Handbuch saprima®

Wählen Sie als Pro-Admin den Reiter und dann den Unterreiter Ressourcen verwalten aus.

Selektieren Sie den Mitarbeiter bzw. die Ressource , für die ein neuer Benutzer angemeldet und zugewiesen werden soll.

Öffnen Sie den Tab Anmeldung (letzter Tab in der Zeile).

Geben Sie den Loginnamen und das Passwort ein und wählen Sie die gewünschte Lizenz für den Benutzer aus. Anschließend muss noch der Haken im Bestätigungsfeld gesetzt werden.

Um die Anmeldung abzuschließen klicken Sie auf .

Wählen Sie als Pro-Admin den Reiter und dann den Unterreiter Ressourcen verwalten aus.

Selektieren Sie den Mitarbeiter bzw. die Ressource , für die der Benutzer gelöscht und die Lizenz gekündigt werden soll.

Öffnen Sie den Tab Anmeldung (letzter Tab in der Zeile).

Klicken Sie unten auf , um die Kündigung der Lizenz und das Löschen des Benutzers dieser Ressource abzuschließen.

Den Reiter Benutzerdefinierte Felder auswählen.

Klicken Sie nun auf .

Stellen Sie nun die Id und den Datentyp des Benutzerdefinierten Feldes ein.

Nun sollte im nächsten Schritt geklärt werden, ob das Benutzerdefinierte Feld nur bereits definierte Werte als Auswahlmöglichkeit besitzen soll. Dies wird durch Haken setzen in der Spalte Nur definierte Werte oder im Benutzerdefiniertes Feld Tab des Benutzerdefinierten Feldes veranlasst.

Im selbigen Tab kann zudem eingestellt werden, für welche Initiativenelemente und Sachgebiete , das Benutzerdefinierte Feld zuweisbar sein soll. Hier ist wieder Haken setzen erforderlich.

Als nächstes kann in der Spalte Aktiv durch Haken setzen eingestellt werden, welche Benutzerdefinierten Felder im Layout überhaupt verändert bzw. in welchen Feldern Werte eingetragen werden können.

Daneben befindet sich die Spalte Schutz, in der eingestellt werden kann, ob ein Benutzerdefiniertes Feld gelöscht werden kann. (Das Attribut Aktiv und Schutz kann ebenfalls im Tab Allgemein des Benutzerdefinierten Feldes bearbeitet werden).

Falls das Benutzerdefinierte Feld Nur definierte Werte gesetzt hat, sollten nun noch die Werte zum Benutzerdefinierten Feld erzeugt werden. Dies erfolgt bei dem selektierten Benutzerdefinierten Feld mit .

Der Wert kann dabei je nach Datentyp variieren. (Beispiel: Benutzerdefiniertes Feld mit Datentyp Text, Werte sind manuelle Texteingaben; Benutzerdefiniertes Feld mit Datentyp Indikator, Werte sind Farben und dazugehörige Form). …​

Im Workflow- Tab ist es möglich, Initiativen einen Statustyp zuzuweisen.

Im Tab Aufwände und Kosten werden alle Kosten und Aufwände, sowie der Fertigstellungsgrad angezeigt. In diesem Tab können ebenfalls die Kosten und Aufwände eingetragen werden.

Im Tab der Regelzuweisungen können den Initiativen verschiedene Regeln durch hinzugefügt werden. Die Parameter einer Regel können mit aufgerufen und bearbeitet werden.

Einen Reiter, wie zum Beispiel Initiativen oder Ressourcen auswählen.

Den Tab auswählen.

Das Feld Layout auswählen.

Es öffnet sich das allgemeine Layout Fenster.

In der oberen Zeile auf klicken.

Id und Beschreibung für das neue Layout eingeben.

Mit wird das selektierte Layout gespeichert und geladen und der Layout Dialog wird geschlossen.

Fügen Sie nun entweder Spalten hinzu oder entfernen Sie diese, um Ihr gewünschtes Layout für den Benutzer zusammenzustellen.

Klicken Sie oben rechts auf , um das aktuelle Layout zu speichern.

Nun da das Layout abgeschlossen ist, kann im Folgenden ebenfalls ein Filter eingestellt werden.

Oben das Feld Filter auswählen.

Es öffnet sich das allgemeine Filter Fenster.

Wie bei Layout in der oberen Zeile auf klicken.

Es öffnet sich das Attributsfenster für den Filter mit zahlreichen Tabs.

Den Tab auswählen.

Ganz rechts am Rand auf klicken.

Die gewünschten Initiativen/Ressourcen auswählen und mit bestätigen.

Nachdem der Filter erstellt worden ist, gehen Sie wieder auf das Feld Layout.

Wählen Sie Ihr bereits erstelltes Layout aus.

Gehen Sie im Attributsfenster in den Tab .

Wählen Sie in der Zeile Filter (Benutzer) den Filter, den Sie vorher erstellt haben und bestätigen Sie ihre Eingabe.

Den Tab auswählen.

Entscheiden, für welchen Benutzer dieses neue Layout nun veröffentlicht werden soll.

Bei denjenigen, bei Veröffentlicht einen Haken setzen und speichern.

Hat man ein Layout (bzw. einen zugewiesenen Filter) geändert, so kann man über den Button Veröffentlichte Layouts aktualisieren ein veröffentlichtes Layout aktualisieren.

Wählen Sie den Reiter und dann den Unterreiter Ressourcen verwalten aus.

Selektieren Sie nun einen Ressourcenbaum bzw. eine RBS (oft auch Abteilungen).

Auf klicken.

Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem der Ressourcentyp ausgewählt werden kann. In saprima® Professional können Interne Mitarbeiter und Interne RBS , sowie Externe Mitarbeiter und Externe RBS erstellt werden. Es spielt nur bei der Gliederung der Mitarbeiter eine Rolle, ob eine interne oder externe Ressource erstellt worden ist, abgesehen davon, sind diese beide Ressourcentypen in ihren Attributen und Eigenschaften identisch. Hierarchiestrukturen (z.B. RBS unter RBS) sind ebenfalls möglich.

Anschließend die Auswahl mit OK bestätigen. Primär sollte gesetzt bleiben.

Klicken Sie auf den Reiter und dann auf den Unterreiter Kostensätze.

Klicken Sie auf um einen neuen Kostensatz zu erstellen.

Nun wird entweder in der dafür vorgesehenen Spalte, oder im Detailreiter der Kostensätze, die Art bzw. die Einheit des Aufwands eingegeben, die mit einem Kostensatz versehen werden soll.

Im nächsten Schritt wird der eigentliche Kostensatz bzw. die Kosten pro Aufwandseinheit eingegeben.

Abschließend können im Detailreiter der Kostensätze die Kostensatznummer und ein Kommentar vergeben werden. Fixkosten finden in saprima® Professional keine Verwendung.

Wenn der Kostensatz erstellt worden ist, klicken Sie erneut auf den Reiter und dann wählen Sie den Unterreiter Resourcen verwalten aus.

Klicken Sie, nachdem Sie den bzw. die Ressourcenbäume aufgeklappt haben, auf einen Mitarbeiter und gehen Sie in dessen Kosten-Tab.

Weisen Sie nun entweder einen bestehenden globalen Kostensatz mit zu oder erstellen Sie einen ganz neuen manuellen Kostensatz für diese Ressource mit . Ein manueller Kostensatz, der in diesem Tab erstellt wurde, gilt jedoch nur für diesen Mitarbeiter und kann keinem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden.

Unter Reiter muss Initiativen verwalten geöffnet werden.

Baumstuktur Programm (oberster Knoten) selektieren.

Neues Programm oder Projekt erstellen mit .

Innerhalb der Baumstuktur ist ein neues Programm oder ein Projekt erschienen, für welches die verschiedenen Attribute angepasst werden können.

Bei selektiertem Projekt, ist es möglich, Vorgänge , Meilensteine , WBS (Arbeitspakete) (= Bündelung von Vorgängen) innerhalb des Projektes zu erstellen. Dies geschieht ebenfalls durch den Button.

Unter Reiter muss auf den Unterreiter Gantt Diagramm geklickt werden.

Selektiert man nun sein gewünschtes Programm oder Projekt , kann rechts anhand eines farbig markierten Zeitstrahls die zeitliche Abfolge und Abhängigkeit der Projekte zueinander festgestellt werden.

Klappt man ein Programm oder Projekt auf, werden die nun sichtbaren Unterknoten ebenfalls mit einem Zeitstrahl im Gantt Diagramm gekennzeichnet.

Zudem wird der Fertigstellungsgrad farblich und mit einer Prozentzahl im Zeitstrahl jeder Initiative sichtbar.

In dieser Oberfläche kann der Projektleiter (und der Pro-Admin) ebenfalls die Projekte zeitlich miteinander verknüpfen, sodass eine Abhängigkeit zwischen den Initiativen entsteht.

Nach der Erstellung und Anmeldung neuer User mit verschiedenen Benutzergruppen sollte die Zuweisung der höherrangigen Rollen, also Projektleiter, Ressourcenmanager und Pro-Admin auf Abteilungen (interne RBS) erfolgen.

Dabei wird auf den Reiter Ressourcen geklickt und die Oberfläche Ressourcen Verwalten geöffnet.

Nun selektiert man die gewünschte Abteilung .

Wählen Sie nun im Attributsfenster den Tab Berechtigungen aus.

Klicken Sie nun auf folgendes Symbol und wählen Sie diejenige Ressource aus, die Zugriff auf die Abteilung und deren darunter liegenden Mitarbeiter erhalten soll.

Nun kann die zugeteilte Ressource , sofern es sich um eine der höherrangigen Rollen handelt, die Mitarbeiter der selektierten Abteilung in der Initiativen verwalten Oberfläche verschiedenen Initiativen im Tab Berechtigungen zuweisen.

Den Reiter auswählen und dann auf den Unterreiter Initiativen verwalten klicken.

Projekt selektieren, um Zugriff auf das Berechtigungsmenü im Attributsfenster des Projekts zu erhalten.

hinzufügen durch Ressource auswählen . Es öffnet sich ein neues Menü, in dem der gewünschte Mitarbeiter, der dem Projekt zugewiesen werden soll, ausgewählt werden kann.

Über Reiter in Teammanagement wechseln.

Wenn das Teammanagement zum ersten Mal aufgerufen wird, muss zuerst eines der bereits zugewiesenen Projekte ausgewählt werden.

Per Drag&Drop ist es möglich, die Vorgänge an Mitarbeiter zu verteilen. Hierzu müssen sie in der Zeile des jeweiligen Mitarbeiters über dem vorgesehenen Platz im Zeitstrahl losgelassen werden.

Durch Klicken auf einen Vorgang öffnet sich dessen Bearbeitungsmenü. Alle Felder darin, werden hier erklärt.

In diesem Menü, trägt man den Planwert bzw. die Planstunden für den ausgewählten Vorgang ein. Hierzu muss beachtet werden, dass die Stunden im Teammanagement kumuliert werden. Dem Mitarbeiter kann einmalig als Ausgangspunkt zum Start des Projekts oder wenn er bereits daran gearbeitet hat, ein Ist-Wert eingetragen werden.

Die Änderungen werden durch das Symbol gespeichert.

Den Reiter und dann den Unterreiter Ressourcen Bucket Planung auswählen.

Die , die angezeigt werden sollen auswählen bzw. verschieben. Den anzuzeigenden Zeitraum und Zeitscheiben daneben einstellen. Rechts oben im roten Menüstreifen die Einheit des Aufwands einstellen und anschließend alle Einstellungen mit übernehmen. Die Autocommit Einstellungen neben den Spalten können im Normalfall einfach beibehalten werden, da alle 3 Aufwandswerte durch das Aktivieren dieser Funktion direkt durch Speichern übertragen werden.

Links auf den Ressourcenbaum bzw. die Abteilung klicken, um die Mitarbeiter , die sich darunter befinden aufzuklappen und zur Auswahl verfügbar zu machen.

Im nächsten Schritt werden die Ressourcen durch Haken setzen ausgewählt. Die selektierten Ressourcen werden zusammen mit ihren zugewiesenen Vorgängen rechts in der Ressourcen Bucket Planung angezeigt. Dabei muss man für die selektierte Ressource im Ressourcen Bucket Plan die Vorgänge durch das Klicken auf neben dem Ressourcennamen in der Ressourcenzeile aufklappen.

In der Spalte Planaufwand (P) wird nun der geplante Aufwand für den jeweiligen Vorgang der vorher selektierten Ressource eingegeben. Ist in den Spaltenoptionen die Planaufwand Spalte als einzigste Spalte, die ausgegeben wird, eingestellt, so wird diese nicht extra im Ressourcen Bucket Plan gekennzeichnet.

In der Phase der Abarbeitung werden in der Ressourcen Bucket Planung die aktuellen Stunden bzw. der aktuelle Aufwand (A) eingetragen. Aus der Differenz ergibt sich der Restaufwand, dessen Summe links in der Spalte Summe Verbleibender Aufwand dargestellt wird.

Den Reiter Ressourcen Bucket Planung auswählen.

In den Actual-Spalten (=A), die den aktuellen Aufwand angeben, die Stundenrückmeldung durchführen. Die Mitarbeiter besitzen das Timesheet Layout der Ressourcen Bucket Planung, in welchem die Arbeitszeit täglich eingetragen wird. Die Mitarbeiter besitzen zudem nur Zugriff auf die Actual Spalten (A), in denen die Ist-Stunden eingetragen werden.

Reiter auswählen

Unterreiter Ressourcen verwalten auswählen.

Ressourcenbaum öffnen. Nun werden alle dem Projektleiter zugewiesenen Mitarbeiter angezeigt.

Um sich die Initiativenzuweisung und die Auslastung eines Mitarbeiters anzeigen zu lassen, muss der entsprechende Mitarbeiter selektiert werden. Es öffnet sich dann rechts ein Attributsfenster, in dem man den Tab Initiativenzuweisungen oder Pivot Chart auswählen kann.

Reiter und danach den Unterreiter Ressourcen verwalten auswählen.

Ressourcenbaum öffnen.

Den Mitarbeiter auswählen, der entfernt werden soll.

Im Attributsfenster des Mitarbeiters bzw. der Ressource unter dem Tab Allgemein bei der Checkbox nicht aktiv den Haken setzen , um keine weiteren Zuweisungen auf Projekte zu erlauben.

Im Attributsfenster in dem Tab Einheiten pro Zeit mit eine neue Zeit hinzufügen.

Die Prozentzahl wird auf 0% gesetzt.

Reiter und danach den Unterreiter Ressourcen verwalten auswählen.

Ressourcenbaum öffnen.

Den Mitarbeiter auswählen, der entfernt werden soll.

Auf klicken.

Eine Oberfläche mit einem veränderbaren Layout auswählen, wie z.B. Initiativen verwalten.

Mit dem Mauszeiger über die rechte Seite der Überschrift von der Spalte gehen, neben der die neue Spalte hinzugefügt werden soll. Falls eine bestimmte Spalte entfernt werden soll, kann jede beliebige Spaltenüberschrift ausgewählt werden. Nun sollte wie in der folgenden Abbildung ein roter Pfeil erscheinen .

Wird auf diesen Pfeil geklickt, so öffnet sich ein kleines Menü mit verschiedenen Spalten- und Sortierungsoptionen.

Nun muss der Mauszeiger über das Feld schweben, damit sich das Untermenü mit allen verfügbaren Spalten des Layouts öffnet.

Manche Spaltenarten besitzen zusätzlich noch mehrere Unterspalten, die aufgeklappt werden können. Durch Haken setzen können nun Spalten hinzugefügt oder aber auch aus dem Layout wieder entfernt werden.

In dem Allgemein Tab können allgemeine Informationen der Initiative eingesehen bzw. bearbeitet werden.

Der Tab der Ressourcenplanung dient zur Übersicht und soll zeigen, wer wie lange an dieser Initiative arbeitet bzw. wie viel Arbeitszeit eingeplant ist.

Im Transaktionen Tab können dem Projekt einmalige Transaktionen durch den Projektleiter oder durch den Pro-Admin hinzugefügt werden.

Im Tab Allgemein können allgemeine Informationen und Attribute der Ressourcen bearbeitet werden, wie beispielsweise der Name oder die Einstellung, ob die Ressource zugewiesen oder gelöscht werden kann. Auch kann hier ein Profilbild der jeweiligen Ressource hochgeladen werden, welches im Teammanagement angezeigt wird.

Im Tab Einheiten pro Zeit kann eine Ressource bzw. ein Mitarbeiter beispielsweise auf Teilzeit umgestellt werden.

Der Tab Auslastung bietet genau wie der Pivot Chart einen Überblick über die Auslastung der Ressource, jedoch nicht direkt projektbezogen. In diesem Tab wird der geplante Aufwand (grüner Balken) dem bereits geleisteten/aktuellen Aufwand (blauer Balken) gegenübergestellt.

Im Tab Kosten werden die Kostensätze angezeigt, die der Ressource zugewiesen sind. Zusätzlich können in diesem Tab auch neue manuelle Kostensätze, die nur für diese Ressource gelten, erstellt werden.

Im Tab Adresse kann die Adresse des Mitarbeiters eingetragen werden.

Im Tab Kontakt können Kontaktinformationen des Mitarbeiters, wie E-Mail und Telefonnummer eingetragen werden. Diese werden ebenfalls im Teammanagement angezeigt.

Klicken Sie auf den Reiter .

Selektieren Sie das Programm oder das Projekt zu dem rechts die Diagramme angezeigt werden sollen.

Den Reiter Ressourcen Bucket Planung auswählen.

In den Actual-Spalten (=A), die den aktuellen Aufwand angeben, die Stundenrückmeldung durchführen.