Value (EV), von dem die Plan-Kosten bis zum Stichtag (PV) subtrahiert werden.
Berechnung: SV = EV - PV

CPI Kosten
Cost Performance Index (CPI) ist die Berechnung aus dem Earned Value (EV) dividiert durch die Ist-Kosten (AC).
Berechnung: CPI = EV / AC

SPI Kosten
Schedule Performance Index (SPI) ist die Berechnung aus dem Earned Value (EV) dividiert durch die Plan-Kosten bis zum Stichtag (PV).
Berechnung: SPI = EV / PC

EAC Kosten
Erwartete Gesamtkosten zum aktuellen Zeitpunkt: werden als Lineare Prognose berechnet (Die bislang aufgetretene Abweichung setzt sich proportional weiter fort)
Berechnung: EAC = BAC / CPI

ETC Kosten
Erwartete Restkosten zum aktuellen Zeitpunkt: sind die voraussichtlichen Restkosten bis zur Fertigstellung.
Berechnung: ETC = EAC – AC

VAC Kosten
Voraussichtliche Kostenabweichung bei Fertigstellung: berechnet sich aus den ursprünglich geplanten Gesamtkosten der Initiative, von denen die erwarteten Restkosten subtrahiert werden.
Berechnung: VAC = BAC – EAC

TCPI (EAC) Kosten
Cost To Complete Performance Index (EAC)
Berechnung: TCPI = (EAC-EV) / (EAC-AC)

TCPI (BAC) Kosten
Cost To Complete Performance Index (BAC)
Berechnung: TCPI = (BAC-EV) / (BAC-AC)

Kennzahlen der Earned Value Analyse für Aufwände

Figure 55. Kennzahlen der Earned Value Analyse für Aufwände

PV - Planned Value
Die Planaufwände der Initiative zum Stichtag, Ressourceaufwände. Stichtag ist die letzte Ausführung des Summarize.
Diese Werte werden von unten nach oben kummuliert.
Berechnung: PV = Planaufwand Ressourcen bis zum Stichtag

AE - aktueller Aufwand
Die Istaufwände der Initiative zum Stichtag, Ressourceaufwände. Stichtag ist die letzte Ausführung des Summarize.
Diese Werte werden von unten nach oben kummuliert.
Berechnung: AE = Ist-Aufwand Ressourcen bis zum Stichtag

RE - Restaufwand
Der Restaufwand der Initiative vom Stichtag bis zum Enddatum, Ressourceaufwände. Stichtag ist die letzte Ausführung des Summarize.
Diese Werte werden von unten nach oben kummuliert.
Berechnung: RE = AC - PV

AC - Effort at Complete
Die ursprünglich geplanten Gesamtaufwände der Initiative, Ressourceaufwände.
Berechnung: AC = Planaufwand Ressourcen

EV - Earned Value nur Aufwand
AC (Effort at Complete) * Fortschrittsgrad der Initiative.
Berechnung: EV = AC * Fortschrittsgrad

EV Aufwand
Effort Variance (EV Aufwand) ist die Berechnung aus dem Earned Value (EV) von dem die Istaufwände (AE) subtrahiert werden.
Berechnung: EV Aufwand = EV - AE

SV Aufwand
Schedule Variance (SV) ist die Berechnung aus dem Earned Value (EV) von dem die Planaufwände bis zum Stichtag (PV) subtrahiert werden.
Berechnung: SV = EV - PV

EPI Aufwand
Effort Performance Index (EPI) ist die Berechnung aus dem Earned Value (EV) dividiert durch die Istaufwände (AE).
Berechnung: EPI = EV / AE

SPI Aufwand
Schedule Performance Index (SPI) ist die Berechnung aus dem Earned Value (EV) dividiert durch die Planaufwände bis zum Stichtag (PV).
Berechnung: SPI = EV / PC

EAC Aufwand
Erwartete Gesamtaufwände zum aktuellen Zeitpunkt: werden als Lineare Prognose berechnet (Die bislang aufgetretene Abweichung setzt sich proportional weiter fort).
Berechnung: EAC = AC / EPI

ETC Aufwand
Erwartete Restaufwände zum aktuellen Zeitpunkt sind die voraussichtlichen Restaufwände bis zur Fertigstellung.
Berechnung: ETC = EAC - AE

VAC Aufwand
Voraussichtliche Aufwandsabweichung bei Fertigstellung: berechnet sich aus den ursprünglich geplanten Gesamtaufwänden der Initiative von denen die erwarteten Restaufwände subtrahiert werden.
Berechnung: VAC = AC – EAC

TCPI (EAC) Aufwand
Effort To Complete Performance Index (EAC)
Berechnung: TCPI = (EAC-EV) / (EAC-AE)

TCPI (BAC) Aufwand
Effort To Complete Performance Index (BAC)
Berechnung: TCPI = (AC-EV) / (AC-AE)

Anzeigen der Kennzahlen der Earned Value Analyse

Figure 56. Einblenden der Spalten für die EAV Kennzahlen

Die Kennzahlen Kosten Earned Value Analyse und Aufwände Earned Value Analyse werden durch den Summarize errechnet. Weitere Werte werden durch Regeln errechnet. Damit Regeln ausgeführt werden können, müssen diese den auszuwertenden Initiativen zugewiesen werden (siehe Regelzuweisungen).
Durch das Einblenden der Spalten können die gewünschten Kennzahlen ausgewählt, beliebig angeordnet und in einem Layout gespeichert werden.

Figure 57. Ausführen der Regeln Berechne EAV Cost und Berechne EAV Aufwand

Der Administrator kann durch das Anlegen eines Jobs die Kennzahlen für die Earned Value Analyse in definierten Abständen neu berechnen lassen.
Um diese Kennzahlen nach einer Änderung sofort neu zu berechnen, kann die Berechnung auch im Initiativen-Baum angestoßen werden.
Die Regel Berechne EAV Cost setzt den Earned Value Stichtag, führt den Summarize aus und alle Regeln für die Earned Value Kosten Analyse.
Die Regel Berechne EAV Aufwand setzt den Earned Value Stichtag, führt den Summarize aus und alle Regeln für die Earned Value Aufwand Analyse.
So werden mit einer Regelausführung alle Kennzahlen für die Kosten bzw. Aufwände neu berechnet.

Regeln für die Earned Value Analyse

Parameter der Regeln zur Ausführung des Summarize und aller Regeln für die Earned Value Kosten Analyse

Figure 58. Parameter der Regel zur Ausführung des Summarize und aller Regeln für die Earned Value Kosten Analyse.

Parameter der Regel zur Ausführung des Summarize und aller Regeln für die Earned Value Aufwand Analyse sind analog.

EV Stichtag - Periode

Standardmäßig wird der aktuelle Tag als Stichtag zur Berechnung der Earned Values verwendet.
Soll dies nicht sein, kann man hier eine Periode angeben, die zusammmen mit dem EV Stichtag - Periodenoffset den Stichtag berechnet.
Mögliche Werte sind: day für Tag, week für Woche oder month für Monat.
Wurde ein falscher Wert angegeben, so wird der Parameter ignoriert.

EV Stichtag - Periodenoffset

Wurde eine EV Stichtag - Periode angegeben, so kann über den Offset definiert werden, wieviel Perioden dazu gerechnet oder abgezogen werden sollen. Bei einem Minuswert wird abgezogen.

EV Stichtag -Tag

Wurde eine EV Stichtag - Periode angegeben, so kann über diesen Parameter definiert werden, an welchen Tag der Stichtag liegen soll.
Das Feld wird nur verwendet, wenn die EV Stichtag - Periode week oder month ist. Mögliche Werte bei einer EV Stichtag - Periode week sind:
- 1 → Sonntag
- 2 → Montag
- 3 → Dienstag
- 4 → Mittwoch
- 5 → Donnerstag
- 6 → Freitag
- 7 → Samstag
Mögliche Werte bei einer EV Stichtag - Periode month sind: 1 - 31
Bei 31 wird immer der letzte Tag im Monat genommen.

EV Stichtag setzen

Soll der verwendete Stichtag, der für die Berechnung der Earned Values verwendet wurde, auf die Initiative abgespeichert werden

Summarize

Nur wenn diese Option gesetzt ist, wird der Summarize ausgeführt.

Ist auf der Initiative das Feld Earned Value Stichtag gesetzt, wird immer bei der Ausführung eines Summarize das Datum zur Berechnung der Earned Value Daten herangezogen. Ist das Feld nicht gesetzt, so wird das aktuelle Datum verwendet.

Der Stichtag ist immer inklusiv, d.h. bei Stichtag gleich Heute werden Aktuelle Daten bis heute Abend 24:00 Uhr berücksichtigt und Restwerte ab Morgen 00:00 Uhr

Figure 59. Regeln für die EAV Kennzahlen mit Parametern

Da die Berechnung bestimmter EAV Kennzahlen durch Regeln erfolgt, kann die Berechnung der Kennzahlen an die Standards des Unternehmens angepasst werden.

Diese Anpassungen können auf Wunsch im Rahmen einer Individualisierung Ihrer saprima® – Version durch die saprima GmbH vorgenommen werden.

Die Regeln für die EAV Kennzahlen sind standardmäßig in saprima® enthalten, müßen aber zur Nutzung aktiviert werden (Option Aktiv setzen).

In den Regeln können bedingte Formatierungen eingestellt werden. D.h. in der Regel wird ein Wert berechnet, welcher in einer Zelle der Initiativentabelle angezeigt wird. In der Regel können dann durch die Einstellung von Parameterwerten Schwellwerte hinterlegt werden, die die Hintergrundfarbe oder die Schriftart steuern (z.B. <0,8 rot, >=0,8 <1,0 gelb, >=1 <1,3 grün).

Tabelle 2. Parameterdefinition der Regeln für die EAV Kennzahlen
Feldname	Typ	Beschreibung
Chart - Definition	Text	In der Tabellenzelle kann ein Chart angezeigt werden. Eine Definition beschreibt die einzelnen Farbschwellen im Chart und ist folgendermaßen aufgebaut: Bsp.: [10\|red],[50%\|yellow],[100%\|green] - die Farbschwellen werden durch Komma voneinander getrennt - eine Farbschwelle wird durch eine öffnende und eine schließende eckige Klammer umschlossen - innerhalb der eckigen Klammern wird der maximale Schwellenwert angegeben, gefolgt von einem geraden Strich (\|), gefolgt vom Farbcode - der maximale Schwellenwert kann als absolute Zahl oder in Prozent angegeben werden
Chart - Zeige Wert	Boolscher Wert	wird das Flag auf true gesetzt, so wird neben den Chart auch der berechnete Wert ausgegeben
Chart - min. Wert	Zahl	der kleinste Wert im Chart, Standard 0
Chart - max. Wert	Zahl	der größte Wert im Chart, bitte den Wert mit dem letzten Schwellenwert abgleichen
Stil der Tabellenzeile	Text	Der Stil einer Tabellenzelle kann definiert werden: Bsp.: [0\|background-color:red;color:white;],[100%\|background-color:green;color:white;] - die Farbschwellen werden durch Komma voneinander getrennt - eine Farbschwelle wird durch eine öffnende und eine schließende eckige Klammer umschlossen - innerhalb der eckigen Klammern wird der maximale Schwellenwert angegeben, gefolgt von einem geraden Strich (\|), gefolgt vom HTML Style - der maximale Schwellenwert kann als absolute Zahl oder in Prozent angegeben werden

Speichern der Kennzahlen mit Zeitstempel

Die Darstellung der Kennzahlen über den Zeitverlauf kann bei der Steuerung durch Maßnahmen helfen. Dazu werden die EAV Kennzahlen mit Zeitstempel in zwei eigenen Tabellen in der Reporting Datenbank abgespeichert, um einen Trendreport zu erzeugen.

Ein Job mit der Vorlage Erweiterter Reporting Datenbank Job ermöglicht es, in definierten Zeitabständen die EAV Kennzahlen durch Ausführen der Regeln zu aktualisieren und mit Zeitstempel in die Reporting Datenbank zu schreiben.

Tabelle 3. Kosten - Tabelle eav_cost_ev
Feld	Spalte	Von Regel	Von Initiative	Von
Währung	currency_ev			reporting.conf
Initiative Datenbank Id	initiativeid_ev		x
Ausführung Summarize	lastsummarizeat_ ev		x
Job Lauf	jobrun_ev			Job
Geplante Kosten	costplanned_ev		x
Aktuelle Kosten	costactual_ev		x
Verbleibende Kosten	costremaining_ev		x
Geplantes Budget	costplannedbudget_ev		x
Aktuelles Budget	costactualbudget_ev		x
Geplante Kosten (Transaktion)	costplannedcost_ev		x
Aktuelle Kosten (Transaktion)	costactualcost_ev		x
Geplante Einkünfte	costplannedincome_ev		x
Aktuelle Einkünfte	costactualincome_ev		x
AC - Aktuelle Kosten	eavcostactual_ev		x
RC - Restkosten	eavcostremaining_ev		x
BAC - Budget At Complete	eavcostbudgetatcomplete_ev		x
EV - Earned Value	eavcostearnedvalue_ev		x
PV - Planned Value	eavcostplannedvalue_ev		x
Cost Estimate at complete	abstractvalueeac_ev	initiative.eav.cost.eac
Cost Estimation to complete	abstractvalueetc_ev	initiative.eav.cost.etc
Cost Performance Index	cpi_ev	initiative.eav.cost.cpi
Cost Schedule Performance Index	spi_ev	initiative.eav.cost.spi
Cost Schedule Variance	abstractvaluesv_ev	initiative.eav.cost.sv
Cost TCPI (BAC)	tcpi_bac_ev	initiative.eav.cost.tcpi_bac
Cost TCPI (EAC)	tcpi_eac_ev	initiative.eav.cost.tcpi_eac
Cost Variance	abstractvaluev_ev	initiative.eav.cost.cv
Cost Variance at Completion	abstractvaluevac_ev	initiative.eav.cost.vac

Tabelle 4. Aufwand - Tabelle eav_effort_ev
Feld	Spalte	Von Regel	Von Initiative	Von
Einheit	unit_ev			reporting.conf
Initiative Datenbank Id	initiativeid_ev		x
Ausführung Summarize	lastsummarizeat_ ev		x
Job Lauf	jobrun_ev			Job
Geplanter Aufwand	effortplanned_ev		x
Aktueller Aufwand	effortactual_ev		x
Verbleibender Aufwand	effortremaining_ev		x
AE - Aktueller Aufwand	eaveffortactual_ev		x
RE - Restaufwand	eaveffortremaining_ev		x
EV - Earned Value	eaveffortearnedvalue_ev		x
PV - Planned Value	eaveffortplannedvalue_ev		x
Effort Estimate at complete	abstractvalueeac_ev	initiative.eav.effort.eac
Effort Estimation to complete	abstractvalueetc_ev	initiative.eav.effort.etc
Effort Performance Index	cpi_ev	initiative.eav.effort.cpi
Effort Schedule Performance Index	spi_ev	initiative.eav.effort.spi
Effort Schedule Variance	abstractvaluesv_ev	initiative.eav.effort.sv
Effort TCPI (BAC)	tcpi_bac_ev	initiative.eav.effort.tcpi_bac
Effort TCPI (EAC)	tcpi_eac_ev	initiative.eav.effort.tcpi_eac
Effort Variance	abstractvaluev_ev	initiative.eav.effort.v
Effort Variance at Completion	abstractvaluevac_ev	initiative.eav.effort.vac

Dashboards über die Earned Value Kennzahlen

Nachdem die EAV Kennzahlen mit Zeitstempel in zwei eigenen Tabellen in der Reporting Datenbank abgespeichert wurden, können dazu Trendreports erzeugt werden.

Um Trendlinien zu erhalten, muss ein Job mit der Vorlage Erweiterter Reporting Datenbank Job angelegt werden, der in definierten Zeitabständen die EAV Kennzahlen mit Zeitstempel in die Reporting Datenbank schreibt.

In jeweils 4 Reports werden bestimmte Kennzahlen des gewählten Projektes in jeweils einer Trendlinie in den Dashboards Earned Value Kosten und Earned Value Aufwand dargestellt:

Figure 60. Dashboard Earned Value Kosten

Actual Cost - Planned Value - Earned Value

Trendlinie zum Vergleich der Werte Actual Cost, Planned Value und Earned Value.

Cost Variance - Schedule Variance

Trendlinie zum Vergleich der Werte Cost Variance - Schedule Variance.

Cost Performance Index - Schedule Performance Index

Trendlinie zum Vergleich der Werte Cost Performance Index - Cost Schedule Performance Index.

TCPI (BAC) - TCPI (EAC)

Trendlinie zum Vergleich der Werte Cost To Complete Performance Index (Estimate at Complete) und Cost To Complete Performance Index (Budget at Complete).

Figure 61. Dashboard Earned Value Aufwand

Actual Effort - Planned Value - Earned Value

Trendlinie zum Vergleich der Werte Actual, Planned Value und Earned Value.

Effort Variance - Schedule Variance

Trendlinie zum Vergleich der Werte Effort Variance und Schedule Variance.

Effort Performance Index - Schedule Performance Index

Trendlinie zum Vergleich der Werte Effort Performance Index und Effort Schedule Performance Index.

TCPI (BAC) - TCPI (EAC)

Trendlinie zum Vergleich der Werte Effort To Complete Performance Index (Estimate at Complete) und Effort To Complete Performance Index (Budget at Complete).

Figure 62. Filter für die Dashboards für EAV Kennzahlen

Die Reports der EAV Dashboards werten jeweils eine Initiative aus. Durch Klick auf das Filter-Icon links oben öffnet sich ein Dialog, der alle Initiativen mit EAV Kennzahlen zur Auswahl bietet. Nach Wahl der gewünschten Initiative, wird mit dem Button Anwenden der Dialog geschlossen und die Reports für die gewählte Initiative werden geladen.

Anbindung an Microsoft Project oder Primavera

Für das Einlesen / Migrieren / Updaten / Exportieren bestehender Dateien im MPP-, Microsoft Project Data Interchange (XML), XER- oder PM XML- Format in saprima^®, die beispielsweise mit Microsoft Project (MSP), OpenProj oder Primavera erzeugt wurden, steht in der saprima^® Applikation ein Import / Export zur Verfügung.

Der Import / Export steht in der saprima^® Applikation in der Initiativenverwaltung, dem Initiativenmenü Gantt und in der Ressourcenverwaltung zur Verfügung.

Figure 63. Starten des Import / Export aus der Initiativenverwaltung

Reiter Import / Export / Berichte

Der Import / Export steht im Reiter Import / Export / Berichte zur Verfügung.

Button Import / Export

Start des Imports / Exports

Nach dem Aufruf wird man von einem Assistenten geleitet, um die notwendigen Einstellungen für den Datentransfer vorzunehmen.

Der Import / Export bietet die Möglichkeit Daten nach saprima^® zu importieren oder aus saprima^® zu exportieren. Im ersten Dialogfenster entscheidet man sich für Import oder Export.

Import

Import / Export

Figure 64. Import mit dem Import / Export: Import / Export

Import

Auswahl Import um Daten nach saprima^® zu importieren.

Abbruch

Bricht den Import ab.

Weiter

Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster (Auswahl).

Falls in einem Dialogfenster noch Angaben fehlen wirkt der Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster nicht.

Auswahl

Figure 65. Import mit dem Import / Export: Auswahl

Schritte

Liste der einzelnen Schritte für den Import. Der aktuelle Schritt wird fett angezeigt.

Datei

Bestimmt die zu importierende Datei.

Einstellungen

Sämtliche Einstellungen für einen regelmäßigen Datenaustausch werden in Einstellungselementen hinterlegt und können immer wieder aktiviert werden, so dass die Grundeinstellungen beim nächsten Import nicht mehr neu definiert werden müssen.

Abbruch

Bricht den Import ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Import / Export).

Weiter

Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster (Allgemein).

Folgende Dateien können importiert werden, die beispielsweise mit Microsoft Project (MSP), OpenProj oder Primavera erzeugt wurden:

MPP Format
XER Format
PMXML Format aus einem Export aus Primavera im XML Format, muss in .pmxml umbenannt werden.
Microsoft Project Data Interchange (XML) Format

Allgemein

Figure 66. Import mit dem Import / Export: Allgemein

Initiative

Ziel-Initiative für den Import, der die Eigenschaft in saprima® hinterlegt ist, dass Projekte untergeordnet werden können.

Aktualisieren

Mit dieser Einstellung legt man fest, ob die importierten Daten neu angelegt oder aktualisiert werden sollen. Wenn Aktualisieren gewählt ist, muß für die Ziel-Initiative das zu aktualisierende Projekt gewählt werden.

Ressource

Ziel-RBS Element, unter dem gegebenenfalls importierte Ressourcen angelegt bzw. aktualisiert werden sollen.

Sprache

Bestimmt die Sprache von Namen und Beschreibungen.

TimeUnit

Zeiteinheit aus saprima^®, die einer Stunde entspricht.

Zeitzone

Zeitzone der zu importierenden Daten.

Ist-Werte importieren

Existieren in der zu importierenden Datei bereits Ist-Aufwände, können diese mit Aktivierung dieser Option ebenfalls importiert werden.

Kopie mit 'Text 30‘ runterladen

Sollen Daten in saprima^® durch eine Planung in anderen Quellsystemen immer wieder aktualisiert werden, ist es notwendig, den importierten Elementen eine eindeutige Kennung mitzugeben. Dafür wird das Attributfeld „Text 30“ verwendet, in dem z. B. in Microsoft Project eine eindeutige Id der Zeilen gepflegt wird. Wählt man diese Option, wird beim Import die eindeutige saprima^® Id in das Attributfeld „Text 30“ eingepflegt und eine Kopie der Import Datei im Microsoft Project Data Interchange (XML) Format erstellt.

Abbruch

Bricht den Import ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Auswahl).

Weiter

Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster (Initiativenelement).

Initiativenelement

Figure 67. Import mit dem Import / Export: Initiativenelement

MSP / P6 Elemente

Liste der Strukturelemente aus dem MSP / OpenProj / Primavera Projekt.

Initiativenelemente

Zuordnung der in saprima^® definierten Initiativenelemente (jeweils in einer Drop-Down-Auswahl).

Abbruch

Bricht den Import ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Allgemein).

Weiter

Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster (Einheiten).

Damit die Strukturelemente aus dem MSP / OpenProj / Primavera Projekt richtig zugeordnet werden, gibt es Auswahlfelder, die eine gezielte Zusammenstellung ermöglichen (z.B. entspricht die Projektebene eines MPP oder XER-Files ebenfalls einer Initiative vom Typ Projekt in saprima^® usw.). Die in saprima^® definierten Initiativenelemente können jeweils in einer Drop-Down-Auswahl ausgewählt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die erlaubten Subelemente der ausgewählten Initiativenelemente der Struktur der Eingabe-Datei entsprechen.

Einheiten

Figure 68. Import mit dem Import / Export: Einheiten

MSP / P6 Einheiten

Liste der Einheiten aus dem MSP / OpenProj / Primavera Projekt.

saprima^® Einheiten

Zuordnung der in saprima^® definierten Einheiten (in einer Drop-Down-Auswahl).

Abbruch

Bricht den Import ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Initiativenelement).

Weiter

Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster (Erweiterte Attribute (Initiativen)).

Falls in der zu importierenden Eingabe-Datei Material Ressourcen existieren, werden deren Einheiten hier aufgelistet und man wird aufgefordert, eine Zuordnung zu den in saprima^® definierten Einheiten vorzunehmen. Die in saprima^® definierten Einheiten können jeweils in einer Drop-Down-Auswahl ausgewählt werden.
Falls in der zu importierenden Eingabe-Datei keine Material Ressourcen existieren, muss keine Zuordnung vorgenommen werden und es kann einfach zum nächsten Dialog-Fenster weitergeklickt werden.

Erweiterte Attribute (Initiativen)

Figure 69. Import mit dem Import / Export: Erweiterte Attribute (Initiativen)

MSP / P6 Erweiterte Attribute

Liste der erweiterten Attribute aus dem MSP / OpenProj / Primavera Projekt.

saprima^® benutzerdefinierte Felder

Zuordnung der in saprima^® definierten nicht vordefinierten benutzerdefinierten Felder für Initiativen.

Löschen

Entfernt ein ausgewähltes MSP / P6 Attribute aus der rechten Liste und zeigt es wieder in der linken Liste an.

Abbruch

Bricht den Import ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Einheiten).

Weiter

Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster (Erweiterte Attribute (Ressourcen)).

Alle erweiterten Attribute aus der zu importierenden Eingabe-Datei werden in der linken Tabelle aufgelistet. In der rechten Tabelle befinden sich alle nicht vordefinierten benutzerdefinierten Felder für Initiativen aus saprima^®. Durch einfaches Ziehen eines Elementes von der linken Tabelle auf ein Element der rechten Tabelle wird festgelegt, welche erweiterten Attribute nach saprima^® importiert werden und welchen erweiterten Attributen aus saprima^® sie zugeordnet werden. Dabei können nur erweiterte Attribute mit einem äquivalenten Datentyp einander zugeordnet werden.

Erweiterte Attribute (Ressourcen)

Figure 70. Import mit dem Import / Export: Erweiterte Attribute (Ressourcen)

MSP / P6 Erweiterte Attribute

Liste der erweiterten Attribute für Ressourcen aus dem MSP / OpenProj / Primavera Projekt.

saprima^® benutzerdefinierte Felder

Zuordnung der in saprima^® definierten nicht vordefinierten benutzerdefinierten Felder für Ressourcen.

Löschen

Entfernt ein ausgewähltes MSP / P6 Attribute aus der rechten Liste und zeigt es wieder in der linken Liste an.

Abbruch

Bricht den Import ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Erweiterte Attribute (Initiativen)).

Weiter

Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster (Codes - Erweiterte Attribute (Initiativen)).

Alle erweiterten Attribute für Ressourcen aus der zu importierenden Eingabe-Datei werden in der linken Tabelle aufgelistet. In der rechten Tabelle befinden sich alle nicht vordefinierten benutzerdefinierten Felder für Ressourcen aus saprima^®. Durch einfaches Ziehen eines Elementes von der linken Tabelle auf ein Element der rechten Tabelle wird festgelegt, welche erweiterten Attribute nach saprima^® importiert werden und welchen erweiterten Attributen aus saprima^® sie zugeordnet werden. Dabei können nur erweiterte Attribute mit einem äquivalenten Datentyp einander zugeordnet werden.

Codes - Erweiterte Attribute (Initiativen)

Figure 71. Import mit dem Import / Export: Codes - Erweiterte Attribute (Initiativen)

MSP / P6 Codes

Liste der Codes aus dem MSP / OpenProj / Primavera Projekt.

saprima^® benutzerdefinierte Felder

Zuordnung der in saprima^® definierten vordefinierten benutzerdefinierten Felder für Initiativen vom Datentyp Text.

Löschen

Entfernt einen ausgewählten MSP / P6 Code aus der rechten Liste und zeigt ihn wieder in der linken Liste an.

Abbruch

Bricht den Import ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Erweiterte Attribute (Ressourcen)).

Weiter

Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster (Einstellungen).

Alle Codes aus der zu importierenden Eingabe-Datei werden in der linken Tabelle aufgelistet. In der rechten Tabelle befinden sich alle vordefinierten benutzerdefinierten Felder für Initiativen vom Datentyp Text aus saprima^®. Durch einfaches Ziehen eines Elementes von der linken Tabelle auf ein Element der rechten Tabelle wird festgelegt, welche Codes nach saprima^® importiert werden und welchen erweiterten Attributen aus saprima^® sie zugeordnet werden. Für die vordefinierten benutzerdefinierten Felder in saprima^® müssen die Werte (Id) der entsprechenden Codes vorhanden sein. <<<

Einstellungen

Figure 72. Import mit dem Import / Export: Einstellungen

Liste der Ids aller im Import / Export vorgenommenen Einstellungen.

Global

Ein Einstellungselement kann durch aktivieren dieser Option allen Benutzern verfügbar gemacht werden, so dass dieses im Dialogfenster Auswahl ausgewählt werden kann.

Neu

Mit diesem Button wird ein neues Einstellungselement mit den soeben vorgenommenen Einstellungen angelegt.

Löschen

Nicht mehr benötigte Einstellungen können gelöscht werden.

Abbruch

Bricht den Import ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Codes - Erweiterte Attribute (Initiativen)).

Starten

Nachdem eine Einstellung ausgewählt wurde, kann der Import gestartet werden. Wird ein bestehendes Einstellungselement ausgewählt, werden diese Einstellungen mit den soeben vorgenommenen Einstellungen überschrieben.

Logausgabe

Figure 73. Import mit dem Import / Export: Status der Verarbeitung

Logausgabe

Nach dem Start des Imports wird der Status der Verarbeitung im Dialog-Fenster angezeigt.

Download

Falls die Erstellung einer Kopie mit Text 30 aktiviert wurde, kann diese nun als Import Datei in Microsoft Project Data Interchange (XML) Format herunterladenheruntergeladen werden.

Abbruch

Bricht den Import / Export ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Einstellungen).

Schließen

Beendet den Import / Export.

Export

Da der Connector bidirektional funktioniert, können Daten auch aus saprima^® in eine XML-Datei im Microsoft Project Data Interchange Format exportiert werden, welche dann in MS Project, Open Project oder Primavera eingelesen werden kann. Dies geschieht durch Auswahl von Export im Dialog-Fenster Import / Export.

Import / Export

Figure 74. Export mit dem Import / Export: Import / Export

Export

Auswahl Export um Daten aus saprima^® in eine XML-Datei im Microsoft Project Data Interchange Format zu exportieren.

Abbruch

Bricht den Export ab

Weiter

Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster (Auswahl)

Falls in einem Dialogfenster noch Angaben fehlen wirkt der Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster nicht.

Auswahl

Figure 75. Export mit dem Import / Export: Auswahl

Schritte

Liste der einzelnen Schritte für den Export. Der aktuelle Schritt wird fett angezeigt.

Datei

Hier kann eine XML-Datei im Microsoft Project Data Interchange Format ausgewählt werden, aus welcher die Ressourcen und Kalender verwendet werden sollen. Wenn die Ressourcen und Kalender aus saprima® genommen werden sollen, muss dieses Feld leer bleiben.

Einstellungen

Abbruch

Bricht den Export ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Import / Export).

Weiter

Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster (Allgemein).

Allgemein

Figure 76. Export mit dem Import / Export: Allgemein

Initiative

Quell-Initiative für den Export

Selektierter Knoten (Initiative) wird MSP / P6 Projekt

Mit dieser Einstellung legt man fest, ob die ausgewählte Initiative zum MSP bzw. P6 Projekt wird, sonst wird die ausgewählte Initiative nicht mit exportiert.

Ressource

Quell-RBS Element, unter dem die zu exportierenden Ressourcen gesucht werden.

Ist-Werte exportieren

Existieren in den zu exportierenden Daten bereits Ist-Aufwände, können diese mit Aktivierung dieser Option ebenfalls exportiert werden.

Sprache

Bestimmt die Sprache von Namen und Beschreibungen.

TimeUnit

Zeiteinheit aus saprima^®, die einer Stunde entspricht.

Zeitzone

Zeitzone der zu exportierenden Daten.

Abbruch

Bricht den Export ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Auswahl).

Weiter

Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster (Initiativenelement).

Initiativenelement

Figure 77. Export mit dem Import / Export: Initiativenelement

Initiativenelemente

Liste der Initiativenelemente aus saprima^®.

MSP / P6 Elemente

Zuordnung der entsprechenden Strukturelemente aus dem Microsoft Project Data Interchange Format (jeweils in einer Drop-Down-Auswahl).

Abbruch

Bricht den Export ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Allgemein).

Weiter

Button „>>“ zum Navigieren in das nächste Dialogfenster (Einstellungen).

Damit die Strukturelemente aus saprima^® dem MSP / P6 Projekt richtig zugeordnet werden, gibt es Auswahlfelder, die eine gezielte Zusammenstellung ermöglichen (z.B. entspricht eine Initiative vom Typ Projekt in saprima® der Projektebene im Microsoft Project Data Interchange Format usw.). Die in saprima^® definierten Initiativenelemente werden hier aufgelistet und die entsprechenden Strukturelemente aus dem Microsoft Project Data Interchange Format können jeweils in einer Drop-Down-Auswahl ausgewählt werden.

Einstellungen

Figure 78. Export mit dem Import / Export: Einstellungen

Liste der Ids aller im Import / Export vorgenommenen Einstellungen.

Global

Ein Einstellungselement kann durch aktivieren dieser Option allen Benutzern verfügbar gemacht werden, so dass dieses im Dialogfenster Auswahl ausgewählt werden kann.

Neu

Mit diesem Button wird ein neues Einstellungselement mit den soeben vorgenommenen Einstellungen angelegt.

Löschen

Nicht mehr benötigte Einstellungen können gelöscht werden.

Abbruch

Bricht den Import ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Initiativenelement).

Starten

Nachdem eine Einstellung ausgewählt wurde, kann der Export gestartet werden. Wird ein bestehendes Einstellungselement ausgewählt, werden diese Einstellungen mit den soeben vorgenommenen Einstellungen überschrieben.

Logausgabe

Figure 79. Export mit dem Import / Export: Status der Verarbeitung

Logausgabe

Nach dem Start des Exports wird der Status der Verarbeitung im Dialog-Fenster angezeigt.

Download

Es wird eine XML-Datei im Microsoft Project Data Interchange Format erstellt, die nun heruntergeladen werden kann und dann in MS Project, Open Project oder Primavera eingelesen werden kann.

Abbruch

Bricht den Import / Export ab.

Zurück

Button „<<“ zum Navigieren in das vorherige Dialogfenster (Einstellungen).

Schließen

Beendet den Import / Export.

3.2.2. Gantt Diagramm

Der Primärzweck des Gantt Diagramms liegt darin, die einzelnen Vorgänge miteinander zeitlich zu verknüpfen, um eine Abhängigkeit zwischen ihnen zu schaffen, da manche Aufgaben erst begonnen werden können, wenn andere bereits abgeschlossen sind. Zudem ist die Oberfläche sehr gut dafür geeignet, den zeitlichen Überblick über alle Aufgaben zu behalten.

In saprima^® können im Menü Gantt die Termindaten direkt in der Tabelle, im Detailbereich (ausgeblendet) oder der Grafik eingegeben und angepasst werden.

Figure 80. Gantt Diagramm

Allgemeine Projektinformationen

Allgemeine Informationen zu jedem Projekt und jeder Aufgabe. Die dargestellten Informationen beinhalten die Id, das Start-und Enddatum jeder Initiative. Weitere Informationen sind vorhanden bzw. einblendbar.

Scheduler

Verschiebt die Vorgänge, wenn zwischen ihnen eine Anordnungsbeziehung besteht. Der Start des Vorgangs, der geschedulet wird, wird auf das heutige Datum bzw. auf das Bezugsdatum gesetzt.

Summarize

Aggregiert alle Daten (Aufwand, Kosten, Datum) der Unterknoten und setzt das Ergebnis im nächsten Kopfknoten ein. Bei mehreren Datumswerten wird das früheste Startdatum bzw. das späteste Enddatum übernommen.

Gantt

Mit Klick auf Gantt kann das Gantt Chart ausgeblendet bzw. eingeblendet werden.

Zeitskala

In der Drop-Down-Auswahl Zeitskala wählt man aus, ob die Zeitskala des Gantt Chart in Tag und Woche, Tag und Monat, Woche und Monat, Jahr und Monat oder Jahr eingeteilt wird.

Spaltenbreite

Hier kann die Spaltenbreite vergrößert bzw. verkleinert werden.

Zoom

Mit Zoom wird genau der Zeitraum der gewählten Initiative auf der Zeitskala eingestellt.

Hilfslinien

Zeigt ein Gitter im Gantt an.

Kritischer Pfad

Die Initiativen, die den Kritischen Pfad (Pfad, durch den alle kritischen Aufgaben (deren Gesamtpuffer Null ist) im Projekt miteinander verbunden sind) darstellen, werden rot umrandet dargestellt.

Frühere Periode - Nächste Periode

Zeigt den letzten oder den nächsten Zeitraum im Gantt Diagramm an.

Anordnungsbeziehungen

Die Anordnungsbeziehungen legen fest, ob Vorgänge voneinander abhängig sind. Falls es so ist, werden die Vorgänge mit einem Pfeil miteinander verbunden. Dabei ist der Vorgang, auf den der Pfeil zeigt abhängig von dem anderem Vorgang.

Logische Abhängigkeiten

Logische Abhängigkeiten legen fest, ob die Vorgänge voneinander abhängig sein sollen.

Projektstrahl

Der Projektstrahl steht über allen Vorgangsstrahlen und besitzt demnach auch eine andere Farbe.

Vorgangsstrahl mit Fertigstellungsgrad

Dieser spezielle Vorgang ist bereits zu 50% abgeschlossen. Der Fertigstellungsgrad wird hier grünlich markiert.

Allgemein (Gantt Diagramm)

Dieser Tab dient nur zur Übersicht und entspricht genau dem gleichnamigen Tab in der Initiativen verwalten Oberfläche. Eine Erläuterung des Allgemein Detailreiters im Attributsfenster der Initiative finden Sie hier.

Aufwände und Kosten (Gantt Diagramm)

Dieser Tab dient nur zur Übersicht und entspricht genau dem gleichnamigen Tab in der Initiativen verwalten Oberfläche. Eine Erläuterung des Aufwände und Kosten Detailreiters im Attributsfenster der Initiative finden Sie hier.

Termine und Dauer

Figure 81. Termine und Dauer

Im Detailreiter Termine und Dauer werden Termindaten und die Dauer der Initiative in unterteilten Kategorien angezeigt.

Geplant

Die Kategorie Geplant beinhaltet veränderbare Plandaten.

Verbleibend

Die Kategorie Verbleibend enthält die verbleibende Dauer, falls die Initiative bereits gestartet wurde.

Aktuell

Die Kategorie Aktuell enthält übernommene oder eingetragene Istwerte.

bei Fertigstellung

Die Kategorie bei Fertigstellung enthält die Dauer bei Fertigstellung. Diese wird errechnet und ist nicht direkt veränderbar.

Bezugsdatum

Anhand dieses Datums werden die Dauer und die Termine vom Scheduler abgeglichen.

Pufferzeit

Ist die Zeit, die eine Initiative für sich betrachtet verschoben werden kann, ohne die nachfolgend verknüpfte(n) Initiative(n) zeitlich zu beeinflussen.

Gesamte Pufferzeit

Ist die Pufferzeit, um die die Initiative verzögert werden kann, ohne das geplante Ende des Projektes zu beeinflussen.

Berechnungstyp

Der Berechnungstyp bestimmt, welche Kalender der Scheduler bei der Berechnung der Termine und Dauern benutzt.

Geschätztes Enddatum

Vom Anwender geschätztes Enddatum der gewählten Initiative.

Eingetragene Dauer aktuell wird automatisch von Dauer verbleibend abgezogen. Eine Änderung von Dauer Verbleibend bewirkt dagegen eine Anpassung von Dauer bei Fertigstellung. Die Dauer aktuell wird dadurch nicht verändert. Ebenso bewirkt eine Änderung der Dauer eine Anpassung des Enddatums und umgekehrt wird bei einer Änderung von Start- oder Enddatum automatisch die Dauer neu berechnet.

Die Pufferzeiten werden vom Scheduler berechnet.

Berechnungstypen, welche der Scheduler bei der Berechnung der Termine und Dauern berücksichtigt:

Basierend auf Aktivitäten

Der Kalender der Initiative wird benutzt.

Ressourcenbasiert

Der Kalender der Ressource wird benutzt.

Optimierte Ressourcenverwendung

Der Kalender der Initiative wird benutzt.

Abhängig von den Ressourcenzuweisungen

Der Berechnungstyp der Ressourcenplanung bestimmt, ob der Kalender der Initiative oder der Ressource benutzt wird.

Mit der Standard-Installation stehen bereits die wichtigsten Einheiten zur Verfügung. Weitere Einheiten können im Bereich Anpassen → Einheiten definiert werden, damit sie hier zur Auswahl stehen!

Anordnungsbeziehungen

Anordnungsbeziehungen gliedern sich in Vorgänger und Nachfolger. Die Initiativen, zwischen denen eine Vorgänger-Nachfolger-Beziehung besteht, werden vom Scheduler zeitlich angeordnet.

Figure 82. Anordnungsbeziehungen

Nachfolger

Nachfolger-Initiative der gewählten Initiative.

Beziehungstyp

Die Initiativen, zwischen denen eine Vorgänger-Nachfolger-Beziehung besteht, werden vom Scheduler gemäß des Beziehungstyps (siehe unten) zeitlich angeordnet.

Zeitabstand

Beim Durchrechnen der Initiativenstruktur berücksichtigt der Scheduler für Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen auch den vorgegebenen Zeitabstand. Dieser kann auch negativ sein.

Neu

Neuen Nachfolger zuweisen. Öffnet die Initiativen-Auswahl.

Löschen

Gewählten Nachfolger von der gewählten Initiative entfernen.

Gehe zu

Öffnet die gewählte Nachfolger-Initiative.

Vorgänger

Vorgänger-Initiative der gewählten Initiative.

Beschreibung der Beziehungstypen einer Initiative zum Nachfolger bzw. Vorgänger:

Typ

Beschreibung

Start-Start

Nachfolger startet nicht früher als Vorgänger

Start-Ende

Nachfolger endet nicht früher als Vorgänger startet

Ende-Start

Nachfolger startet nicht früher als Vorgänger endet

Ende-Ende

Nachfolger endet nicht früher als Vorgänger endet

Ressourcenplanung (Gantt Diagramm)

Dieser Tab dient nur zur Übersicht und entspricht genau dem gleichnamigen Tab in der Initiativen verwalten Oberfläche. Eine Erläuterung des Ressourcenplanung Detailreiters im Attributsfenster der Initiative finden Sie hier.

Einstellungen

Im Detailreiter Einstellungen werden weitere Eigenschaften für die gewählte Initiative definiert.

Figure 83. Einstellungen

Kalender

Mit dem Zuweisen eines Kalenders definiert man die Arbeitszeiten für die Initiative.

Bearbeiten

Mit Bearbeiten kann ein bestimmter Kalender für die Initiative ausgewählt werden. Kalender stehen nur zur Auswahl, wenn sie vorher im Bereich Anpassen → Kalender angelegt wurden.

Berechnungstyp

Bestimmt, welche Kalender der Scheduler bei der Berechnung der Termine und Dauern benutzt.

Standard-Aufwandseinheit

Legt die Standardeinheit für den Aufwand für weitere Initiativen und Ressourcenplanungen fest.

Standard Einheit Dauer

Legt die Standardeinheit für die Dauer für weitere Initiativen fest.

Standardwährung

Legt die Standardwährung für die Kosten für weitere Initiativen fest.

Link / Unlink

Eine schnelle Möglichkeit zum Erzeugen von Vorgänger- / Nachfolger- Beziehungen sowohl für Anordnungsbeziehungen als auch für Logische Abhängigkeiten stellt das Verknüpfen im Menüpunkt Struktur dar. Werden Initiativen in der gewünschten Reihenfolge markiert und dann Verknüpfen geklickt, so wird automatisch die zuerst gewählte Initiative zum Vorgänger der als zweites gewählten Initiative usw. Bei Anordnungsbeziehungen wird dabei für Beziehungstyp Ende-Start zugewiesen und für Zeitabstand 0,00 Stunden. Diese Eigenschaften können dann im Detailreiter Anordnungsbeziehungen angepasst werden.

Genauso werden mit Trennen alle Vorgänger- / Nachfolger- Beziehungen zwischen den gewählten Initiativen entfernt.

Auch im Gantt-Chart können Vorgänger- / Nachfolger- Beziehungen schnell erstellt oder wieder entfernt werden.

Figure 84. Verknüpfen und Trennen von Initiativen

Anordnungsbeziehungen Verknüpfen

Button Verknüpfen for Anordnungsbeziehungen

Anordnungsbeziehungen Trennen

Button Trennen for Anordnungsbeziehungen

Logische Abhängigkeiten Verknüpfen

Button Verknüpfen for Logische Abhängigkeiten

Logische Abhängigkeiten Trennen

Button Trennen for Logische Abhängigkeiten

Randbedingungen

Figure 85. Definition of Constraints

Randbedingungen beeinflussen den Scheduler und werden in der Initiativen-Struktur der Initiativen verwalten Ansicht oder der Gantt-Ansicht gepflegt. Randbedingungen werden durch den Randbedingungstyp definiert und je nach Art der Randbedingung sind Startdatum bzw. Enddatum zu setzen.

Randbedingungstyp

Definiert die Randbedingung.

Randbedingung Startdatum

Das Datum für eine Randbedingung vom Typ Hat zu starten am, Startet und endet zwischen, Startet vor, Sollte starten am, Startet nach.

Randbedingung Enddatum

Das Datum für eine Randbedingung vom Typ Hat zu enden am, Startet und endet zwischen, Endet vor, Sollte enden am, Endet nach.

Randbedingungstypen kann man in zwei Arten unterteilen: Harte Bedingungen, die eine höhere Priorität haben als die Netzplanlogik: Hat zu starten am, Hat zu enden am, Startet und endet zwischen. Weiche Bedingungen, die die gleiche Priorität haben wie die Netzplanlogik: Startet vor, Sollte starten am, Startet nach, Endet vor, Endet nach, Sollte enden am.

Figure 86. Einblenden der Spalten für Randbedingungen

Die Spalten für Randbedingungen können über das Spaltenmenü eingeblendet werden. Dies kann im Layout gespeichert werden.

Scheduler

Der Scheduler kann sowohl in der Initiativen verwalten Oberfläche (Struktur-Tab in der obigen Navigationsleiste), als auch im Gantt Diagramm (Zeitplanung-Tab in der obigen Navigationsleiste) angewendet werden. Allgemein ist es zu empfehlen, den Scheduler bei Möglichkeit im Gantt Diagramm anzuwenden, da hier die Verschiebung des Zeitstrahls der einzelnen Initiativen betrachtet und nachvollzogen werden kann.

Vor der Ausführung des Schedulers wird ein Summarize mit folgenden Parametern ausgeführt:

Alle Restwerte in Bucketplänen auf 0 setzen, die vor dem letzten Bucket mit Istwerten existieren.
Aggregation Datumswerte

Der Scheduler gleicht die Dauer bzw. den Zeitraum von geplanten Projekten und Vorgängen, deren Fertigstellung bereits begonnen haben sollte, anhand des Bezugsdatums (Datum, an dem auf das Projekt der Scheduler ausgeführt wurde) an. Dabei berücksichtigt der Scheduler, ob die Abarbeitung einer Initiative bereits begonnen hat.

Dabei wird bei geplanten Initiativen, deren Fertigstellungsgrad über 0 ist, also bei denen bereits Stunden eingetragen und Arbeitszeit investiert wurde, in den meisten Fällen ein neues Enddatum gesetzt, dieses ist davon abhängig, ob man über, unter oder gleich der geplanten Aufwandsmenge gearbeitet hat. Hat man beipsielsweise insgesamt weniger Stunden an der Initiative gearbeitet bzw. eingetragen als es ursprünglich als Aufwand geplant wurde, so wird das neue Enddatum weiter in der Zukunft liegen als das alte Enddatum. Es wird davon ausgegangen, dass ab dem Bezugsdatum die restlichen Prozent bzw. der verbleibende Aufwand gleichmäßig und stetig abgearbeitet wird. Somit verändert sich hier durch das neue Enddatum die Dauer der Initiative.

Bei geplanten Initiativen, deren Abarbeitung eigentlich schon begonnen hätte, aber deren Fertigstellungsgrad gleich 0 ist, bleibt zwar die Dauer gleich, aber das Bezugsdatum wird zum neuen Startdatum. Somit verändert sich hier durch das neue Startdatum auch das Enddatum.

Im Folgenden wird zur Verdeutlichung der Funktionsweise ein Beispiel dargestellt.

Tabelle 5. Vor Scheduler (Bezugsdatum 25.11.2019)
Initiative	Zeitraum mit Start- und Enddatum	Geplanter Aufwand	Fertigstellungsgrad
Projekt	01.11.2019 - 06.01.2020	50 Arbeitsstunden	20%
Vorgang Nr.1 zum Projekt	01.11.2019 - 11.12.2019	50 Arbeitsstunden	20%
Vorgang Nr.2 zum Projekt	01.11.2019 - 06.01.2020	50 Arbeitsstunden	0%

Tabelle 6. Nach Scheduler (Bezugsdatum 25.11.2019)
Initiative	Zeitraum mit Start- und Enddatum	Geplanter Aufwand	Fertigstellungsgrad
Projekt	01.11.2019 - 31.01.2020	50 Arbeitsstunden	20%
Vorgang Nr.1 zum Projekt	01.11.2019 - 03.01.2020	50 Arbeitsstunden	20%
Vorgang Nr.2 zum Projekt	25.11.2019 - 31.01.2020	50 Arbeitsstunden	0%

Q&A

Wieso wird das Projekt nach hinten verschoben?

Weil das Enddatum des Projekts normalerweise auch mindestens das späteste Enddatum der Vorgänge (hier das neue Enddatum bei Vorgang Nr.2) sein sollte.
Wieso wird Vorgang Nr.1 nach hinten verschoben?

Das Bezugsdatum ist der 25. November. Da vom 1. November (Startdatum) bis zum 25. November nur 20% des Vorgangs bzw. des Projekts fertig gestellt wurden, geht der Scheduler davon aus, dass ab dem 25. November die restlichen 80% (40h) gleichmäßig bis zum Abschluss des Projekts abgearbeitet werden. Der Scheduler erkennt dann, dass diese vollständige Abarbeitung nicht bis zum 11. Dezember (ursprüngliches Enddatum) erfolgen kann und setzt dementsprechend für diesen Vorgang ein neues Enddatum (03.01.2019). Es wird NICHT mit dem alten Tempo, in dem die 20% tatsächlich abgearbeitet wurden, weitergeplant, sondern mit dem Tempo, das ursprünglich zum Start des Projektes festgelegt wurden (z.B 5 Arbeitsstunden pro KW). Das alte 20%-Tempo könnte beispielsweise eine ursprünglich nicht geplante Pause beinhalten, welche die Zeitplanung verändert bzw. verzerrt. Dies wird durch den Scheduler korrigiert und das zeitliche Management der Initiative wird wieder auf Kurs gebracht.
Wieso wird Vorgang Nr.2 nach hinten verschoben?

Die Abarbeitung des Vorgangs hätte eigentlich schon am 1. November beginnen sollen. Da aber die Fertigstellung noch nicht zum Zeitpunkt des Bezugsdatums begonnen hat, wird das Bezugsdatum (25. November) zum neuen Startdatum. Das Enddatum verschiebt sich dadurch ebenfalls nach hinten, da die 50 Stunden immer noch erst nach dem ursprünglich geplanten Zeitintervall (z.B. 8 Arbeitsstunden pro KW) abgearbeitet werden müssen.

Der Scheduler berücksichtigt ebenfalls zeitliche Abhängigkeiten, die zwischen den Vorgängen eines Projekts geschaffen werden. Diese Abhängigkeiten können im Tab Anordnungsbeziehungen im Gantt Diagramm betrachtet werden. Eine zeitliche Abhängigkeit sagt aus, dass z.B. ein Projekt oder ein Vorgang erst gestartet werden kann, wenn ein anderer bereits abgeschlossen ist.

Wenn der angemeldete Benutzer auf der gewählten Initiative Schreibrecht hat und das Recht hat den Scheduler auszuführen, dann wird der Scheduler als Superadmin ausgeführt, auch wenn der angemeldete Benutzer kein Superadmin ist.

Summarize

Figure 87. Initiativenstruktur, deren Daten mit dem Summarizer aggregiert wurden

Summarize aggregiert die geplanten und aktuellen Daten aller der gewählten Initiative hierarchisch untergeordneten Initiativen und deren Ressourcezuweisungen.
Welche Daten aggregiert werden, wird in den Summarizer-Einstellungen definiert.

Figure 88. Summarizer-Einstellungen

Aufwände

Geplante, verbleibende und aktuelle Aufwände, beispielsweise durch Rückmeldungen, werden berechnet.

Kosten

Geplante, verbleibende und Ist-Kosten werden berechnet.

Datumswerte

Geplante und aktuelle Datumswerte der Initiative und der Ressourcenzuweisungen werden berechnet.

Autocommit bis

Vor der Berechnung werden alle Bucketpläne, die noch nicht übertragen wurden, bis zum angegebenen Datum automatisch übertragen. So kann ausgeschlossen werden, dass keine Bucketpläne vergessen wurden zu übertragen.

Genehmigen bis

Vor der Berechnung werden alle Bucketpläne, die übertragen, aber noch nicht genehmigt wurden, bis zum angegebenen Datum automatisch genehmigt.

Restwerte auf 0 setzen

Definiert, ob Restwerte in Bucketplänen, vor dem letzten Auftreten von Istwerten, auf 0 gesetzt werden.

Bucketpläne, die über einen Workflow gesteuert werden, werden nur übertragen bzw. genehmigt, wenn der ausführende Benutzer die Rechte dazu besitzt. Bucketpläne werden in Tagesscheiben gespeichert, dadurch werden tagesgenau alle Buckets übertragen bzw. genehmigt, die vor dem angegebenen Datum liegen.

Berechnung: Der Summarizer aggregiert alle Daten in der primären Struktur.

Planversionen vom Typ Scenario werden für sich aggregiert, d.h. wird eine Initiative ausgewählt, die vom Typ Aktueller Plan ist und Scenarien als Unterelemente besitzt, so wird der gesamte Baum aggregiert, wobei die Aggregation bei Scenarien auf oberster Ebene stoppt. Basispläne, Archive und Vorlagen werden bei der Aggregation übersprungen, können aber explizit durch Auswahl der obersten Initiative des Basisplans, Archivs oder der Vorlage aggregiert werden.

Es werden nur Aufwände aggregiert, deren Basiseinheit mit der Basiseinheit der gewählten Initiative übereinstimmen.

Manuelle Aufwände oder Kosten werden vom Summarizer nicht berechnet oder überschrieben.

Figure 89. Darstellung von getrennt berechneten Kosten

Wenn die Initiative Ressourcenplanungen besitzt, werden zur Berechnung der Kosten die Aufwände aus den Ressourcenplanungen mit den Kostensätzen der zugewiesenen Ressourcen multipliziert.
Wenn aus den Aufwänden einer Ressourcenplanung Kosten berechnet werden sollen, müssen den zugewiesenen Ressourcen Kostensätze zugewiesen sein.
Für Kosten werden jeweils folgende Werte berechnet:

Geplante Kosten
Aktuelle Kosten
Verbleibende Kosten
Kosten bei Fertigstellung

Wenn einer Ressource vom Ressourcentyp Material ein Kostensatz zugewiesen ist, dessen Einheit mit der Einheit der Ressourcenplanung übereinstimmt, werden diese Kosten ebenfalls berechnet und aggregiert.

Zusätzlich werden folgende Kosten getrennt auf der Initiative ausgewiesen:

Kosten interne Mitarbeiter
Kosten externe Mitarbeiter
Kosten Material
Kosten Maschinen

Sobald Ressourcenplanungen auf einer Initiative existieren, werden die Kosten von den Ressourcenplanungen genommen. Auch wenn es z.B. für Material keine Ressourcenplanungen gibt. D.h.: Sobald Ressourcen verplant werden, müssen alle Ressourcetypen über Ressourcenplanungen verplant werden.+ Es können nicht Mitarbeiter auf Ressourcenplanung Ebene verplant werden und Material auf Initiative Ebene. Die Materialkosten werden in diesem Fall 0.

Die Kostenspalten (Geplante Kosten, Aktuelle Kosten, Verbleibende Kosten) sind nicht die Summe aus den jeweiligen getrennten Kostenspalten. In diesen Kostenspalten können auch noch Kosten von RBS und abstrakter Ressource enthalten sein.

Berechnung der Datumswerte auf der Initiative:

Das Setzen der Datumswerte (außer aktuelles Enddatum) auf der Initiative hat nur Auswirkung, wenn diese keine Ressourcenzuweisungen besitzt.
Innerhalb einer Initiativenstruktur werden die Datumswerte folgendermaßen gesetzt:
- Planstartdatum: das kleinste Planstartdatum der nächst unteren Ebene.
- Aktuelles Startdatum: das kleinste Aktuelle Startdatum der nächst unteren Ebene.
- Planenddatum: das größte Planenddatum der nächst unteren Ebene.

Die Berechnung der Datumswerte von Bucketplänen ist hier beschrieben.

Layouts für das Gantt Chart

Die allgemeinen Möglichkeiten von Layouts, Filtern, Gruppierungen und Formeln stehen in diesem Initiativenmenü ebenso zur Verfügung.

Zusätzlich gibt es gibt es im Dialog Layout die Detailreiter Gantt, Balken und Balken Farben zur Anpassung des Gantt Charts.

Figure 90. Tab Gantt im Layout

Im Detailreiter Gantt des Dialogs Layout findet man die Funktionen zur Steuerung der Gantt-Ansicht:

Gantt anzeigen

Mit dieser Option kann das Gantt Chart ausgeblendet bzw. eingeblendet werden.

Zeitskala

In dieser Drop-Down-Auswahl wählt man aus, ob die Zeitskala des Gantt Chart in Tag und Woche, Tag und Monat, Woche und Monat, Jahr und Monat oder Jahr eingeteilt wird.

Kritischer Pfad

Das Einschalten dieser Option bewirkt, dass alle Initiativen, deren Gesamtpuffer Null ist, rot umrandet dargestellt werden. Die dazugehörigen Relationen werden ebenfalls rot dargestellt.

Anordnungsbeziehungen

Mit dieser Option kann die Darstellung dieser Verknüpfungen ein- und ausgeblendet werden.

Logische Abhängigkeiten

Mit dieser Option kann die Darstellung der logischen Verknüpfungen ein- und ausgeblendet werden.

Namen

Mit dieser Option können im Gantt die Namen der Initiativen anstatt der Id angezeigt werden.

Wenn Anordnungsbeziehungen und Logische Abhängigkeiten gleichzeitig angezeigt werden, ist keine Bearbeitung der Verknüpfungen im Gantt Chart möglich.

Standardmäßig wird als Balken der Gantt-Ansicht das Startdatum und Enddatum der Initiative angezeigt. Diese zeigen je nach Stand der Initiative entweder das geplante Datum oder das aktuelle Datum an. Im Detailreiter Balken des Dialogs Layout kann man zusätzliche Balken definieren:

Figure 91. Gantt Ansicht mit zusätzlichem Balken Termine

Figure 92. Detailreiter Balken im Layout

Label

Ein frei definierbarer Name, der in der Ansicht dem Balken oder Meilenstein vorangestellt wird.

Start Feld

Definert das Startdatum des Balkens oder Meilensteins.In einer Drop-Down-Auswahl stehen folgende Felder zur Verfügung: Planstartdatum, Frühestes Startdatum, Spätestes Startdatum, UDFs vom Typ Startdatum

Ende Feld

Definert das Enddatum des Balkens oder Meilensteins. In einer Drop-Down-Auswahl stehen folgende Felder zur Verfügung: Planenddatum, Frühestes Enddatum, Spätestes Enddatum, Geschätztes Enddatum, UDFs vom Typ Enddatum

Farbe

Auswahl der Farbe des Balkens oder Meilensteins je nach Browser über ein HTML-Feld oder eine Drop-Down-Auswahl.

Hinzufügen

Erstellt einen zusätzlichen Balken bzw. Meilenstein.

Löschen

Löscht einen zusätzlichen Balken bzw. Meilenstein.

Die zusätzlichen Balken bzw. Meilensteine sind nur zur Anzeige, die Funktionen zur Bearbeitung und Verknüpfung sind nicht verfügbar.

Die Farben der Balken sind den Initiativentypen standardmäßig zugeordnet. Im Detailreiter Balken Farben des Dialogs Layout kann man den einzelnen Initiativentypen und Initiativenelementen eigene Farben zuordnen.

Figure 93. Gantt-Ansicht mit individuell definierten Farben

Figure 94. Detailreiter Balken Farben im Layout

Beim Öffnen des Detailreiters Balken Farben werden alle Initiativentypen mit ihren Standard-Farben in einer Liste angezeigt. Außerdem werden alle verfügbaren Initiativenelemente aufgelistet.

Je nach Browser kann über ein HTML-Feld oder eine Drop-Down-Auswahl den einzelnen Initiativentypen oder Initiativenelementen eine neue Farbe zugeordnet werden.

Initiativenelemente, denen keine Farbe zugeordnet ist, haben die Farbe des dazugehörigen Initiativentypen.

3.2.3. Initiativen Bucket Planung

Der Projektleiter erstellt Anfragen an den Ressourcenplaner, wie viel Arbeitseinheiten (Aufwand) pro Zeitscheibe (z.B. Tage, Wochen, Monate) für eine oder mehrere Initiativen benötigt werden. Der Ressourcenplaner beplant die Anfragen mit Zuordnung geeigneter Ressourcen aus internen Einheiten oder externen Firmen. Anforderung und zugewiesene Mengen können angezeigt und verglichen werden. Eventuell noch zu verteilende Mengen für jede Zeitscheibe werden dem Ressourcenplaner angezeigt.
Für diese periodengenaue Ressourcenplanung stellt saprima^® die Funktionen der Bucket Planung zur Verfügung.

Zur Überprüfung von Anfragestatus und Verplanung der Bucket Planung werden die standardmäßig in saprima^® enthaltenen Regeln Bucket Status Request und Bucket Scheduling eingesetzt.

Der Prozess der periodengenauen Planung kann von einem Workflow gesteuert werden.

Durch die Vergabe von Zugriffsrechten können den verschiedenen Anwendern (Projektleiter, Ressourcenplaner) gezielt Schreib- und Leserechte für die unterschiedlichen Daten erteilt werden.
Mit Hilfe von Themen ist es möglich, den verschiedenen Anwendern maßgeschneiderte Layouts und Filter bereitzustellen.

Die Ansicht der Bucket Planung kann vom Administrator durch Anpassen von Parametern in der Konfigurations-Datei beeinflusst werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. saprima.conf).

Allgemeine Erklärung der Oberfläche

Figure 95. Initiativen Bucket Planung

Planwerte, Ist-Werte und Rest-Werte werden getrennt übertragen. Durch Aktivieren von Autocommit (Plan, Actual, Rest) wird bestimmt, dass die entsprechenden Werte in der Ressourcen-Zuteilungstabelle sofort nach Speichern an den Ressourcen-Planer angefragt werden (ohne Button Übertragen (Plan, Actual, Rest)). Wenn Autocommit für eine dieser Kategorien nicht aktiv ist, wird rechts der dazugehörige Button Übertragen (Plan, Actual, Rest) für jede Zeile eingeblendet.Daten, die noch nicht übertragen wurden, sind durch eine rote Ecke edgered

oben links gekennzeichnet.

Speichern

Speichert den erstellten Bucketplan.

Drucken als

Druckt den erstellten Bucketplan.

Autocommit

Die Autocommit Einstellungen sind standardmäßig immer eingeschaltet.

Spalten

Wenn auf dieses Symbol geklickt wird, öffnet sich ein Menü, womit der Benutzer durch Verschieben der Spalten die Möglichkeit besitzt, sich mehrere Spalten in der Initiativen Bucket Planung anzeigen zu lassen (wie z.B. den aktuellen Aufwand oder den Restaufwand).

Zeitraum

Hier kann der Zeitraum eingestellt werden, den die Initiativen Bucket Planung abbilden soll.

Zeitleiste

In dieser Leiste werden die eingestellten Zeitscheiben dargestellt. Die übergeordneten Zeitscheiben (z.B. Wochen → Monate) werden darüber angezeigt.

Anwenden

Änderungen in der oberen Menüleiste (z.B. Zeitraum, Zeitscheiben, Spalten) erst durch Klicken auf den Button Anwenden wirksam.

Zeiteinheit

Hier kann die Einheit des Aufwands eingestellt werden.

Navigation

Diese dient dazu, wieder in eine höhere Ebene zurückzukehren. Aber auch als Übersicht, wo genau in der Projektstruktur man sich gerade befindet.

Initiativen

Nach dem Öffnen der Bucket Planung werden dem Benutzer die Initiativen der obersten Hierarchieebene angezeigt, auf die er Zugriff hat. Durch Klick auf eine Initiative gelangt man eine Ebene tiefer in der Hierarchie.

Bedarf

Der Bedarf der initiative wird wie folgt berechnet: Planaufwand der Initiative – Planaufwand der Ressourcenplanungen auf dieser Initive.

Bearbeiten

Eine ausgewählte Initiative wird durch Klick auf diesen Button zum Bearbeiten geöffnet.

Initiativenbereich ausblenden

Wenn die zu bearbeitende Initiative gewählt ist, ist es nützlich, den Initiativenbereich links auszublenden, um die Bildschirmbreite voll für die Ressourcen-Zuteilungstabelle zu nutzen.

Suchen

Hier gibt man die Zeichenfolge ein, die auf den zu suchenden Initiativen vorhanden sein soll. Bei nicht gesetztem Haken wird genau nach der eingegebenen Zeichenfolge gesucht, andernfalls werden alle Initiativen geliefert, die die Zeichenfolge beinhalten. Folgende Felder der Initiative werden bei der Suche herangezogen: Id, WBS-Code, Name, Initiativen-Element und Reporting-Id.

Kommentar

Durch Einblenden des Bereichs Kommentar kann man zu jedem Eintrag in der Ressourcen-Zuteilungstabelle einen Kommentar hinterlegen.

Ressourcen-Zuteilung

Figure 96. Ressourcen-Zuteilung

Ressource

Der Initiative zugewiesene Abstrakte Ressource, RBS oder Ressource. Hier kann der Ressourcen-Planer die jeweils verfügbare Arbeitsleistung verplanen. Die Ressourcenspalte ist als Link dargestellt, der beim Klick auf den Ressourcen-Namen in einem neuen Browser Tab geöffnet wird. Dabei wird zur entsprechenden Ressource mit geöffnetem Detailreiter der Auslastung gesprungen.

Startdatum

Startdatum der Ressourcenplanung.

Summe Geplanter Aufwand

Geplanter Aufwand über den gesamten Zeitraum der Ressourcenplanung. Hier sind die jeweiligen vertikalen und horizontalen Summenberechnungen dargestellt. Eine Gesamtsumme über alle Zeilen und Spalten hinweg ist in der linken oberen Ecke der jeweiligen Gruppe zu finden.

Spalte K

In dieser Spalte wird die Kapazität für die zugewiesenen Ressourcen angezeigt.

Spalte RK

In dieser Spalte wird der Restkapazität für die zugewiesenen Ressourcen angezeigt.

Spalte P

In dieser Spalte wird der Planaufwand für die zugewiesenen Ressourcen eingegeben und angezeigt.

Spalte A

In dieser Spalte wird der aktuelle Aufwand, also die wirklich abgeleisteten Arbeitsstunden eingegeben und angezeigt.

Spalte R

In dieser Spalte wird der Restaufwand für die zugewiesenen Ressourcen eingegeben bzw. errechnet und angezeigt.

Initiativen-Linie

Die punktierte rote Linie zeigt den Zeitraum der gewählten Initiative an.

Suchen

Mit diesem Button wird die Ressourcen-Auswahl geöffnet. Der Projektleiter wählt nun eine abstrakte Ressource oder eine RBS, damit diese dann mit untergeordneten Ressourcen ausgeplant werden kann. Die abstrakte Ressource oder RBS bildet nun eine Gruppe, für welche zunächst der gesamte benötigte Aufwand pro Zeitscheibe erfasst wird.

Zuweisen

Sobald die Anfrage für eine Abstrakte Ressource oder RBS gesendet wurde, wird dieser Button angezeigt. Bei Klick öffnet sich ein Fenster, das die passenden Ressourcen zur Anfrage anzeigt. Hier teilt der Ressourcen-Planer der Anfrage die Ressourcen zu.
Unterhalb einer RBS können auch weitere RBS oder abstrakte Ressourcen verplant werden.

Löschen

Mit diesem Symbol kann die Aufwandsplanung des Mitarbeiters auf diese Initiative entfernt werden. D.h. die gesamten eingetragenen Aufwände werden dann gelöscht.

Aktualisieren

Aktualisiert die Oberfläche.

Planaufwand verteilen

Hier hat man die Möglichkeit den Planaufwand zu verteilen.

Ist-Werte automatisch füllen

Füllt die Ist-Werte automatisch.

Restaufwand verteilen

Hier hat man die Möglichkeit den Restaufwand zu verteilen.

Bucketplan verschieben

Über diese Funktion wird der Bucketplan in einen anderen Zeitraum verschoben. Es werden alle Aufwände und deren Kommentare verschoben.

Ressource tauschen

Hier hat man die Möglichkeit, die Ressource für den ausgewählten Bucketplan auszutauschen.

RBS und abstrakte Ressourcen werden zusätzlich als Root angezeigt, auch wenn sie unterhalb einer RBS zugewiesen wurden, da die Tabelle nur zwei Ebenen hat.

Die Restkapazität (RK) wird wie folgt berechnet: Kapazität der Ressource – Planaufwand der Ressourcenplanungen. Ist der Ressource für eine Zeitscheibe mehr Planaufwand zugewiesen als die Ressource Kapazität hat, ist die Restkapazität (RK) rot dargestellt, sonst ist sie grün dargestellt.

In der Summenzeile ist die Restkapazität wie folgt eingefärbt:
Rot: alle Restkapazitäten der Gruppe sind rot
Gelb: mindestens eine Restkapazität der Gruppe ist rot
Grün: alle Restkapazitäten der Gruppe sind grün

In der Ressourcen-Zuteilungstabelle ist die Anfrage der Zuteilung übersichtlich gegenüberstellt:
Die rote Zeile (Anfragen-Zeile) zeigt immer die vollständige Summe der geplanten Aufwände für die Abteilung, die Rolle oder die Fertigkeit.
Die nächste Zeile gibt an wie viel Restaufwand übrig ist, bzw. noch nicht verplant ist.
Als nächstes kommt die Summen-Zeile, welche die Summe der geplanten Aufwände der Mitarbeiter angibt. Wobei farblich das Verhältnis zur Anfrage dargestellt ist.
Rot: Noch nicht oder nicht vollständig verplant.
Gelb: überplant
Grün: Die Anfrage ist genau abgedeckt.

Einblendbare Summen-Spalten der Ressourcen-Zuteilung

Für die Ressourcen-Zuteilung sind noch weitere Spalten einblendbar, die die Summen der eingetragenen Aufwände darstellen.

Figure 97. Einblendbare Summen-Spalten der Ressourcen-Zuteilung

Ich brauche noch

In dieser Spalte kann man den gesamten Restaufwand, der noch benötigt wird, eintragen. Standardmäßig wird die Summe verbleibender Aufwand (Summe der Restaufwände für alle verplanten Zeitperioden) angezeigt und grün eingefärbt. Wird dieser Wert manuel verändert, ist er orange eingefärbt.

Gesamt Summe Geplanter Aufwand

Die Summe aller geplanten Aufwände der Gruppe (links) und die Differenz von Geplanter Aufwand (Manuell) der Gruppe minus der linke Wert (rechts).

Gesamt Summe Aufwand bei Fertigstellung

Die Summe aller aktuellen Aufwände der Gruppe (links) und die Differenz von Geplanter Aufwand (Manuell) der Gruppe minus der linke Wert (rechts).

Summe Geplanter Aufwand

Geplanter Aufwand über den gesamten Zeitraum der Ressourcenplanung.

Summe Aktueller Aufwand

Aktueller Aufwand über den gesamten Zeitraum der Ressourcenplanung.

Summe Verbleibender Aufwand

Verbleibender Aufwand über den gesamten Zeitraum der Ressourcenplanung.

Einblendbare Datums-Spalten der Ressourcen-Zuteilung

Nach Ausführen des Summarize können in weiteren einblendbaren Spalten verschiedene Datumswerte dargestellt werden.

Figure 98. Einblendbare Datums-Spalten der Ressourcen-Zuteilung

Startdatum

Aktuelles Startdatum, wenn es gesetzt ist, sonst der Wert Von.

Enddatum

Frühestes Enddatum, wenn Aktuelles Startdatum gesetzt ist, sonst der Wert Bis.
Wenn Aktuelles Endedatum gesetzt ist, ist dies das Enddatum.

Von

Start der 1. Periode mit Planwerten

Bis

Ende der letzten Periode mit Planwerten

Aktuelles Startdatum

Start der 1. Periode mit Ist-Werten.
Ist der Buckteplan eine Gruppe (Anfrage) und sind dieser Gruppe Ressourcen (Annahmen) zugeteilt, wird das kleinste Aktuelle Startdatum aller Annahmen auf die Gruppe gesetzt, wenn dieses kleiner ist als das Aktuelle Startdatum der Gruppe.

Aktuelles Endedatum

Ende der letzten Periode mit Ist-Werten

Frühestes Startdatum

Start der 1. Periode mit Rest-Werten, wenn Aktuelles Startdatum gesetzt ist, sonst der Wert Von.
Wenn Aktuelles Endedatum gesetzt ist, ist Frühestes Startdatum Null.

Frühestes Enddatum

Ende der letzten Periode mit Rest-Werten, wenn Aktuelles Startdatum gesetzt ist, sonst der Wert Bis.
Wenn Aktuelles Endedatum gesetzt ist, ist Frühestes Enddatum Null.

Planaufwand verteilen

Die Funktion Planaufwand verteilen ist für die Planungsphase vorgesehen. Wenn für eine Ressourcenplanung bereits Ist-Werte vorhanden sind, sollten die Planwerte nicht mehr verändert werden und nur die Rest-Werte neu verteilt werden.
Wird Planaufwand verteilen für einen Zeitraum angewendet, in dem bereits Ist-Werte (A) vorhanden sind, werden die Ist-Werte nicht verändert.

Figure 99. Planaufwand verteilen

Gewählte Ressource

Einer gewählten Ressource kann der angefragte Aufwand auch durch die Funktion Planaufwand verteilen automatisch zugewiesen werden.

Planaufwand verteilen

Nach Betätigen dieses Buttons öffnet sich der Dialog zur automatischen Erstellung von Ressourcenplanungen.

Manuell eingetragene Aufwände

Diese werden von der Funktion Planaufwand verteilen überschrieben.

Automatisch errechnete Aufwände

Diese sind kursiv dargestellt, um sie von manuell eingetragenen Aufwänden unterscheiden zu können.

Planwerte können einem Workflow unterliegen, wenn der zugeordneten Initiative der Bucketplan Workflow ibuckets.all zugewiesen wurde (siehe Initiativen verwalten). Daten, die noch nicht übertragen wurden, sind durch eine rote Ecke edgered oben links gekennzeichnet. Planwerte, die bereits übertragen wurden (und einem Workflow unterliegen), sind durch eine orangene Ecke edgeorange oben links gekennzeichnet und nicht mehr bearbeitbar.
Der Standard Bucketplan Workflow ibuckets.all wird in Ressourcen Bucketplan genehmigen genauer beschrieben.

Figure 100. Die Funktionen im Dialog Planaufwand verteilen

von

Ab diesem Zeitpunkt wird der Planaufwand verteilt.

bis

Bis zu diesem Zeitpunkt wird der Planaufwand verteilt.

maximal Restkapazität

bestimmt, dass der Aufwand je nach Funktion verteilt wird, aber maximal die Restkapazität pro Zeitscheibe.

Festen Wert auf jede Periode setzen

Wert

Der eingegebene Wert wird, für den gewählten Zeitraum, auf jede Periode gesetzt.

Verteile Gesamtaufwand über Kurve

Aufwand

Der Gesamtaufwand, der über die ausgewählte Kurve verteilt werden soll.

Der Aufwand ist standardmäßig mit dem errechneten Bedarf vorbelegt.

Profil-Id

Profil, über das der Wert verteilt wird. Wird kein Profil angegeben, so wird der Wert linear verteilt.

Verteile prozentual vom Gesamtaufwand über Kurve

Aufwand

Wieviel Gesamtaufwand für die prozentuale Verteilung verwendet werden soll.

Der Aufwand ist standardmäßig mit dem errechneten Bedarf vorbelegt.

Prozent %

Wieviel Prozent vom angegebenen Gesamtaufwand verteilt werden soll.

Profil-Id

Profil, über das der Wert verteilt wird. Wird kein Profil angegeben, so wird der Wert linear verteilt.

Verteile prozentual von verteilte Anfrage

Prozent %

Für jede Zeitscheibe der Anfrage, wird eine Zeitscheibe für die selektierte Ressource angelegt mit dem prozentualen Wert der Anfrage.

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die selektierte Ressource einer abstrakten Ressource oder einer RBS zugeordnet ist.

Verteile prozentual von verteilter Anfrage (Rest)

Prozent %

Legt fest, wieviel Prozent, des noch nicht verteilten Planaufwandes der Anfrage (Gruppe), auf die Ressource verteilt werden soll.

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die selektierte Ressource einer abstrakten Ressource oder einer RBS zugeordnet ist.

Verteile Aufwand wie bisherige Verteilung

Aufwand

Der eingegebene Aufwand wird wie die bisherige Verteilung verteilt. Dazu wird die bestehende Verteilung, wie eine Kurve (Profil) betrachtet.

Der Aufwand ist standardmäßig mit dem errechneten Bedarf vorbelegt.

Verteile prozentual vom Aufwand wie bisherige Verteilung

Aufwand

Wieviel Gesamtaufwand für die prozentuale Verteilung verwendet werden soll.

Der Aufwand ist standardmäßig mit dem errechneten Bedarf vorbelegt.

Prozent %

Wieviel Prozent vom angegebenen Gesamtaufwand verteilt werden soll.

Die bestehende Verteilung wird für die Neuverteilung wie eine Kurve (Profil) betrachtet.

Buttons

Verteilen

Mit diesem Button wird der Dialog geschlossen und die erstellten Planwerte werden in der Tabelle angezeigt.

Abbruch

Bricht das Einstellen der Planaufwandverteilung ab.

Der Bedarf errechnet sich aus Summe geplanter Aufwand der abstrakten Ressource oder RBS, wenn die gewählte Ressource einer Gruppe zugeordnet ist, ansonsten aus dem Planaufwand der Initiative – Planaufwand der Ressourcezuweisungen. Der Ressourcenkalender wird bei der Berechnung mit einbezogen (Wochenende, Urlaub, usw.).

Rest-Werte erfassen

Figure 101. Rest-Werte erfassen

Autocommit Rest

Rest-Werte werden getrennt übertragen. Dazu gibt es im Menü diesen Button.

Spaltenauswahl

Nach Einblenden der Spalte für Rest-Werte mit diesem Dialog können in der Ressourcen-Zuteilungstabelle auch Rest-Werte in einer eigenen Spalte erfasst werden.

Spalte R

Spalte für Rest-Werte.

Übertragen Rest

wenn Autocommit Rest nicht aktiv ist, ist rechts dieser Button für jede Zeile eingeblendet.

Ich brauche noch

Restaufwand verteilen

Verteilt den Restaufwand (Ich brauche noch) automatisch.

Rest-Werte werden automatisch aus Planwert (P) minus Ist-Wert (A) berechnet, können aber auch manuell verändert oder durch Restaufwand verteilen automatisch verteilt werden.

Rest-Werte können ebenso wie Ist-Werte einem Workflow unterliegen, wenn der zugeordneten Initiative ein Bucketplan Workflow zugewiesen wurde (siehe Initiativen verwalten). Daten, die noch nicht übertragen wurden, sind durch eine rote Ecke edgered oben links gekennzeichnet. Rest-Werte die bereits übertragen wurden (und einem Workflow unterliegen), sind durch eine orangene Ecke edgeorange oben links gekennzeichnet und nicht mehr bearbeitbar. Nur Rest-Werte, die manuell verändert wurden (nicht durch Berechnung) unterliegen dem Workflow.
Der Standard Bucketplan Workflow wird in Zeiterfassung in der Ressourcen Bucket Planung und Ressourcen Bucketplan genehmigen genauer beschrieben.

Rest-Werte können sowohl für echte Ressourcen als auch für abstrakte Ressourcen oder RBS (Gruppen) erfasst werden. Die auf der Ebene echte Ressourcen eingegebenen Rest-Werte werden nicht auf der Ebene der abstrakten Ressourcen oder RBS (Gruppen) aufsummiert.

Figure 102. Die Funktionen im Dialog Restaufwand verteilen

von

Ab diesem Zeitpunkt wird der Restaufwand verteilt.

bis

Bis zu diesem Zeitpunkt wird der Restaufwand verteilt.

Festen Wert auf jede Periode setzen

Wert

Der eingegebene Wert wird, für den gewählten Zeitraum, auf jede Periode gesetzt.

Verteile Restaufwand über Kurve

Rest

Der Gesamtaufwand, der über das ausgewählte Profil (Kurve) verteilt werden soll.

Der Aufwand ist standardmäßig mit dem Wert Ich brauche noch vorbelegt.

Profil-Id

Profil, über das der Restaufwand verteilt wird. Wird kein Profil angegeben, so wird der Restaufwand linear verteilt.

Verteile prozentual vom Restaufwand über Kurve

Rest

Wieviel Gesamtaufwand für die prozentuale Verteilung verwendet werden soll.

Der Aufwand ist standardmäßig mit dem Wert Ich brauche noch vorbelegt.

Prozent %

Wieviel Prozent vom angegebenen Gesamtaufwand verteilt werden soll.

Profil-Id

Profil, über das der Restaufwand verteilt wird. Wird kein Profil angegeben, so wird der Restaufwand linear verteilt.

Verteile prozentual von verteilte Anfrage

Prozent %

Für jede Zeitscheibe der Anfrage, wird eine Zeitscheibe für die selektierte Ressource angelegt, mit dem prozentualen Wert der Anfrage.

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die selektierte Ressource einer abstrakten Ressource oder einer RBS zugeordnet ist.

Verteile prozentual von verteilter Anfrage (Rest)

Prozent %

Legt fest, wieviel Prozent, des noch nicht verteilten Restaufwandes der Anfrage (Gruppe), auf die Ressource verteilt werden soll.

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die selektierte Ressource einer abstrakten Ressource oder einer RBS zugeordnet ist.

Verteile Restaufwand wie bisherige Verteilung

Rest

Der eingegebene Aufwand wird wie die bisherige Verteilung verteilt. Dazu wird die bestehende Verteilung, wie eine Kurve (Profil) betrachtet.

Der Restaufwand ist standardmäßig mit dem Wert Ich brauche noch vorbelegt.

Verteile prozentual vom Restaufwand wie bisherige Verteilung

Rest

Wieviel Gesamtaufwand für die prozentuale Verteilung verwendet werden soll.

Der Restaufwand ist standardmäßig mit dem Wert Ich brauche noch vorbelegt.

Prozent %

Wieviel Prozent vom angegebenen Gesamtaufwand verteilt werden soll.

Die bestehende Verteilung wird für die Neuverteilung wie eine Kurve (Profil) betrachtet.

Buttons

Verteilen

Mit diesem Button wird der Dialog geschlossen und die erstellten Rest-Werte werden in der Tabelle angezeigt.

Abbruch

Bricht das Einstellen der Restaufwandverteilung ab.

Die Funktionen im Dialog Restaufwand verteilen setzen den Restaufwand für Buckets außerhalb des eingestellten Zeitraums nicht zurück. Dafür gibt es im Kontextmenü die Funktionen für Leeren.

Ist-Werte erfassen

Nach Einblenden der Spalte für Ist-Werte im Dialog Spaltenauswahl können in der Ressourcen-Zuteilungstabelle auch Ist-Werte in einer eigenen Spalte erfasst werden.

Die Spalte in der Ressourcen-Zuteilungstabelle und der Button Übertragen Actual sind farblich gekennzeichnet.

Nach Einblenden der Spalte Summe aktueller Aufwand werden alle Ist-Werte für alle verplanten Zeitperioden in dieser Spalte aufsummiert.

Ist-Werte werden getrennt von den Planwerten übertragen. Dazu gibt es im Menü den Button Autocommit Actual oder wenn dieser nicht aktiv ist, ist rechts der Button Übertragen Actual für jede Zeile eingeblendet.

Ist-Werte können einem Workflow unterliegen, wenn der zugeordneten Initiative ein Bucketplan Workflow zugewiesen wurde (siehe Initiativen verwalten). Daten, die noch nicht übertragen wurden, sind durch eine rote Ecke edgered oben links gekennzeichnet. Ist-Werte, die bereits übertragen wurden (und einem Workflow unterliegen), sind durch eine orangene Ecke edgeorange oben links gekennzeichnet und nicht mehr bearbeitbar.
Der Standard Bucketplan Workflow wird in Zeiterfassung in der Ressourcen Bucket Planung und Ressourcen Bucketplan genehmigen genauer beschrieben.

Ist-Werte können sowohl für echte Ressourcen als auch für abstrakte Ressourcen oder RBS (Gruppen) erfasst werden. Die auf der Ebene echte Ressourcen eingegebenen Ist-Werte werden nicht auf der Ebene der abstrakten Ressourcen oder RBS (Gruppen) aufsummiert.

Figure 103. Ist-Werte erfassen

Ist-Werte automatisch füllen

Mit diesem Button können Ist-Werte auch automatisch für die gewählte Ressource aus den Planwerten übernommen werden.

Gewählte Ressource

Gewählte Ressource, für welche Ist-Werte automatisch aus den Planwerten übernommen werden.

Summe aktueller Aufwand

In dieser Spalte werden alle Ist-Werte für alle verplanten Zeitperioden aufsummiert.

Ist-Wert

Zeitscheiben, die bereits mit Ist-Werten belegt sind, werden bei der automatischen Erzeugung von Ist-Werten nicht überschrieben. Automatisch errechnete Aufwände sind kursiv dargestellt, um sie von manuell eingetragenen Aufwänden unterscheiden zu können.

Übertragen Actual

Mit diesem Button werden manuell eingetragene Ist-Werte übertragen.

Zeitraum

Zeitraum für die automatische Übernahme.

Durch den Button Ok wird der Dialog geschlossen und die automatisch erzeugten Ist-Werte werden in der Tabelle angezeigt. Dabei wird automatisch ein Übertragen Actual durchgeführt.

Bucketplan verschieben

Um den gewählten Bucketplan in einen anderen Zeitraum zu verschieben, gibt es eine Funktion, die einen Dialog aufruft, in dem die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden können.
Für diese Funktion gilt die Berechnungslogik der Regel Bucket Move (initiative.bucket.move).

Figure 104. Bucketplan verschieben

Bucketplan verschieben

Hier hat man die Möglichkeit, den gewählten Bucketplan in einen anderen Zeitraum zu verschieben.

Gewählter Bucketplan

Gewählter Bucketplan, der verschoben werden soll.

Periode

Periode, in welche der Bucketplan vor dem Verschieben umgerechnet wird. Mögliche Werte: Tage, Wochen, Monate, Jahre.

Von

Start der ersten Periode, zu der der Bucketplan verschoben werden soll.

Bis

Ende der letzten Periode.

Neuberechnung

Wenn diese Option gesetzt ist, wird der Bucketplan neu berechnet, ansonsten wird 1 zu 1 in der selben Reihenfolge verschoben.

Istdaten entfernen

Wenn diese Option gesetzt ist, werden alle Istdaten inklusive der Kommentare entfernt.

Restwerte nutzen

Wenn diese Option gesetzt ist, werden die Restwerte der einzelnen Buckets als Planwerte verschoben.

Annahmen leeren

Ist die Ressource des ausgewählten Bucketplans eine Gruppe, so werden die Bucketpläne (Annahmen) der Gruppe, wenn vorhanden, mit verschoben.
Über diese Einstellung, kann man definieren, dass die Plan- und Restwerte der Bucketpläne (Annahmen) geleert werden.
Es werden nur Plan- und Restwerte für Perioden geleert, in denen keine Istwerte vorhanden sind.

Verschieben

Durch den Button Verschieben wird der Dialog geschlossen und die Planwerte, Restwerte und Kommentare des gewählten Bucketplans werden in den gewählten Zeitraum verschoben.

Der Administrator kann durch Anpassen von Parametern in der Konfigurations-Datei (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. saprima.conf) und der Zugriffsrechte die Verfügbarkeit und die Ausführung dieser Funktion beeinflussen.
Der angemeldete Benutzer benötigt folgende Rechte:

auf Initiative - Ressourceaufwände
- Ausführen für die Funktion Bucketplan verschieben bzw. Bucketplan verschieben (RBS oder Abstrakte Ressource)
- Bearbeiten für die Felder
  - Bucketplan
  - Aufwand
  - Geplantes Startdatum
  - Planenddatum

Die Einstellung für Periode, Neuberechnung, Istdaten entfernen, Restwerte nutzen und Annahmen leeren kann über die Konfiguration vorbelegt und über die Zugriffsrechte deren Veränderung verhindert werden.
Die Zugriffsrechte auf die Felder des Bucketplans haben dabei keinen Einfluss.

Funktionen im Kontextmenü eines Buckets

Figure 105. Funktionen im Kontextmenü für Ist-Werte

Wählt man einen Wert in der Ressourcen-Zuteilungstabelle und öffnet das Kontextmenü, so stehen weitere Funktionen zur Bearbeitung der Buckets zur Verfügung. Voraussetzung ist, dass der angemeldete Benutzer die Werte bearbeiten darf:

Bis hier leeren: alle eingetragenen Aufwände (Planwerte und Ist-Werte) und alle Kommentare bis zum gewählten Zeitpunkt (einschließlich) für die gewählte Ressource werden gelöscht.
Ab hier leeren: alle eingetragenen Aufwände (Planwerte und Ist-Werte) und alle Kommentare ab dem gewählten Zeitpunkt (einschließlich) für die gewählte Ressource werden gelöscht.
(A) Bis hier leeren: alle eingetragenen Ist-Werte mit den Kommentaren bis zum gewählten Zeitpunkt (einschließlich) für die gewählte Ressource werden gelöscht.
(A) Ab hier leeren: alle eingetragenen Ist-Werte mit den Kommentaren ab dem gewählten Zeitpunkt (einschließlich) für die gewählte Ressource werden gelöscht.
(A) Auffüllen bis <Startdatum>: Schreibt den Wert der gewählten Zelle auf alle vorherigen Zellen bis zum Plan Start der Initiative. Wenn die gewählte Ressource einer abstrakten Ressource oder RBS zugewiesen ist, wird der gewählte Wert bis zum Plan Start der abstrakten Ressource oder RBS geschrieben. Wenn der gewählte Wert leer ist, werden die vorherigen Werte gelöscht.
(A) Auffüllen bis <Enddatum>: Schreibt den Wert der gewählten Zelle auf alle nachfolgenden Zellen bis zum Plan Ende der Initiative. Wenn die gewählte Ressource einer abstrakten Ressource oder RBS zugewiesen ist, wird der gewählte Wert bis zum Plan Start der abstrakten Ressource oder RBS geschrieben. Wenn der gewählte Wert leer ist, werden die nachfolgenden Werte gelöscht.

Figure 106. Funktionen im Kontextmenü eines Buckets für Planwerte

Ist der gewählte Wert ein Planwert, stehen die obengenannten Funktionen für Planwerte zur Verfügung.

Figure 107. Funktionen im Kontextmenü eines Buckets für Rest-Werte

Ist der gewählte Wert ein Rest-Wert, stehen die obengenannten Funktionen für Rest-Werte zur Verfügung.

Übertragene oder genehmigte Plan-, Rest- oder Ist-Werte, die einem Workflow unterliegen, sind für einen Benutzer ohne Approve oder Super Admin Rechte nicht mehr bearbeitbar. Deshalb ist es möglich, über das Kontextmenü für diese Werte eine Korrekturbuchung vorzunehmen, ohne dass der ursprüngliche Wert verloren geht.

Ressource austauschen

Für jeden Bucketplan gibt es rechts die Funktion Ressource austauschen. Dadurch kann für einen Bucketplan die Ressource ausgetauscht werden, so dass die Daten des Bucketplans erhalten bleiben.

Figure 108. Ressource austauschen

Ressource austauschen

Hier hat man die Möglichkeit, die Ressource für den ausgewählten Bucketplan auszutauschen.

Gewählter Bucketplan

Gewählter Bucketplan, dessen Ressource ausgetauscht werden soll.

Gewählte Ziel-Ressource

Gewählte Ressource, welche nun zur Ressource des Bucketplans wird.

Austauschen

Durch den Button Austauschen wird der Dialog geschlossen und die gewählte Ziel-Ressouce wird zur Ressource des gewählten Bucketplans.

Die Ressourcen im Auswahl-Dialog werden unabhängig der konfigurierbaren Filter, anhand folgender Bedingungen, vorgefiltert.

Ressourcetyp

hat Annahmen

auswählbare Ressourcen

RBS

nein

- RBS
- Abstrakte Ressource
- Mitarbeiter

- RBS

Abstrakte Ressource

nein

- Abstrakte Ressource
- RBS
- Mitarbeiter

- Abstrakte Ressource
- RBS

Mitarbeiter

- Mitarbeiter

- wenn Gruppen Ressource keine Abstrakte Ressource

- RBS
- Abstrakte Ressource

Material

- Material

Maschine

- Maschine

Die Ressourcen, die den Bedingungen nicht genügen, werden im Auswahl-Dialog nicht angezeigt, ausgenommen RBS, diese werden angezeigt, sind aber nicht auswählbar.

Der Administrator kann durch das Anpassen der Zugriffsrechte die Verfügbarkeit dieser Funktion beeinflussen.
Der angemeldete Benutzer benötigt folgende Rechte:

auf Initiative - Ressourceaufwände
- bearbeiten für Feld *Ressource-Objekt
- ausführen für Funktion Ressource austauschen bzw. Ressource austauschen (RBS oder Abstrakte Ressource)

Kommentare

Figure 109. Kommentare

Durch Einblenden des Bereichs Kommentar steht ein HTML-Feld mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Wählt man einen Eintrag in der Ressourcen-Zuteilungstabelle, so kann man hier einen Kommentar dazu hinterlegen.

Einträge, zu denen es einen Kommentar gibt, sind durch eine blaue Ecke blau oben rechts gekennzeichnet.

Kommentare werden nicht automatisch gelöscht, wenn der Wert einer Zelle entfernt wird, sondern man muss den Kommentar aus dem HTML-Feld entfernen. Nur über Funktionen im Kontextmenü, wie ab hier leeren werden auch die Kommentare entfernt.

Kommentare die z.B. in der Zeitscheibe Woche hinterlegt werden und in der Zeitscheibe Monat angezeigt werden, werden zusammengefasst im HTML-Feld mit dem jeweiligen Datum angezeigt. Wird ein Kommentar z.B.in der Zeitscheibe Woche hinterlegt und danach in einer Zeitscheibe Monat geändert, wird der Kommentar für alle Wochen im Monat überschrieben.

Das Zugriffsrecht für Kommentare wird gesondert vergeben. So ist es möglich, dass ein Anwender, der keine Werte ändern kann, trotzdem Kommentare eintragen und ändern kann.

Über den Bericht Bucketplan Kommentare kann eine Übersicht über die Kommentare einer ausgewählten Struktur angezeigt werden.

Layout, Filter und Formeln

Die allgemeinen Möglichkeiten von Layouts, Filtern und Formeln stehen in diesem Initiativenmenü ebenso zur Verfügung.

Zusätzlich gibt es gibt es im Dialog Layout den Detailreiter Bucket Spalten.

Layout Menü

Über den Tab Bucket Spalten kann man die Spaltenbreite der Bucketspalten und das Datumsformat für die 1. und 2. Tabellenkopfzeile definieren.

Figure 110. Tab Bucket Spalten im Layout

Bucket Spalten

Detailreiter Bucket Spalten des Dialogs Layout

Zeitscheiben

Zeitscheibe, deren Layout definiert wird.

Breite

Breite der Zeitscheibe im definierten Layout.

1. Zeile

Datumsformat der 1. Zeile.

Beispiel

Zeigt eine Vorschau des eingestellten Formates an.

2. Zeile

Datumsformat der 2. Zeile.

Formate

Ausführliche Beschreibung für die Konfiguration der Datumsformate.

Verwendung von Formeln im Initiativen Bucketplan

In saprima^® ist es möglich, Formeln zu definieren, die mit verschiedenen Spalten Berechnungen ausführen. Die Verwendung von Formeln wird im Bereich Initiativen erklärt.

Figure 111. Aufruf des Formel Menüs im Initiativen Bucketplan

Layout / Filter

In diesem Tab des Initiativen Bucketplan Menüs können Formeln erstellt und bearbeitet werden.

Bucketplan Formeln

Dieser Button öffnet den Formeln-Dialog.

Felder

Auswahl der Felder, die im Initiativen Bucketplan für die Berechnung von Formeln zur Verfügung stehen.

3.2.4. Kanban Board

Im Bereich Kanban Board kann man Vorgänge (Stories) in einer Kanban Ansicht erstellen, verschieben, Aufwände dazu erfassen und löschen.

Die Ansicht des Kanban Baords kann vom Administrator durch Anpassen von Parametern in der Konfigurations-Datei beeinflusst werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. app2001.conf).

Das Kanban Board kann für die Durchführung des Projektes mit der Scrum-Methode folgendermaßen aufgebaut werden:
Ein Scrum Arbeitspaket (Phase) bildet jeweils eine Spalte. Darunter liegen die Scrum Vorgänge, die sich ebenfalls in der Oberfläche Initiativen verwalten unter der entsprechenden Scrum Initiative befinden bzw. erstellt werden. Zudem gibt es die Möglichkeit, direkt im Kanban Board unter dem gewünschten Scrum Arbeitspaket einen Scrum Vorgang anzulegen.

Es können auch weniger oder mehr als 3 Arbeitspakete bzw. Spalten angezeigt und erstellt werden. Die Namen der Arbeitspakete (z.B. Fertig) oder die farbliche Markierung der Vorgänge sind optional und frei einstellbar. Unsere Abbildung zeigt nur einen Vorschlag für ein funktionierendes Kanban Board.

Figure 112. Kanban Board

Projektname

Der Name des Projekts.

Phase

Die Phasen (Arbeitspaket) unter dem Projekt sind in Spalten angeordnet und beinhalten die dazugehörigen Vorgänge als Kacheln.

Vorgang hinzufügen

Hier kann ein neuer Vorgang der Phase hinzugefügt werden.

Vorgang

Zu den Vorgängen werden der Name, die Beschreibung, Start- und Enddatum und der zugewiesene Mitarbeiter bzw. die abstrakte Ressource (Rolle) angezeigt.

Aktualisieren

Aktualisiert das Kanban Board.

Aufgabe bearbeiten

Ein Klick auf einen Vorgang öffnet diesen und zeigt alle definierten Eigenschaften des Vorgangs, um sie zu bearbeiten.
Wenn im Kanban Board ein neuer Vorgang erstellt wird, öffnet sich das gleiche Menü.

Figure 113. Aufgabe bearbeiten

Name

Der Name des Vorgangs.

Beschreibung

Beschreibung des Vorgangs.

Start

Startdatum des Vorgangs.

Gestartet

Schalter regelt, ob der Vorgang bereits gestartet wurde.

Ende

Enddatum des Vorgangs.

Beendet

Schalter regelt, ob der Vorgang bereits beendet wurde.

Geplant / Verbleibend

Hier kann der geplante Aufwand eingetragen werden. Ist ein Vorgang gestartet, ändert sich das Feld Geplant in Verbleibend und der eingetragene Wert wird für Verbleibender Aufwand des Vorgangs gesetzt.
Hat der Vorgang Ressourcenzuweisungen ist hier die Summe des Aufwands der Ressourcenzuweisungen eingetragen.
Ist ein Vorgang beendet, wird für Verbleibender Aufwand des Vorgangs und der Ressourcenzuweisungen der Wert 0 gesetzt.

Status

In diesem Feld kann man einen Wert des UDFs Status zuweisen und wieder entfernen. Wenn das UDF Status den Typ Indikator hat, werden die Vorgänge im Kanban Board entsprechend eingefärbt.

Ressource hinzufügen

Hier kann ein Mitarbeiter oder eine abstrakte Ressource (Rolle) dem Vorgang zugewiesen werden.

Mitarbeiter hinzufügen

Hier kann der abstrakten Ressource (Rolle) ein Mitarbeiter zugewiesen werden.

Mitarbeiter

Vor- und Nachname des zugewiesenen Mitarbeiters.

Geplant / Verbleibend

Hier kann der geplante Aufwand für diese Ressourcenzuweisung eingetragen werden. Ist die Ressourcenzuweisung gestartet, ändert sich das Feld Geplant in Verbleibend und der eingetragene Wert wird für Verbleibender Aufwand der Ressourcenplanung gesetzt.

Verteilung

Mit diesem Symbol gelangt man zur Verteilungstabelle zum Verteilen des Aufwands.

Mitarbeiter tauschen

Hier kann der zugewiesene Mitarbeiter durch einen anderen Mitarbeiter ersetzt werden. Dadurch werden alle eingetragenen Aufwände auf den neuen Mitarbeiter übertragen.

Mitarbeiter entfernen

Hier kann der zugewiesene Mitarbeiter wieder entfernt werden. Dadurch gehen aber alle eingetragenen Aufwände für diesen Mitarbeiter zu diesem Vorgang verloren.

Dokumente / Fotos

Mit dieser Funktion können dem Vorgang Dokumente oder Fotos hinzugefügt werden. Nach Klick auf den Button öffnet sich ein Dialog, in dem Dokumente oder Fotoserien verwaltet werden können.

Kommentare

Hier kann ein Bericht über alle Kommentare zu dem Vorgang aufgerufen und heruntergeladen werden.

Speichern

Speichert die definierten Eigenschaften des Vorgangs und führt wieder zurück zum Kanban Board.

Löschen

Löscht den Vorgang.

Verteilungstabelle

Diese Oberfläche sollte als letzter Schritt der Projekt-und Ressourcenplanung eines Projekts genutzt werden, da hier die Phase der Abarbeitung stattfindet. Dabei ist die Planung abgeschlossen und es wird die geleistete Arbeitszeit im Bucketplan rückgemeldet.

Im Menü Aufgabe bearbeiten des To-Do Boards befindet sich neben dem Verbleibenden Aufwand ein Kalendersymbol, welches ausgewählt wird.
Daraufhin öffnet sich der Bucketplan des Kanban Boards, in dem der Projektleiter seine Ist-Stunden und die seiner Mitarbeiter eintragen kann. Die Rest-Stunden werden dabei bei jedem Eintrag auf 0 gesetzt, außer sie werden manuell geändert. Links wird die Differenz der Planstunden - Ist-Stunden durchgeführt, um die Rest-Stunden zu berechnen.

Generell sollten erst die Ist-Stunden und dann, falls benötigt, die Rest-Stunden eingetragen werden.

Figure 114. Stunden eintragen Beispiel

Erklärung des obigen Beispiels zur genauen Verdeutlichung:

Am Mittwoch war eine Arbeitszeit von 10 Stunden geplant. An diesem Tag wurden jedoch 11 Stunden gearbeitet, womit sich eine Überstunde ergibt. Der Rest beträgt an diesem Tag 0, da die volle geplante Zeit gearbeitet wurde, die Überstunde wird in dieser Spalte ignoriert.
Am Donnerstag waren ebenfalls 10 Arbeitsstunden eingeplant, jedoch wurden an diesem Tag nur 8 Stunden gearbeitet, wodurch sich eigentlich ein Rest von 2 Stunden ergeben würden. Da am Mittwoch jedoch eine Überstunde entstand, wird dies mit den 2 Stunden die am Donnerstag fehlen verrechnet, wodurch bei den Rest-Stunden, die noch gearbeitet werden müssen, eine Stunde verbleibt. Dies wird im Rest des Donnerstags vermerkt.
Am Freitag wird die letzte Stunde, die noch nachzuholen ist, in den Vorgang investiert. Da an diesem Tag aber keine Arbeitszeit für diesen Vorgang eingeplant war, gibt es an diesem Tag auch keine Rest-Stunden.
Letzendlich entsprechen die Ist-Stunden den Plan-Stunden. Bei den Rest-Stunden ist der Wert 1 vermerkt, da der Vorgang eine Stunde hinter dem Projektplan abgeschlossen worden ist.
Nun gibt es 2 Möglichkeiten: Entweder man lässt bei den Rest-Stunden den zusätzlichen Aufwand von einer Arbeitsstunde stehen oder man setzt am Donnerstag die Rest-Stunden auf 0, damit keine Rest-Stunden in der Ansicht verbleiben. Die 1 am Freitag sollte in jedem Fall bestehen bleiben. Wenn eine 1 im Restaufwand von Donnerstag verbleibt, sollte man bedenken, dass das Projekt bereits abgeschlossen ist, nur eben eine Stunde hinter dem ursprünglichen Plan. Wenn eine 0 im Restaufwand eingetragen wird, sollte man nicht vergessen, dass das Projekt eine Stunde hinter dem Plan abgeschlossen wurde. Wir empfehlen letztere Variante. In beiden Fällen ist der Vorgang jedoch eindeutig abgeschlossen, da die Planstunden gleich den Ist-Stunden sind.

Allgemeine Erklärung der Oberfläche:

Figure 115. Verteilungstabelle des Kanban Boards

Kapazität

Der Aufwand, der insgesamt an diesem Tag aufgebracht werden kann/soll.

Rest Kapazität

Der Aufwand, der für diese Aufgabe an diesem Tag noch zur Verfügung steht. Die Rest Kapazität wird wie folgt berechnet: Kapazität der Ressource – Planaufwand der Ressourcenzuweisungen. Ist der Ressource für eine Zeitscheibe mehr Planaufwand zugewiesen als die Ressource Kapazität hat, ist die Rest Kpazität rot dargestellt, sonst ist sie grün dargestellt.

Plan

Der Aufwand, der an diesem Tag für diese Aufgabe geplant war.

Ist

Der Aufwand, der tatsächlich an diesem Tag für die Aufgabe verwendet wurde.

Rest

Der Aufwand, der noch für diese Aufgabe an diesem Tag zu investieren wäre, um genau den Planstunden, also dem Zeitplan, zu entsprechen.

Speichern

Speichert den eingegebenen Aufwand und die Kommentare. Beim Speichern erhält der Bucketplan grundsätzlich den Status Übertragen bzw. Genehmigt Zusätzlich wird beim Speichern der Summarize auf dem Vorgang ausgeführt.

Ressourcenzuweisung abschließen

Restwerte werden auf 0 gesetzt und die Aufgabe wird geschlossen.
Danach wird der Summarize auf dem Vorgang ausgeführt.

Home

Mit diesem Button kann man zurück auf das Kanban Board des Projekts gelangen.

Kommentar

Zu jedem Tag und jedem Feld (bis auf die Kapazitäten) kann ein Kommentar verfasst werden.

Wurde ein Bucketplan erstellt, so ist der Aufwand über das Eingabefeld in der Ansicht des Vorgangs nicht mehr editierbar.

Parent auswählen und erstellen

Wird nach dem Login in der gespeicherten Konfiguration keine Parent Initiative gefunden, öffnet sich ein Dialog und der User kann eins der ihm angebotenen Parent-Projekte auswählen um die darunter liegenden Phasen und Einträge zu laden. Dieser Dialog kann über den Button Parent wählen im Kanban-Menü wieder aufgerufen werden und eine neue Parent Initiative gewählt werden.

Im Dialog Parent auswählen sind standardmäßig alle Initiativen mit Initiativenelement Projekt, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat, aufgelistet.

Figure 116. Dialog Parent auswählen

Suchen

Hier gibt man die Zeichenfolge ein, die auf den zu suchenden Initiativen vorhanden sein soll. Folgende Felder der Initiative werden bei der Suche herangezogen: Id, WBS-Code, Name, Initiativen-Element und Reporting-Id.

Neues Projekt erstellen

Über diesen Button kommt man in den Dialog zum Erstellen eines neuen Projektes.

Level

Gibt den Kopfknoten bzw. den Level (Level 1 = 1 Knoten darüber) an, auf dem die verschiedenen Parents liegen.

Id der Projekte.

Name

Namen der Projekte.

Gewähltes Projekt

Durch Klick auf ein Projekt wird dieses ausgewählt und das Kanban Board wird aufgerufen.

Figure 117. Dialog zum Erstellen eines neuen Projektes

Speichern

Ein Klick auf Speichern erstellt das neue Projekt und das Kanban Board wird mit dem neuen Projekt als Parent aufgerufen.

Übergeordneter Knoten

Parent Knoten, unter dem das neue Projekt erstellt wird.

Suchfunktion Übergeordneter Knoten

Öffnet einen Dialog zur Auswahl eines Parent Knotens.

Template

Template (Vorlage), aus dem das neue Projekt erstellt wird.

Suchfunktion Template

Öffnet einen Dialog zur Auswahl eines Templates (Vorlage).

Eindeutige Id des neuen Projektes

Name

Name des neuen Projektes

Bezugsdatum

Bezugsdatum, mit welchem nach dem Erstellen ein Schedule für das neue Projekt ausgeführt wird.

Figure 118. Dialog Übergeordneten Knoten auswählen

Suchen

Initiativen-Liste

Es wird standardmäßig eine Liste mit allen Inititativen angeboten, die eine Initiative mit Initiativenelement Projekt als untergeordnete Inititative zulassen.

Gewählte Initiative

Ein Klick auf die gewünschte Initiative schließt den Auswahl-Dialog und füllt das Eingabefeld Übergeordneter Knoten mit dem Namen der Initiative.

Figure 119. Dialog Template auswählen

Suchen

Initiativen-Liste

Es wird standardmäßig eine Liste mit allen Inititativen angeboten, die vom Initiativenelement Projekt sind und eine Initiative mit Initiativenelement Arbeitspaket als untergeordnete Inititative zulassen.

Gewähltes Template

Ein Klick auf das gewünschte Template schließt den Auswahl-Dialog und füllt das Eingabefeld mit dem Namen des Templates.

Mitarbeiter und Rollen

Im Auswahl-Dialog für Mitarbeiter oder Rollen kann man aus den verfügbaren internen und externen Mitarbeitern oder in einem eigenen Reiter aus den verfügbaren Rollen (abstrakte Ressourcen) auswählen und zuweisen.

Figure 120. Auswahl-Dialog für Mitarbeiter oder Rollen

Suchen

Hier gibt man die Zeichenfolge ein, die auf den zu suchenden Mitarbeitern bzw. Rollen vorhanden sein soll.

Mitarbeiter erstellen

Über diesen Button kommt man in den Dialog zum Erstellen eines neuen Mitarbeiters.

Gewählter Mitarbeiter

Die verfügbaren Mitarbeiter werden mit Vor- und Nachnamen in Kacheln dargstellt. Falls vorhanden, werden das Bild, die E-Mail-Adresse und die Festnetznummer mit angezeigt.
Ein Klick auf den gewünschten Mitarbeiter bzw. die gewünschte Rolle schließt den Auswahl-Dialog und füllt das Eingabefeld Mitarbeiter bzw. Rolle mit Vor- und Nachname des Mitarbeiters bzw. mit dem Namen der Rolle.

Figure 121. Dialog zum Erstellen eines neuen Mitarbeiters

Speichern

Ein Klick auf Speichern erstellt die neue Ressource und zeigt wieder den Vorgang mit der neuen Ressource als Mitarbeiter bzw. Rolle.

Übergeordneter Knoten

Parent Knoten, unter dem die neue Ressource erstellt wird.

Suchfunktion Übergeordneter Knoten

Öffnet einen Dialog zur Auswahl eines Parent Knotens.

Typ

Auswahl zwischen Interner Mitarbeiter oder Externer Mitarbeiter

Eindeutige Id der neuen Ressource

Vorname

Vorname der neuen Ressource

Nachname

Nachname der neuen Ressource

Name

Name der neuen Ressource

Figure 122. Dialog Übergeordneten Knoten auswählen

Filter

Es steht ein Filter zur Verfügung, über welchen die Ressourcenstrukturen nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden können.

Ressourcenbaum

Der Ressourcenbaum wird abgebildet, wobei mit den Pfeiltasten nach oben oder unten in der Hierarchie navigiert werden kann.

Gewählte RBS

Ein Klick auf die gewünschte Ressourcenstruktur schließt den Auswahl-Dialog und füllt das Eingabefeld Übergeordneter Knoten mit dem Namen der gewählten RBS.

Funktion Dokumente / Fotos

Mit dieser Funktion können dem Vorgang Dokumente oder Fotos hinzugefügt und verwaltet werden. Die Dokumente oder Fotoserien werden als Kachelansicht angezeigt. Die Dokumente oder Fotoserien werden im Tab Dokumente des gewählten Vorgangs in saprima gespeichert. Jedes weitere Dokument oder Fotoserie ist ein weiteres Dokument. In der Kachel einer Serie wird die neueste Version des Dokuments oder Fotos angezeigt.
Wird ein Dokumente oder Fotoserie ausgewählt, werden alle Versionen des Dokuments oder Fotos in einem weiteren Fenster angezeigt. Hier kann ein weiteres Foto als neue Version gemacht oder hochgeladen werden bzw. eine neue Version eines Dokumentes hochgeladen werden.
Die Dokumente oder Fotos der Serie werden ebenfalls als Kachelansicht angezeigt.

Figure 123. Funktion Dokumente / Fotos

Zurück

Mit diesem Pfeil kommt man zurück zur Bearbeitung des Vorgangs.

Dokument oder Foto hochladen

Mit diesem Button kann man Dokumente oder Fotos hochladen.

Fotoserien

Die geladenen Dokumente oder Fotoserien werden als Kacheln angezeigt. Alle Kacheln besitzen ein Icon zu ihrer jeweiligen Endung, Fotos werden angezeigt.

Herunterladen

Lädt die aktuelle Version des gewählten Dokuments oder der Fotoserie auf den lokalen Datenträger.

Löschen

Löscht das Dokument oder die Fotoserie.

Konfiguration

Figure 124. Konfiguration

Navigation

Über die Navigation gelangt man wieder zurück zum Kanban Board.

Speichern

Speichert die vorgenommenen Änderungen.

Datumsformat

Das Format, in dem das Datum angezeigt werden soll.

Datumsformat (lang)

Das Format, in dem das Datum in langer Schreibweise (mit Uhrzeit) angezeigt werden soll.

Zahlenformat

Das Format, in dem die Zahlen angezeigt werden sollen.

Einheit

Die Einheit, in der der Aufwand bzw. die Dauer gemessen werden soll.

Symbol

Gibt an, ob die Arbeitsstunde beispielsweise als h abgekürzt oder komplett ausgeschrieben werden soll.

Schriftgröße %

Hier kann man die Schriftgröße ändern.

Farbe Rand

Hier kann man eine Farbe für den linken und rechten Rand der Vorgänge angeben, wenn diese gestartet bzw. beendet sind.

Nur mir zugewiesen?

Dieser Schalter regelt, ob nur die eigenen, zugewiesenen Tasks angezeigt werden oder alle Tasks des Projekts.

Zeitscheiben

Gibt an in welchem Zeitintervall die Stunden in der Verteilungstabelle eingetragen werden.

Zeitscheiben von:

Definiert wie viele Zeitscheiben ab Heute in die Vergangenheit angezeigt werden sollen. Bsp.: -7 Tage, der Zeitstrahl der Verteilungstabelle beginnt vor 7 Tagen.

Zeitscheiben bis:

Definiert wie viele Zeitscheiben ab Heute in die Zukunft angezeigt werden sollen. Bsp.: 7 Tage, der Zeitstrahl der Verteilungstabelle endet in 7 Tagen.

Spaltenbreite

Hier kann die Spaltenbreite für die Verteilungstabelle angepasst werden.

Kapazität

Schalter gibt an, ob die Zeile Kapazität in der Verteilungstabelle angezeigt werden soll.

Rest Kapazität

Schalter gibt an, ob die Zeile Rest Kapazität in der Verteilungstabelle angezeigt werden soll.

Plan

Schalter gibt an, ob die Zeile Plan in der Verteilungstabelle angezeigt werden soll.

Ist

Schalter gibt an, ob die Zeile Ist in der Verteilungstabelle angezeigt werden soll.

Rest

Schalter gibt an, ob die Zeile Rest in der Verteilungstabelle angezeigt werden soll.

Hilfe-Dialoge

Für die Konfiguration der Formate steht eine ausführliche Beschreibung zur Verfügung.

Konfiguration veröffentlichen

Eine erstellte Konfiguration kann für ausgewählte Benutzer veröffentlicht werden.

Figure 125. Konfiguration veröffentlichen

Navigation

Über die Navigation gelangt man wieder zurück zum Kanban Board.

Suchen

Hier gibt man die Zeichenfolge ein, die auf dem zu suchenden Benutzer vorhanden sein soll.

Veröffentlichen

Öffnet einen Dialog um weitere Benutzer auszuwählen, an die die Konfiguration veröffentlichet wird.
Der Button ist nur aktiv, wenn die Konfiguration des angemeldeten Benutzers selbst keine veröffentlichte Konfiguration ist.

Veröffentlichte Konfiguration aktualisieren

Über diesen Button können bereits veröffentlichte Konfigurationen aktualisiert werden. Es werden nur Konfigurationen aktualisiert, die von dieser Konfiguration abstammen.

Die Id des Benutzers, an den die Konfiguration veröffentlicht wurde.

Benutzer

Der Vor- und Nachname des Benutzers, an den die Konfiguration veröffentlicht wurde.

veröffentlicht von

Id oder Vor- und Nachname des Benutzers, der die Konfiguration verööfentlicht hat.

aufheben

Button, um die Veröffentlichung aufzuheben
- Super Admins können alle Veröffentlichungen aufheben
- die anderen Benutzer können nur ihre eigenen Veröffentlichungen aufheben und auch nur dann, wenn sie das Löschen Recht für Benutzerlayouts haben.

Figure 126. Benutzer auswählen

Navigation

Über die Navigation gelangt man wieder zurück zu Konfiguration veröffentlichen.

Suchen

Hier gibt man die Zeichenfolge ein, die auf dem zu suchenden Benutzer vorhanden sein soll.

Übernehmen

Durch Auswahl ein oder mehrerer Benutzer und Bestätigen durch diesen Button, wird die Konfiguration an diese Benutzer veröffentlicht. D.h.:
- Existiert noch keine Konfiguration für den Benutzer, wird eine Kopie der Konfiguration erzeugt - Existiert bereits eine Konfiguration für den Benutzer, wird diese mit der zu veröffentlichenden Konfiguration überschrieben. - Nach der Veröffentlichung wird automatisch zurück zu Konfiguration veröffentlichen gewechselt.

Die Id des Benutzers, an den die Konfiguration veröffentlicht werden soll.

Benutzer

Der Vor- und Nachname des Benutzers, an den die Konfiguration veröffentlicht werden soll.

Scrum

In vielen Firmen wird inzwischen eine agile Methode zur Durchführung von Projekten angewandt. Für die Angebotsphase bzw. die Feststellung der Machbarkeit eines Projektes, eignet sich herkömmliche Planung eines Projektes besser. Da dies in verschiedenen Tools passiert, ist die Durchführung von Projekten völlig losgelöst von der Planung der Projekte. In saprima® ist der gesamte Prozess von der Angebotsphase bis zur Durchführung in Scrum möglich: Terminplanung im Gantt, Ressourcenplanung mit abstrakten Ressourcen (Skillebene) und Durchführung des Projektes mit der Scrum Methode.

So befinden sich die Daten von allen Phasen eines Projektes in einer Datenbank, um was ursprünglich für das Projekt geplant war, auch in der Projektausführung noch zur Kontrolle im Blick zu haben.

Prozess: Herkömmlichen Terminplan erstellen
→ Ressourcen auf Skillebene (abstrakten Ressourcen) planen
→ Regel: Projektdauer und Skill Planung in Sprints aufteilen (Anfang Wochentag und Sprintlänge)
→ Planen von Mitarbeitern auf Vorgänge (Stories) mit Planwerten (Kanban Board)
→ Regel: Planwerte verplant auf Vorgänge (Stories) von der Skillplanung abziehen
→ Tägliche Meldung der Restaufwände durch die Projektmitarbeiter (Verteilungstabelle des Kanban Boards)
→ Kontrolle durch Burndown Report

Scrum Regel Projektdauer und Skill Planung auf Sprints aufteilen

Für die Durchführung eines Projektes soll in das Projekt die Scrum Methode abgebildet werden.

Figure 127. Definition der Regel Projektdauer und Skill Planung auf Sprints aufteilen

Figure 128. Einstellung der Parameter für die Regel Projektdauer und Skill Planung auf Sprints aufteilen

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.scrum.split.sprints definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

Basisplan erstellen

Definiert, ob vor der Aufteilung in Sprints ein Basisplan erstellt werden soll.

Einheit der Sprint Dauer

Definiert zusammen mit der Sprint Dauer die Länge der Sprints.

Initiativen Typ für Sprint

Initiativen Element der Sprint Initiative

Sprint Dauer

Definiert zusammen mit der Einheit der Sprint Dauer die Länge der Sprints.

Start Tag des Sprintes

Wochentag des Sprint Starts. Montag = 1, Dienstag = 2 .. Sonntag = 7

Template für Sprint

Reporting Id der Vorlage aus welcher die Sprints erzeugt werden, hat Vorrang vor Parameter Initiativen Typ für Sprint.

Figure 129. Ausführen der Regel Projektdauer und Skill Planung auf Sprints aufteilen

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für Scrum vorgesehenen Initiativen zugewiesen und ausgeführt. Die Regel wird auf alle Initiativen innerhalb des gewählten Initiativen-Baums angewendet.

Figure 130. Ein Projekt mit Basisplan nach Ausführung der Regel zur Aufteilung in Sprints

Obige Abbildung zeigt ein Projekt mit Basisplan nach Ausführung der Regel zur Aufteilung in Sprints. Das gesamte Projekt wurde in Sprints zu je 4 Wochen aufgeteilt, welche jeweils an einem Montag beginnen. Die Sprints enthalten jeweils die Struktur der im Regel-Parameter angegebenen Vorlage mit den Datumswerten des jeweiligen Sprints.

Planstartdatum, Planenddatum und der geplante Aufwand des Projektes und der verplanten abstrakten Ressourcen (Skillebene) bleiben für den jeweiligen Zeitraum erhalten.

Für die einzelnen Sprints können nun im Kanban Board Vorgänge (Stories) erstellt und mit Mitarbeitern und Planwerten verplant werden.

Scrum Regel Planwerte von der Skillplanung abziehen

Wird auf einem Vorgang (Story) ein Mitarbeiter verplant bzw. verplant er sich selbst, muss der Aufwand dieser Mitarbeiterzuweisung von der abstrakten Ressourcezuweisung (Skillplanung) des Sprints oberhalb des Vorgangs subtrahiert werden. Dies geschieht mit der Regel Planwerte verplant auf Vorgänge von der Skillplanung abziehen.

Figure 131. Definition der Regel Planwerte von der Skillplanung abziehen

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.scrum.pull.planvalues definiert.

Figure 132. Sprint vor der Regelausführung

Figure 133. Sprint nach der Regelausführung

Der Mitarbeiter Scrum_R_Test1 ist über Fertigkeiten mit der abstrakten Ressource Scrum_A_Tester verknüpft und der Mitarbeiter Scrum_R_Dev1 ist mit der abstrakten Ressource Scrum_A_Developer verknüpft. Dadurch sind für die abstrakte Ressource Scrum_A_Tester bereits 20 wd verplant und für die abstrakte Ressource Scrum_A_Developer sind 10 wd verplant.

1. abstrakte Ressource

Für die abstrakte Ressource Scrum_A_Developer sind auf dem Projekt (Sprint) Sprint 1 58,73 Arbeitstage (wd) verplant.

2. abstrakte Ressource

Für die abstrakte Ressource Scrum_A_Tester sind auf dem Projekt (Sprint) Sprint 1 30 Arbeitstage (wd) verplant.

1. Mitarbeiter

Auf den Vorgängen Story B und Story 3 sind jeweils 10 wd für den Mitarbeiter Scrum_R_Test1 verplant.

2. Mitarbeiter

Auf dem Vorgang Story E sind 10 wd für den Mitarbeiter Scrum_R_Dev1 verplant.

1. abstrakte Ressource

Nach Ausführung der Regel hat die abstrakte Ressource Scrum_A_Developer 46,73 wd geplanten Aufwand.

2. abstrakte Ressource

Nach Ausführung der Regel hat die abstrakte Ressource Scrum_A_Tester 10 wd geplanten Aufwand.

abstrakte Ressource auf Vorgang

Die Zuweisung der abstrakten Ressource Scrum_A_Tester auf dem Vorgang Story A ist für die Berechnungen der Regel nicht relevant.

Scrum Regel Kanbankarte färben

Wird ein Vorgang in eine Spalte für "IN BEARBEITUNG" oder "BEENDET" verschoben, werden automatisch die Farbe der Karte und das aktuelle Startdatum und das aktuelle Enddatum entsprechend angepasst. Dazu muss durch den Administrator der Parameter app2001.settings.rules in der Konfigurations-Datei angepasst werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. app2001.conf).

Figure 134. Definition der Regel Kanbankarte färben

Figure 135. Einstellung der Parameter für die Regel Kanbankarte färben

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.scrum.color.card definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

Spalte BEENDET

Id der Phase (Arbeitspaket) für beendete Vorgänge (Stories).

Spalte IN BEARBEITUNG

Id der Phase (Arbeitspaket) Vorgänge (Stories), die in Bearbeitung sind.

Status BEENDET

Id des Wertes des UDFs Status, welcher die Farbe für beendete Vorgänge (Stories) darstellt.

Status IN BEARBEITUNG

Id des Wertes des UDFs Status, welcher die Farbe für Vorgänge (Stories) darstellt, die in Bearbeitung sind.

Figure 136. Ansicht eines Kanbanboards mit gefärbten Kanbankarten

Nun wird den Vorgängen die Regel und das UDF Status zugewiesen. Durch einfaches Verschieben eines Vorganges (Story) in die gewünschte Spalte, werden dann automatisch die Farbe der Karte und das aktuelle Startdatum und das aktuelle Enddatum angepasst:

Wenn ein Vorgang in eine Spalte, die IN BEARBEITUNG bedeutet, verschoben wird, wird auf dem Vorgang das aktuelle Startdatum (heute) gesetzt und das UDF Status auf IN BEARBEITUNG gesetzt.
Wenn ein Vorgang in eine Spalte, die BEENDET bedeutet, verschoben wird, wird auf dem Vorgang das aktuelle Enddatum (heute) gesetzt und das UDF Status auf BEENDET gesetzt.
In allen anderen Fällen, werden keine aktuellen Datumswerte gesetzt und das UDF Status wird nicht verändert.

Burndown Grafik

Zur Überwachung der einzelnen Sprints bei der Scrum-Methode hat sich die Burndown Grafik bewährt. Dabei werden die Plan-Stunden am Anfang des Sprints in einer Grafik dargestellt. Wenn nun jeder Projektmitarbeiter seine Restaufwände auf Stories täglich meldet, kann in einer Grafik (Burndown) die Situation und der Fortschritt des Sprints tagesgenau abgelesen werden. Diese Restaufwände können direkt in der APP Kanban bzw. im Sprint Board erfasst werden.

Figure 137. Burndown Grafik

Im Burndown Report ist eine Ideallinie dargestellt, die einen linearen Verlauf vom Maximalwert der Restaufwände vom ersten Tag des Sprints bis zum letzten Tag auf Wert 0 darstellt. Die Burndownlinie zeigt die tatsächlichen Restaufwände vom ersten Tag des Sprints bis zum aktuellen Datum bzw. letzten Tag des Sprints.

Der Burndown Report kann direkt über die Navigationsleiste des Sprint Boards für den ausgewählten Sprint angezeigt werden.

Um aktuelle Daten zu erhalten, muss ein Job mit der Vorlage Erweiterter Reporting Datenbank Job mit Konfigurationsname scrum angelegt werden, der in definierten Zeitabständen die aktuellen Restaufwände mit Zeitstempel in die Reporting Datenbank schreibt.

Sprint Bewertung

Für den Erfolg eines Projektes ist es wichtig, bereits abgeschlossene Sprints einem Review unter Beteiligung aller Teammitglieder zu unterziehen.
Die Sprint Bewertung im Kanban Board bietet für jedes Teammitglied die Möglichkeit, für den aktuell abzuarbeitenden Sprint Kommentare und Bewertungen abzugeben und auch wieder zu verändern.

In der Sprint Bewertung können vordefinierte oder nicht vordefinierte benutzerdefinierte Felder der verschiedenen Datentypen zugewiesen, verändert oder auch wieder gelöscht werden, wenn sie vom Administrator in der Datei app2001.conf durch Anpassen des Parameters app2001.settings.reviews.customvalues eingetragen wurden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. app2001.conf).

Um benutzerdefinierte Felder in der Sprint Bewertung bearbeiten zu können, muss die Ressource des angemeldeten Benutzers dem jeweiligen Sprint zugewiesen sein.
In der Sprint Bewertung sind für einen Benutzer nur die eigenen Werte der benutzerdefinierten Felder sichtbar. Ein Benutzer mit entsprechenden Rechten (Scrum Master) kann auf die Bewertungen aller Teammitglieder im Detailreiter Berechtigungen des Menüs Initiativen verwalten zugreifen.

Figure 138. Sprint Bewertung

Navigation

Über die Navigation gelangt man wieder zurück zum Sprint Board.

Speichern

Speichert die vorgenommenen Änderungen. Das benutzerdefinierte Feld wird der Ressourcenzuweisung auf dem Sprint zugewiesen oder aktualisiert.

vordefiniertes benutzerdefiniertes Feld

Es wird als Drop-Down-Auswahl angezeigt. Der Benutzer wählt einen Wert aus und klickt auf Speichern.

nicht vordefiniertes benutzerdefiniertes Feld

Hier wird der Wert direkt gemäß dem jeweiligen Datentyp eingetragen und dann gespeichert.

Eine der Bewertungen ist die Teamzufriedenheit. Es muss hierfür in saprima^® vorher ein vordefiniertes benutzerdefiniertes Feld vom Datentyp Zahl erstellt und in der Datei app2001.conf eingetragen werden. Die Teammitglieder wählen hier ihre Bewertung aus und können diese während der Laufzeit des Sprints wieder verändern. Die durchschnittliche Zufriedenheit der Teammitglieder pro Sprint kann in einer Grafik (Bericht Teamzufriedenheit pro Sprint) ausgewertet werden.

Die verschiedenen benutzerdefinierten Felder können in individuellen Berichten ausgewertet werden. Die Einrichtung individueller Berichte kann bei der Implementierung mit Beratung durch die saprima GmbH erfolgen.

Bericht Bucketplan Kommentare

Die Kommentare zu den einzelnen Buckets im Bucketplan können viel über die Durchführung und den Status eines Projektes bzw. Sprints aussagen.

Figure 139. Bericht Bucketplan Kommentare

Die Tabelle des Reports hat folgende Spalten:

Initiative: Id und Name der Initiative
Ressource: Id und Name (Vor- und Nachname oder Name, je nachdem was gesetzt ist) der Ressource
Datum: Erstelldatum des Kommentars
Typ: Typ des Kommentars (Geplant, Ist oder Verbleibend)
Kommentar: Reiner Text des Kommentars

Aufruf des Berichts Bucketplan Kommentare

Figure 140. Aufruf des Bucketplan Kommentare

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Initiativen verwalten. Dafür wird die gewünschte Initiative selektiert, die die auszuwertenden Sprints oder Projekte enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Reports

Nach Auswahl des Reports Bucketplan Kommentare können die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Geplant

Kommentare für Planwerte werden mit ausgewertet.

Ist

Kommentare für Ist-Werte werden mit ausgewertet.

Verbleibend

Kommentare für Rest-Werte werden mit ausgewertet.

Unterstruktur mit ausgeben

Definiert, ob Initiativen unterhalb der ausgewählten Initiative mit ausgewertet werden.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Der Bericht kann auch über den Button Kommentare im Dialog Bearbeiten des Kanban Boards aufgerufen werden. In diesem Fall werden die Einstellungen aus der Konfigurations-Datei gelesen (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. app2001.conf).

Bericht Teamreife (Anteil erfolgreicher Sprints)

Ein Sprint ist erfolgreich beendet, wenn alle Stories keinen verbleibenden Aufwand mehr haben. Der Bericht Teamreife ermittelt, wie viele Sprints bisher erfolgreich beendet wurden.

Figure 141. Bericht Teamreife

Im Bericht Teamreife ist eine Ideallinie dargestellt, die eine Erfolgsquote von 100% darstellt. Die Aktuelle Linie zeigt das Verhältnis erfolgreicher Sprints zur Gesamtzahl der Sprints (alle Initiativen vom gewählten Initiativen Element, deren Enddatum in der Vergangenheit liegt).

Figure 142. Aufruf des Berichts Teamreife

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Initiativen verwalten. Dafür wird die gewünschte Initiative selektiert, die die auszuwertenden Sprints enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Reports

Nach Auswahl des Reports Teamreife können die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden.

Initiativen Element (Sprint)

Angabe des Initiativen Elements für Sprint.

Initiativen Element (Story)

Angabe des Initiativen Elements für Story.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Die Sprints unter der ausgewählten Initiative müssen alle eindeutige Ids besitzen, da die Ergebnisse sonst nicht richtig dargestellt werden.

Um aktuelle Daten zu erhalten, muss ein Job mit der Vorlage Reporting Datenbank Job mit Konfigurationsname standard angelegt werden, der in definierten Zeitabständen die aktuellen Restaufwände in die Reporting Datenbank schreibt.

Berichte Schätzgenauigkeit

Der Erfolg eines Sprints hängt auch davon ab, wie genau das Team den Aufwand der einzelnen Sprints und Storys schätzt. Die Berichte Schätzgenauigkeit (Sprints) und Schätzgenauigkeit (Stories) tragen dazu bei, die Schätzgenauigkeit des Teams zu ermitteln und zu verbessern.

Figure 143. Bericht Schätzgenauigkeit (Sprints)

In den Berichten Schätzgenauigkeit (Sprints) und Schätzgenauigkeit (Stories) ist eine Linie dargestellt, die das Verhältnis von geschätztem (geplantem) Aufwand zu tatsächlichem (aktuellem) Aufwand zeigt. Alle Initiativen vom gewählten Initiativen Element, deren Enddatum in der Vergangenheit liegt, werden einzeln ausgewertet.

Figure 144. Aufruf des Berichts Schätzgenauigkeit (Sprints)

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Initiativen verwalten. Dafür wird die gewünschte Initiative selektiert, die die auszuwertenden Sprints bzw. Stories enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Reports

Nach Auswahl des Reports Schätzgenauigkeit (Sprints) bzw. Schätzgenauigkeit (Stories) können die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden.

Initiativen Element (Sprint)

Angabe des Initiativen Elements für Sprint (nur Schätzgenauigkeit (Sprints)).

Initiativen Element (Story)

Angabe des Initiativen Elements für Story.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Wenn der aktuelle Aufwand einer Story bzw. eines Sprints 0 beträgt, wird für diese Story oder diesen Sprint der Wert 0 ausgegeben.

Die Sprints unter der ausgewählten Initiative müssen alle eindeutige Ids besitzen, da die Ergebnisse sonst nicht richtig dargestellt werden.

Bericht Teamzufriedenheit pro Sprint

Das Kanban Board bietet für jedes Teammitglied die Möglichkeit, für den aktuell abzuarbeitenden Sprint Bewertungen abzugeben. Der Bericht Teamzufriedenheit pro Sprint ermittelt die durchschnittlichen Bewertungen pro Sprint und somit, wie zufrieden das Team mit dem Verlauf der bereits abgeschlossenen Sprints war.

Figure 145. Bericht Teamzufriedenheit pro Sprint

Im Bericht Teamzufriedenheit pro Sprint ist eine Linie dargestellt, die das Verhältnis der Summe aller Bewertungen pro Sprint zur Anzahl der Bewertungen pro Sprint zeigt. Alle Initiativen vom gewählten Initiativen Element für Sprint, deren Enddatum in der Vergangenheit liegt, werden einzeln ausgewertet.

Figure 146. Aufruf des Berichts Teamzufriedenheit pro Sprint

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Initiativen verwalten. Dafür wird die gewünschte Initiative selektiert, die die auszuwertenden Sprints enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Reports

Nach Auswahl des Reports Teamzufriedenheit pro Sprint können die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden.

Initiativen Element (Sprint)

Angabe des Initiativen Elements für Sprint.

UDF

Auswahl des vordefinierten benutzerdefinierten Feldes vom Datentyp Zahl, mit welchem die Teammitglieder ihre Zufriedenheit während des Sprints bewertet haben.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Die Sprints unter der ausgewählten Initiative müssen alle eindeutige Ids besitzen, da die Ergebnisse sonst nicht richtig dargestellt werden.

3.2.5. Teammanagement

Innerhalb des Teammanagement ist es möglich Vorgänge (Tasks) mit Ressourcen (Mitarbeiter) zu verknüpfen und diese in eine chronologische Reihenfolge zu bringen. Hierfür werden die einzelnen Vorgänge in die Zeile des jeweiligen Mitarbeiters und auf den vorgesehenen Platz im Zeitstrahl gezogen. Dabei können über Regeln weitere Funktionen ausgeführt werden. Die Regeln werden in der Konfigurationsdatei (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9 app2004.conf) definiert und müssen den für die Bearbeitung vorgesehenen Initiativen zugewiesen sein.+ Zudem sollten in dieser Oberfläche im Bearbeitungsmenü jedes Vorgangs die Planstunden und der Zeitraum eingegeben werden.

Damit der Projektleiter dem Mitarbeiter Vorgänge in einem Projekt zuweisen kann, muss der Mitarbeiter erst die Berechtigung für dieses Projekt in der Initiativen verwalten Oberfläche bekommen haben.

Das Teammanagement ist zudem mit dem Tab Ressourcenplanung in der Initiativen verwalten Oberfläche verbunden.

Damit die in dieser Oberfläche vorgenommenen Zuweisungen und Stundeneinstellungen in der Initiativen verwalten Oberfläche angezeigt wird, muss die Summarize Funktion, die bei den Generellen Anmerkungen erläutert ist, ausgeführt werden.

Die jeweils zugeteilte Rolle (z.B. Projektmanager oder Ressourcenmanager) wird links am Rand der jeweiligen Zeile abgebildet. Falls für die jeweiligen Ressourcen ein Profilbild hochgeladen oder Kontaktinformationen hinzugefügt werden, so würden diese Daten ebenfalls am linken Rand angezeigt werden.

Figure 147. Teammanagement

Konfiguration und Parent

Hier gibt es die Möglichkeit, die Konfiguration des Teammanagements zu bearbeiten und das Projekt, das angezeigt werden soll, auszuwählen.

Meilenstein-Zeile

In dieser Zeile werden alle Meilensteine angezeigt.

Team-Zeile

Die Team-Zeile beinhaltet alle Mitarbeiter und den Pro-Admin. Jeder dieser Ressourcen bekommt in der Team-Zeile wiederum eine eigene Unterzeile. Somit werden alle Mitarbeiter und Admin Vorgänge auf diese Höhe des Teammanagements gezogen.

Projektmanager-Zuweisung

In dieser Zeile werden alle zugewiesenen Vorgänge für den Projektleiter angezeigt, bzw. können hier durch Drag-and-Drop zugewiesen werden.

Ressourcenmanager-Zuweisung

In dieser Zeile werden alle zugewiesenen Vorgänge für den Ressourcenmanager angezeigt, bzw. können hier durch Drag-and-Drop zugewiesen werden.

Unzugewiesener Vorgang im unteren Task-Bereich

Vorgänge, die sich in diesem Bereich befinden, können den verschiedenen Ressourcen (also den zugehörigen Zeilen) durch Verschieben zugeteilt werden.

Zeitskala

Die Zeitscheiben für die Zeitskala des Teammanagements können in der Konfiguration angepasst werden. Je nachdem wohin ein Vorgang verschoben wird, kann sich das bereits festgelegte Start- und Enddatum nochmals verändern.

Startlinie

Grafischer Start des Projekts.

Abgearbeiteter und zugewiesener Vorgang im oberen Taskbereich

Durch Klicken auf den Vorgang kann dieser bearbeitet werden. Zudem wird der Name des Vorgangs, das Start-und Enddatum, sowie der geplante Aufwand und der noch verbleibende Aufwand für diesen Vorgang angezeigt. Der Vorgang ist hier zeitlich konkret einem bestimmten Mitarbeiter mit einer bestimmten Rolle zugeteilt worden (Konzeption → Mitarbeiter 3).

Angefangener und zugewiesener Vorgang im oberen Taskbereich

Dieser Vorgang wurde größtenteils schon abgearbeitet, jedoch fehlen ihm immer noch 50 investierte Arbeitsstunden. Der Zeitraum des Vorgangs wurde jedoch bereits überschritten (grüne heute-Linie befindet sich dahinter). Dies sollte in der Praxis nicht geschehen! → keine optimale Ressourcenplanung!

Geplanter und zugewiesener Vorgang im oberen Taskbereich

Dieser Vorgang liegt erst in der Zukunft (hinter grüner Line) aber ist noch für den Zeitraum des Projekts eingeplant (vor 2. gelben Linie → Endlinie des Projekts). Die Plan-Stunden entsprechen noch den Rest-Stunden, da die Abarbeitung noch nicht begonnen hat, bzw. die Ist-Stunden noch auf 0 sind.

Meilenstein in der Meilensteinzeile

Konkreter Name und Datum des Meilensteins werden angezeigt.

Meilensteinlinie

Grafischer Zeitpunkt zur Erreichung des Meilensteins.

Tageslinie

Linie für den heutigen Tag.

Task hinzufügen

Button, um neuen Vorgang zu erstellen.

Aktualisieren

Button, um Oberfläche zu aktualisieren.

Manual

Ruft den passenden Abschnitt des Manuals für diese Oberfläche auf.

Endlinie

Grafisches Ende des Projekts.

Konfiguration bearbeiten

Hier können die allgemeinen Einstellungen des Teammanagements konfiguriert werden

Wenn auf das Fragezeichen neben den verschiedenen Einstellungen geklickt wird, öffnet sich ein Fenster mit allen Standardmustern, um das Bearbeiten der Formate zu erleichtern.

Figure 148. Konfiguration bearbeiten

Datumsformat

Hier kann das Format des Datums eingestellt werden (Standardmuster als Hilfe vorhanden). Im derzeitigen Standard Layout ist das Datumsformat dd.MM.yyyy vorhanden.

Zahlenformat

Hier kann das Format der Zahlen eingestellt werden (Standardmuster als Hilfe vorhanden).

Ganzzahlenformat

Hier kann das Format der Ganzzahlen eingestellt werden (Standardmuster als Hilfe vorhanden).

Einheit

Hier kann die Einheit angepasst werden, in der der Aufwand angezeigt wird. Im derzeitigen Standard Layout ist die Aufwandseinheit Arbeitsstunde eingestellt.

Symbol

Hier kann die Art der Anzeige angepasst werden, die die Einheit des Aufwands abbildet (z.B. Symbol = wh (workhours), Name = Arbeitsstunden).

Zeitscheiben

Regelt den Zeitraum, bzw. die Zeitansicht, den das Teammanagement abbildet.

Zeitscheiben von

Definiert wie viele Zeitscheiben ab Projektstart in die Vergangenheit angezeigt werden sollen. Bsp.: -7 Tage, der Zeitstrahl der Verteilungstabelle beginnt 7 Tage vor Projektstart.

Zeitscheiben bis

Definiert wie viele Zeitscheiben ab Projektende in die Zukunft angezeigt werden sollen. Bsp.: 7 Tage, der Zeitstrahl der Verteilungstabelle endet 7 Tage nach Projektende.

Spaltenbreite

Hier kann die Spaltenbreite für die Tabelle angepasst werden.

Schriftgröße

Hier kann die Schriftgröße der Kacheln angepasst werden.

Farbe Projektstart

Zeigt eine Line in der gewünschten Farbe für den Projektstart an.

Farbe Projektende

Zeigt eine Linie in der gewünschten Farbe für das Projektende an.

Farbe heute Linie

Zeigt eine Linie in der gewünschten Farbe für den heutigen Tag an.

Farbe Rand

Hier kann die Farbe für den linken und rechten Rand der Kacheln eingestellt werden, wenn diese gestartet oder beendet sind.

Eine erstellte Konfiguration kann für ausgewählte Benutzer veröffentlicht werden.
Das Veröffentlichen einer Konfiguration wird für Kanban Board beschrieben.

Parent auswählen

In dieser Oberfläche kann das Projekt ausgewählt werden, das im Teammanagement angezeigt werden soll.

Figure 149. Parent auswählen

Level

Der Name des Kopfknoten, auf dem sich das Projekt befindet.

Eindeutiger Name des Projekts.

Name

Name/Beschreibung des Projekts.

Vorgang bearbeiten

Dies ist das Menü für die Bearbeitung eines Vorgangs. Falls ein nicht zugewiesener Vorgang bearbeitet oder ein neuer Vorgang im Teammanagement erstellt werden, wird ein ähnliches Menü aufgerufen.

Figure 150. Vorgang bearbeiten

Zurück

Auf diesen Pfeil klicken um zurück in die Teammanagement Oberfläche zu gelangen.

Die Id des Vorgangs.

Startdatum

Das Startdatum des Vorgangs.

Gestartet

Durch diesen Slider kann der Vorgang gestartet werden. Durch das Eintragen von Ist-Stunden wird dieser Silder automatisch auf Ein gestellt.

Enddatum

Das Enddatum des Vorgangs.

Beendet

Durch diesen Slider kann der Vorgang beendet werden.

Plan

Die Plan-Stunden des Vorgangs.

Ist

Die bereits investierten Ist-Stunden.

Rest

Die noch verbleibenden Rest-Stunden des Vorgangs.

Speichern

Speichert die vorgenommenen Einstellungen und Änderungen.

Löschen

Löscht die Zuweisung des Vorgangs auf die zugewiesene Ressource. Nachdem dieses Symbol gedrückt worden ist, befindet sich der Vorgang im unteren Taskbereich des Teammanagements und muss erst wieder erneut zugewiesen werden. Falls dieses Symbol im Bearbeitungsmenü eines unzugewiesenen Vorgangs oder im Erstellungsmenü eines neuen Vorgangs ausgewählt wird, wird der Vorgang vollständig gelöscht.

3.2.6. Visuelles Management UDF

In saprima^® wird eine visuelle Darstellung der Portfolios, Projekte etc. nicht nur in Reports, sondern in einer frei definierbaren, interaktiven Ansicht im Browser und als mobile APP angeboten.

Damit kann man zum Beispiel folgende Anwendungen visuell in einer interaktiven Ansicht darstellen:

Roadmap-Planung:

Spalten sind Meilensteintermine
Darstellung der Projekte als Kacheln
Durch Verschieben der Kacheln (Projekte) werden automatisch Projekte neu berechnet.
Dadurch werden Ressourceaufwände verschoben und die neue Ressourcensituation sofort angezeigt.

Darstellung der Projekte nach Standort:

Spalten sind die Projektstandorte
Darstellung der Vorgänge als Kacheln
Durch Verschieben der Kacheln, wird automatisch der Standort des Vorgangs neu gesetzt.

Der Aufbau und die Funktionen der Ansicht Visuelles Management UDF können vom Administrator durch Anpassen von Parametern in der Konfigurations-Datei sehr vielfältig und individuell angepasst werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9 uc6000_1.conf).

Figure 151. Ansicht Visuelles Management UDF

Struktur

Im Menüpunkt Struktur stehen die Funktionen Scheduler und Summarize zur Verfügung.

Spaltenüberschrift

Durch die Wahl eines benutzerdefinierten Feldes als Spaltenüberschrift, wird die Oberfläche mit Daten gefüllt.

Drop-Down-Auswahl Spaltenüberschrift

In der Drop-Down-Auswahl Spaltenüberschrift werden alle vordefinierten benutzerdefinierten Felder angeboten, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat und die in der Konfigurations-Datei definiert sind. Sie können vom Datentyp Ganzzahl, Zahl, Text, Startdatum oder Enddatum sein.

Spalten

Rechts vom Initiativen-Baum werden die Werte des gewählten benutzerdefinierten Feldes als Spalten angezeigt. Als Überschrift wird die Id des Wertes verwendet. Die Spalten sind nach dem Wert sortiert.

Vorgang

Die Initiativen vom in der Konfigurationsdatei definierten Initiativenelement (Standard ist Vorgang) werden als Kacheln gemäß dem zugewiesenen Wert des benutzerdefinierten Feldes in den Spalten eingeordnet.

Id der Initiative

Name

Name der Initiative in der angemeldeten Sprache, falls vorhanden

Beschreibung

Beschreibung der Initiative in der angemeldeten Sprache, falls vorhanden

Startdatum

Startdatum der Initiative, aktuelles Startdatum bzw. Planstartdatum

Enddatum

Enddatum der Initiative, aktuelles Enddatum bzw. Planenddatum

Link

Absprung zum Bereich Initiativen verwalten

Durch Drag & Drop können die Initiativen in eine andere Spalte verschoben werden, wodurch ihnen der neue Wert des benutzerdefinierten Feldes zugewiesen wird und über Regeln weitere Funktionen ausgeführt werden können. Die Regeln werden in der Konfigurationsdatei definiert und müssen den für die Bearbeitung vorgesehenen Initiativen zugewiesen sein.

Im Initiativen-Baum können, wie in der Ansicht Initiativen verwalten, alle für Initiativen verfügbare Felder, UDFs (benutzerdefinierte Felder) und Regeln eingeblendet werden. So kann ein individuelles Layout gestaltet und gespeichert und die Ansicht durch geeignete Filter weiter angepasst werden. Im Layout wird auch das gewählte benutzerdefinierte Feld für die Spaltenüberschrift gespeichert.

Im oben dargestellten Beispiel beinhaltet das gewählte benutzerdefinierte Feld vier Datumswerte für bestimmte Termine. Durch das Verschieben in eine andere Spalte wird dem Vorgang der Wert des neuen Termins zugewiesen. Durch die zugewiesene Regel wird das Datum des benutzerdefinierten Feldes als geplantes Startdatum für den Vorgang gesetzt.

Durch die unterschiedlichen Bedeutungen der benutzerdefinierten Felder und die vielfältigen Funktionen von Regeln, können sich in einem Unternehmen mehrere Anwendungsfälle für Visuelles Management UDF ergeben. Deshalb ist es möglich, durch geeignete Anpassungen in den Konfigurations-Dateien mehrere Menüpunkte für Visuelles Management UDF in einer saprima^® - Installation zu generieren. Diese Anpassungen werden auf Wunsch im Rahmen einer Individualisierung Ihrer saprima^® – Version durch die saprima GmbH vorgenommen.

3.2.7. Visuelles Management Zeitstrahl

In saprima^® wird eine visuelle Darstellung der Roadmap-Planung in einer frei definierbaren, interaktiven Ansicht im Browser und als mobile APP angeboten.

Spalten sind Termine im Zeitstrahl (Tage, Wochen, Monate, Quartal, Jahre)
Darstellung der Initiativen (Projekte , Vorgänge ..) als Kacheln
Durch Verschieben der Kacheln (Initiativen) werden die Initiativen automatisch neu berechnet.
Dadurch werden Ressourceaufwände verschoben und die neue Ressourcensituation sofort angezeigt.

Der Aufbau und die Funktionen der Ansicht Visuelles Management Zeitstrahl können vom Administrator durch Anpassen von Parametern in der Konfigurations-Datei sehr vielfältig und individuell angepasst werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9 uc6001_1.conf).

Figure 152. Ansicht Visuelles Management Zeitstrahl

Struktur

Im Menüpunkt Struktur stehen die Funktionen Scheduler und Summarize zur Verfügung.

Zeitraum

Hier kann der Zeitraum eingestellt werden, den Visuelles Management Zeitstrahl abbilden soll.

Zeitscheiben

Für die Zeitscheiben stehen die Werte Tage, Wochen, Monate, Quartal, Jahre zur Verfügung.

Anwenden

Änderungen für Zeitraum und Zeitscheiben erst durch Klicken auf den Button Anwenden wirksam.

Spalten

Rechts vom Initiativen-Baum werden werden die eingestellten Zeitscheiben als Spalten angezeigt.

Vorgang

Die Initiativen vom in der Konfigurationsdatei definierten Initiativenelement (Standard ist Vorgang) werden als Kacheln gemäß dem Startdatum in den Spalten eingeordnet.

Id der Initiative

Name

Name der Initiative in der angemeldeten Sprache, falls vorhanden

Beschreibung

Beschreibung der Initiative in der angemeldeten Sprache, falls vorhanden

Startdatum

Startdatum der Initiative, aktuelles Startdatum bzw. Planstartdatum

Enddatum

Enddatum der Initiative, aktuelles Enddatum bzw. Planenddatum

Link

Absprung zum Bereich Initiativen verwalten

Durch Drag & Drop können die Initiativen in eine andere Spalte verschoben werden, wodurch das Startdatum der neuen Zeitscheibe als Startdatum gesetzt wird und über Regeln weitere Funktionen ausgeführt werden können. Die Regeln werden in der Konfigurationsdatei definiert und müssen den für die Bearbeitung vorgesehenen Initiativen zugewiesen sein.
Wenn keine Regel definiert ist oder der Initiative keine der Regeln zugewiesen ist, wird der saprima^® Scheduler ausgeführt. Als Bezugsdatum wird das Startdatum der Zeitscheibe (Spalte) genutzt.
In der Konfigurationsdatei kann definiert werden, ob eine Initiative, die bereits gestartet ist, verschoben werden kann.

Vorgang bearbeiten

Ein Klick auf einen Vorgang öffnet diesen und zeigt alle definierten Eigenschaften des Vorgangs, um sie zu bearbeiten.

Figure 153. Bearbeiten

Name

Der Name des Vorgangs.

Beschreibung

Beschreibung des Vorgangs.

Start

Startdatum des Vorgangs.

Gestartet

Schalter regelt, ob der Vorgang bereits gestartet wurde.

Ende

Enddatum des Vorgangs.

Beendet

Schalter regelt, ob der Vorgang bereits beendet wurde. Wenn dies in der Konfigurations-Datei definiert ist, werden beim Beenden eines Vorgangs auch dessen Ressourcenplanungen abgeschlossen.

Geplanter Aufwand (wh)

Hier kann der geplante Aufwand eingetragen werden.

Aktueller Aufwand (wh)

Hier kann der aktuelle Aufwand eingetragen werden.

Restaufwand (wh)

Hier kann der Restaufwand eingetragen werden.

Speichern

Speichert die definierten Eigenschaften des Vorgangs und führt wieder zurück zur Ansicht Visuelles Management Zeitstrahl.

Abbrechen

Bricht die Bearbeitung ohne Speichern ab.

Im Initiativen-Baum können, wie in der Ansicht Initiativen verwalten, alle für Initiativen verfügbare Felder, UDFs (benutzerdefinierte Felder) und Regeln eingeblendet werden. So kann ein individuelles Layout gestaltet und gespeichert und die Ansicht durch geeignete Filter weiter angepasst werden. Im Layout werden auch die Einstellungen für Zeitraum und Zeitscheiben gespeichert.

Durch die unterschiedlichen Einstellungen der Zeitscheiben und die vielfältigen Funktionen von Regeln, können sich in einem Unternehmen mehrere Anwendungsfälle für Visuelles Management Zeitstrahl ergeben. Deshalb ist es möglich, durch geeignete Anpassungen in den Konfigurations-Dateien mehrere Menüpunkte für Visuelles Management Zeitstrahl in einer saprima^® - Installation zu generieren. Diese Anpassungen werden auf Wunsch im Rahmen einer Individualisierung Ihrer saprima^® – Version durch die saprima GmbH vorgenommen.

Regel, die nach dem Verschieben der Kachel eine Randbedingung setzt.

Die standardmäßig in saprima® enthaltene Regel, setzt nach dem Verschieben der Kachel das neue Startdatum (Spalte) auf die Randbedingung Startdatum und den Randbedingungstyp standardmäßig auf Sollte Starten am.

Dazu muss durch den Administrator die Regel im Parameter uc6001_1.settings.vm.rules in der Konfigurations-Datei definiert werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. uc6001_1.conf).

Figure 154. Definition der Regel zum Setzen einer Randbedingung

Figure 155. Einstellung der Parameter für die Regel Definition der Regel zum Setzen einer Randbedingung

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.uc6001.set.constraint definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

Randbedingungstyp

Der Randbedingungstyp, der auf die Initiative gesetzt wird,
wenn nichts angegeben wird: SHOULDSTARTAT

Folgende Typen sind erlaubt:

ENDNOTEARLIERTHAN → Endet nach
ENDNOTLATERTHAN → Endet vor
HASTOENDAT → Hat zu enden am
HASTOSTARTAT → Hat zu starten am
SHOULDENDAT → Sollte enden am
SHOULDSTARTAT → Sollte starten am
STARTNOTEARLIERTHAN → Startet nach
STARTNOTLATERTHAN → Startet vor

Figure 156. Initiativen, für die die Regel zum Setzen einer Randbedingung ausgeführt wurde

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für das Setzen einer Randbedingung vorgesehenen Initiativen zugewiesen.
In der Ansicht Visuelles Management Zeitstrahl wird die Regel dann automatisch nach dem Verschieben der Initiative ausgeführt.

3.3.1. Ressourcen verwalten

Einige der folgenden Tabs, die für die Ressource Mitarbeiter beschrieben sind, lassen sich bei saprima^® Pro auch bei Abteilungen finden. Zudem ist es z.B. nun möglich, neue Abteilungen zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen.

Das Erstellen oder Löschen von Benutzern für Ressourcen und die damit verbundene Zuweisung oder Löschung einer kostenpflichtigen Lizenz wird ebenfalls in dieser Oberfläche unter dem Tab Anmeldung vorgenommen.

Um die Ampelfunktion auszuführen, die die Auslastung der Mitarbeiter für die nächsten 14 und 30 Tage angibt, drücken Sie mit Rechtsklick auf einen ausgewählten Mitarbeiter. Gehen Sie dann mit dem Mauszeiger über das Feld Regeln ausführen. Es öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann die Ampelfunktion für 14 oder 30 Tage auswählen können. Um die Ampelfunktion für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auszuführen, wählt man diese Mitarbeiter mit Mehrfachselektion aus und plaziert den Mauszeiger auf die Überschrift der Spalte (Ausl. 30 Tage bzw. Ausl. 14 Tage). Dann öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann wieder Regeln ausführen auswählen können.

Figure 157. Ressourcen verwalten

Speichern

Speichert die aktuelle Oberfläche

Neu

Erstellt einen neuen Mitarbeiter

Löschen

Löscht einen Mitarbeiter - siehe hierzu Mitarbeiter entfernen.

Aktualisieren

Aktualisiert das aktuelle Fenster.

Die Eindeutige ID des Mitarbeiters. Kann als Name oder ID vergeben werden.

Nachname

Der Nachname des Mitarbeiters.

Vorname

Der Vorname des Mitarbeiters.

Auslastung 30 Tage

Ampel zeigt an, ob der Mitarbeiter die nächsten 30 Tage überlastet ist oder nicht.

Auslastung 14 Tage

Ampel zeigt an, ob der Mitarbeiter die nächsten 14 Tage überlastet ist oder nicht.

Mitarbeiter Attribute

siehe unten.

Anmeldung (nur für saprima^® Professional)

In diesem Tab wird die kostenpflichtige Anmeldung eines neuen Benutzers für eine bereits erstellte Ressource vorgenommen. Dabei kann am Schluss der Anmeldung entschieden werden, welche Lizenz (unterschiedliche Preise!) dem Benutzer zugewiesen wird. Nach abgeschlossener Anmeldung kann sich der neue Benutzer nun als diese Ressource in saprima^® einloggen und ist je nach Lizenz einer bestimmten Benutzergruppe mit unterschiedlichen Rechten und Funktionen zugeordnet.

Die Kündigung einer Lizenz und Löschen eines Benutzers einer Ressource findet ebenfalls in diesem Tab statt.

Figure 158. Anmeldung

Loginname

Der Name, mit dem sich der neue Benutzer einloggen werden kann.

Passwort

Das Passwort des neuen Benutzers. SICHER AUFBEWAHREN!

Passwort wiederholen

Das Passwort zur Bestätigung erneut eingeben.

Lizenz

Hier kann die kostenpflichtige Lizenz ausgewählt werden, mit welcher sich der neue Benutzer einloggen wird. Dies entscheidet ebenfalls darüber welcher Benutzergruppe die Ressource zugewiesen wird, also für welche Funktion diese Ressource in saprima^® vorgesehen ist.

Bestätigungsfeld

Wenn Sie hier einen Haken setzen, bestätigen Sie, dass Sie darauf hingewiesen wurden, dass das Zuweisen einer Lizenz mit Kosten verbunden ist.

Erstellen/Speichern

Nach Angabe aller benötigten Informationen und Setzen der benötigten Haken, wird durch Klicken auf dieses Feld für die selektierte Ressource ein neuer Benutzer mit der ausgewählten Lizenz erstellt. Somit ist die Anmeldung nach diesem Vorgang abgeschlossen.

Anmeldung entfernen

Durch Auswahl dieses Feldes wird die Kündigung der Lizenz vollzogen, was eine Entfernung des Benutzers von dieser Ressource zur Folge hat.

Allgemein (Ressourcen)

Figure 159. Allgemein (Ressourcen)

Eindeutige Id des Mitarbeiters. Diese Id kann entweder als Name oder als eindeutige Id (Mitarbeiternr.) gesetzt werden.

Name

Der Name des Mitarbeiters kann hier eingetragen werden.

Beschreibung

Die Beschreibung eines Mitarbeites kann zusätzliche Informationen, welche in Textform vorliegen, beinhalten.

Nicht aktiv

Wenn der Mitarbeiter aus der Firma ausscheidet oder nicht mehr in saprima^® geführt wird, kann er hier deaktiviert werden.

Schutz

Wenn dieser Haken gesetzt ist, ist es nicht möglich diese Ressource (Mitarbeiter) zu löschen.

Gültig von

Das Datum, an dem der Mitarbeiter in das Unternehmen eingetreten ist.

Gültig bis

Das Datum, an dem der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgetreten ist.

Reporting ID

Eine eindeutige ID für die saprima^® Logik

Bild

Hier kann ein Personalbild der Person hochgeladen werden. Dieses wird dann auf der linken Seite des Teammanagements ebenfalls angezeigt.

Erweiterte Attribute (Ressourcen)

Erweiterte Attribute sind benutzerdefinierte Eigenschaften, die einer Ressource beigefügt werden können. Die Bedienung dieser Funktion wird in Kapitel Erweiterte Attribute für Initiativen erklärt.

Einheiten pro Zeit

Figure 160. Einheiten pro Zeit

Gültig von

Anfangsgültigkeit der Arbeitszeit.

Max %

Auslastung der Ressource für die Zeit.

Maximale Einheiten

Einheit die eine Ressource pro Zeit arbeitet.

Pro Zeit

Einheit in der Arbeitszeit gemessen wird.

Neu

Hinzufügen einer neuen Zeitregel.

Löschen

Löschen der ausgewählten Zeitregel.

Um einem Mitarbeiter auf Teilzeit umzustellen, wird eine neue Regel erstellt. Diese wird dann durch Max % auf z.B. 50% gestellt. Das Gültig von Datum muss anschließend auf den jeweiligen Tag gestellt werden, ab dem die Regel gelten soll.

Kosten

Wenn in der Initiativen verwalten Oberfläche Kosten über Summarize berechnet werden sollen, müssen den zugewiesenen Ressourcen Kostensätze zugewiesen sein.

Kostensätze, die bereits in der dafür vorgesehenen Oberfläche erstellt worden sind, nennt man globale Kostensätze. Kostensätze die in der folgenden Oberfläche erstellt werden, bezeichnet man als manuelle Kostensätze. Manuelle Kostensätze gelten nur für den ausgewählten Mitarbeiter und können keiner anderen Ressource zugewiesen werden.

Figure 161. Kosten

Stundenrückmeldung

Kostenermittlung mit Hilfe von Rückmeldedaten

Transaktionen

Kostenermittlung mit Hilfe von Transaktionen

Planwerte

Kostenermittlung mit Hilfe von Planwerten

Kostensatz

Id des zugewiesenen Kostensatzes

Gültig von

Start der Gültigkeitsdauer des zugewiesenen Kostensatzes

Gültig bis

Ende der Gültigkeitsdauer des zugewiesenen Kostensatzes

Kosten

Betrag des zugewiesenen Kostensatzes

pro Aufwand

Aufwand mit Einheit, für welchen die Kosten berechnet werden

Globalen Kostensatz auswählen

Auswahl eines bestehenden globalen Kostensatzes

Manuellen Kostensatz hinzufügen

Hinzufügen eines manuellen Kostensatzes

Löschen

Kostensatz von der gewählten Ressource entfernen

Aktualisieren

Aktualisiert die Oberfläche

Initiativenzuweisungen

Figure 162. Initiativenzuweisungen

Filter von/nach

Datum von und bis wann Initiativen gesucht werden sollen.

Weitere Filter

Mit diesen Filtern können die Initiativen, die in diesem Tab angezeigt werden sollen, eingegrenzt werden. Beispiel: Wenn der Haken bei Mit Aufwand gesetzt wird, werden im Tab nur Initiativen angezeigt, denen der Mitarbeiter zugewiesen ist UND zusätzlich Aufwand auf diese Initiativen besitzt. Bei einem gesetzten Haken bei Geplant werden auch Initiativen angezeigt, auf denen noch keine Ist-Stunden verbucht worden sind. Sind alle Filter wie gewünscht gesetzt, können Sie links mit dem Button Aktualisieren angewendet werden.

Initiativen

Alle gefilterten Initiativen, denen der Mitarbeiter aktuell zugewiesen ist.

Pivot-Chart

Das Pivot-Chart bietet vielfältige Möglichkeiten die Ressourcenauslastung zu filtern, zu gruppieren und zu summieren.

Die Ansicht des Pivot-Charts kann vom Administrator durch Anpassen von Parametern in der Datei saprima.conf beeinflusst werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. saprima.conf).

Figure 163. Pivot-Chart

y-Achse

Auf dieser Achse wird der geplante Aufwand und die Einheit des Aufwands abgebildet.

x-Achse

Auf dieser Achse wird der Zeitraum des Pivot Charts mit den eingestellten Zeitscheiben abgebildet (=Zeitskala).

Aufwandsspalte

Die Spalten im Pivot Chart setzen sich aus den geplanten Aufwänden der jeweiligen Projekte (=Farbabschnitte) zusammen.

Gesamtkapazität

Diese Linie zeigt an, wie viel Aufwand der Mitarbeiter pro Monat bewältigen kann, bzw. für wie viel Aufwand der Mitarbeiter maximal verplant werden sollte. Wird die Gesamtkapazität unterschritten, dann ist der Mitarbeiter nicht vollständig ausgelastet, wird die Linie überschritten, dann ist der Mitarbeiter überlastet.

Legende

Auf der rechten Seite kann die Legende des Pivot Charts eingesehen werden. Hier kann direkt abgelesen werden, welche Farbe welchem Projekt zugeordnet ist.

Auswahl Initiative Struktur

Hier öffnet man den Dialog zur Auswahl der Initiativen, die für die Auswertung berücksichtigt werden. Die ausgewählten Initiativen werden über dem Diagramm angezeigt. So ist es z.B. möglich verschiedene Scenarien zur Auswertung auszuwählen. Standardmäßig werden alle Projekte angezeigt, denen die Ressource zugewiesen ist.

Diagrammoptionen

Öffnet den Dialog Diagrammoptionen, welcher untenstehend näher beschrieben ist. Die Diagrammoptionen sind für saprima^® Professional wie abgebildet eingestellt.

Aktualisieren

Aktualisiert das Pivot Chart.

Maximieren

Das Pivot Chart wird im Vollbildmodus angezeigt.

Drucken als

Hier kann man das Pivot-Chart im PDF- oder PNG- Format ausdrucken.

Balkenform / Pivot Chart Form

Diese Drop-Down-Auswahl erlaubt das Umschalten zwischen den verschiedenen Grafik-Typen: Balken, Balken (gestapelt), Spalten, Spalten (gestapelt), Spalten (gestapelt) %, Fläche und Fläche %. In obiger Ansicht ist der Grafik-Typ Spalten (gestapelt) zu sehen.

Zeitraum

Der angezeigte Zeitraum wird intuitiv nach Wunsch verändert, sowohl durch Scrollen auf den Pfeiltasten als auch präzise durch das Eingeben von Zahlenwerten oder mit Hilfe einer Kalenderfunktion (durch Klicken auf die Kalendersymbole).

Zoom

Skalierung der Zeitachse in Tage, Wochen, Monate, Quartal oder Jahre.

Einheit

Regelt die Einheit, in der der Aufwand gemessen wird.

abstrakte Ressource alle Aufwände

Diese Option legt fest, dass für abstrakte Ressourcen zur Berechnung der Aufwände alle Aufwände der verknüpften Ressourcen berücksichtigt werden, auch wenn sie nicht im Bucketplan bzw. in der Ressourcenplanung verknüpft sind.

Grundintervalle

Wenn diese Option gewählt ist, so wird immer der Aufwand und die Gesamtkapazität für den ganzen Monat angegeben, selbst wenn der eingegebene Zeitraum des Pivot Charts (Punkt 12) beispielsweise erst in der Mitte eines Monats beginnt.

Ressourcen mit auswerten

Wenn diese Option gewählt ist, so werden bei dem Pivot Chart der Abteilung zusätzlich die Aufwände der Mitarbeiter mit ausgegeben.

Die Buttons Auswahl Initiative Struktur und Diagrammoptionen sind durch einen Stern gekennzeichnet, wenn ein Filter aktiviert ist.

Diagrammoptionen

Im Dialog Diagrammoptionen werden die Einstellungen für das Pivot-Chart vorgenommen:

Figure 164. Diagrammoptionen für das Pivot-Chart

Kategorien

Im Bereich Kategorien wählt man die Gruppierung, die auf der horizontalen Achse bei Diagrammtyp = Fläche oder Spalten, bzw. auf der vertikalen Achse bei Diagrammtyp = Balken angezeigt werden soll.
Man kann gleichzeitig nach mehreren Kategorien gruppieren (bspw. nach Projekt und Zeitraum).
Durch die Pfeiltasten lassen sich die einzelnen Einträge nach oben oder nach unten verschieben und somit die Gruppierungsreihenfolge ändern.

Filter

Im Bereich Filter wird für jedes Attribut ein eigener auf und zu klappbarer Unterbereich dargestellt.

Unterbereich Id der Ressource

Jeder dieser Unterbereiche listet alle Werte seines Attributes auf, die man aus- und abwählen kann und somit die jeweiligen Datensätze bei der Berechnung des Diagramms ein- bzw. ausschließen kann.
Wählt man alle Werte eines Attributes ab, filtert das Pivot-Diagramm alle Datensätze heraus und wird dabei leer!

Serie

Die Drop-Down-Auswahl Serie enthält in der Regel die selben Attribute wie die Kategorien. Hier wird die Gruppierung der Datenreihen festgelegt.

Datenwert

Die Drop-Down-Auswahl Datenwert gibt an, aus welchem Attribut die Höhe der Spalten und Flächen bzw. Breite der Balken berechnet wird. Hier werden nur Zahlenattribute angezeigt.

100% Linie

Bei den Diagrammtypen Spalten (gestapelt) % und Fläche % entspricht die 100% Linie dem gesamten Aufwand der jeweiligen Periode oder der ausgewählten Pivot Chart Linie.

Kapazität

Bei den Diagrammtypen Spalten (gestapelt), Spalten (gestapelt) %, Fläche und Fläche % stehen die Gesamtkapazitätslinie und die Pivot Chart Linien zur Verfügung. Sie können durch Setzen des Hakens eingeschaltet werden.
Die Gesamtkapazitätslinie zeigt die Summe der Verfügbarkeiten von allen im Ressourcen-Baum ausgewählten Ressourcen. Da die Kapazitätslinien die jeweils definierte Auslastung einer Ressource in einer Periode darstellen, werden sie automatisch ausgeblendet, wenn die Kategorie Zeitraum nicht ausgewählt wurde.

Zuweisen

Die Änderungen im Dialog werden erst nach einem Klick auf Zuweisen übernommen. Der Dialog bleibt dabei offen, sodass man das Ergebnis gleich überprüfen kann.

Schließen

Dem entsprechend schließt Schließen den Dialog ohne die letzten noch nicht zugewiesenen Änderungen zu übernehmen.

Ist-Aufwand wird durch Pivot-Chart nur bis zum Bezugsdatum (siehe Kapitel Termine und Dauer) der jeweiligen Initiative berücksichtigt. Falls das Bezugsdatum nicht gesetzt ist oder der Ist-Aufwand komplett nach dem Bezugsdatum liegt, werden die Ist-Werte ignoriert.

Layout

Sind ein Layout und der Tab Pivot-Chart ausgewählt, können über den Button Aktualisiere Layout im Layout Menü, die Einstellungen im Layout mit abgespeichert werden.
Die Filtereinstellungen im Dialog Diagrammoptionen werden nicht mit im Layout gespeichert, da diese sprachabhängig sind.
Die Datumswerte für den Zeitraum werden im Layout nicht fest gespeichert. Es wird die Zeitspane ab dem heutigen Datum gespeichert. Somit wandert der Zeitraum jeden Tag um einen Tag.

Auslastung

Figure 165. Auslastung

1	Legende	Hier werden die Bestandteile der Grafik ihren Bedeutungen zugeordnet.
2	Einstellungen	Links unten kann das Diagramm mit verschiedenen Optionen angepasst werden. Zum einen kann eine Initiativstruktur gewählt werden. Dies fungiert als Filter, um so nur die Auslastung der in dieser Option hinzugefügten Initiativen darstellen zu lassen. Die zweite Einstellungsmöglichkeit, nämlich die Diagrammoptionen regelt die Darstellungsweise der Grafikbestandteile, wie z.B. Farben. Daneben ist die Möglichkeit die Grafik zu aktualisieren. Abschließend rechts daneben die Möglichkeit, die Grafik drucken zu lassen.
3	Darstellungsmöglichkeit gesamte Grafik	Hier kann eingestellt werden, ob die ganze Grafik beispielsweise als Säulen oder als Balken dargestellt werden sollen.
4	Betrachtungszeitraum	Der Zeitraum, den die Ressourcenauslastung darstellt. Anfangs- und Endzeitpunkt lassen sich wie immer manuell eingeben.
5	Zeitintervall	Legt die Darstellung bzw. das Zeitintervall der Zeitskala auf der x-Achse fest.
6	Zusatzmenü	Öffnen Sie dieses Menü für weitere Einstellungen.
7	Einheit	Hier kann die Einheit, mit der die Auslastung auf der y-Achse gemessen wird, einstellen.
8	Ressourcen mit auswerten	Wenn dieser Haken gesetzt wird, werden alle Projekte in die Berechnung miteinbezogen, auf die entweder die Abteilung als Ganzes zugewiesen oder auf die ein Mitarbeiter der Abteilung zugewiesen wurde. Wenn der Haken nicht gesetzt wird, wird nur die Auslastung der Abteilung auf der Basis von Projekten, bei denen die ganze Abteilung zugewiesen wurde, angezeigt.
9	abstrakte Ressourcen alle Aufwände	-
10	Grundintervalle	-

Bei der Auslastung gibt es zusätzlich die Möglichkeit, auf die aktuelll geplanten Ressourcenzuweisungen oder die Rückmeldungen zu klicken. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, das die genaue Aufteilung der Auslastung in die verschiedenen Projekte anzeigt. Bewegt man seinen Mauszeiger über eines der Projekte, werden die zugewiesenen Ressourcen angezeigt.

Kontakt

Figure 166. Kontakt

Typ

Art der Kontaktinformation des Mitarbeiters.

Wert

Die eigentliche individuelle Kontaktinformation (z.B. spezifische E-Mail-Adresse).

Neu

Hier kann eine neue Kontaktinformation, wie z.B. eine Festnetznummer hinzugefügt werden.

Löschen

Hier kann eine bestehende Kontaktinformation gelöscht werden.

Berechtigungen (Ressourcen)

Auswahl aufheben

Hebt die Auswahl auf.

Ressource

Die Mitarbeiter, die der Abteilung als Verantwortliche zugewiesen worden sind.

Ressource auswählen

Dieses Symbol auswählen, um einen Mitarbeiter auszuwählen, der der Ressource bzw. der Abteilung zugewiesen werden soll.

Löschen

Entfernt die Zuweisung der Ressource von dieser Ressource.

Aktualisieren

Aktualisiert den Tab.

Rolle

Rolle die der Ressource innerhalb der gewählten Initiative zugewiesen werden kann.

Zugewiesen

Zuweisung der Rolle auf die Ressource.

Im Tab Berechtigungen können Ressourcen auf Abteilungen oder einzelne Ressourcen zugewiesen werden. Im Folgenden wird ein Beispiel geschildert, das zeigt wie normalerweise mit diesem Tab gearbeitet werden sollte, um seine Ressourcen optimal zu verwalten.

In Ressourcen verwalten wählt man üblicherweise eine Abteilung (interne RBS) aus und weist in deren Berechtigungs-Tab beispielsweise den Projektleiter zu. Somit kann dieser Projektleiter die Mitglieder der Abteilung verschiedenen Initiativen in der Initiativen verwalten Oberfläche zuweisen.

In saprima^® können den Usern die in Anpassen → Zugriffsrechte verwalten → Rollen erstellten Rollen frei nach den jeweiligen Erfordernissen zugewiesen werden.
Rollen sind eine Hauptkomponente des Zugriffsrechtekonzeptes von saprima^®.

Adresse

Figure 167. Adresse

Titel

Titel, den der jeweilige Mitarbeiter eventuel besitzt (z.B. Doktortitel).

Vorname

Der Vorname des Mitarbeiters.

Nachname

Der Nachname des Mitarbeiters.

Gebäude

Gebäude, in dem der Mitarbeiter arbeitet.

Mitarbeiternummer

Die Nummer des Mitarbeiters.

Raum

Der Raum, in dem das Büro des Mitarbeiters liegt (z.B. in einem Bürokomplex).

Strasse

Straße, in der der Mitarbeiter wohnt.

Postleitzahl

Postleitzahl des Orts, in dem der Mitarbeiter wohnt.

Stadt

Die Stadt, in der der Mitarbeiter wohnt.

Bearbeiten

Hier kann eine Firmenadresse hinzugefügt werden.

Fertigkeiten

Eine Abstrakte Ressource ist ein Platzhalter für eine Ressource mit bestimmten Eigenschaften. Durch das Zuweisen von abstrakten Ressourcen zu internen oder externen Ressourcen werden für diese Ressource die Art und der Grad ihrer Fertigkeiten definiert.

Figure 168. Detailreiter Fertigkeiten für interne und externe Ressourcen

Eindeutige Id der Abstrakten Ressource.

Grad

Durch Doppelklick in diese Zelle öffnet sich eine Drop-Down-Auswahl. Hier kann aus einer kleinen definierten Menge von Elementen ein Element zugewiesen werden. Diese Elemente sind im Installationsverzeichnis in der Datei bundles/resources_de.properties hinterlegt und können vom Administrator angepasst werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.2. bundles).

Name

Hier kann ein Name für diese Fertigkeit dieses Mitarbeiters eingetragen werden.

Beschreibung

Hier kann eine Beschreibung für diese Fertigkeit dieses Mitarbeiters eingetragen werden.

Suchen

Durch Klicken dieses Buttons wird der Dialog zur Auswahl der Abstrakten Ressource geöffnet. Das Zuweisen einer Abstrakten Ressource kann mit Doppelklick oder dem Button Zuweisen erfolgen.

Löschen

Hier wird die Zuweisung wieder entfernt.

Mitarbeiter

Das Zuweisen von abstrakten Ressourcen zu internen oder externen Ressourcen kann ebenso von der abstrakten Ressource aus erfolgen. Dies geschieht im Detailreiter Mitarbeiter, welcher nur für abstrakte Ressourcen zur Verfügung steht und auch einen schnellen Überblick über die einer abstrakten Ressource zugewiesenen Ressourcen ermöglicht.

Figure 169. Detailreiter Mitarbeiter für abstrakte Ressourcen

Eindeutige Id der internen oder externen Ressource.

Vorname

Vorname der internen oder externen Ressource.

Nachname

Nachname der internen oder externen Ressource.

Grad

Name

Hier kann ein Name für diese Fertigkeit dieses Mitarbeiters eingetragen werden.

Beschreibung

Hier kann eine Beschreibung für diese Fertigkeit dieses Mitarbeiters eingetragen werden.

Suchen

Durch Klicken dieses Buttons wird der Dialog zur Auswahl der internen oder externen Ressource geöffnet. Das Zuweisen einer Ressource kann mit Doppelklick oder dem Button Zuweisen erfolgen.

Löschen

Hier wird die Zuweisung wieder entfernt.

Kopieren und Verschieben von Ressourcen

Ressourcen können innerhalb der Struktur durch Drag & Drop verschoben oder kopiert werden. Ein jeweils grünes bzw. rotes Symbol zeigt, ob das zu verschiebende Element (mit Subelementen) in den Zielknoten verschoben werden darf. Im Text neben dem Symbol wird angegeben, warum gegebenenfalls das Kopieren oder Verschieben nicht möglich ist.

Werden in saprima^® Ressourcen via Drag & Drop verschoben, öffnet sich der Dialog Hiearchie bearbeiten.

Figure 170. Dialog zum Kopieren und Verschieben von Ressourcen

Als nicht-primäre Struktur kopieren

Falls das Zielverzeichnis eine nicht-primäre Struktur ist, kann nur als nicht-primäre Struktur kopiert werden.

Als neue Ressource kopieren

Kopiert die ausgewählte Ressource in den Zielknoten. Die Id der kopierten Ressource wird dabei immer indiziert, da die Id einer Ressource im gesamten Ressourcen-Baum (primär bzw. eine nicht-primäre Struktur) eindeutig sein muss.

Verschieben

Verschiebt die ausgewählte Ressource in den Zielknoten.

Angaben

Hier kann gewählt werden, welche Elemente mit kopiert werden sollen:
Bei gesetztem Haken werden die entsprechenden, jeweils zur ausgewählten Ressource gehörigen Elemente mit kopiert.
Beim Kopieren als nicht-primäre Struktur kann nur gewählt werden, ob der Teilbaum mit kopiert werden soll.

Figure 171. Kopieren, Ausschneiden und Einfügen

Kopieren, Ausschneiden und Einfügen ist auch über das Menü Struktur oder über das Kontextmenü möglich. Die dazugehörigen Dialoge sind analog der Drag & Drop Funktion (siehe oben).

Ob eine Ressource der primären oder einer nicht-primären Struktur angehört, wird in der Spalte Primär in der Tabelle angezeigt.

Spaltenfunktion "Suchen und Ersetzen"

In der Drop-Down-Auswahl einer Spalte des Ressourcen-Baums gibt es die Funktion Suchen und Ersetzen.
Mit dieser Funktion kann in der gewählten Spalte nach einem bestimmten Text gesucht und mit einem anderen Text ersetzt werden. Die Bedienung dieser Funktion wird in Kapitel Spaltenfunktion "Suchen und Ersetzen" erklärt.

Verwendung von Filtern

In saprima^® gibt es in verschiedenen Bereichen die Möglichkeit Filter zu erstellen. Die allgemeinen Funktionen von Filtern und das Tab Tabellenspalten werden im Bereich Initiativen erklärt.

Figure 172. Aufruf des Filter Menüs für Ressourcen

Layout / Filter

In diesem Tab des Ressourcen Menüs können Filter erstellt, bearbeitet und geladen werden.

Filter

Dieser Button öffnet den Filter-Dialog.

Drop-Down-Auswahl Filter

hier kann aus den erstellten Filtern der gewünschte Filter ausgewählt und geladen werden.

Tab Einstellungen

Bei der Vorselektion wählt man die Ressourcen-Zweige, die in diesem Filter angezeigt werden sollen.
Die Optionsfelder steuern, welche Arten von Arbeitsdaten in die Auswertung einbezogen werden sollen.

Figure 173. Detaileinstellungen eines Filters für Ressourcen

Eindeutiger Name des gefilterten Objekts(das Objekt, das dem Benutzer des Filters angezeigt wird)

Name

Name des gefilterten Objekts

Primär

Zeigt an, ob es sich bei dem gefilterten Objekt um eine Primärstruktur handelt.

Ressourcentyp

Zeigt den Ressourcentyp des gefilterten Objekts an.

Suchen

Hier werden die gefilterten Objekte ausgewählt.

Löschen

Das ausgewählte Objekt wird aus dem Filter entfernt.

Interne RBS

Interne RBS werden angezeigt.

Externe RBS

Externe RBS werden angezeigt.

Interner Mitarbeiter

Interne Mitarbeiter werden angezeigt.

Externer Mitarbeiter

Externe Mitarbeiter werden angezeigt.

Maschine

Ressourcen vom Typ Maschine werden angezeigt.

Material

Ressourcen vom Typ Material werden angezeigt.

Abstrakte Ressourcen

Abstrakte Ressourcen werden angezeigt.

Zeige primäre Ressourcen

Auswählen, ob die primäre Ressourcenstruktur angezeigt werden soll (generell zu empfehlen).

Zeige sekundäre Ressourcen

Auswählen, ob die sekundäre Ressourcenstruktur angezeigt werden soll.

Gruppierung anhand Pfad

Ist die Checkbox ausgewählt, wird das Ergebnis des Filters, anhand des Pfades der Ressourcen gruppiert. Standard ist Checkbox ausgewählt.

Ergebnismenge größer als

Hilfe

Eine Hilfestellung erscheint beim Anklicken der zugehörigen Fragezeichen.

Verwendung von Formeln

In saprima^® ist es möglich, Formeln zu definieren, die mit den verschiedenen Spalten des Ressourcen-Baums Berechnungen ausführen. Die Verwendung von Formeln wird im Bereich Initiativen erklärt.

Figure 174. Aufruf des Formel Menüs für Ressourcen

Layout / Filter

In diesem Tab des Ressourcen Menüs können Formeln erstellt und bearbeitet werden.

Formeln

Dieser Button öffnet den Formeln-Dialog.

3.3.2. Ressourcen Bucket Planung

Stundenrückmeldung und Stundenplanung für Projektleiter, Ressourcenmanager und Admin

Die Ressourcen Bucket Planung spielt in der Phase der Ressourcenplanung eine essenzielle Rolle.

Nachdem der Benutzer im Teammanagement die Aufgaben seinen Mitarbeitern zugewiesen, sowie das Datum und die Anzahl der Planstunden der Vorgänge eingestellt hat, erfolgt in dieser Oberfläche die aktive Einplanung der Ressourcen in die jeweiligen Vorgänge.

Begleitend dazu kann die Ressourcen Bucket Planung weiterhin als Übersichtstool genutzt werden, um sich bei jedem Projekt zu jedem Zeitpunkt über den geplanten Aufwand (Planaufwand), den aktuellen Aufwand (Actualaufwand) und den verbleibenden Aufwand (Restaufwand) im Klaren zu sein.

Alle Benutzergruppen haben in der Ressourcen Bucket Planung die Möglichkeit, die Stundenrückmeldung für ihre zugewiesenen Vorgänge und Projekte in den Actual Spalten (A) durchzuführen.

Die Stundeneintragung für die Benutzer mit der Rolle Mitarbeiter erfolgt weiter unten!

Der Projektleiter, der Ressourcenmanager und der Admin tragen ihre eigenen Stunden und die Nachbesserung der Stunden ihrer Mitarbeiter mit der folgenden Oberfläche ein:

Allgemeine Erklärung der Oberfläche

Figure 175. Ressourcen Bucket Planung

Die Autocommit Einstellungen sind standardmäßig immer eingeschaltet. Falls diese Einstellungen beibehalten werden, werden sobald im Ressourcen Bucket Plan Stunden eingegeben werden, diese auch in die anderen Oberflächen übernommen. Die Autocommits sollten nur dann ausgeschaltet werden, wenn man die Stundenverteilung testen oder ein Szenario mit verschiedenen Stundeneinteilungen erstellen will.

Ressource

Die Id der Ressourcen, zwischen denen in der Ressourcen Bucket Planung ausgewählt werden kann.

Ressourcenbearbeitung

Falls bei der jeweiligen Ressource ein Haken gesetzt ist, so wird sie rechts im Ressourcen Bucket Plan angezeigt.

Initiative

Der Name der Initiative, die angezeigt wird.

Startdatum

Das Startdatum der Initiative.

Summe Geplanter Aufwand

In dieser Spalte wird zuerst der Gesamtaufwand jeder Initiative abgebildet. Danach werden die Gesamtaufwände aller zugewiesenen Initiativen addiert, um den gesamten Planaufwand (Spalte P) für die Ressource zu ermitteln.

Summe Aktueller Aufwand

In dieser Spalte wird zuerst der Gesamtaufwand jeder Initiative abgebildet. Danach werden die Gesamtaufwände aller zugewiesenen Initiativen addiert, um den gesamten Ist-Aufwand bzw. aktuellen Aufwand (Spalte A) für die Ressource zu ermitteln.

Summe Verbleibender Aufwand

In dieser Spalte wird zuerst der Gesamtaufwand jeder Initiative abgebildet. Danach werden die Gesamtaufwände aller zugewiesenen Initiativen addiert, um den gesamten restlichen bzw. verbleibenden Aufwand für die Ressource zu ermitteln.

Spalte P

In dieser Spalte wird der Planaufwand für alle Initiativen eingegeben und angezeigt.

Spalte A

In dieser Spalte wird der aktuelle Aufwand, also die wirklich abgeleisteten Arbeitsstunden eingegeben und angezeigt.

Zeitleiste

In dieser Leiste werden die eingestellten Zeitscheiben dargestellt. Die übergeordneten Zeitscheiben (z.B. Wochen → Monate) werden darüber angezeigt.

Rest Kapazität

In dieser Zeile wird die Rest Kapazität der Ressource für die jeweilige Kalenderwoche angezeigt. Die Rest Kapazität gibt an, wie viele Arbeitsstunden für die Ressource in dieser Woche noch verplant werden können. In der Abbildung ist die Anzahl der Rest-Kapazität noch so hoch, da kein Kalender zugewiesen wurde und deshalb davon ausgegangen wird, dass ein Mitarbeiter 7 Tage die Woche, 24 Stunden arbeiten kann.

Löschen

Mit diesem Symbol kann die entsprechende Initiative gelöscht werden bzw. die Zuweisung des Mitarbeiters auf diese Initiative wird entfernt. Die Stundendaten und das Datum zu dieser Initiative werden ebenfalls gelöscht und müssen nach der Zuweisung dieser Initiative im Teammanagement erst wieder neu eingegeben werden. Somit muss eventuell die Abarbeitung ebenfalls nachgeholt werden, sollte die Initiative aus Versehen gelöscht worden sein. Nach dem Löschen der Initiative werden die alten Reststunden zu den neuen Planstunden. Die aktuellen Stunden werden auf 0 gesetzt.

Spalten

Wenn auf dieses Symbol geklickt wird, öffnet sich ein Menü, womit der Benutzer durch Verschieben der Spalten die Möglichkeit besitzt, sich mehrere Spalten in der Ressourcen Bucket Planung anzeigen zu lassen (wie z.B. den aktuellen Aufwand oder den Restaufwand).

Zeitraum

Hier kann der Zeitraum eingestellt werden, denn die Ressourcen Bucket Planung abbilden soll.

Zusatzmenü

In diesem Menü kann die Einheit des Aufwands abgebildet werden. Zusätzlich werden Änderungen in der oberen Menüleiste (z.B. Zeitraum, Zeitscheiben, Spalten) erst durch Klicken auf den Button Anwenden bestätigt.

Suchen

Mit dieser Funktion kann der gewählten Ressource (klicken auf die rote Ressourcenzeile) eine neue Initiative zugewiesen werden.

Aktualisieren

Die Funktion dieses Symbols besteht in der Aktualisierung der Oberfläche.

Planaufwand verteilen

Mit dieser Funktion kann der Planaufwand gleichmäßig oder prozentual in der Ressourcen Bucket Planung verteilt werden.

Ist-Werte automatisch ausfüllen

Mit dieser Funktion werden die Spalten mit dem aktuellen Aufwand mit dem Wert des Planaufwands aufgefüllt. Wenn der Arbeitnehmer jeden Tag genau dem Planaufwand entsprechend gearbeitet hat, kann diese Funktion genutzt werden, damit die Zeiten nicht alle manuell durch den Mitarbeiter eingetragen werden müssen.

Restaufwand verteilen

Mit dieser Funktion kann der Restaufwand gleichmäßig oder prozentual in der Ressourcen Bucket Planung verteilt werden.

Aktive Stundenrückmeldung für den Mitarbeiter mit dem Timesheet Layout

Die folgende Ansicht der Ressourcen Bucket Planung bzw. das Timesheet Layout dieses Moduls erhält nur der Pro-Mitarbeiter. Hier kann er einfach seine Stunden in den Actual-Spalten rückmelden. Auf eine Übernahme der Rest-Stunden muss hier nicht geachtet werden.

Links kann der Mitarbeiter sehen, wie viel Arbeitsstunden er noch in den Vorgang investieren muss (=Summe Verbleibender Aufwand) und wie viel er bereits investiert hat(=Summe Aktueller Aufwand).

Über der Summenzeile befindet sich die Rest-Kapazität, die angibt, wie viel Arbeitsstunden für den Mitarbeiter noch verplant werden können.

In unserem Beispiel besitzt er am Anfang 6 Stunden Rest-Kapazität, da er bereits für 2 Stunden verplant ist. Ab Kalenderwoche 7 im Februar beträgt die Rest-Kapazität 8 Stunden, da er in diesem Monat bisher für keinen Vorgang eingeplant ist.
Bei der Rest-Kapazität ist nur der Planaufwand relevant, es spielt keine Rolle, ob der Mitarbeiter auch wirklich die Arbeitsstunden investiert hat.

Im Timesheet Layout können keine weiteren Ressourcen ausgewählt werden, wodurch sichergestellt wird, dass der Mitarbeiter nur Stunden auf seine eigenen zugewiesenen Vorgänge rückmelden kann.

Figure 176. Stundenrückmeldung

Zeiterfassung in der Ressourcen Bucket Planung

Das Menü Ressourcen Bucket Planung ist ebenfalls sehr gut dafür geeignet, geplante Arbeitsaufwände an zuständige Mitarbeiter zu übermitteln. Diese können dann Status und Aufwände für die geleisteten Arbeiten zurückmelden.

Dazu muss den zugeordneten Initiativen ein Bucketplan Workflow zugewiesen werden (siehe Initiativen verwalten), damit die Ist-Werte und Rest-Werte einem Workflow unterliegen.

Damit dem Rückmelder genau die Daten angeboten werden, die er braucht, sind in saprima^® bereits standardmäßig Zugriffsrechte mit Rolle, Benutzergruppe und Thema mit Filter und Layout vorbereitet.

Der Administrator muss nur folgende Einstellungen vornehmen:

Im Menü Anpassen / Benutzer: Dem Rückmelder die Benutzergruppe Timesheet User und das Thema Timesheet User zuweisen.
Im Menü Ressourcen: Der Ressource des Rückmelders die Rolle Timesheet User zuweisen.
Im Menü Initiativen: Der übergeordneten Initiative im Zuständigkeitsbereich des Rückmelders die Ressource des Rückmelders mit Rolle Timesheet User zuweisen.

Figure 177. Zeiterfassung in der Ressourcen Bucket Planung

Meldet sich der Rückmelder nun an saprima^® an, steht ihm das Menü Ressourcen Bucket Planung mit vordefiniertem Layout und Filter zur Verfügung. Es werden die ihm zugewiesenen Initiativen aufgelistet, mit den Ist-Werten A und Rest-Werten R im definierten Zeitraum. Wenn zu diesen Werten Kommentare hinterlegt wurden, ist dies durch eine blaue Ecke blau oben rechts gekennzeichnet und der Rückmelder hat Zugriff auf die Kommentare.

Werte, die noch nicht übertragen wurden, sind durch eine rote Ecke rot oben links gekennzeichnet.
Werte, die bereits übertragen wurden, sind durch eine orangene Ecke orange oben links gekennzeichnet und nicht mehr bearbeitbar.
Werte, die abgelehnt wurden, sind durch eine gelbe Ecke gelb oben links gekennzeichnet und können nun nachbearbeitet werden.
Werte, die bereits genehmigt sind, sind nicht gekennzeichnet und sind nicht mehr bearbeitbar.

Der Rückmelder kann nun den erbrachten Aufwand erfassen und zur Genehmigung übertragen.
Der Rest-Aufwand zeigt dem Rückmelder an, wieviel Aufwand geplant wurde bzw. wieviel davon noch nicht erbracht wurde.
Der Rückmelder kann die berechneten Rest-Werte verändern (z.B. auf 0 setzen) und zur Genehmigung übertragen. Nur Rest-Werte, die manuell verändert wurden (nicht durch Berechnung) unterliegen dem Workflow.
In der Spalte Ich brauche noch kann der Rückmelder den gesamten Restaufwand, der noch benötigt wird, eintragen. Der Wert Ich brauche noch kann durch die Funktion Restaufwand verteilen automatisch verteilt werden.

Die Funktionen des Kontextmenüs können für Ist-Werte und Rest-Werte angewendet werden.

Der Rückmelder kann eigene Kommentare hinterlegen und bestehende Kommentare verändern.

Der Rückmelder kann auch die Planwerte einblenden, kann diese aber nicht verändern.

Korrekturbuchung

Figure 178. Korrekturbuchung im Kontextmenü

Übertragene oder genehmigte Plan-, Rest- oder Ist-Werte, die einem Workflow unterliegen, sind für einen Benutzer ohne Approve oder Super Admin Rechte nicht mehr editierbar. Deshalb ist es möglich, über das Kontextmenü für diese Werte eine Korrekturbuchung vorzunehmen, ohne dass der ursprüngliche Wert verloren geht.

Die Funktion Korrekturbuchung öffnet einen Dialog, welcher den ursprünglichen Aufwand anzeigt.

Figure 179. Dialog einer Korrekturbuchung

erfasst am

In dieses Feld kann man das Datum der Korrektur eintragen.

ursprünglicher aktueller Aufwand

Dieses feld zeigt den _ursprünglichen aktuellen Aufwand und kann nicht verändert werden.

Korrektur

In dieses Feld wird die Korrektur eingetragen, die auf den ursprünglichen Wert addiert wird. Die Summe aus ursprünglichem Wert und Korrektur kann nicht negativ sein.

Übernehmen

Durch diesen Button wird der Dialog geschlossen und der korrigierte Wert wird im Bucketplan angezeigt.

Löschen

Dieser Button schließt den Dialog und entfernt die Korrektur aus dem Bucketplan, so dass wieder der ursprüngliche Wert angezeigt wird.

Abbruch

Dieser Button schließt den Dialog ohne Änderungen.

Falls bereits eine Korrektur erfasst wurde, wird diese in den Feldern erfasst am und Korrektur angezegt und kann verändert werden.

Figure 180. Ansicht eines korrigierten Wertes

Werte mit einer Korrekturbuchung sind durch eine dunkelrote Ecke unten rechts gekennzeichnet.
Wenn der Mauszeiger auf einen Wert mit Korrekturbuchung bewegt wird, wird die Korrektur mit dem Erfassungsdatum angezeigt.
Die rote Ecke rot oben links zeigt an, dass der Wert verändert wurde und noch gespeichert werden muss.

Initiativen-Zuteilungstabelle

Nach Aktivieren der Option Bearbeiten einer Ressource erscheint auf der rechten Seite die Tabelle mit den eventuell bereits erstellten Ressourcenzuweisungen (Initiativen-Zuteilungstabelle).

Figure 181. Initiativen-Zuteilungstabelle

Suchen

Öffnet die Initiativen-Auswahl.

Überschrift der Ressource

Da mehrere Ressourcen gleichzeitig bearbeitet werden können, ist es nötig durch Klick in die Überschrift der Ressource den Button Suchen zu aktivieren.

Kapazität

Im Dialog Spaltenauswahl kann zur genauen Verplanung der gewählten Ressource die Kapazität eingeblendet werden.

Restkapazität

Im Dialog Spaltenauswahl kann zur genauen Verplanung der gewählten Ressource die Restkapazität eingeblendet werden. Die Restkapazität wird wie folgt berechnet: Kapazität der Ressource – Planaufwand der Ressourcezuweisungen. Ist der Ressource für eine Zeitscheibe mehr Planaufwand zugewiesen, als die Ressource Kapazität hat, ist die Restkapazität rot dargestellt, sonst ist sie grün dargestellt.

Initiative

Die Initiativenspalte ist als Link dargestellt, der beim Klick auf den Initiativen-Namen in einem neuen Browser Tab geöffnet wird. Dabei wird zur entsprechenden Initiative mit geöffnetem Detailfenster der Ressourcenplanung gesprungen.

Gesamtsumme

Gesamtsumme über alle Zeilen und Spalten hinweg.

Summe

Für alle verplanten Zeitperioden einer Initiative wird die Summe angezeigt.

Initiativenzeile

Der Ressourcen-Planer kann die jeweils verfügbare Arbeitsleistung in der Initiativenzeile verplanen.

Übertragen

Übertragen der eingetragenen Werte. Der Button Übertragen Plan wird nicht benötigt, wenn Autocommit Plan eingestellt wurde. Daten, die noch nicht übertragen wurden, sind durch eine rote Ecke edgered oben links gekennzeichnet.

Planaufwand verteilen

Hier hat man die Möglichkeit den Planaufwand zu verteilen.

Ist-Werte automatisch füllen

Füllt die Ist-Werte automatisch.

Restaufwand verteilen

Hier hat man die Möglichkeit den Restaufwand zu verteilen.

Funktionen der Ressourcen Bucket Planung

Ebenso wie die Bucket Planung für Initiativen stellt auch die Ressourcen Bucket Planung vielfältige Funktionen und Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. Diese sind in Bucket Plan ausführlich beschrieben:

Einer selektierten Initiative kann der geplante Aufwand auch durch die Funktion Planaufwand verteilen automatisch zugewiesen werden.

Nach Einblenden der Spalte für Ist-Werte im Dialog Spaltenauswahl können in der Initiativen-Zuteilungstabelle auch Ist-Werte in einer eigenen Spalte erfasst werden (siehe Ist-Werte erfassen).

Nach Einblenden der Spalte für Rest-Werte im Dialog Spaltenauswahl können in der Initiativen-Zuteilungstabelle auch Rest-Werte in einer eigenen Spalte erfasst werden. In der Spalte Ich brauche noch kann man den gesamten Restaufwand, der noch benötigt wird, eintragen. Der Wert Ich brauche noch kann durch die Funktion Restaufwand verteilen automatisch verteilt werden (siehe Restaufwand verteilen).

Um den gewählten Bucketplan in einen anderen Zeitraum zu verschieben), gibt es eine Funktion, die einen Dialog aufruft, in dem die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden können.
Für diese Funktion gilt die Berechnungslogik der Regel Bucket Move (initiative.bucket.move).

Wählt man einen Wert in der Initiativen-Zuteilungstabelle und öffnet das Kontextmenü, so stehen weitere Funktionen zur Bearbeitung der Buckets zur Verfügung. Voraussetzung ist, dass der angemeldete Benutzer die Werte bearbeiten darf (siehe Funktionen im Kontextmenü).

Für jeden Bucketplan gibt es rechts die Funktion Ressource austauschen. Dadurch kann für einen Bucketplan die Ressource ausgetauscht werden, so dass die Daten des Bucketplans erhalten bleiben.

Durch Einblenden des Bereichs Kommentar (siehe Bucket Plan) steht ein HTML-Feld mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Wählt man einen Eintrag in der Initiativen-Zuteilungstabelle, so kann man hier einen Kommentar dazu hinterlegen (siehe Kommentare). Einträge, zu denen es einen Kommentar gibt, sind durch eine blaue Ecke blau oben rechts gekennzeichnet.

Layout, Filter und Formeln

Die allgemeinen Möglichkeiten von Layouts, Filtern und Formeln stehen in diesem Menü ebenso zur Verfügung.

Zusätzlich gibt es gibt es im Dialog Layout den Detailreiter Bucket Spalten.

Layout Menü

In der Ressourcen Bucket Planung ist es möglich, auch die Initiativen-Zuteilungstabelle zu filtern.

Figure 182. Tab Allgemein im Layout Dialog

Eindeutiger Name des Layouts.

Beschreibung

Beschreibung / Name des Layouts.

Global

Einstellung, ob Layout für alle Benutzer sichtbar sein soll.

Standard

Einstellung, ob Layout das Standardlayout für den Benutzer sein soll.

Ressourcen Filter (Benutzer)

Hier wird der Ressourcen Filter für das Layout eingestellt.

Bucketplan Filter (Benutzer)

Hier wird der Bucketplan Filter für das Layout eingestellt.

Bucketplan Filter

Der Dialog Bucketplan Filter ist analog dem Filter-Dialog im Menü Initiativen verwalten aufgebaut.

Für den Tab Tabellenspalten werden als filterbare Spalten alle Spalten aus der Initiativen-Zuteilungstabelle zur Verfügung gestellt, außer die berechneten Spalten.

Figure 183. Tab Tabellenspalten im Bucketplan Filter

Verwendung von Formeln im Ressourcen Bucketplan

In saprima^® ist es möglich, Formeln zu definieren, die mit verschiedenen Spalten Berechnungen ausführen. Die Verwendung von Formeln wird im Bereich Initiativen erklärt.

Figure 184. Aufruf des Formel Menüs im Ressourcen Bucketplan

Layout / Filter

In diesem Tab des Ressourcen Bucketplan Menüs können Formeln erstellt und bearbeitet werden.

Bucketplan Formeln

Dieser Button öffnet den Formeln-Dialog.

Felder

Auswahl der Felder, die im Ressourcen Bucketplan für die Berechnung von Formeln zur Verfügung stehen.

3.3.3. Ressourcen Bucketplan genehmigen

Im Menü Ressourcen Bucketplan genehmigen können die Zeiterfassungen der Projektmitarbeiter (Rückmelder) genehmigt oder abgelehnt werden. Dazu muss den zugeordneten Initiativen ein Bucketplan Workflow zugewiesen werden (siehe Initiativen verwalten Tab Allgemein), damit die Ist-Werte und Rest-Werte einem Workflow unterliegen.

Der Workflow zur Genehmigung von Zeiterfassungen ist wie folgt aufgebaut:

Ein Mitarbeiter (Absender) erstellt Zeiterfassungen für seine Initiativen und sendet diese ab (übertragen).
Ein hierarchisch übergeordneter Entscheidungsbefugter lässt sich die übertragenen Zeiterfassungsanträge nach Zeitraum und Mitarbeiter filtern und beantwortet sie. Das Genehmigen einer Zeiterfassung, führt dazu, dass der gemeldete Aufwand als aktueller Aufwand für die betroffene Ressourcenzuweisung eingetragen wird. Als Aktuelles Startdatum der Ressourcenplanung wird das früheste aktuelle (Ist-) Datum der Zeiterfassungen gesetzt.

Durch die Spalte Ich brauche noch ist sofort erkennbar, wenn der Rückmelder mehr als den zugeteilten Aufwand benötigt und es kann entsprechend reagiert werden.

Für diesen Genehmigungsprozess muss die zu seinem Benutzer gehörige Personalressource auf den entsprechenden übergeordneten Initiativenknoten (beispielsweise Portfolioebene) zugewiesen und in dieser Ressourcenzuweisung mit der Rolle R_Approve ausgestattet werden.

Die Einrichtung individueller Entscheidungsprozesse sollte bei der Implementierung mit Beratung durch die saprima GmbH erfolgen.

Figure 185. Ressourcen Bucketplan genehmigen

Speichern

Speichert die vorgenommenen Änderungen

Dialog Spalten auswählen

Mit diesem Dialog können weitere Werte eingeblendet werden.

Zeitraum

Hier kann der Zeitraum eingestellt werden, den Ressourcen Bucketplan genehmigen abbilden soll.

Zeitscheiben

Für die Zeitscheiben stehen die Werte Tage, Wochen, Monate, Jahre und alle in saprima® definierten Zeiterfassungszeiträume in einer Drop-Down-Auswahl zur Verfügung.

Anwenden

Änderungen in der oberen Menüleiste (z.B. Zeitraum, Zeitscheiben, Spalten) werden erst durch Klicken auf den Button Anwenden wirksam.

Zeiteinheit

Die Zeiteinheit kann aus allen in saprima® definierten Zeiteinheiten in einer Drop-Down-Auswahl eingestellt werden.

Brotkrümelnavigation

Sie dient in erster Linie dazu, wieder in eine höhere Ebene zurückzukehren. Aber auch als Übersicht, wo genau in der Ressourcenstruktur man sich gerade befindet, ist sie sehr nützlich.

Ressource

Nach dem Öffnen der Ressourcen Bucketplan genehmigen werden dem Benutzer die Ressourcen der obersten Hierarchieebene angezeigt, auf die er Zugriff hat. Durch Klick auf eine Ressource gelangt man eine Ebene tiefer in der Hierarchie.

Bearbeiten

Eine ausgewählte Ressource muss durch Aktivieren dieser Option zum Bearbeiten geöffnet werden. Ist die Option Bearbeiten für mehrere Ressourcen aktiv, so werden diese und deren Zuweisungen untereinander angezeigt. So können mehrere Ressourcen gleichzeitig bearbeitet werden. Durch Aktivieren der Option Bearbeiten in der Überschrift können alle Ressourcen zum Bearbeiten geöffnet werden.

Restaufwand verteilen

Hier hat man die Möglichkeit den Restaufwand ( Ich brauche noch) automatisch zu verteilen.

Ich brauche noch

Hier kann der Rückmelder den gesamten Restaufwand, der noch benötigt wird, eintragen. Standardmäßig wird die Summe verbleibender Aufwand angezeigt und grün eingefärbt. Wurde dieser Wert manuel verändert, ist er orange eingefärbt.

Kommentar

Durch Einblenden des Bereichs Kommentar kann man zu jedem Eintrag des Bucketplans einen Kommentar erfassen oder die hinterlegten Kommentare einsehen.

Figure 186. Genehmigen und Ablehnen von Bucketplaneinträgen

Actual Genehmigen

Funktion Actual Genehmigen für die Ist-Werte A der gewählten Zeile

Actual Ablehnen

Funktion Actual Ablehnen für die Ist-Werte A der gewählten Zeile

Restwert Genehmigen

Funktion Restwert Genehmigen für die Restwerte R der gewählten Zeile

Restwert Ablehnen

Funktion Restwert Ablehnen für die Restwerte R der gewählten Zeile

Funktionen im Kontextmenü

Um einzelne Werte zu genehmigen oder abzulehnen, können diese Funktionen im Kontextmenü eines Eintrags angewendet werden.

Historie

Mit diesem Button wird der bereits durchlaufene Genehmigungsprozess (Workflow) des gewählten Eintrags aufgelistet.

Figure 187. Historie eines Bucketplaneintrags

Figure 188. Genehmigen und Ablehnen von Planwerten

Wenn der einem Bucketplan zugeordneten Initiative der Bucketplan Workflow ibuckets.all zugewiesen ist, unterliegen auch Planwerte einem Workflow.

Damit ein Benutzer mit der Rolle R_Approve auch Planwerte bearbeiten kann, muss er mit dem Dialog Spalten auswählen Planwerte (P) einblenden. Dann sind auch die Planwerte sichtbar und auf der rechten Seite und im Kontextmenü stehen zusätzlich die Funktionen Planwert Genehmigen und Planwert Ablehnen zur Verfügung.
Diese Einstellungen können in einem Layout gespeichert werden.

Figure 189. Historie eines Bucketplaneintrags

Layout, Filter und Formeln

Die allgemeinen Möglichkeiten von Layouts, Filtern und Formeln stehen in diesem Menü ebenso zur Verfügung.

Zusätzlich gibt es gibt es im Dialog Layout den Detailreiter Bucket Spalten.

Ebenso ist es möglich, auch die Initiativen-Zuteilungstabelle zu filtern.

Verwendung von Formeln in Ressourcen Bucketplan genehmigen

In saprima^® ist es möglich, Formeln zu definieren, die mit verschiedenen Spalten Berechnungen ausführen. Die Verwendung von Formeln wird im Bereich Initiativen erklärt.

Figure 190. Aufruf des Formel Menüs in Ressourcen Bucketplan genehmigen

Layout / Filter

In diesem Tab des Ressourcen Bucketplan genehmigen Menüs können Formeln erstellt und bearbeitet werden.

Bucketplan Formeln

Dieser Button öffnet den Formeln-Dialog.

Felder

Auswahl der Felder, die im Ressourcen Bucketplan genehmigen für die Berechnung von Formeln zur Verfügung stehen.

3.3.4. Kostensätze

Diese Oberfläche dient zur Erstellung von Kostensätzen durch den Ressourcenmanager oder dem Pro-Admin.

Nachdem hier ein Kostensatz erstellt worden ist, wechselt man in die Ressourcen verwalten Oberfläche. Hier selektiert man einen Mitarbeiter und klickt auf den Tab Kosten. Nun kann dem Mitarbeiter ein bereits global erstellter Kostensatz zugewiesen oder ein ganz neuer manueller Kostensatz erstellt werden. Manuelle Kostensätze gelten jedoch nur für den selektierten Mitarbeiter.

Je nachdem wie hoch ein Kostensatz ist und je nachdem wie lange ein Mitarbeiter an einem Vorgang oder auch direkt an einem Projekt (mit)arbeitet werden nun die Kosten für die entsprechende Initiative automatisch berechnet. Mehrere Mitarbeiter mit unterschiedlichen Kostensätzen sind ebenfalls kein Problem. Somit können die Gesamtkosten von Projekten und Vorgängen effektiv und flexibel berechnet werden.

Je nachdem wie viel Arbeitszeit ein Mitarbeiter bereits in ein Projekt investiert hat verändern sich ebenfalls die aktuellen Kosten und die verbleibenden Kosten.

Die verschiedenen Spalten für die Kosten können in der Oberfläche Initiativen verwalten eingeblendet werden.

Figure 191. Kostensätze

obere Menüleiste

In dieser Menüleiste wird die Oberfläche gespeichert und aktualisiert. Zudem kann hier ein neuer Kostensatz erstellt und ein bestehender Kostensatz gelöscht werden.

Die Id des Kostensatzes.

Schutz

Ist der Haken hier gesetzt, kann der Kostensatz nur durch Entzug des Schutzes gelöscht werden.

Aufwand

Die Art bzw. die Einheit des Aufwands, der mit einem Kostensatz versehen werden soll.

Kostensatz

Der Kostensatz für den zuvor definierten Aufwand.

Aufwand

Der Aufwand nochmal in Formularform.

Kostensatz

Der Kostensatz nochmal in Formularform.

Fixkosten

Kosten, die einmalig entstehen.

Nummer

Die Nummer des Kostensatzes.

Kommentar

Kommentar zum Kostensatz.

3.4. Benutzerdefinierte Felder (UDF)

Benutzerdefinierte Felder können in der Initiativen verwalten und Ressourcen verwalten Oberfläche im Erweiterte Attribute Tab zugewiesen werden. Sie sind als zusätzliche Möglichkeit zu sehen, Initiativen oder Ressourcen nach bestimmten Kriterien (wie z.B. Standort oder Projektstatus) zu gruppieren und zu filtern.

In saprima® können Benutzerdefinierte Felder auch in weiteren Oberflächen und Detailreitern zugewiesen werden.

Figure 192. Benutzerdefinierte Felder (UDF)

obere Menüleiste

Hier kann ein neues Feld und ein neuer Wert erstellt werden. Zusätzlich ist diese Leiste für das Speichern der vorgenommenen Änderungen, der Aktualisierung der Oberfläche und dem Löschen eines Benutzerdefinierten Feldes oder Wertes zuständig.

Id des Benutzerdefinierten Feldes oder Wertes.

Zugewiesen

Gibt an, wie vielen Initiativen oder Ressourcen derzeit dieses Feld oder dieser Wert zugewiesen ist.

Datentyp

Gibt den Datentyp des Benutzerdefinierten Feldes an.

Wert

Gibt den Wert eines Benutzerdefinierten Feldes an. Der Wert eines Benutzerdefinierten Feldes, ist der Wert, der später (z.B. in der Initiativen verwalten und Ressourcen verwalten Oberfläche) ausgewählt werden kann. Nicht jedes Benutzerdefinierte Feld hat einen vordefinierten Wert.

Nur definierte Werte

Gibt an, ob bei einem Benutzerdefinierten Feld ein Wert aus einer bereits defnierten Menge ausgewählt werden muss. Diese Werte, aus denen sich diese Menge zusammensetzt, werden in dieser Oberfläche definiert.

Aktiv

Gibt an, ob ein Benutzerdefiniertes Feld in der Initiativen verwalten und Ressourcen verwalten Oberfläche zugewiesen werden kann und ob Werte ausgewählt oder eingetragen werden können.

Schutz

Ist dieser Haken gesetzt, so kann dieses Benutzerdefinierte Objekt nicht gelöscht werden.

Ablaufbeschreibung Verknüpfung benutzerdefinierter Felder mit benutzerdefinierten Werten anlegen:

Das Benutzerdefinierte Feld durch Klicken des Buttons Neues Feld anlegen, Eintragstypen, Zuweisbarkeit Initiativen/Sachgebiete etc. wählen.
Das neue Benutzerdefinierte Feld speichern
Das neue Benutzerdefinierte Feld durch einfaches Anklicken markieren → Beschriftung des Buttons Neues Feld ändert sich in Neuer Wert.
Diesen Button Neuer Wert anklicken und eine beliebige Anzahl benutzerdefinierter Werte anlegen und spezifizieren.

Benutzerdefinierte Werte können hierarisch angelegt werden, indem man einen Benutzerdefinierten Wert wählt und darunter einen weiteren Benutzerdefinierten Wert anlegt. So kann man bestimmte Strukturen auch in den Benutzerdefinierten Werten abbilden.

3.4.1. Allgemein (UDF)

Figure 193. Allgemein (UDF)

Die Id (der eindeutige Name) des Benutzerdefinierten Feldes.

Name

Der Name des Benutzerdefinierten Feldes.

Beschreibung

Die Beschreibung des Benutzerdefinierten Feldes.

Aktiv

Gibt an, ob dieses Feld zugewiesen werden kann, bzw ob ein Wert ausgewählt werden kann.

Schutz

Ist hier der Haken gesetzt, kann das Benutzerdefinierte Feld nicht gelöscht werden.

3.4.2. Benutzerdefiniertes Feld

Figure 194. Benutzerdefiniertes Feld

Nur def. Werte

Wenn dieser Haken gesetzt ist, ist es später erforderlich, dass der Benutzer einen Wert aus der vorgegebenen und bereits definierten Menge auswählt.

Datentyp

Gibt den Datentyp des Feldes an. Der gewählte Datentyp definiert die Art der Daten, die der Benutzer eingeben kann.

Zuweisbar für

Gibt an für welche Elemente und Sachgebiete dieses Feld zugewiesen werden kann.

Initiativenelemente

Gibt eine Liste aller Initiativenelemente an, in welcher durch Haken setzen eingestellt werden kann, für welche Initiativelemente das Benutzerdefinierte Feld zuweisbar bzw. veränderbar sein soll.

Sachgebiete

Gibt eine Liste aller Sachgebiete an, in welcher durch Haken setzen eingestellt werden kann, für welche Sachgebiete das Benutzerdefinierte Feld zuweisbar bzw. veränderbar sein soll.

Zuweisbar

Hier können durch Haken setzen die Benutzerdefinierten Felder genau den Initiativelementen und Sachgebieten zugewiesen werden.

Tabelle 7. Beschreibung der Datentypen benutzerdefinierter Felder
Typ	Beschreibung
Zahl	Der Eintrag ist eine Zahl.
Ganzzahl	Der Eintrag ist eine Zahl ohne Nachkommastellen.
Enddatum	Der Eintrag hat das Format eines Datums und kennzeichnet einen Endpunkt.
Startdatum	Der Eintrag hat das Format eines Datums und kennzeichnet einen Startpunkt.
Indikator	Der Eintrag ist ein Symbol.
Text	Der Eintrag ist eine Folge von max. 255 Zeichen.
Wert mit Einheit	Zum Eintrag muss eine Einheit angegeben werden.
Zeit	Der Eintrag wird als Zeitformat ausgelesen.
Betrag	Beim Eintrag wird vom Format Zahlungsmittel ausgegangen.
Ja/Nein	Der Eintrag ist ein Optionsfeld.
Notebook-Item	Der Eintrag ist ein Notizfeld mit beliebigen Formatierungsmöglichkeiten.
Abfrage	Die vordefinierten Werte werden über eine Abfrage gefüllt.

Sobald zum Benutzerdefinierten Feld ein Wert angelegt worden ist oder das Benutzerdefinierte Feld zugewiesen wurde, kann der Datentyp nicht mehr verändert werden!

Figure 195. Sachgebiete

Sachgebiete sind verfügbare Themen in saprima^®. Die Auswahl der Sachgebiete findet über Markierung und Doppelklick statt. Wird kein Sachgebiet ausgewählt, steht das benutzerdefinierte Feld überall unter Erweiterte Attribute zur Verfügung.

Durch Aufruf der Hilfefunktion erhält man eine Beschreibung der einzelnen Sachgebiete. Eine Zuweisung zu einem Sachgebiet ermöglicht auch das Einblenden des Benutzerdefinierten Feldes als Spalte im jeweiligen Elementebaum (z.B. Initiative, Ressourcen-Objekt, Dokumente).

3.4.3. Abfrage Definition

Ein Benutzerdefinierten Feld vom Datentyp Abfrage, hat immer Nur definierte Werte.

Es erscheint ein neuer Tab Abfrage Definition, über den die Einstellungen für die Abfrage definiert werden können.

Figure 196. Abfrage Definition

Eingabefeld für die Abfrage

Als Abfrage wird eine SPQL Abfrage definiert ohne select Clause.
Es kann zusätzlich einer der folgenden Parameter gesetzt werden:
- dbid → Schränkt die Auswahl der vordefinierten UDFs ein, je nach Selektion des zuzuweisenden saprima Objekts (Datenbank Id) - structure → Schränkt die Auswahl der vordefinierten UDFs ein, je nach Selektion des zuweisenden saprima Objekts (Datenbank Id des Initiative Strukturknotens bzw. Ressource Strukturknotens)

Auswahl Wert

Definition für den Wert des vordefinierten UDFs

Alias

Der Alias, der in der Abfrage verwendet wurde und von dem der Wert genommen werden soll.

Typ

Der saprima Objekt Typ, den der Alias repräsentiert.

Feld

Das Feld, welches als Wert angezeigt wird.

Auswahl Beschriftung

Definition für die Bezeichnung des vordefinierten UDFs. Für die Auswahl-Dialoge der UDFs und deren Werte wird auch eine Beschriftung (Id) benötigt.

Alias

Der Alias, der in der Abfrage verwendet wurde und von dem der Wert genommen werden soll.

Typ

Der saprima Objekt Typ, den der Alias repräsentiert.

Feld

Das Feld, welches als Id für das vordefinierte UDF angezeigt wird.
Es werden nur Felder angeboten, die einen String zurückliefern.

Validieren

Validiert die zusammengesetzte SPQL Abfrage aus Abfrage, Wert und Bezeichnung.

Übernehmen

Speichert die Definition.

Wird ein Parameter verwendet, sollte man das UDF im Tab Benutzerdefiniertes Feld über die Sachgebiete und Initiativeelemente weiter einschränken.

Die Abfrage wird ohne die Security Engine ausgeführt. D.h. Es werden alle Ergebnisse der Abfrage dem User angezeigt, egal ob er Recht auf diese hat. Rechte können auf dem UDF selbst gegeben werden im Deteilreiter Rollen.

3.4.4. Rollen (UDF)

In diesem Tab kann durch das Hinzufügen einer Rolle und dem Haken setzen im Aktiv Kästchen, eingestellt werden, für welche Rolle das jeweilige Benutzerdefinierte Feld aktiv (sichtbar) sein soll.

3.5. Initiative Cockpit

Das Initiative Cockpit bietet dem Nutzer die Möglichkeit, mehrere Diagramme auf einmal betrachten zu können, um eine Vielzahl von Informationen in nur wenigen Sekunden bereitzustellen.

Layout und Filter

Hier können verschiedene Layouts, Filter und Cockpit Filter ausgewählt werden.

Aktualisieren

Aktualisiert die Oberfläche.

Initiativenmenü

Zeigt die Id und weitere Initiativenspalten wie Start-und Enddatum des Projekts oder Tasks an.

Gantt

Im ersten Diagramm des Cockpits ist ein kleines Gantt Diagramm für alle Tasks des Projekts eingebaut worden. Der Fertigstellungsgrad ist im Balken eingezeichnet. Wenn sich der Mauszeiger über einer Aufgabe befindet, wird der exakte Fertigstellungsgrad und der Zeitraum der Aufgabe angezeigt. Zusätzlich kann oben im Gantt das anzuzeigende Zeitintervall bearbeitet werden.

Konfigurationsmenü

Das Konfigurationsmenü des Gantt.

Aufwand

In diesem Diagramm wird der Aufwand des Projekts, dem dafür eingeplanten Zeitraum gegenübergestellt. Auf der x-Achse befindet sich der betrachtete Zeitraum, während auf der y-Achse der Aufwand dargestellt wird.

Konfigurationsmenü

Das Konfigurationsmenü des Aufwand Diagramms.

Fortschrittsgrad

In diesem Diagramm werden der Fortschrittsgrad für Dauer und Aufwand der einzelnen Projekte in Ringen dargestellt. Für jedes Projekt gibt es ein eigenes Ringdiagramm.

Konfigurationsmenü

Das Konfigurationsmenü des Fortschrittgrads.

Zu 5: Das Konfigurationsmenü des Gantt erlaubt es, die Spaltenformate zu ändern und lässt den Nutzer entscheiden, ob sich der Fertigstellungsgrad auf den Aufwand oder die Dauer beziehen soll.

Figure 197. Konfigurationsmenü des Gantt

Zu 7: Das Konfigurationsmenü bietet die Option beispielsweise das Format des Datums oder die Achsen zu bearbeiten

Figure 198. Konfigurationsmenü des Aufwand Diagramms

Zu 9: In diesem Menü kann entschieden werden, welche Informationen angezeigt werden und ob der Name/die Beschreibung oder doch die Id der Initiative angezeigt werden soll.

initiativeCockpit configuration progress

Figure 199. Konfigurationsmenü des Fortschrittgrads

3.6. Regeln

Das Ziel von saprima^® ist, sich den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens perfekt anzupassen. Da es aber selbst bei einem so flexiblen Aufbau möglich ist, dass sehr spezielle Anforderungen mit Standard-Funktionsumfängen nicht abgedeckt werden können, wurde das Modul Regeln erschaffen. Darüber können JAVA- Funktionen aus dem Backend über das saprima^®-API (application programming interface) auf den Datenbestand in nahezu jeder gewünschten Form zugreifen und ihn verarbeiten.

Die neuen Funktionalitäten stehen dann beispielsweise im Detailreiter Regelzuweisungen in der Ansicht Initiativen zur Verfügung.

Diese Anpassungen werden auf Wunsch im Rahmen einer Individualisierung Ihrer saprima^® – Version durch die saprima GmbH vorgenommen.

Einige Regeln sind in saprima^® standardmäßig als Paket vorhanden. Diese Regeln können dann hier definiert werden. Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung beziehungsweise der Ressourcenverwaltung werden diese Regeln den für die Regelausführung vorgesehenen Initiativen bzw. Ressourcen zugewiesen. Bei Regeln für Initiativen ist es zweckmäßig diese Regelzuweisung in einer Vorlage (siehe Vorlagen / Templates) vorzunehmen, so steht sie automatisch in deren Kopien zur Verfügung.
Im Initiativenmenü beziehungsweise Ressourcenmenü kann die Regel als Spalte eingeblendet werden. Durch Markieren der Initiativen bzw. Ressourcen, denen die Regel zuvor zugewiesen wurde, kann diese Regel dann über das Dropdown-Menü im Spaltenbereich ausgeführt werden.

3.6.1. Allgemein (Regeln)

Figure 200. Allgemein (Regeln)

Regel

Die gewählte Regel.

Die Id (der eindeutige Name) der Regel.

Name

Der Name der Regel.

Beschreibung

Die Beschreibung der Regel.

Aktiv

Gibt an, ob diese Regel zugewiesen werden kann.

Schutz

Ist hier der Haken gesetzt, kann die Regel nicht gelöscht werden.

Regel-Paket

In einer Drop-Down-Auswahl wird aus allen zur Verfügung stehenden Regel-Paketen das gewünschte ausgewählt. Namenskonventionen spielen dabei eine wichtige Rolle, da im Namen der Regel definiert ist, für welches iStructure-Element die Ergebnisse dieser Regeloperation zur Verfügung stehen.

In Tabellen anzeigen

Diese Option bewirkt, dass die Ergebnisse der Regeloperation in Spaltendarstellung für iStructure-Elemente, wie z.B. Initiativenelemente, gewählt werden können.

3.6.2. Parameter

Figure 201. Parameter für Regeln

Bei der Programmierung von Regeln können beliebige Parameter verwendet werden. Diese werden einfach durch den Button Parameter aus Regel laden in den Detailreiter Parameter für die Regel geladen und dann den Erfordernissen angepasst. So kann z.B. die standardmäßig in saprima® enthaltene Regel kapa_2.iaresourceobjectma mehrmals für unterschiedliche Zeitspannen definiert werden.

3.6.3. Einrichten verschlüsselter Regeln

Die Rechteverwaltung für Regeln und Regelzuweisungen erfolgt über Rollen. Die Rolle muss ein Zugriffsrecht für Regeln enthalten.

Figure 202. Rollen (Regeln)

Regel

Markieren der zu verschlüsselnden Regel durch Anklicken.

Detailreiter Rollen

Öffnen des Detailreiters Rollen.

Rolle Auswählen

Durch Klicken des Buttons Suchen wird der Rollen-Zuweisungsdialog gestartet.

Rolle

Im Rollen-Zuweisungsdialog wird die gewünschte Rolle durch Anklicken ausgewählt.

Zuweisen

Durch Doppelklick auf die Rolle oder Klick auf den Button Zuweisen wird die ausgewählte Rolle zugewiesen.

Schließen

Dann kann der Rollen-Zuweisungsdialog geschlossen werden.

Speichern

Nach Zuweisung der gewünschten Rolle kann gespeichert werden.

Rollenzuweisung

Jeder Benutzer, dem die Schlüsselrolle (hier: Bucketpl_Manager) unter Berechtigungen zugewiesen wurde, kann die entsprechend verschlüsselte Regel (hier: Bucket Scheduling) fortan benutzen.

3.6.4. Dokumente (Regeln)

saprima® enthält ein voll integriertes Dokumenten-Management-System (DMS). Die Bedienung dieser Funktion wird in Kapitel Dokumente für Initiativen erklärt.

3.6.5. Regeln für Initiativen

Regel zur Ressourcenausplanung

Die standardmäßig in saprima® enthaltene Regel zur Ressourcenausplanung zeigt den Stand der Ressourcenausplanung auf einen Blick an.
Sie gibt mittels Ampelindikator darüber Auskunft, wo Abstrakte Ressourcen (Rollen) oder RBS verbucht worden sind, jedoch noch keine namentlichen Ressourcen gefunden wurden oder der Aufwand der Abstrakten Ressource (Rollen) oder RBS ist noch nicht vollständig durch namentliche Ressourcen ersetzt. D.h. eine Ressourceanfrage kann durchgeführt und mittels Ampelindikator auf Handlungsbedarf bzgl. des Staffings hingewiesen werden.

Figure 203. Definition der Regel zur Ressourcenausplanung

Figure 204. Einstellung der Parameter für die Regel zur Ressourcenausplanung

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket kapa_5.iinitiativepn und Haken für In Tabellen anzeigen definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

Id der abstrakten Ressource oder RBS

Mit diesem Parameter definiert man eine abstrakte Ressource (Rolle) oder eine RBS, für welche die Ressourcenausplanung ausgewertet werden soll. Ist dieser Parameter leer, werden alle Rollen oder RBS für die Ressourcenausplanung ausgewertet. So kann man in einem Layout sehen, dass nicht alle Rollen oder RBS ausgeplant sind (Parameter ist leer) und welche Rolle oder RBS nicht ausgeplant ist.

Runden (Nachkommastellen)

Der geprüfte Aufwand wird auf die angegebenen Nachkommastellen gerundet. Standard: alle Nachkommastellen, kein Runden.

UDF

Mit diesem Parameter wird ein Benutzerdefiniertes Feld definiert.

Wert vom UDF

Hier wird der Wert des Benutzerdefinierten Feldes definiert, für welches das Ergebnis der Regel rot sein soll. Für Werte ungleich des definierten Wertes ist das Ergebnis der Regel gelb.

Figure 205. Ausführen der Regel zur Ressourcenausplanung

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für die Ressourcenausplanung vorgesehenen Initiativen zugewiesen. Im Initiativenmenü kann folgend die Regel als Spalte eingeblendet werden. Durch Markieren der Initiativen, denen die Regel zuvor zugewiesen wurde, kann diese Regel nun über das Dropdown-Menü im Spaltenbereich ausgeführt werden.
Durch den Indikator ist der Stand der Ressourcenausplanung sofort ersichtlich:
Grün: für die Abstrakte Ressource oder RBS wurde bereits eine namentliche Ressource gefunden.
Rot: für die Abstrakte Ressource oder RBS wurde noch keine namentliche Ressource gefunden und es wurde kein Benutzerdefiniertes Feld ausgewertet oder das der Initiative zugewiesene Benutzerdefinierte Feld entspricht dem definierten Wert.
Gelb: für die Abstrakte Ressource oder RBS wurde noch keine namentliche Ressource gefunden und das der Initiative zugewiesene Benutzerdefinierte Feld entspricht nicht dem definierten Wert. Weiß: Ein Fehler ist aufgetreten, z.B. die Parameter sind nicht richtig gesetzt.

Für übergeordnete Initiativen in Initiativenstrukturen wird das Ergebnis für die darunterliegenden Initiativen zusammengefaßt: (Grün = alle Ressourcenausplanungen sind komplett durchgeführt).

Regel zur Erstellung einer Initiativenstruktur mit eindeutiger Id

Die standardmäßig in saprima® enthaltene Regel zur Erstellung einer Initiativenstruktur erzeugt eine Initiativenstruktur basierend auf einer Vorlage mit einer eindeutigen Id für die gewählte Initiativenstruktur. Dadurch wird eine eindeutige, sinnvolle und konsistente Id vergeben, wodurch die Datenqualität erhöht wird.

Figure 206. Definition der Regel zur Initiativenerstellung

Figure 207. Einstellung der Parameter für die Regel zur Initiativenerstellung

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.uc2037.uniqueprojectid und Haken für In Tabellen anzeigen definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

Dezimalformat

So lange ist der numerische Teil der Id.

Id der Initiative (Regelzuweisung) als Präfix nutzen

Definiert, ob die Id des Elternknotens als Präfix verwendet wird (Elternknoten ist die Initiative, auf der die Regel zugewiesen ist). Wirkt nur, wenn Präfix leer ist.

Id eindeutig

Definiert, ob die erzeugte Id über die gesamte saprima® Initiativenstruktur eindeutig sein soll (Haken gesetzt) oder nur für den gewählten Initiativen-Baum.

Inkrement

Um diesen Wert wird der numerische Teil der Id hochgezählt.

Präfix

Der erste Teil der erzeugten Id. Ist dieser Parameter leer, so wird die Id der gewählten Vorlage benutzt.

Template (Reporting Id)

Die Reporting-Id der Vorlage, welche zur Erzeugung der neuen Initiativenstruktur verwendet wird.

Trennzeichen

Das Trennzeichen, welches falls angegeben, zum Präfix hinzugefügt wird.

Es ist darauf zu achten, dass keine zu lange Id generiert wird. Die maximale Länge einer Id in saprima beträgt 40 Zeichen. Die Parameter Präfix und Dezimalformat dürfen folglich zusammen nicht mehr als 40 Zeichen haben.

Figure 208. Ausführen der Regel zur Initiativenerstellung im Kontextmenü

Figure 209. Initiativen, die aus Regeln zur Initiativenerstellung mit verschiedenen Parametern erstellt wurden

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für die Initiativenerstellung vorgesehenen Initiativen zugewiesen und ausgeführt. Die Regel kann auch im Kontextmenü ausgeführt werden.

Die Regel zur Erstellung einer Initiativenstruktur mit eindeutiger Id eignet sich sehr gut als Regel über den Button Neu legen.

Regel zum Verschieben von Buckets

Wenn Initiativen und deren Ressourcezuweisungen zeitlich verschoben werden (z.B. durch Schedule), ist es durch die standardmäßig in saprima^® enthaltene Regel zum Verschieben von Buckets möglich, die dazugehörenden Buckets (Initiativen Bucket Planung) ebenfalls zu verschieben.

Figure 210. Definition der Regel zum Verschieben von Buckets

Figure 211. Einstellung der Parameter für die Regel zum Verschieben von Buckets

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.bucket.move definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

Istdaten entfernen

Wenn diese Option gesetzt ist, werden alle Istdaten inklusive der Kommentare entfernt.

Neu berechnen

Wenn diese Option gesetzt ist, wird der Bucketplan neu berechnet, ansonsten 1 zu 1 in der selben Reihenfolge verschoben.

Periode (Day, Week, Month, Year)

Periode, in welche der Bucketplan vor dem Verschieben umgerechnet wird. Mögliche Werte: Day, Week, Month, Year.

Restwerte nutzen

Wenn diese Option gesetzt ist, werden die Restwerte der einzelnen Buckets als Planwerte verschoben.

Figure 212. Ausführen der Regel zum Verschieben von Buckets

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für die Verschiebung von Buckets vorgesehenen Initiativen zugewiesen und ausgeführt.
Dadurch werden die Planwerte, Restwerte und Kommentare der Bucketpläne aller darunter liegenden Initiativen in den neuen Zeitraum der Ressourcenzuweisungen verschoben.
Neuer Zeitraum ist die Zeitspanne zwischen Start (Frühestes Startdatum) und Ende (Frühestes Enddatum) der Ressourcezuweisung.

- Zum Verschieben des Bucketplans werden die vom Scheduler berechneten Frühestes Startdatum und Frühestes Enddatum genutzt.
- Es werden vom Bucketplan nur die Buckets verschoben, die nach dem letzten Auftreten von Istdaten existieren.
- Ist eine Ressourcezuweisung abgeschlossen (Aktuelles Endedatum ist gesetzt), wird diese nicht verschoben.

Regel: Abgleich saprima® → Primavera

Die Regel P6update bietet einen einfachen Abgleich des Fortschritts von Vorgängen aus saprima® nach Primavera.

Die Ausführung der Regel P6update wird wesentlich von den entsprechenden Einstellungen in der Datei diary.conf bestimmt. Diese Einstellungen können vom Administrator vorgenommen werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. diary.conf).

Je nach Einstellung in der Datei diary.conf gibt es folgende Möglichkeiten den Abgleich zu vollziehen:

über Excel - Speicherung auf dem Laufwerk
über Excel - Versand über E-Mail
über die Primavera Datenbank

Figure 213. Definition der Regel Definition der Regel für den Abgleich saprima® → Primavera

Unter Anpassen → Regeln wird die Regel für den Abgleich saprima® nach Primavera mit dem Regel-Paket initiative.p6update definiert.

Figure 214. Ausführen der Regel für den Abgleich saprima® → Primavera.

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel dem für den Abgleich saprima® → Primavera vorgesehenen Projekt zugewiesen und ausgeführt.
Dadurch werden alle Primavera Vorgänge unterhalb des Primavera Projektes abgeglichen, dessen Id gleich dem saprima® Projekt und dessen Vorgänge ist, ausgehend von der Selektion in saprima®. Folgende Datenwerte werden abgeglichen:

Fertigstellungsgrad
Geschätztes Enddatum
Aktuelles Enddatum
Aktuelles Startdatum

Regel zur Berechnung des Enddatums von Ressourcenplanungen

Diese Regel berechnet das Enddatum von Ressourcenplanungen anhand des Aufwandes und der Kapazität der Ressource.

Figure 215. Definition der Regel zur Berechnung des Enddatums von Ressourcenplanungen

Figure 216. Parameter der Regel zur Berechnung des Enddatums von Ressourcenplanungen

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.uc2037.quantity.calc.enddate definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

Kalender Id

Definiert einen Kalender, welcher dann zur Berechnung verwendet wird. Wurde ein Kalender angegeben, dann hat der Parameter Kalender der Initiative keine Auswirkung.

Kalender der Initiative

Definiert, dass der Kalender der Initiative zur Berechnung verwendet werden soll. Ist dieser Parameter nicht gesetzt, wird der Kalender der Ressource zur Berechnung verwendet.

Figure 217. Ausführen der Regel zur Berechnung des Enddatums von Ressourcenplanungen

Figure 218. Von der Regel berechnete Ressourcenplanungen

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für die Berechnung des Enddatums von Ressourcenplanungen vorgesehenen Initiativen zugewiesen und ausgeführt. Die Regel wird auf alle Ressourcenplanungen im gewählten Initiativen-Baum angewendet.

Regel zur Vererbung von Datumswerten auf Ressourcenplanungen

Werden Datumswerte auf Initiativen verändert, so können diese mit Hilfe von Regel auf alle Ressourcenplanungen innerhalb eines gewählten Initiativen-Baums vererbt werden.

Figure 219. Definition der Regel zur Vererbung von Datumswerten auf Ressourcenplanungen

Figure 220. Einstellung der Parameter für die Regel zur Vererbung von Datumswerten auf Ressourcenplanungen

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.uc2037.quantity.inherit.date und Haken für In Tabellen anzeigen definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

Ende der Initiative

Definiert, ob das Enddatum der Initiative auf die Ressourcenplanungen gesetzt wird.

Start der Initiative

Definiert, ob das Startdatum der Initiative auf die Ressourcenplanungen gesetzt wird.

Figure 221. Ausführen der Regel zur Vererbung von Datumswerten auf Ressourcenplanungen

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für die Vererbung von Datumswerten auf Ressourcenplanungen vorgesehenen Initiativen zugewiesen. Die Regeln werden auf alle Ressourcenplanungen innerhalb des gewählten Initiativen-Baums angewendet.

Durch Erstellen von geeigneten Layouts können Daten von Zuweisungen bestimmter Ressourcen eingeblendet werden. Nach Ausführen der Regel sind die errechneten Ergebnisse dann im Initiativen-Baum sofort sichtbar.

Regel zur Vererbung von Datumswerten auf Transaktionnen

Werden Datumswerte auf Initiativen verändert, so können diese mit Hilfe von Regel auf alle Transaktionnen innerhalb eines gewählten Initiativen-Baums vererbt werden.

Figure 222. Definition der Regel zur Vererbung von Datumswerten auf Transaktionnen

Figure 223. Einstellung der Parameter für die Regel zur Vererbung von Datumswerten auf Transaktionnen

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.uc2037.transaction.inherit.date und Haken für In Tabellen anzeigen definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

Typ der Transaktionen

Mit diesen Parametern definiert man, auf welche Transaktionen das Enddatum oder das Startdatum der Initiative vererbt wird.

Startdatum der Initiative

Ist dieser Parameter aktiviert, wird das Startdatum der Initiative auf das Rechnungsdatum der Transaktion gesetzt, sonst wird das Enddatum der Initiative auf das Rechnungsdatum der Transaktion gesetzt.

Figure 224. Ausführen der Regel zur Vererbung von Datumswerten auf Transaktionnen

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für die Vererbung von Datumswerten auf Transaktionnen vorgesehenen Initiativen zugewiesen. Die Regeln werden auf alle definierten Transaktionen innerhalb des gewählten Initiativen-Baums angewendet.

Durch Erstellen von geeigneten Layouts können Daten von bestimmten Transaktionnen eingeblendet werden. Nach Ausführen der Regel sind die errechneten Ergebnisse dann im Initiativen-Baum sofort sichtbar.

Regel zum Sichern von Planstartdatum und Planenddatum auf UDFs.

Die standardmäßig in saprima® enthaltene Regel zum Sichern von Planstartdatum und Planenddatum auf UDFs kopiert

das Planstartdatum auf ein konfigurierbares Benutzerdefiniertes Feld (UDF) vom Typ Startdatum
das Planenddatum auf ein konfigurierbares Benutzerdefiniertes Feld (UDF) vom Typ Enddatum

Figure 225. Definition der Regel zum Sichern von Planstartdatum und Planenddatum auf UDFs

Figure 226. Einstellung der Parameter für die Regel zum Sichern von Planstartdatum und Planenddatum auf UDFs

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.uc2037.set.basis.dates und Haken für In Tabellen anzeigen definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

UDF Basisende

Id des UDF’s auf dem das Planenddatum der Initiative gesetzt wird

kein vordefiniertes UDF
Datentyp ist Enddatum

UDF Basisstart

Id des UDFs auf dem das Planstartdatum der Initiative gesetzt wird

kein vordefiniertes UDF
Datentyp ist Startdatum

überschreiben

Definiert, ob die UDFs, falls diese bereits zugwiesen wurden, mit dem aktuellen Planstartdatum bzw. Planenddatum überschrieben werden.
Standardwert ist Nein

Figure 227. Initiativen, für die die Regel zum Sichern von Planstartdatum und Planenddatum auf UDFs vor dem Schedule ausgeführt wurde

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für das Sichern von Planstartdatum und Planenddatum auf UDFs Initiativen zugewiesen und ausgeführt. Die Regel kann auch im Kontextmenü ausgeführt werden.
Die Regel wird auf alle Initiativen innerhalb des gewählten Initiativen-Baums angewendet.

Regel zur Berechnung von Kennzahlen

Einen Überblick über alle laufenden Projekte zu haben ist wichtig. Aus Attributen müssen Kennzahlen für die Priorisierung der Projekte errechnet werden können. Diese Regel berechnet anhand von mehreren Benutzerdefinierten Feldern (UDF) und der Angabe der Gewichtung für jedes UDF eine Kennzahl.

Figure 228. Definition der Regel zur Berechnung von Kennzahlen

Figure 229. Parameter der Regel zur Berechnung von Kennzahlen

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.calc.indicators und Haken für In Tabellen anzeigen definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

UDF’s (Komma getrennt)

Angabe von mehreren UDFs (Id) durch Komma getrennt. Nur UDFs vom Typ Zahl sind erlaubt.

Gewichtung (Komma getrennt)

Angabe der Gewichtung für jedes UDF (Zahl vom Format 1.5) durch Komma getrennt.

Figure 230. Ausführen der Regel zur Berechnung von Kennzahlen

Figure 231. Ergebnis der Regel zur Berechnung von Kennzahlen

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für die Berechnung von Kennzahlen vorgesehenen Initiativen zugewiesen. Im Initiativenmenü kann folgend die Regel als Spalte eingeblendet werden.
Durch Markieren der Initiativen, denen die Regel zuvor zugewiesen wurde, kann diese Regel nun über das Dropdown-Menü im Spaltenbereich ausgeführt werden. In der Spalte der Regel ist die errechnete Kennzahl sofort ersichtlich.

Berechnung:
A = Summe aller UDFs aus dem Wert des UDFs mal der Gewichtung des UDFs
B = Summe aller Gewichtungen
Ergebnis der Regel → A / B

Regel zur Berechnung von UDFs

Diese Regel berechnet anhand von mehreren Benutzerdefinierten Feldern (UDF) und der Angabe einer Formel mit Variablen eine individuelle Kennzahl.

Figure 232. Definition der Regel zur Berechnung von UDFs

Figure 233. Parameter der Regel zur Berechnung von UDFs

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.sum.udf und Haken für In Tabellen anzeigen definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

Formel

Angabe einer Formel mit Variablen.

UDF Namen

Angabe von mehreren UDFs (Id) durch % getrennt.

Die UDFs müssen vom Datentyp Zahl, Ganzzahl, Wert mit Einheit, Betrag oder Zeit sein. Werte mit dem Datentyp Einheit, Betrag oder Zeit dürfen nicht miteinander gemischt werden, nur mit Zahl oder Ganzzahl.
Die Anzahl der angegebenen UDFs muss mit der Anzahl der Variablen in der Formel übereinstimmen!

Figure 234. Ausführen der Regel zur Berechnung von UDFs

Figure 235. Ergebnis der Regel zur Berechnung von UDFs

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für die Berechnung von UDFs vorgesehenen Initiativen zugewiesen. Im Initiativenmenü kann folgend die Regel als Spalte eingeblendet werden.
Durch Markieren der Initiativen, denen die Regel zuvor zugewiesen wurde, kann diese Regel nun über das Dropdown-Menü im Spaltenbereich ausgeführt werden. In der Spalte der Regel ist die errechnete Kennzahl sofort ersichtlich.

Regel zum Ausführen des Schedulers mit weiteren Regeln

Mit dieser Regel ist es möglich über eine Regel den Scheduler auszuführen. Dabei können vor und nach dem Scheduler weitere Regeln ausgeführt werden.

Figure 236. Definition der Regel zum Ausführen des Schedulers mit weiteren Regeln

Figure 237. Einstellung der Parameter für die Regel zum Ausführen des Schedulers mit weiteren Regeln

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket initiative.uc2037.schedule.extend definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

Id’s Regeln (nachher)

Die Id’s der Regeln die nach dem Scheduler ausgeführt werden sollen. Mehrfachangabe durch % getrennt.

Id’s Regeln (vorher)

Die Id’s der Regeln die vor dem Scheduler ausgeführt werden sollen. Mehrfachangabe durch % getrennt.

Figure 238. Ausführen der Regel zum Ausführen des Schedulers mit weiteren Regeln

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für den erweiterten Schedule vorgesehenen Initiativen zugewiesen und ausgeführt. Auch alle weiteren Regeln, die vor oder nach dem Schedule ausgeführt werden sollen, müssen der Initiative zugewiesen sein.

Regeln für die Bucket Planung

Zur Überprüfung von Anfragestatus und Verplanung der Bucket Planung werden die standardmäßig in saprima® enthaltenen Regeln Bucket Status Request und Bucket Scheduling eingesetzt.

Figure 239. Definition der Regeln für die Bucket Planung

Figure 240. Parameter für die Regel Bucket Scheduling

Definition

Unter Anpassen → Regeln werden die Regeln mit dem Regel-Paket initiative.uc2103.bucket.request und initiative.uc2103.bucket.plan und Haken für In Tabellen anzeigen definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für die Regel Bucket Scheduling importiert und angepasst.

Monate in die Zukunft

Definiert, wie viele Monate in die Zukunft die Daten ausgewertet werden sollen.

Rundung auf

Definiert, auf wie viele Stellen hinter dem Komma gerundet werden soll.

Figure 241. Ausführen der Regel für die Bucket Planung

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Initiativenverwaltung wird diese Regel den für die Bucket Planung vorgesehenen Initiativen zugewiesen.

Damit Regeln in der Initiativen Bucket Planung zur Verfügung stehen, müssen sie vom Administrator in der Konfigurations-Datei definiert werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. saprima.conf).

In der Initiativen Bucket Planung können die errechneten Resultate der Regeln als Spalte eingeblendet werden. Durch Markieren der Initiativen, denen die Regel zuvor zugewiesen wurde, kann diese Regel nun über das Dropdown-Menü im Spaltenbereich ausgeführt werden. Durch den Indikator ist der Status der Bucket Planung sofort ersichtlich.

Die Regel Bucket Status Anfrage überprüft, ob die Anfragen erstellt und gesendet wurden:
Grau: es wurde noch keine Anfrage erstellt
Rot: es wurden noch keine Anfragen gesendet
Orange: es wurde mindestens eine Anfrage nicht gesendet
Grün: alle Anfragen wurden gesendet

Die Regel Bucket Verplanung stellt das Verhältnis der Ressourcen-Ausplanung zur Anfrage dar:
Rot: noch nicht oder nicht vollständig verplant
Orange: überplant
Grün: verplant

3.6.6. Regeln für Ressourcen

Regeln zur Kapazitätsauslastung

Diese Regel zeigt den Stand der Ressourcenauslastung für verschiedene Zeitspannen durch die Indikatoren rot, gelb, grün an.

Figure 242. Definition der Regeln zur Kapazitätsauslastung

Figure 243. Parameter der Regeln zur Kapazitätsauslastung

Definition

Unter Anpassen → Regeln wird eine Regel mit dem Regel-Paket kapa_2.iaresourceobjectma und Haken für In Tabellen anzeigen definiert.

Parameter

Im Detailreiter Parameter werden die Parameter für diese Regel importiert und angepasst.

Auslastung in Prozent (Gelb)

Definiert die Auslastung in Prozent, ab welcher der Indikator gelb dargestellt wird.

Auslastung in Prozent (Rot)

Definiert die Auslastung in Prozent, ab welcher der Indikator rot dargestellt wird.

Zeitspanne in Tage

Zeitspanne für welche die Kapazitätsauslastung berechnet wird. So können mehrere Regeln für unterschiedliche Zeitspannen definiert werden.

Figure 244. Ausführen der Regeln zur Kapazitätsauslastung

Figure 245. Ergebnis der Regeln zur Kapazitätsauslastung

Im Detailreiter Regelzuweisungen der Ressourcenverwaltung wird diese Regel den für die Berechnung Kapazitätsauslastung vorgesehenen Ressourcen zugewiesen. Im Ressourcenenmenü kann folgend die Regel als Spalte eingeblendet werden.
Durch Markieren der Ressourcen, denen die Regel zuvor zugewiesen wurde, kann diese Regel nun über das Dropdown-Menü im Spaltenbereich ausgeführt werden.
Durch den Indikator ist nun sofort ersichtlich, wie die gewählten Ressourcen (je nach Parameter) ausgelastet sind:
unter 80% (grün)
bis zu 100% (gelb)
über 100% (rot)

3.7. Berichte verwalten

Neben der bidirektionalen Datenverarbeitung aus unterschiedlichen Systemen ist die Auswertung sämtlicher gesammelten Daten die zweite Kernfunktion von saprima®.
Zu diesem Zweck ist die Reportingsoftware von Jaspersoft angebunden.

Die Standardversion von saprima® enthält die Professional Edition von JasperServer und damit eine umfangreiche Auswahl vorbereiteter Ad-Hoc-Berichte sowie die Möglichkeit zu intuitiver Erstellung individueller Berichte und Dashboards.
Die Beschreibung der Reportingsoftware von Jaspersoft finden sie unter https://www.jaspersoft.com/.

3.7.1. Berichte für Initiativen

Der schnellste Weg, um in saprima^® Berichte zu generieren, ist, über den Menüpunkt Import / Export / Berichte → Berichte aufzurufen. Dabei selektiert man zuerst eine oder mehrere Initiativen, deren Inhalt – bzw. der Inhalt der hierarchisch untergeordneten Ebenen – im Bericht ausgewertet werden soll. Anschließend wird mit dem Button Berichte die Liste der verfügbaren Berichte geöffnet.

Verfügbar sind hier alle Berichte, die im Jasper-Respository im Ordner root/public/reports/projekte abgelegt sind.

Figure 246. Aufruf verfügbarer Berichte via Button Berichte

Figure 247. Tab Information eines Berichtes

Ausgewählter Bericht

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite die aktuell verfügbare Auswahl angezeigt. Hier wird der gewünschte Bericht ausgewählt.
Datenquelle für diese Berichte ist das markierte Initiativenelement, (ggf. mit untergeordneten Initiativenelementen) in Kombination mit berichtsintern hinterlegten Parametern (Beispielsweise Art der Daten).

Filterbereich

Stellt Filter- und Ausgabeoptionen zur Verfügung.

Auswahl Startdatum und Enddatum

Diese erscheint nur in denjenigen Berichten, deren Datenquelle auf die Definition des Berichtszeitraums ausgelegt wurde. Die Vorbelegung des Berichtszeitraums kann in der Konfiguration definiert werden.

Auswahl der Parameter

Hier werden die für den ausgewählten Bericht benötigten Parameter eingestellt. Die Vorbelegung der Parameter kann in der Konfiguration definiert werden.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats. Die Vorbelegung des Ausgabeformats kann in der Konfiguration definiert werden.

Zurücksetzen

Setzt die Einstellungen auf die Standardwerte zurück.

Druck

Löst die Erstellung den gewählten Berichts aus und erstellt eine Datei im gewählten Ausgabeformat.

Aktualisieren

Aktualisiert den Berichte-Dialog.

Abbruch

Schließt den Berichte-Dialog.

Tab Information

Hier werden bei spezialisierten Berichten Voraussetzungen zur korrekten Ausführung sowie weitere Hinweise gegeben.

Ids der einzelnen Parameter

Die Ids der einzelnen Parameter werden für die Vorbelegung der Parameter benötigt.

Der Prozess lautet also:

Initiativenelement durch Anklicken markieren
Button Berichte anklicken
Bericht auswählen
Gewünschte Einstellungen vornehmen
Druckauftrag auslösen

Da Art und Anordnung der hinterlegten Daten in jedem Unternehmen unterschiedlich ist, sollten Berichte individuell erstellt werden. Die mitgelieferten Berichte sind hauptsächlich als Beispiel zu verstehen. Das Erstellen und Einbinden dieser Berichte wird bei https://www.jaspersoft.com/. beschrieben.

Im folgenden wird eine Auswahl von Berichten beschrieben.
Die Berichte im Zusammenhang mit Scrum sind dort beschrieben.

Ausgabeformat

Im Berichte-Dialog stehen folgende Ausgabeformate zur Verfügung:

Konfiguration

CSV (.csv)

csv

Excel (.xlsx)

xlsx

Excel kein Paging (.xlsx)

xlsxNoPag

HTML (.html)

html

PDF (.pdf)

pdf

Powerpoint (.pptx)

pptx

Richtext (.rtf)

rtf

Word (.docx)

docx

Einschränkung der Ausgabeformate

In der Konfigurationsdatei customer.conf oder über Anpassen / System / Konfiguration bearbeiten / Kundenspezifische Anpassungen kann eine Einschränkung der Ausgabeformate für einen bestimmten Bericht vorgenommen werden.

Aufbau des Keys in der Konfiguration

reports.[Id des Berichts].outputs

Die Id des Berichts kann aus dem Berichte-Dialog aus der Spalte Id genommen werden. Die Id wird in der Konfiguration komplett klein geschrieben.
Die Werte für die gewünschten Ausgabeformate können aus der Tabelle Ausgabeformat Spalte Konfiguration entnommen werden. Mehrfachangabe wird durch das % Zeichen getrennt angegeben.
Beispiel: reports.ds0037-r0001.outputs=pdf%xlsx%docx

Standard Ausgabeformat

Es kann für jeden Bericht in der Konfigurationsdatei customer.conf oder über Anpassen / System /Konfiguration bearbeiten / Kundenspezifische Anpassungen ein Standard Ausgabeformat definiert werden. Dieses wird dann standardmäßig im Berichte-Dialog im Auswahlfeld Ausgabeformat angezeigt.

Aufbau Key in Konfiguration

reports.[Id des Berichts].outputs.default

Die Id des Berichts kann aus dem Berichte-Dialog aus der Spalte Id genommen werden. Die Id wird in der Konfiguration komplett klein geschrieben.
Der Wert für das Standard Ausgabeformat kann aus der Tabelle Ausgabeformat Spalte Konfiguration entnommen werden.
Beispiel: reports.ds0037-r0001.outputs.default=pdf

Konfiguration der Vorbelegung von Parametern

Es kann für jeden Bericht in der Konfigurationsdatei customer.conf oder über Anpassen / System /Konfiguration bearbeiten / Kundenspezifische Anpassungen die Vorbelegung des Berichtszeitraums definiert werden. Diese wird dann standardmäßig im Berichte-Dialog angezeigt.

Allgemeine Parameter

Parameter

Übersetzung

Beschreibung

S_TIMEUNIT

Zeiteinheit

Die Id der Zeiteinheit.

S_UNIT

Einheit

Die Id der Einheit. (Einheit, Zeiteinheit, Währung)

S_CURRENCYCU

Währung

Die Id der Währung.

S_TIMESCALE

Zeitskala

Einer der folgenden Werte → full, year, month, week, day

SAPRIMA_REFERENCE_DATE

Bezugsdatum

Datum im Format dd.MM.yyyy → z.B. 01.01.2024

Konfiguration

Für einen individuellen Bericht:
Key report.param.[Id des Berichts].[Id des Parameters]
Beispiel: report.param.ds0001-r0037.S_TIMEUNIT=Arbeitsstunde

zusätzlich muss der Typ angegeben werden:

Key report.param.[Id des Berichts].[Id des Parameters].class
Beispiel: report.param.ds0001-r0037.S_TIMEUNIT.class=String

Die Id des Berichts kann im Berichte-Dialog als Spalte eingeblendet werden.
Für alle Berichte:
Key report.param.default.[Id des Parameters]
Beispiel: report.param.default.S_TIMEUNIT=Arbeitsstunde

zusätzlich muss der Typ angegeben werden:

Key report.param.default.[Id des Parameters].class
Beispiel: report.param.default.S_TIMEUNIT.class=String

Die Ids der einzelnen Parameter können im Berichte-Dialog, im Tab Information angezeigt werden.
Folgende Typen sind erlaubt: String, Date, Timestamp, Double, Integer, Boolean. Für Auswahllisten ist der Typ immer ein String.

Wird über 1. kein Standardwert gefunden, dann wird über 2. ein Standardwert gesucht.
Wird kein Standardwert unter 2. gefunden, so wird für die 3 Parameter S_TIMEUNIT, S_CURRENCYCU, S_TIMESCALE der Standardwert aus der Konfiguration reporting.conf (Reporting Datenbank) genommen, die auch zum Füllen der Reporting Datenbank verwendet werden.

S_TIMEUNIT → reporting.db.standard.timeunit
S_CURRENCYCU → reporting.db.standard.currency
S_TIMESCALE → reporting.db.standard.spread.resource.zoom

Konfiguration der Vorbelegung des Berichtszeitraums

Folgende Parameter werden mit den Datumswerten der Initiative vorbelegt.

SAPRIMA_ENTRY_START (Startdatum)
- standardmäßig mit Planstartdatum der Initiative
SAPRIMA_ENTRY_END (Enddatum)
- standardmäßig mit Planenddatum der Initiative

Es kann für jeden Report in der Konfigurationsdatei saprima.conf oder über Anpassen / System /Konfiguration bearbeiten / Saprima Web die Vorbelegung des Berichtszeitraums definiert werden. Dieser wird dann standardmäßig im Berichte-Dialog in den Datumsfeldern Startdatum und Enddatum angezeigt.

Startdatum definieren

folgende Felder können angegeben werden:

Feld

Beschreibung

min

es wird das früheste Datum aus den Feldern ermittelt → Planstartdatum, Frühestes Startdatum, Aktuelles Startdatum

startDate

das Startdatum der Initiative

planStartDate

das Planstartdatum der Initiative

earliestStartDate

das Früheste Startdatum der Initiative

actualStartDate

das Aktuelle Startdatum der Initiative

Für einen individuellen Initiativen-Bericht:
Key frontend.reportdialog.[Report Id].field.start
Die Id des Reports kann im Reportdialog als Spalte eingeblendet werden.
Beispiel: frontend.reportdialog.ds0037-r0001.field.start=startDate
Für alle Initiativen-Berichte:
Key frontend.reportdialog.initiative.field.start
Beispiel: frontend.reportdialog.initiative.field.start=startDate

Wird über 1. kein Eintrag gefunden, dann wird über 2. ein Eintrag gesucht.
Wird über 2. kein Eintrag gefunden, dann ist der Parameter Startdatum gleich heute.

Enddatum definieren

folgende Felder können angegeben werden:

Feld

Beschreibung

max

es wird das späteste Datum aus den Feldern ermittelt → Planenddatum, Frühestes Enddatum, Aktuelles Endedatum

endDate

das Enddatum der Initiative

planEndDate

das Planenddatum der Initiative

earliestEndDate

das Früheste Enddatum der Initiative

actualEndDate

das Aktuelle Endedatum der Initiative

Für einen individuellen Initiativen-Bericht:
Key frontend.reportdialog.[Report Id].field.end
Die Id des Reports kann im Reportdialog als Spalte eingeblendet werden.
Beispiel: frontend.reportdialog.ds0037-r0001.field.end=endDate
Für alle Initiativen-Berichte:
Key frontend.reportdialog.initiative.field.end
Beispiel: frontend.reportdialog.initiative.field.end=endDate

Wird über 1. kein Eintrag gefunden, dann wird über 2. ein Eintrag gesucht.
Wird über 2. kein Eintrag gefunden, dann ist der Parameter Enddatum gleich 3 Monate in die Zukumft.

Bericht Budget und Kostenvergleich

Für den Erfolg eines Projektes ist es wichtig, die Entwicklung der Plan- und Ist-Kosten mit dem Budget vergleichen zu können.

Figure 248. Diagramm und Liste des Berichts Budget und Kostenvergleich

Im Bericht Budget und Kostenvergleich werden Plan- und Ist-Kosten dem Budget (Istwerte) in einem Diagramm und in einer Liste gegenübergestellt.

Der Bericht wertet alle Transaktionen vom Typ Budget mit Option Istwert gesetzt und Ressourceaufwände aus, die der gewählten Initiative oder den Initiativen unterhalb der gewählten Initiative zugeordnet sind.
Transaktionen können nur ausgewertet werden, wenn sie einer Initiative mit Ressourceaufwand zugeordnet sind.

Im Diagramm wird je eine Linie für das Budget (rot), die geplanten Kosten (blau) und die Ist-Kosten (grün) im Verlauf des Berichtszeitraums dargestellt.
In der Liste werden die aufsummierten Kosten (Plan und Ist) und das Budget für die einzelnen Zeitscheiben dargestellt. Die Kosten sind dann nochmal nach Transaktionen und Aufwand aufgeteilt.

Figure 249. Aufruf des des Berichts Budget und Kostenvergleich

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Initiativen verwalten. Dafür wird die gewünschte Initiative (Projekt) selektiert, die die auszuwertenden Vorgänge mit Ressourceaufwänden und Transaktionen vom Typ Budget enthält. Dann wird der Berichte-Dialog aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht Budget und Kostenvergleich ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Startdatum

Anfang des Berichtszeitraums

Enddatum

Ende des Berichtszeitraums

Zeiteinheit

Auswahl der Zeiteinheit im Bericht

Währung

Auswahl, in welche Währung die Kosten und das Budget umgerechnet werden.

Zeitskala

Auswahl der Zeischeiben, in welche der Berichtszeitraum zur Auswertung unterteilt wird.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Bericht Cash Flow

Ein wichtiger Indikator im Verlauf eines Projektes ist der Cash Flow (Zahlungsmittelüberschuss).

Figure 250. Diagramm und Liste des Berichts Cash Flow

Der Bericht wertet alle Transaktionen vom Typ Einnahmen und Ressourceaufwände aus, die der gewählten Initiative oder den Initiativen unterhalb der gewählten Initiative zugeordnet sind.
Transaktionen können nur ausgewertet werden, wenn sie einer Initiative mit Ressourceaufwand zugeordnet sind.

Im Bericht Cash Flow werden die Plan- und Ist-Kosten, die Plan- und Ist-Einnahmen und der daraus resultierende Cashflow (Einnahmen minus Kosten) in einem Diagramm und in einer Liste dargestellt.

Im Diagramm wird je eine Linie für die Plan-Kosten (orange), die Ist-Kosten (rot), die Plan-Einnahmen (hellgrün), die Ist- Einnahmen (dunkelgrün), der Cash Flow (Ist) (dunkelblau) und der Cash Flow (Plan) (hellblau) im Verlauf des Berichtszeitraums dargestellt.

In der Liste werden die aufgetretenen Plan- und Ist-Kosten und Plan- und Ist-Einnahmen und der daraus resultierende Cashflow (Plan und Ist) für die einzelnen Zeitscheiben dargestellt.

Die Kosten (Plan und Ist) errechnen sich aus der Summe von zugeordneten Transaktionen (Kosten) und Ressourceaufwänden. Die Plan- und Ist-Einnahmen errechnen sich aus den zugeordneten Transaktionen (Einnahmen). Der daraus resultierende Cashflow (Plan und Ist) errechnet sich aus den Einnahmen abzüglich der Kosten.

Figure 251. Aufruf des des Berichts Cash Flow

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Initiativen verwalten. Dafür wird die gewünschte Initiative (Projekt) selektiert, die die auszuwertenden Vorgänge mit Ressourceaufwänden und Transaktionen vom Typ Einnahmen enthält. Dann wird der Berichte-Dialog aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht Cash Flow ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Zeitskala

Auswahl der Zeischeiben, in welche der Berichtszeitraum zur Auswertung unterteilt wird.

Währung

Auswahl, in welche Währung die Kosten und das Budget umgerechnet werden.

Startdatum

Anfang des Berichtszeitraums

Enddatum

Ende des Berichtszeitraums

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Bericht Meilenstein-Trendanalyse

Wenn sich wichtige Meilensteine eines Projektes verschieben, muss dies sofort erkennbar sein, um gezielt eingreifen zu können.

Figure 252. Diagramm und Liste (Auszug) des Berichts Meilenstein-Trendanalyse

Im Diagramm wird für jeden Meilenstein unterhalb der ausgewählten Initiative das geplante Startdatum zum jeweiligen Berichtszeitpunkt (Erstellung des Basisplans) dargestellt.

In der Liste wird für jeden Meilenstein zu jedem Berichtszeitpunkt die Id des Meilensteins, die Id der Planversion (bzw. Current Plan), das geplante Startdatum (Geplant), das Ist-Startdatum (Istwert) und der Bereichtszeitpunkt (das Erstellungsdatum des jeweiligen Basisplans, bzw. der Wert des UDFs Berichtszeitpunkt) angezeigt.

Figure 253. Aufruf des Berichts Meilenstein-Trendanalyse

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Initiativen verwalten. Dafür wird die gewünschte Initiative selektiert, die die auszuwertenden Meilensteine enthält und von der Basispläne zu den gewünschten Berichtszeitpunkten existieren. Dann wird der Berichte-Dialog aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht Meilenstein-Trendanalyse ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Verberge fehlerhafte Meilenstein-Daten

Bei Auswahl werden Meilensteine, deren Plan-Datum vor dem Berichtszeitpunkt liegt, nicht angezeigt.

Startdatum

Frühestes Plan-Datum der auszuwerteten Meilensteine

Enddatum

Spätestes Plan-Datum der auszuwerteten Meilensteine

UDF

Benutzerdefiniertes Feld, welches den Berichtszeitpunkt enthält. Muss den Datentyp Startdatum oder Enddatum haben.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Es können maximal 15 Meilensteine angezeigt werden. Die Meilenstein-Trendanalyse verwendet für den Berichtszeitpunkt das Erstellungsdatum der jeweiligen Basispläne. Wird jedoch im Filter ein UDF gewählt, das ein Datum enthält, so wird der Berichtszeitpunkt darüber bestimmt. Dieses UDF muss auf der Initiative gesetzt sein, von der die Planversionen erstellt wurden. Es muss also auch jeweils in der entsprechenden Initiative in den Planversionen gesetzt sein.

Figure 254. Basispläne und benutzerdefinierte Felder von auszuwertenden Meilensteinen

MTA_Chart1

Initiative, die die auszuwertenden Meilensteine enthält.

Primär

Um die Meilenstein-Trendanalyse gezielt anzuwenden, wurden die auszuwertenden Meilensteine in eine Sekundärstruktur kopiert.

Planversions-Id

Von dieser Sekundärstruktur wurden dann in bestimmten Zeitabständen (z.B. monatlich) Basispläne erstellt.

MTA_Berichtszeitpunkt

Benutzerdefiniertes Feld, welches den Berichtszeitpunkt enthält.

MTA-Symbol

UDF MTA-Symbol: Ordnet den Meilensteinen bestimmte Symbole zu (Werte: No_01 – No_15). Muss den Datentyp Text und Nur definierte Werte haben.

MTA-Legende

UDF MTA-Legend: Titel des Meilensteins in der Legende. Standard ist die Id des Meilensteins. Muss den Datentyp Text haben.

MTA-Farbe

UDF MTA-Color: Ordnet den Meilensteinen bestimmte Farben der Linie zu. Muss den Datentyp Text und Nur definierte Werte haben.

Die benutzerdefinierten Felder und deren Werte müssen zuvor im Bereich Anpassen / Benutzerdefinierte Felder angelegt werden.

Die Id der benutzerdefinierten Felder ist fest vorgegeben. Der Name, welcher in den Spalten angezeigt wird, kann beliebig vergeben werden.

Bericht Blasendiagramm

Der Bericht Blasendiagramm zeigt übersichtlich für alle Projekte im Portfolio wie hoch der geplante Aufwand ist und wie hoch das geschätzte oder errechnete Risiko ist.

Figure 255. Bericht Blasendiagramm

Im Diagramm wird für jedes Projekt unterhalb der ausgewählten Initiative eine Blase dargestellt. Die Lage der Blase auf der Risiko-Achse entspricht der Höhe des Risikos, welches durch das im Filter angegebene UDF definiert wird. Die Lage der Blase auf der Zeit-Achse entspricht dem geplanten Startdatum des Projektes. Die Größe der Blase wird durch den geplanten Aufwand des Projektes bestimmt.

In der Liste wird für jedes Projekt unterhalb der ausgewählten Initiative die Id, der Typ, der Wert des UDFs (Höhe des Risikos), Geplanter Start, Geplantes Ende und der Geplante Aufwand angezeigt.

Planversionen werden nicht ausgewertet.

Figure 256. Aufruf des Berichts Blasendiagramm

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Initiativen verwalten. Dafür wird die gewünschte Initiative selektiert, die die auszuwertenden Projekte enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht Blasendiagramm ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Startdatum

Frühestes geplantes Startdatum der auszuwerteten Projekte

UDF

Benutzerdefiniertes Feld, welches die Höhe des Risikos enthält. Darf nur vordefinierte Werte enthalten.

Unterelemente laden

Definiert, ob Projekte unterhalb der ausgewählten Initiative mit ausgewertet werden.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Bericht Balkendiagramm (Gantt)

Der Bericht Balkendiagramm (Gantt) zeigt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse.

Figure 257. Diagramm und Legende des Berichts Balkendiagramm (Gantt)

Im Balkendiagramm (Gantt) wird für jede Initiative unterhalb der ausgewählten Initiative ein Balken in der Länge der Dauer mit Startdatum und Enddatum auf einer Zeitachse dargestellt. Die unterschiedlichen Initiativentypen werden durch Form und Farbe des Balkens dargestellt.
Planversionen werden nicht ausgewertet.

Figure 258. Aufruf des des Berichts Balkendiagramm (Gantt)

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Initiativen verwalten. Dafür wird die gewünschte Initiative selektiert, die die auszuwertenden Projekte enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht Balkendiagramm (Gantt) ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Startdatum

Frühestes geplantes Startdatum der auszuwerteten Initiativen

Enddatum

Spätestes geplantes Enddatum der auszuwerteten Initiativen

Initiativen-Typ

Auszuwertender Initiativen-Typ. Ist dieser Parameter leer, werden alle Initiativen-Typen ausgewertet.

Unterelemente laden

Definiert, ob Initiativen unterhalb der ausgewählten Initiative mit ausgewertet werden.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Bericht: On Time Performance (OTP) Projekt insgesamt

Der Bericht On Time Performance (OTP) Projekt insgesamt gibt den Fortschritt des Projektes im Vergleich zum Basisplan in einer Tabelle aus.

Figure 259. Bericht: On Time Performance (OTP) Projekt insgesamt

UDF Wert

Wert des vordefinierten UDFs.

Gesamtzahl von Initiativeelement

alle Initiativen, die
- vom definierten Initiativeelement sind
- Planversion gleich der definierten Basisplan Id ist - zugewiesener Wert des definierten UDFs ist gleich dem Wert der Tabellenzeile

geplant bis COD

Davon die Initiativen, deren Enddatum kleiner als das definierte Cut off Date ist.

fertig bis COD

Relevante Initiativen unterhalb der gewählten Initiative, deren Enddatum kleiner als das definierte Cut off Date ist.

offen (gesamt)

Die Initiativen aus Gesamtzahl von Initiativeelement, die bis zum Cut off Date noch nicht fertig sind.

OTP Index bis COD

Prozentwert der Initiativen aus geplant bis COD, die bis zum Cut off Date fertig sind. Wird je nach Prozentwert eingefärbt (siehe Legende).

OTP Index gesamt

Prozentwert der Initiativen aus Gesamtzahl von Initiativeelement, die bis zum Cut off Date fertig sind.

gesamt

Summenwerte aller Zeilen

Figure 260. Aufruf des Berichts: On Time Performance (OTP) Projekt insgesamt

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Initiativen verwalten. Dafür wird die gewünschte Initiative selektiert, die die auszuwertenden Projekte enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht On Time Performance (OTP) Projekt insgesamt ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Cut off Date

Datum, bis zu welchem Monat der Fortschritt berechnet wird.

Initiativeelement

Nur Initiativen mit diesem Initiativeelement werden ausgewertet.

Basisplan Id

Die Id des Basisplans mit dem das Projekt verglichen wird.

vordefiniertes UDF

Nur Initiativen mit diesem vordefinierten benutzerdefinierten Feld werden ausgewertet. Pro UDF Wert gibt es einen Datensatz in der Tabelle. Wurde kein vordefiniertes UDF ausgewählt, wird nur eine Zeile für die gewählte Initiative ausgegeben.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Bericht: S-Kurve Projektfortschritt

Der Bericht S-Kurve Projektfortschritt gibt den Fortschritt des Projektes im Vergleich zum Basisplan in einem Linienchart aus. Pro Monat der Zeitskala wird die Anzahl der Initiativen ausgewertet, deren Endedatum in den Monat fällt. Für jedes Monat wird der Wert aus dem Vorgängermonat addiert.

Figure 261. Bericht: S-Kurve Projektfortschritt

Für die gewählte Initiative und für jeden UDF Wert des UDFs (Parameter: vordefiniertes UDF) wird ein Linienchart mit 3 Linien erstellt:

Actual: alle Initiativen unterhalb der gewählten Initiative (Projekt),
- die vom definierten Initiativeelement sind,
- deren Enddatum kleiner als das definierte Cut off Date ist,
- das definierte UDF ist zugewiesen bzw. der zugewiesene Wert des definierten UDFs ist gleich dem Wert des Liniencharts.
Forcast: alle Initiativen unterhalb der gewählten Initiative (Projekt),
- die vom definierten Initiativeelement sind,
- deren Enddatum gleich oder größer als das definierte Cut off Date ist,
- das definierte UDF ist zugewiesen bzw. der zugewiesene Wert des definierten UDFs ist gleich dem Wert des Liniencharts.
Baseline: alle Initiativen,
- die vom definierten Initiativeelement sind,
- deren Planversion gleich der definierten Basisplan Id ist,
- das definierte UDF ist zugewiesen bzw. der zugewiesene Wert des definierten UDFs ist gleich dem Wert des Liniencharts.

Figure 262. Aufruf des Berichts: S-Kurve Projektfortschritt

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Initiativen verwalten. Dafür wird die gewünschte Initiative selektiert, die die auszuwertenden Projekte enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht S-Kurve Projektfortschritt ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Cut off Date

Datum, bis zu welchem Monat der Fortschritt berechnet wird.

Initiativeelement

Nur Initiativen mit diesem Initiativeelement werden ausgewertet.

Basisplan Id

Die Id des Basisplans mit dem das Projekt verglichen wird.

vordefiniertes UDF

Nur Initiativen mit diesem vordefinierten benutzerdefinierten Feld werden ausgewertet. Pro UDF Wert gibt es ein Linienchart. Wurde kein vordefiniertes UDF ausgewählt, wird nur ein Linienchart für die gewählte Initiative ausgegeben.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

3.7.2. Berichte für Ressourcen

Analog zu Initiativen (Zugriff auf Berichte) gibt es auch für Ressourcen spezielle Berichte. Dabei selektiert man zuerst eine oder mehrere Ressourcen, deren Inhalt – bzw. der Inhalt der hierarchisch untergeordneten Ebenen – im Bericht ausgewertet werden soll. Anschließend wird über den Menüpunkt Import / Export / Berichte mit dem Button Berichte die Liste der verfügbaren Berichte geöffnet.

Verfügbar sind hier alle Berichte, die im Jasper-Respository im Ordner root/public/reports/resources abgelegt sind.

Bericht Department Curves

Der Bericht summiert den geplanten Aufwand der Ressourcen unterhalb einer RBS und bildet Teilsummen für die verschiedenen eindeutigen Werte eines Benutzerdefinierten Feldes, das den Initiativen zugeordnet ist, an denen die Ressourcen arbeiten werden.
Daten aus Planversionen werden nicht ausgewertet.

Figure 263. Bericht Department Curves

Figure 264. Aufruf des Berichts Department Curves

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Ressourcen verwalten. Dafür wird die gewünschte RBS selektiert, die die auszuwertenden Ressourcen enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht Department Curves ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Zeiteinheit

Auswahl der Zeiteinheit im Bericht

Startdatum

Anfang des Berichtszeitraums

Enddatum

Ende des Berichtszeitraums

UDF

Benutzerdefiniertes Feld, das den Initiativen zugeordnet ist, an denen die Ressourcen arbeiten werden und nach dessen verschiedenen eindeutigen Werten Teilsummen des geplanten Aufwands gebildet werden.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Bericht Department Curves nach Projekten

Der Bericht Department Curves nach Projekten summiert den geplanten Aufwand der Ressourcen unterhalb einer RBS und bildet Teilsummen für die verschiedenen Projekte, an denen die Ressourcen arbeiten werden.

Figure 265. Diagramm und Liste (Auszug) des Berichts Department Curves nach Projekten

Im Diagramm wird für jedes Projekt mit geplantem Aufwand der gewählten Ressourcen pro Zeitscheibe (z.B: Monat) ein Balken dargestellt und so mit dem geplanten Aufwand aller Projekte im Verlauf des Berichtszeitraums summiert dargestellt. Die Gesamtkapazität der gewählten Ressourcen im Berichtszeitraum wird als Linie dargestellt.

In der Liste wird der aufgetretene geplante Aufwand für jede Ressource bzw. RBS unterhalb der gewählten RBS für die einzelnen Zeitscheiben (Datum) pro Projekt aufgeteilt.

Es werden die Zuweisungen zu allen Initiativen ausgewertet, deren Start- oder Enddatum im Berichtszeitraum liegen.
Aufwände auf Planversionen werden nicht ausgewertet.

Figure 266. Aufruf des Berichts Department Curves nach Projekten

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Ressourcen verwalten. Dafür wird die gewünschte RBS selektiert, die die auszuwertenden Ressourcen enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht Department Curves nach Projekten ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Zeiteinheit

Auswahl der Zeiteinheit im Bericht

Startdatum

Anfang des Berichtszeitraums

Enddatum

Ende des Berichtszeitraums

Initiativen-I

Initiative, unter der die Projekte liegen bzw, das Projekt selbst, für die Teilsummen des geplanten Aufwands gebildet werden. Wenn keine Initiativen-Id gesetzt wurde, werden alle Initiativen vom Initiativentyp Projekt und die Initiativen darunter ausgewertet.

Zeitscheiben

Perioden, in welche der gewählte Zeitraum aufgeteilt wird (year, month, week, day)

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Bericht Effort summiert

Der Bericht zeigt die geplanten Aufwände der gewählten Ressource oder der Ressourcen unter der gewählten RBS. Die Berechnung erfolgt tagesgenau über den zugeordneten Kalender.
Daten aus Planversionen werden nicht ausgewertet.

Figure 267. Diagramm und Liste (Auszug) des Berichts Effort summiert

Im Bericht Effort summiert werden die geplanten Aufwände der gewählten Ressource oder der Ressourcen unter der gewählten RBS in einem Diagramm und in einer Liste dargestellt.

Im Diagramm wird für jede Ressource mit geplantem Aufwand eine Fläche dargestellt und so mit dem geplantem Aufwand aller Ressourcen im Verlauf des Berichtszeitraums summiert dargestellt.

In der Liste wird der aufgetretene geplante Aufwand für jede Ressource bzw. RBS für die einzelnen Zeitscheiben nach übergeordneter RBS (Abteilung) gruppiert und aufsummiert.

Figure 268. Aufruf des Berichts Effort summiert

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Ressourcen verwalten. Dafür wird die gewünschte RBS selektiert, die die auszuwertenden Ressourcen enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht Effort summiert ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Startdatum

Anfang des Berichtszeitraums

Enddatum

Ende des Berichtszeitraums

Zeiteinheit

Auswahl der Zeiteinheit im Bericht

Zeitskala

Auswahl der Zeischeiben, in welche der Berichtszeitraum zur Auswertung unterteilt wird.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Bericht Effort kumulativ summiert

Figure 269. Diagramm und Liste (Auszug) des Berichts Effort kumulativ summiert

Im Bericht Effort kumulativ summiert werden die geplanten Aufwände der gewählten Ressource oder der Ressourcen unter der gewählten RBS in einem Diagramm und in einer Liste dargestellt.

Im Diagramm wird für jede Ressource der geplante Aufwand über die Zeit kumuliert in einer Fläche dargestellt und so mit dem geplantem Aufwand aller Ressourcen im Verlauf des Berichtszeitraums summiert dargestellt.

In der Liste wird der aufgetretene geplante Aufwand für jede Ressource bzw. RBS für die einzelnen Zeitscheiben nach übergeordneter RBS (Abteilung) gruppiert und aufsummiert.

Figure 270. Aufruf des Berichts Effort kumulativ summiert

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Ressourcen verwalten. Dafür wird die gewünschte RBS selektiert, die die auszuwertenden Ressourcen enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht Effort kumulativ summiert ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Startdatum

Anfang des Berichtszeitraums

Enddatum

Ende des Berichtszeitraums

Zeiteinheit

Auswahl der Zeiteinheit im Bericht

Zeitskala

Auswahl der Zeischeiben, in welche der Berichtszeitraum zur Auswertung unterteilt wird.

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Bericht Ressourcenauslastung

Figure 271. Diagramm und Liste (Auszug) des Berichts Ressourcenauslastung

Im Bericht Ressourcenauslastung werden die geplanten Aufwände der gewählten Ressource oder der Ressourcen unter der gewählten RBS in einem Diagramm und in einer Liste dargestellt.

Im Diagramm wird für jede Ressource mit geplantem Aufwand eine Linie im Verlauf des Berichtszeitraums dargestellt.

In der Liste wird der aufgetretene geplante Aufwand für jede Ressource bzw. RBS für die einzelnen Zeitscheiben nach übergeordneter RBS (Abteilung) gruppiert und aufsummiert.

Figure 272. Aufruf des Berichts Ressourcenauslastung

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Ressourcen verwalten. Dafür wird die gewünschte RBS selektiert, die die auszuwertenden Ressourcen enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht Ressourcenauslastung ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Startdatum

Anfang des Berichtszeitraums

Enddatum

Ende des Berichtszeitraums

Zeitskala

Auswahl der Zeischeiben, in welche der Berichtszeitraum zur Auswertung unterteilt wird.

Zeiteinheit

Auswahl der Zeiteinheit im Bericht

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

Bericht Kapazitätsplanung nach Ressourcen

Der Bericht Kapazitätsplanung nach Ressourcen zeigt alle Zuweisungen von Ressourcen unterhalb des gewählten Ressourcenbaums.
Daten aus Planversionen werden nicht ausgewertet.

Figure 273. Bericht Kapazitätsplanung nach Ressourcen

Der Bericht Kapazitätsplanung nach Ressourcen listet den geplanten Aufwand für jede Ressource bzw. RBS unterhalb der gewählten RBS für die einzelnen Zuweisungen zu Initiativen mit dem übergeordneten Projekt auf.

Figure 274. Aufruf des Berichts Kapazitätsplanung nach Ressourcen

Aufgerufen wird der Bericht aus dem Menü Ressourcen verwalten. Dafür wird die gewünschte RBS selektiert, die die auszuwertenden Ressourcen enthält und der Berichte-Dialog wird aufgerufen.

Auswahl des Berichts

Im Dialog zum Button Berichte wird auf der linken Seite der Bericht Kapazitätsplanung nach Ressourcen ausgewählt.

Filterbereich

Hier können die Filter- und Ausgabeoptionen für diesen Bericht vorgenommen werden.

Startdatum

Anfang des Berichtszeitraums

Enddatum

Ende des Berichtszeitraums

Zeiteinheit

Auswahl der Zeiteinheit im Bericht

Ausgabeformat

Auswahl des Ausgabeformats

3.8. Jobs

Der Bereich Jobs bietet die Möglichkeit, umfangreiche Berechnungen in definierten Zeitabständen zu bestimmten Zeiten automatisch ausführen zu lassen. Standardmäßig können folgende Jobs erstellt werden:

Job zum Leeren Audit Datenbank (Audit Datenbank Job (Leeren))
Job zum Ausführen von Regeln (Regeln ausführen)
Job zum Erstellen einer Reporting Datenbank (Reporting Datenbank Job)
Job zum Erweitern der Reporting Datenbank durch EAV Kennzahlen (Erweiterter Reporting Datenbank Job)
Job zum Erweitern der Reporting Datenbank durch Scrum Daten (Erweiterter Reporting Datenbank Job)
Summarize Job

Die Art des Jobs wählt man im Dialog Vorlage beim Erstellen eines neuen Jobs aus.

Figure 275. Auswahl der Art des Jobs

Weitere Möglichkeiten von Jobs können im Rahmen einer Implementierung mit Beratung durch die saprima GmbH erschlossen werden.

Figure 276. Jobs

Speichern

Speichern der aktuell eingegebenen Einstellungen für einen Job.

Neu

Mit diesem Button wird ein neuer Job ein angelegt. Dabei öffnet sich der Dialog Auswahl Vorlage und dann der Dialog Bearbeiten

Löschen

Löscht den aktuell ausgewählten Job.

Aktualisieren

Aktualisiert die Oberfläche für Jobs.

Ausführen

Führt den den aktuell ausgewählten Job manuell aus.

Anhalten

Ermöglicht es, gestartete Jobs wieder anzuhalten.

Eindeutige Id des Jobs (wird im Dialog Bearbeiten definiert).

Vorlage

Wird im Dialog Vorlage definiert.

Gruppe

Gibt den Benutzer an, der diesen Job erstellt hat.

Beschreibung

Beschreibung des Jobs (wird im Dialog Bearbeiten definiert).

Status

Zeigt den Status des jeweiligen Jobs an.

Bereit → der Job kann ausgeführt werden
Gestoppt → der Job wurde manuell angehalten
Fehler aufgetreten → bei der Ausführung des Jobs sind Fehler aufgetreten
Wird ausgeführt → der Job wird gerade ausgeführt
Wartend → der Job wird bereits durch einen anderen User ausgeführt

Wiederholung

Mit Wiederholung bestimmt man das Wiederholungsintervall für den Job (wird im Dialog Bearbeiten definiert).

Einheit

Bestimmt die Zeiteinheit des Wiederholungsintervalls (wird im Dialog Bearbeiten definiert).

Erster Lauf

Definiert, wann der Job zum ersten Mal automatisch starten soll (wird im Dialog Bearbeiten definiert).

Letzter Lauf

Hier wird evtl. das Datum definiert, ab dem der Job automatisch nicht mehr gestartet wird (wird im Dialog Bearbeiten definiert).

Nächster Lauf

Hier ist erkennbar, wann der Job das nächste Mal gestartet wird.

Vorheriger Lauf

Hier ist erkennbar, wann der Job das letzte Mal gestartet wurde.

Log-Bereich

Im Log-Bereich des gewählten Jobs können die Meldungen, die der Job beim letzten Lauf erzeugt hat, eingesehen werden.

Download Meldungen

Speichert die Meldungen in einer Datei.

Meldungen leeren

leert den Log-Bereich

Beim Anlegen eines Jobs öffnet sich der Dialog Vorlage und dann der Dialog Bearbeiten. Hier können die folgenden Einstellungen vorgenommen werden.
Durch Doppelklick auf einen Job wird der Dialog Bearbeiten ebenfalls geöffnet und die vorgenommenen Einstellungen können angepasst werden.

Figure 277. Dialog Bearbeiten eines Jobs

Eindeutige Id des Jobs.

Beschreibung

Beschreibung des Jobs.

Erster Lauf

Definiert, wann der Job zum ersten Mal automatisch starten soll.

Letzter Lauf

Hier wird evtl. das Datum definiert, ab dem der Job automatisch nicht mehr gestartet wird.

Wiederholung

Mit Wiederholung bestimmt man das Wiederholungsintervall für den Job.

Einheit

Bestimmt die Einheit Zeiteinheit des Wiederholungsintervalls.

Parameter

Die Parameter eines Jobs unterscheiden sich je nach gewählter Vorlage und werden für jede Art von Job extra beschrieben.

Benachrichtigung

Hier werden die Einstellungen zur Benachrichtigung im Fehlerfall vorgenommen.

Übernimmt die Einstellungen und schließt den Dialog Bearbeiten.

Abbruch

Schließt den Dialog Bearbeiten ohne die Einstellungen zu übernehmen.

3.8.1. Benachrichtigung

Hier haben Sie die Möglichkeit, saprima Benutzer zu benachrichtigen, wenn ein saprima Job nicht erfolgreich durchgelaufen ist. Die Benutzer können per E-Mail oder interner saprima Benachrichtigung informiert werden.

Figure 278. Einstellungen zur Benachrichtigung im Fehlerfall

Interne Benachrichtigung

Dieser Schalter regelt, ob die definierten Benutzer per interner saprima Benachrichtigung informiert werden.

Mailversand

Dieser Schalter regelt, ob die definierten Benutzer per E-Mail informiert werden.

Betreff

Der angebene Text wird bei einer E-Mail als Betreff angegeben und bei der internen saprima Benachrichtigung als Titel.

Nachricht

Hier kann die Nachricht für die Benutzer angegeben werden, die versendet wird.

Link

Über den vorbelegten Link saprima Jobs öffnen können die Benutzer saprima aufrufen und werden gleich in den Bereich Jobs weitergeleitet.

E-Mail hinzufügen

In dieses Feld können weitere E-Mail-Adressen eingetragen werden und über die Enter Taste oder den Plus Button der Liste hinzugefügt werden.

E-Mail-Adresse entfernen

Über den Button Entfernen können einzelne E-Mail-Adressen wieder aus der Liste der Benutzer, die informiert werden, entfernt werden.

Voraussetzung für den Versand einer Mail ist, dass der Mailausgangsserver bei der Installation über die Konfiguration (siehe Administrationshandbuch Kapitel 4.14. Mailserver) konfiguriert wurde.

Figure 279. Konfiguration Mailserver

E-Mail Einstellungen

In diesem fenster der Installion werden die Eistellungen zum Mailausgangsserver vorgenommen.

Mailausgangsserver

der Mailausgangsserver

Benutzername

Ist für den Postausgangsserver eine Authentifizierung erforderlich, so wird hier der Benutzername angegeben.

Passwort

Hier wird das Passwort für die Authentifizierung des Benutzers angegeben.

E-Mail Adresse

die Absenderadresse (E-Mail)

Sicherer Verbindungstyp

der Verbindungstyp, zur Auswahl stehen:

keinen
SSL/TLS
StartTLS

Port

der smtp Port
Je nach Auswahl für den sicheren Verbindungstyp, ist dies der ssl Port.

3.8.2. Job zum Erstellen einer Reporting Datenbank

Der Job für die Reporting Datenbank erstellt eine Datenbank mit detaillierten Daten zur Auslastung der Ressourcen in den einzelnen Initiativen. Diese Daten werden mit Informationen zu Transaktionen, Benutzerdefinierten Feldern und Regeln ergänzt. Dies bietet die Grundlage für vielfältige Berichte.
Die Erstellung eines Ad-Hoc-Berichtes ist in den Tutorials von jaspersoft erläutert (https://www.jaspersoft.com/solutions/ad-hoc-reporting).

Bei einer Standard-Installation von saprima® werden die Konfigurationsparameter für die Reporting Datenbank in die Datei reporting.conf geschrieben und können vom Administrator angepasst werden (siehe Administrationshandbuch Kapitel 3.9. reporting.conf).

Im Bereich Anpassen / Jobs wird mit dem Button Neu ein neuer Job angelegt. Dabei öffnet sich der Dialog Vorlage. Mit Reporting Database Job wird die Vorlage für die Reporting Datenbank gewählt.
Im Dialog Bearbeiten werden die Einstellungen für den Job vorgenommen.

Figure 280. Parameter für einen Job zum Erstellen einer Reporting Datenbank

Einstellungen

Hier werden die allgemeinen Einstellungen vorgenommen.

Benachrichtigung

Hier werden die Einstellungen zur Benachrichtigung im Fehlerfall vorgenommen.

Konfigurationsname

Bei einer Standard-Installation lautet der Konfigurationsname „standard“. Dieser Name wird sowohl verwendet, um die Konfigurationsparameter einzulesen, als auch um die Log-Ausgabe zu kennzeichnen.

Um einen Job für die Reporting Datenbank ausführen zu können, muss der Benutzer der Benutzergruppe ROLE_ADMINISTRATOR zugewiesen sein.

3.8.3. Job zum Ausführen von Regeln

Wie Regeln erstellt und angewendet werden, wird hier erläutert. Ein Job mit der Vorlage Regeln ausführen ermöglicht es, Regeln automatisch auszuführen. Dies wird im Folgenden am Beispiel der Regeln zur Kapazitätsauslastung erläutert.

Im Bereich Anpassen / Jobs wird mit dem Button Neu ein neuer Job angelegt. Dabei öffnet sich der Dialog Vorlage. Mit Regeln ausführen wird die Vorlage für das Ausführen von Regeln gewählt.
Im Dialog Bearbeiten werden die Einstellungen für den Job vorgenommen.

Figure 281. Parameter für einen Job zum Ausführen von Regeln

Einstellungen

Hier werden die allgemeinen Einstellungen vorgenommen.

Benachrichtigung

Hier werden die Einstellungen zur Benachrichtigung im Fehlerfall vorgenommen.

Regeln ID

Hier werden die Ids der auszuführenden Regeln durch % getrennt eingetragen.

Regelpackage

Hier werden die Regel-Pakete der auszuführenden Regeln durch % getrennt eingetragen.

3.8.4. Summarize Job

In Kapitel Summarize wird erläutert, wie der Summarize_ manuell ausgeführt wird. Ein Job mit der Vorlage Summarize Job ermöglicht es, den Summarize in festgelegten zeitlichen Abständen automatisch auszuführen.

Im Bereich Anpassen / Jobs wird mit dem Button Neu ein neuer Job angelegt. Dabei öffnet sich der Dialog Vorlage. Mit Summarize Job wird die Vorlage für den Summarize Job gewählt.
Im Dialog Bearbeiten werden die Einstellungen für den Job vorgenommen.

Figure 282. Parameter für einen Summarize Job

Einstellungen

Hier werden die allgemeinen Einstellungen vorgenommen.

Benachrichtigung

Hier werden die Einstellungen zur Benachrichtigung im Fehlerfall vorgenommen.

Initiativen Id’s

Initiativen Ids durch % getrennt. Initiativen, für die der Summarize Job ausgeführt werden soll. Nur primäre Initiativen oder Planversionen sind erlaubt. Ist dieses Feld leer, werden alle Root Initiativen (primär und Planversionen) aggregiert.

Aufwände

Geplante, verbleibende und aktuelle Aufwände, beispielsweise durch Rückmeldungen, werden berechnet.

Kosten

Geplante, verbleibende und Ist-Kosten werden berechnet.

Datumswerte

Geplante und aktuelle Datumswerte der Initiative und der Ressourcenzuweisungen werden berechnet.

Bucketplan Autocommit

Vor der Berechnung werden alle Bucketpläne, die noch nicht übertragen wurden, bis zum definierten Zeitpunkt automatisch übertragen.

Autocommit bis (Tage)

• leer → alle Perioden in den Bucketplänen werden übertragen
• -1 → bis zum Bezugsdatum der Initiative bzw. bis zum heutigen Tag, wenn die Initiative kein Bezugsdatum hat, werden die Perioden in den Bucketplänen übertragen
• ungleich -1 → die Perioden in den Bucketplänen werden bis zum heutigen Tag plus Wert übertragen

Bucketplan genehmigen

Vor der Berechnung werden alle Bucketpläne, die übertragen, aber noch nicht genehmigt wurden, bis zum definierten Zeitpunkt automatisch genehmigt.

Autocommit bis (Tage)

• leer → alle übertragenen Perioden in den Bucketplänen werden genehmigt
• -1 → bis zum Bezugsdatum der Initiative bzw. bis zum heutigen Tag, wenn die Initiative kein Bezugsdatum hat, werden die übertragenen Perioden in den Bucketplänen genehmigt
• ungleich -1 → die übertragenen Perioden in den Bucketplänen werden bis zum heutigen Tag plus Wert genehmigt

Restwerte auf 0 setzen

Definiert, ob Restwerte in Bucketplänen, vor dem letzten Auftreten von Istwerten, auf 0 gesetzt werden.

EV Stichtag setzen

Soll der verwendete Stichtag, der für die Berechnung der Earned Values verwendet wurde, auf die Initiative abgespeichert werden

EV Stichtag - Periode

EV Stichtag - Periodenoffset

Wurde eine EV Stichtag - Periode angegeben, so kann über den Offset definiert werden, wieviel Perioden dazu gerechnet oder abgezogen werden sollen. Bei einem Minuswert wird abgezogen.

EV Stichtag -Tag

Wurde eine EV Stichtag - Periode angegeben, so kann über diesen Parameter definiert werden, an welchen Tag der Stichtag liegen soll.
Das Feld wird nur verwendet, wenn die EV Stichtag - Periode week oder month ist. Mögliche Werte bei einer EV Stichtag - Periode week sind:
- 1 → Sonntag
- 2 → Montag
- 3 → Dienstag
- 4 → Mittwoch
- 5 → Donnerstag

- 6 → Freitag
- 7 → Samstag
Mögliche Werte bei einer EV Stichtag - Periode month sind: 1 - 31
Bei 31 wird immer der letzte Tag im Monat genommen.

Bucketpläne, die über einen Workflow gesteuert werden, werden nur übertragen bzw. genehmigt, wenn der ausführende Benutzer die Rechte dazu besitzt.

Bucketpläne werden in Tagesscheiben gespeichert, dadurch werden tagesgenau alle Buckets übertragen bzw. genehmigt, die vor dem definierten Zeitpunkt liegen.

3.8.5. Job zum Erweitern der Reporting Datenbank durch EAV Kennzahlen

Die Darstellung der EAV Kennzahlen über den Zeitverlauf kann bei der Steuerung durch Maßnahmen helfen. Dazu werden die EAV Kennzahlen mit Zeitstempel in zwei Tabellen in der Reporting Datenbank abgespeichert, um Trendreports zu erzeugen.

Im Bereich Anpassen / Jobs wird mit dem Button Neu ein neuer Job angelegt. Dabei öffnet sich der Dialog Vorlage. Mit Erweiterter Reporting Datenbank Job wird die Vorlage für das Erweitern der Reporting Datenbank gewählt.
Im Dialog Bearbeiten werden die Einstellungen für den Job vorgenommen.

Figure 283. Parameter für einen Job zum Erweitern der Reporting Datenbank durch EAV Kennzahlen

Einstellungen

Hier werden die allgemeinen Einstellungen vorgenommen.

Benachrichtigung

Hier werden die Einstellungen zur Benachrichtigung im Fehlerfall vorgenommen.

Konfigurationsname

Bei einem Job zum Erweitern der Reporting Datenbank durch EAV Kennzahlen lautet dieser „eav“.

Regeln ID

Vor dem Job-Lauf werden die Regeln zur Berechnung der EAV Kennzahlen ausgeführt.
Die Ids der auszuführenden Regeln lauten „Calculate EAV Cost%Calculate EAV Effort“.

Regelpackage

Die Regel-Pakete der auszuführenden Regeln lauten „initiative.eav.cost%initiative.eav.effort.

Vor dem ersten Lauf eines Jobs zum Erweitern der Reporting Datenbank muss der Job für die Reporting Datenbank gelaufen sein.

Wird der Job zusätzlich manuell angestossen, werden für die eingestellte Jobperiode (Wiederholung
Einheit) wiederum Daten in die jeweilige Tabelle geschrieben. Somit hat man in der Jobperiode doppelte Daten. Damit dies nicht geschieht, werden für die Job Periode bereits vorhandene Daten gelöscht.
Deshalb muss ein Job zum Erweitern der Reporting Datenbank durch EAV Kennzahlen immer mit Wiederholung eingestellt werden.

3.8.6. Job zum Erweitern der Reporting Datenbank durch Scrum Daten

Zur Überwachung der einzelnen Sprints bei der Scrum-Methode hat sich die Burndowngrafik bewährt. Dazu werden Restaufwände mit Zeitstempel in einer eigenen Tabelle der Reporting Datenbank abgespeichert.

Ein Job mit der Vorlage Erweiterter Reporting Datenbank Job und Konfigurationsname „scrum“ ermöglicht es, in definierten Zeitabständen die Restaufwände mit Zeitstempel in die Reporting Datenbank zu schreiben.

Figure 284. Parameter für einen Job zum Erweitern der Reporting Datenbank durch Scrum Daten

Einstellungen

Hier werden die allgemeinen Einstellungen vorgenommen.

Benachrichtigung

Hier werden die Einstellungen zur Benachrichtigung im Fehlerfall vorgenommen.

Konfigurationsname

Bei einem Job zum Erweitern der Reporting Datenbank durch Scrum Daten lautet dieser „scrum“.

Vor dem ersten Lauf eines Jobs zum Erweitern der Reporting Datenbank muss der Job für die Reporting Datenbank gelaufen sein.

3.8.7. Job zum Leeren der Audit Datenbank

Falls die Audit Datenbank (siehe Administrationshandbuch Kapitel 4.7. saprima^® Audit Datenbank) verwendet wird, wird empfohlen, die Audit Datenbank in regelmäßigen Abständen, von nicht mehr notwendigen Daten zu bereinigen.

Ein Job mit der Vorlage Audit Datenbank Job (Leeren) ermöglicht es, in definierten Zeitabständen die Audit Datenbank von nicht mehr notwendigen Daten zu bereinigen.

Im Bereich Anpassen / Jobs wird mit dem Button Neu ein neuer Job angelegt. Dabei öffnet sich der Dialog Vorlage. Mit Audit Datenbank Job (Leeren) wird die Vorlage für das Bereinigen der Audit Datenbank gewählt.
Im Dialog Bearbeiten werden die Einstellungen für den Job vorgenommen.

Figure 285. Parameter für einen Job zum Leeren der Audit Datenbank

Einstellungen

Hier werden die allgemeinen Einstellungen vorgenommen.

Benachrichtigung

Hier werden die Einstellungen zur Benachrichtigung im Fehlerfall vorgenommen.

Leeren bis (Tage)

Definiert, bis wann Einträge, die eine Änderung darstellen, aus der Audit Datenbank gelöscht werden sollen.
Ist dieser Wert leer, werden alle Einträge gelöscht, die vor 90 Tagen gemacht wurden.
Sonst wird der Wert in Tagen zum heutigen Datum addiert und alle Einträge, die vor diesem Zeitpunkt gemacht wurden, werden gelöscht.

gelöschte Daten leeren, bis (Tage)

Definiert, bis wann Einträge, die in saprima gelöscht wurden, aus der Audit Datenbank gelöscht werden sollen.
Ist dieser Wert leer, werden keine in saprima gelöschten Einträge aus der Audit Datenbank gelöscht.
Sonst wird der Wert in Tagen zum heutigen Datum addiert und alle Einträge, die vor diesem Zeitpunkt in saprima gelöscht wurden, werden in der Audit Datenbank gelöscht.

3.8.8. Job zum Bereinigen der Dateien im Dateienverwaltungssystem (Jackrabbit)

Wenn ein Dokument in saprima^® von einem gewählten Element mit dem Löschmodus "In saprima und im DMS löschen" entfernt wird, wird dieses Dokument zwar im saprima^® Dokumentenverwaltungssystem entfernt, aber nicht im Dateienverwaltungssystem (Jackrabbit).

Ein Job mit der Vorlage DMS Cleaner (Jackrabbit) ermöglicht es, in definierten Zeitabständen das Dateienverwaltungssystem (Jackrabbit) von nicht mehr benötigten Dateien zu bereinigen.

Im Bereich Anpassen / Jobs wird mit dem Button Neu ein neuer Job angelegt. Dabei öffnet sich der Dialog Vorlage. Mit DMS Cleaner (Jackrabbit) wird die Vorlage für das Bereinigen das Dateien im Dateienverwaltungssystem (Jackrabbit) gewählt.
Im Dialog Bearbeiten werden die Einstellungen für den Job vorgenommen.

Parameter für einen Job zum Bereinigen der Dateien im Datenverwaltungssystem (Jackrabbit)

Figure 286. Parameter für einen Job zum Bereinigen der Dateien im Dateienverwaltungssystem (Jackrabbit)

Einstellungen

Hier werden die allgemeinen Einstellungen vorgenommen.

Parameter

Spezielle Parameter gibt es für diese Art von Jobs nicht.

Benachrichtigung

Hier werden die Einstellungen zur Benachrichtigung im Fehlerfall vorgenommen.

Handbuch saprima®

1. Wichtige Anmerkungen

1.1. Implementierung des Manuals in saprima®

1.2. Summarize

1.3. Layout und Filter

1.4. Schritt-für-Schritt Anleitung

2. Anwendungsfälle

2.1. Spezielle Pro-Admin Use Cases in saprima® Professional

2.1.1. 1. Schritt: Benutzer mit Lizenz anlegen und einer Ressource zuweisen

2.1.2. Benutzer löschen und Lizenz für Ressource kündigen

2.1.3. Benutzerdefiniertes Feld anlegen und zuweisen

2.1.4. Weitere Projektverwaltungsmöglichkeiten

2.1.5. Layout erstellen

2.1.6. Filter erstellen

2.1.7. Filter dem Layout zuweisen

2.1.8. Layout veröffentlichen

2.2. Spezielle Pro-Ressourcenmanager Use Cases in saprima® Professional

2.2.1. 2. Schritt: Mitarbeiter und Abteilungen anlegen

2.2.2. Kostensatz anlegen

2.2.3. Kostensatz einem Mitarbeiter zuweisen

2.3. Spezielle Pro-Projektleiter Use Cases in saprima® Professional

2.3.1. 3. Schritt: Projekte und weitere Initiativen anlegen

2.3.2. Zeitlicher Überblick über Projekte und deren Verknüpfung im Gantt Diagramm

2.4. Allgemeine Use Cases in saprima® Professional

2.4.1. 4. Schritt: Zuweisung von Ressourcen auf Abteilungen

2.4.2. 5. Schritt: Mitarbeiter einem Projekt zuweisen / Team zusammenstellen

2.4.3. 6. Schritt: Teammanagement: Mitarbeiter Vorgänge zuweisen

2.4.4. 7. Schritt: Ressourcen in Ressourcen Bucket Planung planen

2.4.5. 8. Schritt: Allgemeine Stundenrückmeldung im Ressourcen Bucket Plan

2.4.6. Übersicht über bestehende Ressourcen

2.4.7. Mitarbeiter entfernen

2.4.8. Bestehendes Layout verändern

2.4.9. Weitere Projektinformationen

2.4.10. Mehr Ressourceninformationen und Verwaltungsmöglichkeiten

2.4.11. Initiative Cockpit auswerten

2.5. Alle Pro-Mitarbeiter Use Cases in saprima® Professional

2.5.1. Initiative Cockpit auswerten

2.5.2. Übersicht und Stundenrückmeldung für Projekte und Vorgänge im Ressourcen Bucket Plan

3. Oberflächen

3.1. Aufbau von saprima®

3.1.1. Benachrichtigungen

Berechtigungen

3.2. Initiativen

3.2.1. Initiativen verwalten

Allgemein (Initiativen)

Aufwände und Kosten

Erweiterte Attribute (Initiativen)

Berechtigungen (Initiativen)

Ressourcenplanung

Transaktionen

Regelzuweisungen

Dokumente

Planversionen – Basispläne, Szenarien und Archive

Initiativen-Zusatzdaten

Workflow / Statustyp

Kopieren und Verschieben von Initiativen

Vorlagen / Templates

Regel über den Button Neu legen

Spaltenfunktion "Suchen und Ersetzen"

Layout, Filter, Gruppierungen und Formeln

Layout Menü

Layout Tabs

Verwendung von Filtern

Verwendung von Formeln

Kennzahlen der Earned Value Analyse

Kennzahlen der Earned Value Analyse für Kosten

Kennzahlen der Earned Value Analyse für Aufwände

Anzeigen der Kennzahlen der Earned Value Analyse

Regeln für die Earned Value Analyse

Speichern der Kennzahlen mit Zeitstempel

Dashboards über die Earned Value Kennzahlen

Anbindung an Microsoft Project oder Primavera

Import

Export

3.2.2. Gantt Diagramm

Allgemein (Gantt Diagramm)

Aufwände und Kosten (Gantt Diagramm)

Termine und Dauer

Anordnungsbeziehungen

Ressourcenplanung (Gantt Diagramm)

3.1. Aufbau von saprima^®

Anmeldung (nur für saprima^® Professional)