1. Wichtige Anmerkungen
1.1. Implementierung des Manuals in saprima®
In saprima® sind rechts oben in der Übersichtszeile unter den Reitern Symbole mit einem Fragezeichen integriert. Wenn auf dieses Symbol geklickt wird, öffnet sich das Benutzerhandbuch mit dem passenden Abschnitt für diese Oberfläche.
Bei den verschiedenen Tabs, wie z.B. den Ressourcen- und Initiativentabs befindet sich das Zeichen ebenfalls oben rechts.
1.2. Summarize
Die Summarize Funktion aggregiert alle Aufwände, Kosten und Datumswerte miteinander. In saprima® Professional wird diese Funktion genutzt, um die Initiativen verwalten oder auch die Gantt Oberfläche auf den gleichen Stand zu bringen wie die anderen Oberflächen (z.B. Teammanagement) und um Werte, die beispielsweise in den Initiativen verwalten Tabs eingegeben werden, auch auf die Tabellenfelder der jeweiligen Initiative in dieser Oberfläche zu übertragen.
Beispiel: Sie erstellen im Gantt Diagramm ein Projekt mit Vorgängen. Dabei wird ein automatisches Start-und Enddatum generiert, das gegebenenfalls nicht Ihrem Plan oder Ihren Vorgaben entspricht.
In saprima® weisen Sie dem Mitarbeiter die Berechtigung auf sein Projekt zu und gehen dann in die Oberfläche des Teammanagements und weisen durch Drag-und Drop ihren Mitarbeitern die einzelnen Aufgaben mit dem individuellen Zeitraum zu.
Dieser neu zugewiesene Zeitraum wird in der Gantt Oberfläche (bei den Spalten Start- und Enddatum) nicht automatisch übernommen. Damit die Änderungen übernommen werden und um die Oberfläche gewissermaßen zu aktualisieren, muss die Summarize Funktion ausgeführt werden.
Summarize muss immer auf ein Projekt ausgeführt werden. |
In saprima® Professional wird die Summarize Funktion automatisch in einem bestimmten Zeitintervall auf alle Projekte ausgeführt. Die Summarize Funktion muss nur dann manuell ausgeführt werden, wenn sofort ein Abgleich der Aufwände, Kosten und Datumswerte erfolgen soll.
Um Summarize auszuführen, drücken Sie mit Rechtsklick auf ein selektiertes Projekt , gehen Sie dann mit dem Mauszeiger über das Feld Struktur. Es öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann auf
klicken. Sie können wahlweise auch oben, unter der Navigationsleiste des Menüs, den Tab Struktur auswählen, in welchem sich ebenfalls die Summarize Funktion befindet.
1.3. Layout und Filter
Die Benutzergruppen Pro-Admin, Ressourcenmanager, Projektleiter und Mitarbeiter besitzen in saprima® Professional bereits ein passendes, standardisiertes Layout inklusive Filter.
Der Pro-Admin kann sowohl für sich (Benutzerlayouts) als auch für die anderen Rollen Layouts mit Filtern erstellen (Globales Layout). Der Projektleiter und der Ressourcenmanager können nur Benutzerlayouts mit Benutzerfiltern erstellen. Der Mitarbeiter besitzt diese Möglichkeit nicht.
1.4. Schritt-für-Schritt Anleitung
Um einen guten Start in saprima® Professional zu gewährleisten, ist in der Gliederung der Use Cases eine Anleitung mit 8 Schritten enthalten, die die wichtigsten Funktionen von saprima® Professional erläutert und als roter Faden zum effizienten Managen eines Projekts dienen soll.
2. Anwendungsfälle
2.1. Spezielle Pro-Admin Use Cases in saprima® Professional
Ein Pro-Admin besitzt in saprima® Professional alle Rechte und Use Cases vom Pro-Mitarbeiter, Pro-Projektleiter und dem Pro-Ressourcenmanager.
Zusätzlich besitzt ein Pro-Admin aber auch noch weitere Rechte und kann zusätzliche Anwendungsfälle ausführen, die im Folgenden erläutert werden.
2.1.1. 1. Schritt: Benutzer mit Lizenz anlegen und einer Ressource zuweisen
-
Wählen Sie als Pro-Admin den Reiter
und dann den Unterreiter Ressourcen verwalten aus.
-
Selektieren Sie den Mitarbeiter bzw. die Ressource
, für die ein neuer Benutzer angemeldet und zugewiesen werden soll.
-
Öffnen Sie den Tab Anmeldung (letzter Tab in der Zeile).
-
Geben Sie den Loginnamen und das Passwort ein und wählen Sie die gewünschte Lizenz für den Benutzer aus. Anschließend muss noch der Haken im Bestätigungsfeld gesetzt werden.
-
Um die Anmeldung abzuschließen klicken Sie auf
.
DIE ERSTELLUNG EINES NEUEN USERS UND DIE DAMIT VERBUNDENE ZUWEISUNG EINER LIZENZ IST KOSTENPFLICHTIG ! |
2.1.2. Benutzer löschen und Lizenz für Ressource kündigen
-
Wählen Sie als Pro-Admin den Reiter
und dann den Unterreiter Ressourcen verwalten aus.
-
Selektieren Sie den Mitarbeiter bzw. die Ressource
, für die der Benutzer gelöscht und die Lizenz gekündigt werden soll.
-
Öffnen Sie den Tab Anmeldung (letzter Tab in der Zeile).
-
Klicken Sie unten auf
, um die Kündigung der Lizenz und das Löschen des Benutzers dieser Ressource abzuschließen.
2.1.3. Benutzerdefiniertes Feld anlegen und zuweisen
-
Den Reiter Benutzerdefinierte Felder auswählen.
-
Klicken Sie nun auf
.
-
Stellen Sie nun die Id und den Datentyp des Benutzerdefinierten Feldes
ein.
-
Nun sollte im nächsten Schritt geklärt werden, ob das Benutzerdefinierte Feld
nur bereits definierte Werte als Auswahlmöglichkeit besitzen soll. Dies wird durch Haken setzen
in der Spalte Nur definierte Werte oder im Benutzerdefiniertes Feld Tab des Benutzerdefinierten Feldes
veranlasst.
-
Im selbigen Tab kann zudem eingestellt werden, für welche Initiativenelemente
und Sachgebiete
, das Benutzerdefinierte Feld
zuweisbar sein soll. Hier ist wieder Haken setzen
erforderlich.
-
Als nächstes kann in der Spalte Aktiv durch Haken setzen
eingestellt werden, welche Benutzerdefinierten Felder
im Layout überhaupt verändert bzw. in welchen Feldern Werte eingetragen werden können.
-
Daneben befindet sich die Spalte Schutz, in der eingestellt werden kann, ob ein Benutzerdefiniertes Feld
gelöscht werden kann. (Das Attribut Aktiv und Schutz kann ebenfalls im Tab Allgemein des Benutzerdefinierten Feldes bearbeitet werden).
-
Falls das Benutzerdefinierte Feld Nur definierte Werte gesetzt hat, sollten nun noch die Werte
zum Benutzerdefinierten Feld erzeugt werden. Dies erfolgt bei dem selektierten Benutzerdefinierten Feld mit
.
-
Der Wert kann dabei je nach Datentyp variieren. (Beispiel: Benutzerdefiniertes Feld mit Datentyp Text, Werte sind manuelle Texteingaben; Benutzerdefiniertes Feld mit Datentyp Indikator, Werte sind Farben und dazugehörige Form).
…
Im letzten Schritt kann im Tab Rollen der Benutzerdefinierten Felder eingestellt werden, für welche Rollen dieses Feld aktiv oder nicht aktiv sein soll. Ist in diesem Tab kein Datensatz enthalten, so ist, sofern das Recht auf Benutzerdefinierte Felder
besteht, dieses Feld für alle Rollen aktiv.
Nachdem nun die Erstellung des Benutzerdefinierten Feldes abgeschlossen ist, kann es in der Initiativen verwalten und Ressourcen verwalten Oberfläche im Erweiterte Attribute Tab durch Klicken auf zugewiesen werden.
2.1.4. Weitere Projektverwaltungsmöglichkeiten
Der Pro-Admin besitzt als besondere Benutzergruppe zusätzliche Tabs in der Initiativen verwalten Oberfläche.
-
Im Workflow- Tab ist es möglich, Initiativen einen Statustyp zuzuweisen.
-
Im Tab Aufwände und Kosten werden alle Kosten und Aufwände, sowie der Fertigstellungsgrad angezeigt. In diesem Tab können ebenfalls die Kosten und Aufwände eingetragen werden.
-
Im Tab der Regelzuweisungen können den Initiativen verschiedene Regeln durch
hinzugefügt werden. Die Parameter einer Regel können mit
aufgerufen und bearbeitet werden.
Beispiel: Liegt auf einem Projekt |
2.1.5. Layout erstellen
Das Layout entspricht hier der Ansicht bei jeder Oberfläche und repräsentiert alle Spalten, die die jeweiligen Benutzer sehen können, um Informationen abzulesen. |
-
Einen Reiter, wie zum Beispiel Initiativen oder Ressourcen auswählen.
-
Den Tab
auswählen.
-
Das Feld Layout auswählen.
-
Es öffnet sich das allgemeine Layout Fenster.
-
In der oberen Zeile auf
klicken.
-
Id und Beschreibung für das neue Layout eingeben.
-
Mit
wird das selektierte Layout gespeichert und geladen und der Layout Dialog wird geschlossen.
-
Fügen Sie nun entweder Spalten hinzu oder entfernen Sie diese, um Ihr gewünschtes Layout für den Benutzer zusammenzustellen.
-
Klicken Sie oben rechts auf
, um das aktuelle Layout zu speichern.
-
Nun da das Layout abgeschlossen ist, kann im Folgenden ebenfalls ein Filter eingestellt werden.
Der Pro-Admin besitzt ebenfalls die Möglichkeit ein globales Layout zu erstellen. Dabei muss im allgemeinen Layout Menü der Haken bei Global gesetzt werden. Ein globales Layout kann nicht als Standard bei bestimmten Usern gesetzt werden, sondern kann nur den ausgewählten Benutzergruppen zugänglich gemacht werden. Der User muss dann dieses globale Layout bei sich selbst aktiv auswählen. |
2.1.6. Filter erstellen
Der Filter legt hier fest, welche Objekte (Initiativen, Ressourcen, …) angesehen / auf welche Objekte zugegriffen werden können, nachdem das Layout die Informationen zu jedem Objekt festgelegt hat. Hier können zudem bestimmte Objekte ausgeblendet werden. |
-
Oben das Feld Filter auswählen.
-
Es öffnet sich das allgemeine Filter Fenster.
-
Wie bei Layout in der oberen Zeile auf
klicken.
-
Es öffnet sich das Attributsfenster für den Filter mit zahlreichen Tabs.
-
Den Tab
auswählen.
-
Ganz rechts am Rand auf
klicken.
-
Die gewünschten Initiativen/Ressourcen auswählen und mit
bestätigen.
Nun ist sowohl der Filter, als auch das Layout festgelegt. Nun erfolgt der letzte Schritt, nämlich den Filter dem Layout zuweisen und das nun vollständige Layout zu veröffentlichen. |
2.1.7. Filter dem Layout zuweisen
-
Nachdem der Filter erstellt worden ist, gehen Sie wieder auf das Feld Layout.
-
Wählen Sie Ihr bereits erstelltes Layout aus.
-
Gehen Sie im Attributsfenster in den Tab
.
-
Wählen Sie in der Zeile Filter (Benutzer) den Filter, den Sie vorher erstellt haben und bestätigen Sie ihre Eingabe.
2.1.8. Layout veröffentlichen
Damit das nun vollständige Layout für ausgewählte Benutzer übernommen wird, muss es veröffentlicht werden:
-
Den Tab
auswählen.
-
Entscheiden, für welchen Benutzer dieses neue Layout nun veröffentlicht werden soll.
-
Bei denjenigen, bei Veröffentlicht einen Haken setzen und speichern.
-
Hat man ein Layout (bzw. einen zugewiesenen Filter) geändert, so kann man über den Button Veröffentlichte Layouts aktualisieren
ein veröffentlichtes Layout aktualisieren.
2.2. Spezielle Pro-Ressourcenmanager Use Cases in saprima® Professional
2.2.1. 2. Schritt: Mitarbeiter und Abteilungen anlegen
-
Wählen Sie den Reiter
und dann den Unterreiter Ressourcen verwalten aus.
-
Selektieren Sie nun einen Ressourcenbaum bzw. eine RBS
(oft auch Abteilungen).
-
Auf
klicken.
-
Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem der Ressourcentyp ausgewählt werden kann. In saprima® Professional können Interne Mitarbeiter
und Interne RBS
, sowie Externe Mitarbeiter
und Externe RBS
erstellt werden. Es spielt nur bei der Gliederung der Mitarbeiter eine Rolle, ob eine interne oder externe Ressource erstellt worden ist, abgesehen davon, sind diese beide Ressourcentypen in ihren Attributen und Eigenschaften identisch. Hierarchiestrukturen (z.B. RBS unter RBS) sind ebenfalls möglich.
-
Anschließend die Auswahl mit OK bestätigen. Primär
sollte gesetzt bleiben.
Die Auslastung der Mitarbeiter auf die nächsten 14 und auf die nächsten 30 Tage wird in der Ressourcen verwalten Oberfläche mit Ampelfarben angezeigt. |
Um die Ampelfunktion auszuführen, drücken Sie mit Rechtsklick auf einen ausgewählten Mitarbeiter . Gehen Sie dann mit dem Mauszeiger über das Feld
. Es öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann die Ampelfunktion für 14 oder 30 Tage auswählen können. Um die Ampelfunktion für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auszuführen, wählt man diese Mitarbeiter mit Mehrfachselektion aus und plaziert den Mauszeiger auf die Überschrift der Spalte (Ausl. 30 Tage bzw. Ausl. 14 Tage). Dann öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann
auswählen können.
2.2.2. Kostensatz anlegen
-
Klicken Sie auf den Reiter
und dann auf den Unterreiter Kostensätze.
-
Klicken Sie auf
um einen neuen Kostensatz
zu erstellen.
-
Nun wird entweder in der dafür vorgesehenen Spalte, oder im Detailreiter der Kostensätze, die Art bzw. die Einheit des Aufwands eingegeben, die mit einem Kostensatz
versehen werden soll.
-
Im nächsten Schritt wird der eigentliche Kostensatz
bzw. die Kosten pro Aufwandseinheit eingegeben.
-
Abschließend können im Detailreiter der Kostensätze die Kostensatznummer und ein Kommentar vergeben werden. Fixkosten finden in saprima® Professional keine Verwendung.
In der Oberfläche Ressource verwalten können im Tab Kosten direkt (nur für diesen Mitarbeiter geltende) manuelle Kostensätze erstellt und zugewiesen werden. |
2.2.3. Kostensatz einem Mitarbeiter zuweisen
-
Wenn der Kostensatz
erstellt worden ist, klicken Sie erneut auf den Reiter
und dann wählen Sie den Unterreiter Resourcen verwalten aus.
-
Klicken Sie, nachdem Sie den bzw. die Ressourcenbäume
aufgeklappt haben, auf einen Mitarbeiter
und gehen Sie in dessen Kosten-Tab.
-
Weisen Sie nun entweder einen bestehenden globalen Kostensatz
mit
zu oder erstellen Sie einen ganz neuen manuellen Kostensatz für diese Ressource mit
. Ein manueller Kostensatz, der in diesem Tab erstellt wurde, gilt jedoch nur für diesen Mitarbeiter und kann keinem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden.
Nun werden, falls die entsprechenden Mitarbeiter |
2.3. Spezielle Pro-Projektleiter Use Cases in saprima® Professional
2.3.1. 3. Schritt: Projekte und weitere Initiativen anlegen
-
Unter Reiter
muss Initiativen verwalten geöffnet werden.
-
Baumstuktur Programm (oberster Knoten)
selektieren.
-
Neues Programm oder Projekt erstellen mit
.
-
Innerhalb der Baumstuktur ist ein neues Programm oder ein Projekt
erschienen, für welches die verschiedenen Attribute angepasst werden können.
-
Bei selektiertem Projekt, ist es möglich, Vorgänge
, Meilensteine
, WBS (Arbeitspakete)
(= Bündelung von Vorgängen) innerhalb des Projektes zu erstellen. Dies geschieht ebenfalls durch den
Button.
Die Meilensteine , die ein Projekt
besitzt, werden zusätzlich im Teammanagement dargestellt. Im Teammanagement kann zudem ein neuer Vorgang für das Projekt erstellt werden, indem man rechts unten auf das
klickt.
Mit Drag und Drop kann in der Initiativen verwalten Oberfläche eine Initiative auf eine andere übergeordnete Initiative (z.B. Vorgang auf Projekt) gezogen werden. Dabei öffnet sich ein Menü, in dem standardmäßig eine Kopie mit dem aktuellen Plan der Initiative erzeugt wird. Rechts werden die Attribute angezeigt, die in der neu erstellten Initiativenkopie übernommen werden. Dabei werden aber letztendlich nur diejenigen Tabs im Attributsfenster angezeigt, die auch in der jeweiligen Version von saprima® enthalten sind. Die Kopie wird unter derjenigen Initiative angelegt, zu welcher die zu kopierende Initiative hingezogen wurde. Vorsicht, beim Kopieren werden auch die Stunden übernommen. |
2.3.2. Zeitlicher Überblick über Projekte und deren Verknüpfung im Gantt Diagramm
-
Unter Reiter
muss auf den Unterreiter Gantt Diagramm geklickt werden.
-
Selektiert man nun sein gewünschtes Programm
oder Projekt
, kann rechts anhand eines farbig markierten Zeitstrahls die zeitliche Abfolge und Abhängigkeit der Projekte zueinander
festgestellt werden.
-
Klappt man ein Programm
oder Projekt
auf, werden die nun sichtbaren Unterknoten ebenfalls mit einem Zeitstrahl im Gantt Diagramm gekennzeichnet.
-
Zudem wird der Fertigstellungsgrad farblich und mit einer Prozentzahl im Zeitstrahl jeder Initiative sichtbar.
-
In dieser Oberfläche kann der Projektleiter (und der Pro-Admin) ebenfalls die Projekte zeitlich miteinander verknüpfen, sodass eine Abhängigkeit zwischen den Initiativen
entsteht.
Eine Konfiguration des Gantt Diagramms ist in den Layouteinstellungen möglich. Der Projektleiter (und der Pro-Admin) besitzen zusätzlich Zugriff auf den Anordnungsbeziehungen-Tab. |
2.4. Allgemeine Use Cases in saprima® Professional
Hier werden Use Cases abgebildet, die sowohl der Pro-Projektleiter, als auch der Pro-Ressourcenmanager und Pro-Admin besitzen, bzw. ausführen können.
2.4.1. 4. Schritt: Zuweisung von Ressourcen auf Abteilungen
Nur der Pro-Admin und der Ressourcenmanager können diesen Use Case ausführen. |
-
Nach der Erstellung und Anmeldung neuer User mit verschiedenen Benutzergruppen sollte die Zuweisung der höherrangigen Rollen, also Projektleiter, Ressourcenmanager und Pro-Admin auf Abteilungen
(interne RBS) erfolgen.
-
Dabei wird auf den Reiter Ressourcen
geklickt und die Oberfläche Ressourcen Verwalten geöffnet.
-
Nun selektiert man die gewünschte Abteilung
.
-
Wählen Sie nun im Attributsfenster den Tab Berechtigungen aus.
-
Klicken Sie nun auf folgendes Symbol
und wählen Sie diejenige Ressource
aus, die Zugriff auf die Abteilung
und deren darunter liegenden Mitarbeiter
erhalten soll.
-
Nun kann die zugeteilte Ressource
, sofern es sich um eine der höherrangigen Rollen handelt, die Mitarbeiter
der selektierten Abteilung
in der Initiativen verwalten Oberfläche verschiedenen Initiativen im Tab Berechtigungen zuweisen.
2.4.2. 5. Schritt: Mitarbeiter einem Projekt zuweisen / Team zusammenstellen
-
Den Reiter
auswählen und dann auf den Unterreiter Initiativen verwalten klicken.
-
Projekt
selektieren, um Zugriff auf das Berechtigungsmenü im Attributsfenster des Projekts zu erhalten.
-
hinzufügen durch Ressource auswählen
. Es öffnet sich ein neues Menü, in dem der gewünschte Mitarbeiter, der dem Projekt zugewiesen werden soll, ausgewählt werden kann.
2.4.3. 6. Schritt: Teammanagement: Mitarbeiter Vorgänge zuweisen
-
Über Reiter
in Teammanagement wechseln.
-
Wenn das Teammanagement zum ersten Mal aufgerufen wird, muss zuerst eines der bereits zugewiesenen Projekte ausgewählt werden.
-
Per Drag&Drop ist es möglich, die Vorgänge an Mitarbeiter zu verteilen. Hierzu müssen sie in der Zeile des jeweiligen Mitarbeiters über dem vorgesehenen Platz im Zeitstrahl losgelassen werden.
-
Durch Klicken auf einen Vorgang öffnet sich dessen Bearbeitungsmenü. Alle Felder darin, werden hier erklärt.
-
In diesem Menü, trägt man den Planwert bzw. die Planstunden für den ausgewählten Vorgang ein. Hierzu muss beachtet werden, dass die Stunden im Teammanagement kumuliert werden. Dem Mitarbeiter kann einmalig als Ausgangspunkt zum Start des Projekts oder wenn er bereits daran gearbeitet hat, ein Ist-Wert eingetragen werden.
-
Die Änderungen werden durch das Symbol
gespeichert.
Das Teammanagement kann genauso wie in der Basic Version, auch in der Professional Version von saprima® konfiguriert werden. Eine Erstellung von Tasks mit dem |
Das Zuweisen von Vorgängen und Eintragen von Planstunden kann optional auch im Tab Ressourcenplanung in der Initiativen verwalten Oberfläche durchgeführt werden. |
2.4.4. 7. Schritt: Ressourcen in Ressourcen Bucket Planung planen
-
Den Reiter
und dann den Unterreiter Ressourcen Bucket Planung auswählen.
-
Die
, die angezeigt werden sollen auswählen bzw. verschieben. Den anzuzeigenden Zeitraum und Zeitscheiben daneben einstellen. Rechts oben im roten Menüstreifen
die Einheit des Aufwands einstellen und anschließend alle Einstellungen mit
übernehmen. Die Autocommit Einstellungen
neben den Spalten können im Normalfall einfach beibehalten werden, da alle 3 Aufwandswerte durch das Aktivieren dieser Funktion direkt durch Speichern übertragen werden.
-
Links auf den Ressourcenbaum
bzw. die Abteilung klicken, um die Mitarbeiter
, die sich darunter befinden aufzuklappen und zur Auswahl verfügbar zu machen.
-
Im nächsten Schritt werden die Ressourcen durch Haken
setzen ausgewählt. Die selektierten Ressourcen werden zusammen mit ihren zugewiesenen Vorgängen rechts in der Ressourcen Bucket Planung angezeigt. Dabei muss man für die selektierte Ressource im Ressourcen Bucket Plan die Vorgänge durch das Klicken auf
neben dem Ressourcennamen in der Ressourcenzeile aufklappen.
-
In der Spalte Planaufwand (P) wird nun der geplante Aufwand für den jeweiligen Vorgang der vorher selektierten Ressource eingegeben. Ist in den Spaltenoptionen die Planaufwand Spalte als einzigste Spalte, die ausgegeben wird, eingestellt, so wird diese nicht extra im Ressourcen Bucket Plan gekennzeichnet.
-
In der Phase der Abarbeitung werden in der Ressourcen Bucket Planung die aktuellen Stunden bzw. der aktuelle Aufwand (A) eingetragen. Aus der Differenz ergibt sich der Restaufwand, dessen Summe links in der Spalte Summe Verbleibender Aufwand dargestellt wird.
Vorsicht! Wird auf das Symbol Vorgang löschen |
2.4.5. 8. Schritt: Allgemeine Stundenrückmeldung im Ressourcen Bucket Plan
-
Den Reiter Ressourcen Bucket Planung auswählen.
-
In den Actual-Spalten (=A), die den aktuellen Aufwand angeben, die Stundenrückmeldung durchführen. Die Mitarbeiter besitzen das Timesheet Layout der Ressourcen Bucket Planung, in welchem die Arbeitszeit täglich eingetragen wird. Die Mitarbeiter besitzen zudem nur Zugriff auf die Actual Spalten (A), in denen die Ist-Stunden eingetragen werden.
2.4.6. Übersicht über bestehende Ressourcen
-
Reiter
auswählen
-
Unterreiter Ressourcen verwalten auswählen.
-
Ressourcenbaum
öffnen. Nun werden alle dem Projektleiter zugewiesenen Mitarbeiter
angezeigt.
-
Um sich die Initiativenzuweisung und die Auslastung eines Mitarbeiters anzeigen zu lassen, muss der entsprechende Mitarbeiter
selektiert werden. Es öffnet sich dann rechts ein Attributsfenster, in dem man den Tab Initiativenzuweisungen oder Pivot Chart auswählen kann.
Die Auslastung der Mitarbeiter auf die nächsten 14 und auf die nächsten 30 Tage wird in der Ressourcen verwalten Oberfläche mit Ampelfarben angezeigt. |
Um die Ampelfunktion auszuführen, drücken Sie mit Rechtsklick auf einen ausgewählten Mitarbeiter . Gehen Sie dann mit dem Mauszeiger über das Feld
. Es öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann die Ampelfunktion für 14 oder 30 Tage auswählen können. Um die Ampelfunktion für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auszuführen, wählt man diese Mitarbeiter mit Mehrfachselektion aus und plaziert den Mauszeiger auf die Überschrift der Spalte (Ausl. 30 Tage bzw. Ausl. 14 Tage). Dann öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann
auswählen können.
2.4.7. Mitarbeiter entfernen
Die folgenden Schritte zur Löschung des Mitarbeiters müssen nur durchgeführt werden, wenn die Arbeitszeit (Ist-Aufwand), die dieser Mitarbeiter in seine zugeteilten Initiativen investiert hat, ersichtlich bleiben soll. Die Zuweisung des alten Mitarbeiters zur entsprechenden Initiative sollte jedoch entfernt werden. Der Mitarbeiter, der neu zugewiesen wird arbeitet einfach mit den ursprünglichen Aufwandswerten weiter. |
-
Reiter
und danach den Unterreiter Ressourcen verwalten auswählen.
-
Ressourcenbaum
öffnen.
-
Den Mitarbeiter
auswählen, der entfernt werden soll.
-
Im Attributsfenster des Mitarbeiters bzw. der Ressource unter dem Tab Allgemein bei der Checkbox nicht aktiv den Haken setzen
, um keine weiteren Zuweisungen auf Projekte
zu erlauben.
-
Im Attributsfenster in dem Tab Einheiten pro Zeit mit
eine neue Zeit hinzufügen.
-
Die Prozentzahl wird auf 0% gesetzt.
Die folgenden Schritte stellen die zweite Möglichkeit dar, einen Mitarbeiter zu entfernen. Dabei wird der Mitarbeiter ganz aus saprima® gelöscht (auf Lizenz achten) und der alte Restaufwand wird zum neuen Planaufwand der Initiative, der Ist-Aufwand, also die investierte Arbeitszeit wird wieder auf 0 gesetzt. Zudem muss im Teammanagement der Vorgang wieder einem neuen Mitarbeiter zugeteilt werden. |
-
Reiter
und danach den Unterreiter Ressourcen verwalten auswählen.
-
Ressourcenbaum
öffnen.
-
Den Mitarbeiter
auswählen, der entfernt werden soll.
-
Auf
klicken.
2.4.8. Bestehendes Layout verändern
Dieser Use Case beschreibt, wie man einem bereits bestehendem Layout neue Spalten hinzufügen oder auch entfernen kann. Dies ist vor allem für das Hinzufügen von selbst erstellten UDFs wichtig. |
-
Eine Oberfläche mit einem veränderbaren Layout auswählen, wie z.B. Initiativen verwalten.
-
Mit dem Mauszeiger über die rechte Seite der Überschrift von der Spalte gehen, neben der die neue Spalte hinzugefügt werden soll. Falls eine bestimmte Spalte entfernt werden soll, kann jede beliebige Spaltenüberschrift ausgewählt werden. Nun sollte wie in der folgenden Abbildung ein roter Pfeil erscheinen
.
-
Wird auf diesen Pfeil geklickt, so öffnet sich ein kleines Menü mit verschiedenen Spalten- und Sortierungsoptionen.
-
Nun muss der Mauszeiger über das Feld
schweben, damit sich das Untermenü mit allen verfügbaren Spalten des Layouts öffnet.
-
Manche Spaltenarten besitzen zusätzlich noch mehrere Unterspalten, die aufgeklappt werden können. Durch Haken setzen
können nun Spalten hinzugefügt oder aber auch aus dem Layout wieder entfernt werden.
Die UDFs befinden sich im untersten Teil des Spaltenmenüs. |
2.4.9. Weitere Projektinformationen
Die Pro-Benutzergruppen (außer Mitarbeiter) haben neben dem Berechtigungsmenü, bei jedem Projekt die Möglichkeit, im Attributsfenster weitere Tabs einzusehen. Dieses Attributsfenster öffnet sich, in dem man ein Projekt selektiert und ggf. zusätzlich rechts auf den weißen Pfeil
klickt.
-
In dem Allgemein Tab können allgemeine Informationen der Initiative eingesehen bzw. bearbeitet werden.
-
Der Tab der Ressourcenplanung dient zur Übersicht und soll zeigen, wer wie lange an dieser Initiative arbeitet bzw. wie viel Arbeitszeit eingeplant ist.
-
Im Transaktionen Tab können dem Projekt einmalige Transaktionen durch den Projektleiter oder durch den Pro-Admin hinzugefügt werden.
2.4.10. Mehr Ressourceninformationen und Verwaltungsmöglichkeiten
Während der Projektleiter nur Zugriff auf den Pivot Chart und die Initiativenzuweisungen einer Ressource hat, besitzen der Ressourcenmanager und der Pro-Admin das Recht auf die Ansicht und Konfiguration weiterer Tabs in der Ressourcen verwalten Oberfläche:
-
Im Tab Allgemein können allgemeine Informationen und Attribute der Ressourcen bearbeitet werden, wie beispielsweise der Name oder die Einstellung, ob die Ressource zugewiesen oder gelöscht werden kann. Auch kann hier ein Profilbild der jeweiligen Ressource hochgeladen werden, welches im Teammanagement angezeigt wird.
-
Im Tab Einheiten pro Zeit kann eine Ressource bzw. ein Mitarbeiter beispielsweise auf Teilzeit umgestellt werden.
-
Der Tab Auslastung bietet genau wie der Pivot Chart einen Überblick über die Auslastung der Ressource, jedoch nicht direkt projektbezogen. In diesem Tab wird der geplante Aufwand (grüner Balken) dem bereits geleisteten/aktuellen Aufwand (blauer Balken) gegenübergestellt.
-
Im Tab Kosten werden die Kostensätze angezeigt, die der Ressource zugewiesen sind. Zusätzlich können in diesem Tab auch neue manuelle Kostensätze, die nur für diese Ressource gelten, erstellt werden.
-
Im Tab Adresse kann die Adresse des Mitarbeiters eingetragen werden.
-
Im Tab Kontakt können Kontaktinformationen des Mitarbeiters, wie E-Mail und Telefonnummer eingetragen werden. Diese werden ebenfalls im Teammanagement angezeigt.
2.4.11. Initiative Cockpit auswerten
-
Klicken Sie auf den Reiter
.
-
Selektieren Sie das Programm
oder das Projekt
zu dem rechts die Diagramme angezeigt werden sollen.
Eine allgemeine Erklärung der Oberfläche finden Sie hier. |
2.5. Alle Pro-Mitarbeiter Use Cases in saprima® Professional
2.5.1. Initiative Cockpit auswerten
Gehen Sie oben auf den Reiter und selektieren Sie das Projekt, zu dem die Diagramme angezeigt werden sollen.
Eine allgemeine Erklärung der Oberfläche finden Sie hier. |
2.5.2. Übersicht und Stundenrückmeldung für Projekte und Vorgänge im Ressourcen Bucket Plan
-
Den Reiter Ressourcen Bucket Planung auswählen.
-
In den Actual-Spalten (=A), die den aktuellen Aufwand angeben, die Stundenrückmeldung durchführen.
3. Oberflächen
3.1. Aufbau von saprima®
1 |
Navigation |
Durch die Navigation können unterschiedliche Funktionalitäten aufgerufen werden. |
2 |
Benutzerbereich |
Besitzt Informationen zu saprima®, aber auch den Button um die Sitzung zu beenden. |
3 |
Log |
Innerhalb des Logs werden Warnungen und Fehler angezeigt, die bei der Benutzung von sarpima® auftreten können. |
4 |
Toolleiste |
Enthält zusätzliche Einstellungen, wie Import/Export Funktionen und Layouteinstellungen. |
5 |
Verwalten |
Abhängig von der Toolleiste. Zur Bearbeitung der Baumstruktur. |
6 |
Strukturfunktionen |
Anzeigeeinstellungen der Baumstuktur. Hier kann die komplette Struktur aus- oder eingeklappt werden. |
7 |
Baumstruktur |
Hier werden alle Informationen die innerhalb der Struktur eingegeben worden sind, dargestellt. Zusätzlich können beliebig viele Benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden. |
8 |
Suche |
Durchsucht die aktuell zu sehende Baumstruktur. Bei nicht gesetztem Haken wird genau nach der eingegebenen Zeichenfolge gesucht, andernfalls werden alle Ergebnisse geliefert, die die Zeichenfolge beinhalten. |
9 |
Attribute |
Innerhalb der Attribute werden nähere Informationen zu der selektierten Baumstruktur angezeigt. Innerhalb dieser können weitere Attributgruppen durch Reiter bearbeitet und angesehen werden. |
3.2. Initiativen
3.2.1. Initiativen verwalten
Der Manual Textabschnitt dieses Moduls enthält am Schluss ebenfalls eine Erklärung zu den neu hinzugekommenen Layouts und Filtern. In dem neuen Standard Pro Layout für diese Oberfläche wurde zusätzlich das UDF Projektziele (aus Basic bekannt) entfernt und weiter vorne durch die Spalte Aktueller Aufwand (Punkt 10) ersetzt. |
Innerhalb dieser Oberfläche wird die Struktur der Projekte aufgebaut. Zusätzlich können im Tab Berechtigungen die Mitarbeiter den Projekten zugewiesen werden, wodurch das Projektteam zusammengestellt wird. Die Verteilung der Vorgänge auf das Projektteam, das Eintragen der Planstunden und die Festlegung des Zeitraums erfolgt dann im Teammanagement.
1 |
Speichern |
Speichern der aktuell eingegebenen Daten. |
2 |
Neu |
Eine neue Initiative anlegen. |
3 |
Löschen |
Löscht die aktuell ausgewählte Initiative. |
4 |
Aktualisieren |
Aktualisiert die Initiativen verwalten Oberfläche. |
5 |
Struktur der Initiativen |
Die Initiativenstruktur innerhalb saprima® ist Projekte, Arbeitspakete (neu) und Vorgänge. Unter Projekten können nun ebenfalls Meilensteine angelegt werden. |
6 |
Startdatum |
Das Startdatum der Initiative. |
7 |
Enddatum |
Das Enddatum der Initiative. |
8 |
Geplante Dauer |
Gibt die geplante Dauer der Initiative an. Die Dauer gibt nicht an wie viel Arbeitszeit in die Initiative investiert werden muss, sondern insgesamt wie lange die Initiative das Unternehmen beschäftigen wird, bzw. wie lange der Abschluss dauert. |
9 |
Geplanter Aufwand |
Der geplante Aufwand der Initiative gibt an, wie viel aktive Arbeitszeit für diese Initiative eingeplant wurde. |
10 |
Aktueller Aufwand |
Gibt an, wie viel Arbeitszeit bereits für diese Initiative investiert wurde. |
11 |
Projektstatus |
UDF, das mit Hilfe von Indikatoren den Projektstatus der Initiative angibt. |
12 |
Projektinhalt |
UDF, in welchem der Projektinhalt wie in einem Notizblock hineingeschrieben werden kann. |
13 |
Risiken |
UDF, in welchem wie in einem Notizblock die Riskien der Initiative notiert werden können. |
14 |
Schnittstellen |
UDF, in welchem die Schnittstellen der Initiative zu anderen Projekten oder anderer Software vermerkt werden können. |
15 |
Fertigstellungsgrad |
Der Fertigstellungsgrad errechnet selbstständig wie weit das Projekt bezüglich des aktuell investierten Aufwands und geplant investierten Aufwands abgeschlossen ist. |
16 |
Attributsfenster |
Wird hier auf den kleinen weißen Pfeil gedrückt, so öffnet sich das Attributsfenster der ausgewählten Initiative mit allen dazugehörigen Tabs. |
17 |
Log und Handbuch |
Wird links auf das Ausrufezeichen geklickt, so öffnet sich der saprima®Log, in dem aufgetretene Fehler vermerkt werden. Wird rechts das Fragezeichen ausgewählt, so öffnet sich das Manual mit dem passenden Abschnitt für dieses Modul. |
18 |
Layout und Filter |
Wird oben auf diesen Tab geklickt, so öffnet sich das Layout und Filter Menü. |
Allgemein (Initiativen)
1 |
Id |
Eindeutiger Name / Nummer der Initiative |
2 |
Name |
Allgemeiner Name der Initiative |
3 |
Beschreibung |
Beschreibung der Initiative |
4 |
Schutz |
Auswählen, ob die Initiative geschützt, also nicht löschbar, sein soll. |
5 |
Initiativenelement |
Zeigt an, zu welchem Initiativenelement (z.B. Vorgang oder Projekt) die Initiative gehört. |
6 |
Primär |
Zeigt an, ob die ausgewählte Initiative zur Primär- oder Sekundärstruktur gehört. |
7 |
Reporting Id |
Dieser Wert wird für das Reporting verwendet, um die Initiative eindeutig zu identifizieren. |
8 |
Vorlage |
Der Haken sollte gesetzt werden, wenn die Initiative als Vorlage verwendet wird. |
9 |
Verwendete Vorlage |
Die Original-Initiative, von der diese Initiative als Kopie erstellt wurde. |
10 |
WBS-Code |
Code des Projekt Struktur Planes (hierarchisch gegliederte Arbeitspakete). |
11 |
Bucketplan Workflow |
Hier kann ein Workflow für den Bucketplan ausgewählt und auf alle unteren Ebenen vererbt werden. |
Aufwände und Kosten
Dieser Tab dient in saprima® Professional nur zur Übersicht ! |