1. Wichtige Anmerkungen

1.1. Implementierung des Manuals in saprima® Professional

In saprima® Professional sind rechts oben in der Übersichtszeile unter den Reitern Symbole mit einem Fragezeichen Manual Symbol integriert. Wenn auf dieses Symbol geklickt wird, öffnet sich das Benutzerhandbuch mit dem passenden Abschnitt für diese Oberfläche.

Bei den verschiedenen Tabs, wie z.B. den Ressourcen- und Initiativentabs befindet sich das Zeichen ebenfalls oben rechts.

1.2. Summarize

Die Summarize Funktion aggregiert alle Aufwände, Kosten und Datumswerte miteinander. In saprima® Professional wird diese Funktion genutzt, um die Initiativen verwalten oder auch die Gantt Oberfläche auf den gleichen Stand zu bringen wie die anderen Oberflächen (z.B. Teammanagement) und um Werte, die beispielsweise in den Initiativen verwalten Tabs eingegeben werden, auch auf die Tabellenfelder der jeweiligen Initiative in dieser Oberfläche zu übertragen.

Beispiel: Sie erstellen im Gantt Diagramm ein Projekt mit Vorgängen. Dabei wird ein automatisches Start-und Enddatum generiert, das gegebenenfalls nicht Ihrem Plan oder Ihren Vorgaben entspricht.
In saprima® weisen Sie dem Mitarbeiter die Berechtigung auf sein Projekt zu und gehen dann in die Oberfläche des Teammanagements und weisen durch Drag-und Drop ihren Mitarbeitern die einzelnen Aufgaben mit dem individuellen Zeitraum zu.

Dieser neu zugewiesene Zeitraum wird in der Gantt Oberfläche (bei den Spalten Start- und Enddatum) nicht automatisch übernommen. Damit die Änderungen übernommen werden und um die Oberfläche gewissermaßen zu aktualisieren, muss die Summarize Funktion ausgeführt werden.

Summarize muss immer auf ein Projekt ausgeführt werden.

In saprima® Professional wird die Summarize Funktion automatisch in einem bestimmten Zeitintervall auf alle Projekte ausgeführt. Die Summarize Funktion muss nur dann manuell ausgeführt werden, wenn sofort ein Abgleich der Aufwände, Kosten und Datumswerte erfolgen soll.

Um Summarize auszuführen, drücken Sie mit Rechtsklick auf ein selektiertes Projekt Projekt-Symbol, gehen Sie dann mit dem Mauszeiger über das Feld Struktur. Es öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann auf Summarize klicken. Sie können wahlweise auch oben, unter der Navigationsleiste des Menüs, den Tab Struktur auswählen, in welchem sich ebenfalls die Summarize Funktion befindet.

1.3. Layout und Filter

Die Benutzergruppen Pro-Admin, Ressourcenmanager, Projektleiter und Mitarbeiter besitzen in saprima® Professional bereits ein passendes, standardisiertes Layout inklusive Filter.

Der Pro-Admin kann sowohl für sich (Benutzerlayouts) als auch für die anderen Rollen Layouts mit Filtern erstellen (Globales Layout). Der Projektleiter und der Ressourcenmanager können nur Benutzerlayouts mit Benutzerfiltern erstellen. Der Mitarbeiter besitzt diese Möglichkeit nicht.

1.4. Schritt-für-Schritt Anleitung

Um einen guten Start in saprima® Professional zu gewährleisten, ist in der Gliederung der Use Cases eine Anleitung mit 8 Schritten enthalten, die die wichtigsten Funktionen von saprima® Professional erläutert und als roter Faden zum effizienten Managen eines Projekts dienen soll.

2. Anwendungsfälle

2.1. Spezielle Pro-Admin Use Cases in saprima® Professional

Ein Pro-Admin besitzt in saprima® Professional alle Rechte und Use Cases vom Pro-Mitarbeiter, Pro-Projektleiter und dem Pro-Ressourcenmanager.

Zusätzlich besitzt ein Pro-Admin aber auch noch weitere Rechte und kann zusätzliche Anwendungsfälle ausführen, die im Folgenden erläutert werden.

1. Schritt: Benutzer mit Lizenz anlegen und einer Ressource zuweisen

  1. Wählen Sie als Pro-Admin den Reiter resource bar admin und dann den Unterreiter Ressourcen verwalten aus.

  2. Selektieren Sie den Mitarbeiter bzw. die Ressource employee icon admin, für die ein neuer Benutzer angemeldet und zugewiesen werden soll.

  3. Öffnen Sie den Tab Anmeldung (letzter Tab in der Zeile).

  4. Geben Sie den Loginnamen und das Passwort ein und wählen Sie die gewünschte Lizenz für den Benutzer aus. Anschließend muss noch der Haken im Bestätigungsfeld gesetzt werden.

  5. Um die Anmeldung abzuschließen klicken Sie auf create save.

DIE ERSTELLUNG EINES NEUEN USERS UND DIE DAMIT VERBUNDENE ZUWEISUNG EINER LIZENZ IST KOSTENPFLICHTIG !

2.1.1. Benutzer löschen und Lizenz für Ressource kündigen

  1. Wählen Sie als Pro-Admin den Reiter resource bar admin und dann den Unterreiter Ressourcen verwalten aus.

  2. Selektieren Sie den Mitarbeiter bzw. die Ressource employee icon admin, für die der Benutzer gelöscht und die Lizenz gekündigt werden soll.

  3. Öffnen Sie den Tab Anmeldung (letzter Tab in der Zeile).

  4. Klicken Sie unten auf delete registration , um die Kündigung der Lizenz und das Löschen des Benutzers dieser Ressource abzuschließen.

2.1.2. Benutzerdefiniertes Feld anlegen und zuweisen

  1. Den Reiter Benutzerdefinierte Felder auswählen.

  2. Klicken Sie nun auf new field.

  3. Stellen Sie nun die Id und den Datentyp des Benutzerdefinierten Feldes udf ein.

  4. Nun sollte im nächsten Schritt geklärt werden, ob das Benutzerdefinierte Feld udf nur bereits definierte Werte als Auswahlmöglichkeit besitzen soll. Dies wird durch Haken setzen admin button number one in der Spalte Nur definierte Werte oder im Benutzerdefiniertes Feld Tab des Benutzerdefinierten Feldes admin button number two veranlasst.

  5. Im selbigen Tab kann zudem eingestellt werden, für welche Initiativenelemente element icon und Sachgebiete element icon, das Benutzerdefinierte Feld udf zuweisbar sein soll. Hier ist wieder Haken setzen admin button number one erforderlich.

  6. Als nächstes kann in der Spalte Aktiv durch Haken setzen admin button number one eingestellt werden, welche Benutzerdefinierten Felder udf im Layout überhaupt verändert bzw. in welchen Feldern Werte eingetragen werden können.

  7. Daneben befindet sich die Spalte Schutz, in der eingestellt werden kann, ob ein Benutzerdefiniertes Feld udf gelöscht werden kann. (Das Attribut Aktiv und Schutz kann ebenfalls im Tab Allgemein des Benutzerdefinierten Feldes bearbeitet werden).

  8. Falls das Benutzerdefinierte Feld Nur definierte Werte gesetzt hat, sollten nun noch die Werte value zum Benutzerdefinierten Feld erzeugt werden. Dies erfolgt bei dem selektierten Benutzerdefinierten Feld mit new value.

  9. Der Wert kann dabei je nach Datentyp variieren. (Beispiel: Benutzerdefiniertes Feld mit Datentyp Text, Werte sind manuelle Texteingaben; Benutzerdefiniertes Feld mit Datentyp Indikator, Werte sind Farben und dazugehörige Form). udf colours…​

Im letzten Schritt kann im Tab Rollen der Benutzerdefinierten Felder udf eingestellt werden, für welche Rollen dieses Feld aktiv oder nicht aktiv sein soll. Ist in diesem Tab kein Datensatz enthalten, so ist, sofern das Recht auf Benutzerdefinierte Felder udf besteht, dieses Feld für alle Rollen aktiv.

Nachdem nun die Erstellung des Benutzerdefinierten Feldes abgeschlossen ist, kann es in der Initiativen verwalten und Ressourcen verwalten Oberfläche im Erweiterte Attribute Tab durch Klicken auf filter options searchzugewiesen werden.

2.1.3. Weitere Projektverwaltungsmöglichkeiten

Der Pro-Admin besitzt als besondere Benutzergruppe zusätzliche Tabs in der Initiativen verwalten Oberfläche.

  1. Im Workflow- Tab ist es möglich, Initiativen einen Statustyp zuzuweisen.

  2. Im Tab Aufwände und Kosten werden alle Kosten und Aufwände, sowie der Fertigstellungsgrad angezeigt. In diesem Tab können ebenfalls die Kosten und Aufwände eingetragen werden.

  3. Im Tab der Regelzuweisungen können den Initiativen verschiedene Regeln durch filter options search hinzugefügt werden. Die Parameter einer Regel können mit add admin aufgerufen und bearbeitet werden.

Beispiel: Liegt auf einem Projekt project icon admin die Regel rule icon admin Neuer Vorgang , so steht oben nicht wie normalerweise das Symbol new button filter, welches ein Fenster öffnet, in dem die Initiativenstruktur ausgewählt werden kann, sondern das nun neue Symbol new task pro admin, welches direkt einen neuen Vorgang task icon admin unter dem selektierten Projekt project icon admin angelegt. Für die standardisierte Zuweisung einer Regel rule icon admin, ist der Zugriff auf das Template nötig.

2.1.4. Layout erstellen

Das Layout entspricht hier der Ansicht bei jeder Oberfläche und repräsentiert alle Spalten, die die jeweiligen Benutzer sehen können, um Informationen abzulesen.
  1. Einen Reiter, wie zum Beispiel Initiativen oder Ressourcen auswählen.

  2. Den Tab layout filter grouping tab auswählen.

  3. Das Feld Layout auswählen.

  4. Es öffnet sich das allgemeine Layout Fenster.

  5. In der oberen Zeile auf new button layoutklicken.

  6. Id und Beschreibung für das neue Layout eingeben.

  7. Mit ok admin wird das selektierte Layout gespeichert und geladen und der Layout Dialog wird geschlossen.

  8. Fügen Sie nun entweder Spalten hinzu oder entfernen Sie diese, um Ihr gewünschtes Layout für den Benutzer zusammenzustellen.

  9. Klicken Sie oben rechts auf layout update button, um das aktuelle Layout zu speichern.

  10. Nun da das Layout abgeschlossen ist, kann im Folgenden ebenfalls ein Filter eingestellt werden.

Der Pro-Admin besitzt ebenfalls die Möglichkeit ein globales Layout zu erstellen. Dabei muss im allgemeinen Layout Menü der Haken bei Global gesetzt werden. Ein globales Layout kann nicht als Standard bei bestimmten Usern gesetzt werden, sondern kann nur den ausgewählten Benutzergruppen zugänglich gemacht werden. Der User muss dann dieses globale Layout bei sich selbst aktiv auswählen.

2.1.5. Filter erstellen

Der Filter legt hier fest, welche Objekte (Initiativen, Ressourcen, …​) angesehen / auf welche Objekte zugegriffen werden können, nachdem das Layout die Informationen zu jedem Objekt festgelegt hat. Hier können zudem bestimmte Objekte ausgeblendet werden.
  1. Oben das Feld Filter auswählen.

  2. Es öffnet sich das allgemeine Filter Fenster.

  3. Wie bei Layout in der oberen Zeile auf new button filter klicken.

  4. Es öffnet sich das Attributsfenster für den Filter mit zahlreichen Tabs.

  5. Den Tab filter options tab button auswählen.

  6. Ganz rechts am Rand auf filter options search klicken.

  7. Die gewünschten Initiativen/Ressourcen auswählen und mit ok admin bestätigen.

Nun ist sowohl der Filter, als auch das Layout festgelegt. Nun erfolgt der letzte Schritt, nämlich den Filter dem Layout zuweisen und das nun vollständige Layout zu veröffentlichen.

2.1.6. Filter dem Layout zuweisen

  1. Nachdem der Filter erstellt worden ist, gehen Sie wieder auf das Feld Layout.

  2. Wählen Sie Ihr bereits erstelltes Layout aus.

  3. Gehen Sie im Attributsfenster in den Tab layout general tab button.

  4. Wählen Sie in der Zeile Filter (Benutzer) den Filter, den Sie vorher erstellt haben und bestätigen Sie ihre Eingabe.

2.1.7. Layout veröffentlichen

Damit das nun vollständige Layout für ausgewählte Benutzer übernommen wird, muss es veröffentlicht werden:

  1. Den Tab layout publish tab button auswählen.

  2. Entscheiden, für welchen Benutzer dieses neue Layout nun veröffentlicht werden soll.

  3. Bei denjenigen, bei Veröffentlicht einen Haken setzen und speichern.

  4. Hat man ein Layout (bzw. einen zugewiesenen Filter) geändert, so kann man über den Button Veröffentlichte Layouts aktualisieren udf ein veröffentlichtes Layout aktualisieren.

2.2. Spezielle Pro-Ressourcenmanager Use Cases in saprima® Professional

2. Schritt: Mitarbeiter und Abteilungen anlegen

  1. Wählen Sie den Reiter resource bar rm und dann den Unterreiter Ressourcen verwalten aus.

  2. Selektieren Sie nun einen Ressourcenbaum bzw. eine RBS resource icon rm (oft auch Abteilungen).

  3. Auf new rm klicken.

  4. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem der Ressourcentyp ausgewählt werden kann. In saprima® Professional können Interne Mitarbeiter employee icon rm und Interne RBS resource icon rm, sowie Externe Mitarbeiter employee icon rm ext und Externe RBS resource icon rm ext erstellt werden. Es spielt nur bei der Gliederung der Mitarbeiter eine Rolle, ob eine interne oder externe Ressource erstellt worden ist, abgesehen davon, sind diese beide Ressourcentypen in ihren Attributen und Eigenschaften identisch. Hierarchiestrukturen (z.B. RBS unter RBS) sind ebenfalls möglich.

  5. Anschließend die Auswahl mit OK bestätigen. Primär not active button rm sollte gesetzt bleiben.

Die Auslastung der Mitarbeiter auf die nächsten 14 und auf die nächsten 30 Tage wird in der Ressourcen verwalten Oberfläche mit Ampelfarben angezeigt.

Um die Ampelfunktion auszuführen, drücken Sie mit Rechtsklick auf einen ausgewählten Mitarbeiter Mitarbeiter. Gehen Sie dann mit dem Mauszeiger über das Feld Regeln ausführen. Es öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann die Ampelfunktion für 14 oder 30 Tage auswählen können. Um die Ampelfunktion für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auszuführen, wählt man diese Mitarbeiter mit Mehrfachselektion aus und plaziert den Mauszeiger auf die Überschrift der Spalte (Ausl. 30 Tage bzw. Ausl. 14 Tage). Dann öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann Regeln ausführen auswählen können.

2.2.1. Kostensatz anlegen

  1. Klicken Sie auf den Reiter resource bar rm und dann auf den Unterreiter Kostensätze.

  2. Klicken Sie auf new rm um einen neuen Kostensatz costrates zu erstellen.

  3. Nun wird entweder in der dafür vorgesehenen Spalte, oder im Detailreiter der Kostensätze, die Art bzw. die Einheit des Aufwands eingegeben, die mit einem Kostensatz costrates versehen werden soll.

  4. Im nächsten Schritt wird der eigentliche Kostensatz costrates bzw. die Kosten pro Aufwandseinheit eingegeben.

  5. Abschließend können im Detailreiter der Kostensätze die Kostensatznummer und ein Kommentar vergeben werden. Fixkosten finden in saprima® Professional keine Verwendung.

In der Oberfläche Ressource verwalten können im Tab Kosten direkt (nur für diesen Mitarbeiter geltende) manuelle Kostensätze erstellt und zugewiesen werden.

2.2.2. Kostensatz einem Mitarbeiter zuweisen

  1. Wenn der Kostensatz costrates erstellt worden ist, klicken Sie erneut auf den Reiter resource bar rm und dann wählen Sie den Unterreiter Resourcen verwalten aus.

  2. Klicken Sie, nachdem Sie den bzw. die Ressourcenbäume resource icon rm aufgeklappt haben, auf einen Mitarbeiter employee icon rm und gehen Sie in dessen Kosten-Tab.

  3. Weisen Sie nun entweder einen bestehenden globalen Kostensatz costrates mit resource choose rm zu oder erstellen Sie einen ganz neuen manuellen Kostensatz für diese Ressource mit add rm. Ein manueller Kostensatz, der in diesem Tab erstellt wurde, gilt jedoch nur für diesen Mitarbeiter und kann keinem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden.

Nun werden, falls die entsprechenden Mitarbeiter employee icon rm mit Kostensätzen costrates den Projekten project icon rm oder Vorgängen task icon rm zugewiesen sind, die Gesamtkosten der jeweiligen Initiative in der Initiativen verwalten Oberfläche angezeigt.Die Geplanten Kosten, die Verbleibenden Kosten oder die Aktuellen Kosten müssen jedoch im aktuellen Layout als Spalten eingebunden sein. Die Ausführung der summarize rm Funktion zur Übernahme der Änderung in die Initiativen verwalten Oberfläche sollte nicht vergessen werden.

2.3. Spezielle Pro-Projektleiter Use Cases in saprima® Professional

3. Schritt: Projekte und weitere Initiativen anlegen

  1. Unter Reiter Initiativen muss Initiativen verwalten geöffnet werden.

  2. Baumstuktur Programm (oberster Knoten) Projekte selektieren.

  3. Neues Programm oder Projekt erstellen mit new.

  4. Innerhalb der Baumstuktur ist ein neues Programm oder ein Projekt Projekte erschienen, für welches die verschiedenen Attribute angepasst werden können.

  5. Bei selektiertem Projekt, ist es möglich, Vorgänge Vorgänge, Meilensteine milestone, WBS (Arbeitspakete) task package(= Bündelung von Vorgängen) innerhalb des Projektes zu erstellen. Dies geschieht ebenfalls durch den new Button.

Die Meilensteine milestone, die ein Projekt project icon besitzt, werden zusätzlich im Teammanagement dargestellt. Im Teammanagement kann zudem ein neuer Vorgang für das Projekt erstellt werden, indem man rechts unten auf das plus icon projectmanager klickt.

Mit Drag und Drop kann in der Initiativen verwalten Oberfläche eine Initiative auf eine andere übergeordnete Initiative (z.B. Vorgang auf Projekt) gezogen werden. Dabei öffnet sich ein Menü, in dem standardmäßig eine Kopie mit dem aktuellen Plan der Initiative erzeugt wird. Rechts werden die Attribute angezeigt, die in der neu erstellten Initiativenkopie übernommen werden. Dabei werden aber letztendlich nur diejenigen Tabs im Attributsfenster angezeigt, die auch in der jeweiligen Version von saprima® enthalten sind.
Die Kopie wird unter derjenigen Initiative angelegt, zu welcher die zu kopierende Initiative hingezogen wurde. Vorsicht, beim Kopieren werden auch die Stunden übernommen.

2.3.1. Zeitlicher Überblick über Projekte und deren Verknüpfung im Gantt Diagramm

  1. Unter Reiter Initiative node muss auf den Unterreiter Gantt Diagramm geklickt werden.

  2. Selektiert man nun sein gewünschtes Programm project icon oder Projekt project icon, kann rechts anhand eines farbig markierten Zeitstrahls die zeitliche Abfolge und Abhängigkeit der Projekte zueinander blue arrow festgestellt werden.

  3. Klappt man ein Programm project icon oder Projekt project icon auf, werden die nun sichtbaren Unterknoten ebenfalls mit einem Zeitstrahl im Gantt Diagramm gekennzeichnet.

  4. Zudem wird der Fertigstellungsgrad farblich und mit einer Prozentzahl im Zeitstrahl jeder Initiative sichtbar.

  5. In dieser Oberfläche kann der Projektleiter (und der Pro-Admin) ebenfalls die Projekte zeitlich miteinander verknüpfen, sodass eine Abhängigkeit zwischen den Initiativen blue arrow entsteht.

Eine Konfiguration des Gantt Diagramms ist in den Layouteinstellungen möglich. Der Projektleiter (und der Pro-Admin) besitzen zusätzlich Zugriff auf den Anordnungsbeziehungen-Tab.

2.4. Allgemeine Use Cases in saprima® Professional

Hier werden Use Cases abgebildet, die sowohl der Pro-Projektleiter, als auch der Pro-Ressourcenmanager und Pro-Admin besitzen, bzw. ausführen können.

4. Schritt: Zuweisung von Ressourcen auf Abteilungen

Nur der Pro-Admin und der Ressourcenmanager können diesen Use Case ausführen.
  1. Nach der Erstellung und Anmeldung neuer User mit verschiedenen Benutzergruppen sollte die Zuweisung der höherrangigen Rollen, also Projektleiter, Ressourcenmanager und Pro-Admin auf Abteilungen resource icon general (interne RBS) erfolgen.

  2. Dabei wird auf den Reiter Ressourcen resource bar general geklickt und die Oberfläche Ressourcen Verwalten geöffnet.

  3. Nun selektiert man die gewünschte Abteilung resource icon general.

  4. Wählen Sie nun im Attributsfenster den Tab Berechtigungen aus.

  5. Klicken Sie nun auf folgendes Symbol resource choose general und wählen Sie diejenige Ressource employee icon general aus, die Zugriff auf die Abteilung resource icon general und deren darunter liegenden Mitarbeiter employee icon general erhalten soll.

  6. Nun kann die zugeteilte Ressource employee icon general, sofern es sich um eine der höherrangigen Rollen handelt, die Mitarbeiter employee icon general der selektierten Abteilung resource icon general in der Initiativen verwalten Oberfläche verschiedenen Initiativen im Tab Berechtigungen zuweisen.

5. Schritt: Mitarbeiter einem Projekt zuweisen / Team zusammenstellen

  1. Den Reiter initiative node general auswählen und dann auf den Unterreiter Initiativen verwalten klicken.

  2. Projekt Projekt selektieren, um Zugriff auf das Berechtigungsmenü im Attributsfenster des Projekts zu erhalten.

  3. Mitarbeiter hinzufügen durch Ressource auswählen Ressource auswählen. Es öffnet sich ein neues Menü, in dem der gewünschte Mitarbeiter, der dem Projekt zugewiesen werden soll, ausgewählt werden kann.

6. Schritt: Teammanagement: Mitarbeiter Vorgänge zuweisen

  1. Über Reiter Initiativen in Teammanagement wechseln.

  2. Wenn das Teammanagement zum ersten Mal aufgerufen wird, muss zuerst eines der bereits zugewiesenen Projekte ausgewählt werden.

  3. Per Drag&Drop ist es möglich, die Vorgänge an Mitarbeiter zu verteilen. Hierzu müssen sie in der Zeile des jeweiligen Mitarbeiters über dem vorgesehenen Platz im Zeitstrahl losgelassen werden.

  4. Durch Klicken auf einen Vorgang öffnet sich dessen Bearbeitungsmenü. Alle Felder darin, werden hier erklärt.

  5. In diesem Menü, trägt man den Planwert bzw. die Planstunden für den ausgewählten Vorgang ein. Hierzu muss beachtet werden, dass die Stunden im Teammanagement kumuliert werden. Dem Mitarbeiter kann einmalig als Ausgangspunkt zum Start des Projekts oder wenn er bereits daran gearbeitet hat, ein Ist-Wert eingetragen werden.

  6. Die Änderungen werden durch das Symbol durch Save gespeichert.

Das Teammanagement kann genauso wie in der Basic Version, auch in der Professional Version von saprima® konfiguriert werden. Eine Erstellung von Tasks mit dem plus icon general ist ebenfalls möglich.
Das Zuweisen von Vorgängen und Eintragen von Planstunden kann optional auch im Tab Ressourcenplanung in der Initiativen verwalten Oberfläche durchgeführt werden.

7. Schritt: Ressourcen in Ressourcen Bucket Planung planen

  1. Den Reiter resource bar general und dann den Unterreiter Ressourcen Bucket Planung auswählen.

  2. Die columns bucket general, die angezeigt werden sollen auswählen bzw. verschieben. Den anzuzeigenden Zeitraum und Zeitscheiben daneben einstellen. Rechts oben im roten Menüstreifen red menu stripe general die Einheit des Aufwands einstellen und anschließend alle Einstellungen mit confirm bucket general übernehmen. Die Autocommit Einstellungen autocommit general neben den Spalten können im Normalfall einfach beibehalten werden, da alle 3 Aufwandswerte durch das Aktivieren dieser Funktion direkt durch Speichern übertragen werden.

  3. Links auf den Ressourcenbaum resource icon general bzw. die Abteilung klicken, um die Mitarbeiter employee icon general, die sich darunter befinden aufzuklappen und zur Auswahl verfügbar zu machen.

  4. Im nächsten Schritt werden die Ressourcen durch Haken not active button general setzen ausgewählt. Die selektierten Ressourcen werden zusammen mit ihren zugewiesenen Vorgängen rechts in der Ressourcen Bucket Planung angezeigt. Dabei muss man für die selektierte Ressource im Ressourcen Bucket Plan die Vorgänge durch das Klicken auf plus bucket general neben dem Ressourcennamen in der Ressourcenzeile aufklappen.

  5. In der Spalte Planaufwand (P) wird nun der geplante Aufwand für den jeweiligen Vorgang der vorher selektierten Ressource eingegeben. Ist in den Spaltenoptionen die Planaufwand Spalte als einzigste Spalte, die ausgegeben wird, eingestellt, so wird diese nicht extra im Ressourcen Bucket Plan gekennzeichnet.

  6. In der Phase der Abarbeitung werden in der Ressourcen Bucket Planung die aktuellen Stunden bzw. der aktuelle Aufwand (A) eingetragen. Aus der Differenz ergibt sich der Restaufwand, dessen Summe links in der Spalte Summe Verbleibender Aufwand dargestellt wird.

Vorsicht! Wird auf das Symbol Vorgang löschen delete task general geklickt, so wird dieser Vorgang nicht einfach nur aus dem Ressourcen Bucketplan entfernt, sondern es wird ebenfalls die Zuweisung des Mitarbeiters auf diesen Vorgang gelöscht. Dadurch muss dieser Vorgang erst wieder im Teammanagement einem Mitarbeiter zugewiesen, sowie die Planstunden und das Start- und Enddatum eingegeben werden. Der Vorgang existiert jedoch noch und ist in Initiativen verwalten und im Gantt sichtbar.

8. Schritt: Allgemeine Stundenrückmeldung im Ressourcen Bucket Plan

  1. Den Reiter Ressourcen Bucket Planung auswählen.

  2. In den Actual-Spalten (=A), die den aktuellen Aufwand angeben, die Stundenrückmeldung durchführen. Die Mitarbeiter besitzen das Timesheet Layout der Ressourcen Bucket Planung, in welchem die Arbeitszeit täglich eingetragen wird. Die Mitarbeiter besitzen zudem nur Zugriff auf die Actual Spalten (A), in denen die Ist-Stunden eingetragen werden.

2.4.1. Übersicht über bestehende Ressourcen

  1. Reiter resource bar general auswählen

  2. Unterreiter Ressourcen verwalten auswählen.

  3. Ressourcenbaum resource icon general öffnen. Nun werden alle dem Projektleiter zugewiesenen Mitarbeiter employee icon general angezeigt.

  4. Um sich die Initiativenzuweisung und die Auslastung eines Mitarbeiters anzeigen zu lassen, muss der entsprechende Mitarbeiter employee icon general selektiert werden. Es öffnet sich dann rechts ein Attributsfenster, in dem man den Tab Initiativenzuweisungen oder Pivot Chart auswählen kann.

Die Auslastung der Mitarbeiter auf die nächsten 14 und auf die nächsten 30 Tage wird in der Ressourcen verwalten Oberfläche mit Ampelfarben angezeigt.

Um die Ampelfunktion auszuführen, drücken Sie mit Rechtsklick auf einen ausgewählten Mitarbeiter Mitarbeiter. Gehen Sie dann mit dem Mauszeiger über das Feld Regeln ausführen. Es öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann die Ampelfunktion für 14 oder 30 Tage auswählen können. Um die Ampelfunktion für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auszuführen, wählt man diese Mitarbeiter mit Mehrfachselektion aus und plaziert den Mauszeiger auf die Überschrift der Spalte (Ausl. 30 Tage bzw. Ausl. 14 Tage). Dann öffnet sich ein Untermenü, bei dem Sie dann Regeln ausführen auswählen können.

2.4.2. Mitarbeiter entfernen

Die folgenden Schritte zur Löschung des Mitarbeiters müssen nur durchgeführt werden, wenn die Arbeitszeit (Ist-Aufwand), die dieser Mitarbeiter in seine zugeteilten Initiativen investiert hat, ersichtlich bleiben soll. Die Zuweisung des alten Mitarbeiters zur entsprechenden Initiative sollte jedoch entfernt werden. Der Mitarbeiter, der neu zugewiesen wird arbeitet einfach mit den ursprünglichen Aufwandswerten weiter.
  1. Reiter resource bar general und danach den Unterreiter Ressourcen verwalten auswählen.

  2. Ressourcenbaum Ressourcenbaum Mitarbeiter öffnen.

  3. Den Mitarbeiter Mitarbeiter auswählen, der entfernt werden soll.

  4. Im Attributsfenster des Mitarbeiters bzw. der Ressource unter dem Tab Allgemein bei der Checkbox nicht aktiv den Haken setzen Button, um keine weiteren Zuweisungen auf Projekte project icon general zu erlauben.

  5. Im Attributsfenster in dem Tab Einheiten pro Zeit mit add general eine neue Zeit hinzufügen.

  6. Die Prozentzahl wird auf 0% gesetzt.

Die folgenden Schritte stellen die zweite Möglichkeit dar, einen Mitarbeiter zu entfernen. Dabei wird der Mitarbeiter ganz aus saprima® gelöscht (auf Lizenz achten) und der alte Restaufwand wird zum neuen Planaufwand der Initiative, der Ist-Aufwand, also die investierte Arbeitszeit wird wieder auf 0 gesetzt. Zudem muss im Teammanagement der Vorgang wieder einem neuen Mitarbeiter zugeteilt werden.
  1. Reiter resource bar general und danach den Unterreiter Ressourcen verwalten auswählen.

  2. Ressourcenbaum Ressourcenbaum Mitarbeiter öffnen.

  3. Den Mitarbeiter Mitarbeiter auswählen, der entfernt werden soll.

  4. Auf delete employee klicken.

2.4.3. Bestehendes Layout verändern

Dieser Use Case beschreibt, wie man einem bereits bestehendem Layout neue Spalten hinzufügen oder auch entfernen kann. Dies ist vor allem für das Hinzufügen von selbst erstellten UDFs wichtig.
  1. Eine Oberfläche mit einem veränderbaren Layout auswählen, wie z.B. Initiativen verwalten.

  2. Mit dem Mauszeiger über die rechte Seite der Überschrift von der Spalte gehen, neben der die neue Spalte hinzugefügt werden soll. Falls eine bestimmte Spalte entfernt werden soll, kann jede beliebige Spaltenüberschrift ausgewählt werden. Nun sollte wie in der folgenden Abbildung ein roter Pfeil erscheinen change layout one.

  3. Wird auf diesen Pfeil geklickt, so öffnet sich ein kleines Menü mit verschiedenen Spalten- und Sortierungsoptionen.

  4. Nun muss der Mauszeiger über das Feld change layout two schweben, damit sich das Untermenü mit allen verfügbaren Spalten des Layouts öffnet.

  5. Manche Spaltenarten besitzen zusätzlich noch mehrere Unterspalten, die aufgeklappt werden können. Durch Haken setzen change layout three können nun Spalten hinzugefügt oder aber auch aus dem Layout wieder entfernt werden.

Die UDFs befinden sich im untersten Teil des Spaltenmenüs.

2.4.4. Weitere Projektinformationen

Die Pro-Benutzergruppen (außer Mitarbeiter) haben neben dem Berechtigungsmenü, bei jedem Projekt die Möglichkeit, im Attributsfenster weitere Tabs einzusehen. Dieses Attributsfenster öffnet sich, in dem man ein Projekt project icon general selektiert und ggf. zusätzlich rechts auf den weißen Pfeil white arrow general klickt.

  1. In dem Allgemein Tab können allgemeine Informationen der Initiative eingesehen bzw. bearbeitet werden.

  2. Der Tab der Ressourcenplanung dient zur Übersicht und soll zeigen, wer wie lange an dieser Initiative arbeitet bzw. wie viel Arbeitszeit eingeplant ist.

  3. Im Transaktionen Tab können dem Projekt einmalige Transaktionen durch den Projektleiter oder durch den Pro-Admin hinzugefügt werden.

2.4.5. Mehr Ressourceninformationen und Verwaltungsmöglichkeiten

Während der Projektleiter nur Zugriff auf den Pivot Chart und die Initiativenzuweisungen einer Ressource hat, besitzen der Ressourcenmanager und der Pro-Admin das Recht auf die Ansicht und Konfiguration weiterer Tabs in der Ressourcen verwalten Oberfläche:

  1. Im Tab Allgemein können allgemeine Informationen und Attribute der Ressourcen bearbeitet werden, wie beispielsweise der Name oder die Einstellung, ob die Ressource zugewiesen oder gelöscht werden kann. Auch kann hier ein Profilbild der jeweiligen Ressource hochgeladen werden, welches im Teammanagement angezeigt wird.

  2. Im Tab Einheiten pro Zeit kann eine Ressource bzw. ein Mitarbeiter beispielsweise auf Teilzeit umgestellt werden.

  3. Der Tab Auslastung bietet genau wie der Pivot Chart einen Überblick über die Auslastung der Ressource, jedoch nicht direkt projektbezogen. In diesem Tab wird der geplante Aufwand (grüner Balken) dem bereits geleisteten/aktuellen Aufwand (blauer Balken) gegenübergestellt.

  4. Im Tab Kosten werden die Kostensätze angezeigt, die der Ressource zugewiesen sind. Zusätzlich können in diesem Tab auch neue manuelle Kostensätze, die nur für diese Ressource gelten, erstellt werden.

  5. Im Tab Adresse kann die Adresse des Mitarbeiters eingetragen werden.

  6. Im Tab Kontakt können Kontaktinformationen des Mitarbeiters, wie E-Mail und Telefonnummer eingetragen werden. Diese werden ebenfalls im Teammanagement angezeigt.

2.4.6. Initiative Cockpit auswerten

  1. Klicken Sie auf den Reiter initiative cockpit bar general.

  2. Selektieren Sie das Programm project icon general oder das Projekt project icon general zu dem rechts die Diagramme angezeigt werden sollen.

Eine allgemeine Erklärung der Oberfläche finden Sie hier.

2.5. Alle Pro-Mitarbeiter Use Cases in saprima® Professional

2.5.1. Initiative Cockpit auswerten

Gehen Sie oben auf den Reiter Initiative Cockpit und selektieren Sie das Projekt, zu dem die Diagramme angezeigt werden sollen.

Eine allgemeine Erklärung der Oberfläche finden Sie hier.

2.5.2. Übersicht und Stundenrückmeldung für Projekte und Vorgänge im Ressourcen Bucket Plan

  1. Den Reiter Ressourcen Bucket Planung auswählen.

  2. In den Actual-Spalten (=A), die den aktuellen Aufwand angeben, die Stundenrückmeldung durchführen.

3. Oberflächen

3.1. Aufbau von saprima® Professional

Oberfläche von Saprima

1

Navigation

Durch die Navigation können unterschiedliche Funktionalitäten aufgerufen werden.

2

Benutzerbereich

Besitzt Informationen zu saprima®, aber auch den Button um die Sitzung zu beenden.

3

Log

Innerhalb des Logs werden Warnungen und Fehler angezeigt, die bei der Benutzung von sarpima® auftreten können.

4

Toolleiste

Enthält zusätzliche Einstellungen, wie Import/Export Funktionen und Layouteinstellungen.

5

Verwalten

Abhängig von der Toolleiste. Zur Bearbeitung der Baumstruktur.

6

Strukturfunktionen

Anzeigeeinstellungen der Baumstuktur. Hier kann die komplette Struktur aus- oder eingeklappt werden.

7

Baumstruktur

Hier werden alle Informationen die innerhalb der Struktur eingegeben worden sind, dargestellt. Zusätzlich können beliebig viele Benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.

8

Suche

Durchsucht die aktuell zu sehende Baumstruktur.

9

Attribute

Innerhalb der Attribute werden nähere Informationen zu der selektierten Baumstruktur angezeigt. Innerhalb dieser können weitere Attributgruppen durch Reiter bearbeitet und angesehen werden.

3.2. Initiativen

3.2.1. Initiativen verwalten

Der Manual Textabschnitt dieses Moduls enthält am Schluss ebenfalls eine Erklärung zu den neu hinzugekommenen Layouts und Filtern. In dem neuen Standard Pro Layout für diese Oberfläche wurde zusätzlich das UDF Projektziele (aus Basic bekannt) entfernt und weiter vorne durch die Spalte Aktueller Aufwand (Punkt 10) ersetzt.

Innerhalb dieser Oberfläche wird die Struktur der Projekte aufgebaut. Zusätzlich können im Tab Berechtigungen die Mitarbeiter den Projekten zugewiesen werden, wodurch das Projektteam zusammengestellt wird. Die Verteilung der Vorgänge auf das Projektteam, das Eintragen der Planstunden und die Festlegung des Zeitraums erfolgt dann im Teammanagement.

Initiativen verwalten

1

Speichern

Speichern der aktuell eingegebenen Daten.

2

Neu

Eine neue Initiative anlegen.

3

Löschen

Löscht die aktuell ausgewählte Initiative.

4

Aktualisieren

Aktualisiert die Initiativen verwalten Oberfläche.

5

Struktur der Initiativen

Die Initiativenstruktur innerhalb saprima® ist Projekte, Arbeitspakete (neu) und Vorgänge. Unter Projekten können nun ebenfalls Meilensteine angelegt werden.

6

Startdatum

Das Startdatum der Initiative.

7

Enddatum

Das Enddatum der Initiative.

8

Geplante Dauer

Gibt die geplante Dauer der Initiative an. Die Dauer gibt nicht an wie viel Arbeitszeit in die Initiative investiert werden muss, sondern insgesamt wie lange die Initiative das Unternehmen beschäftigen wird, bzw. wie lange der Abschluss dauert.

9

Geplanter Aufwand

Der geplante Aufwand der Initiative gibt an, wie viel aktive Arbeitszeit für diese Initiative eingeplant wurde.

10

Aktueller Aufwand

Gibt an, wie viel Arbeitszeit bereits für diese Initiative investiert wurde.

11

Projektstatus

UDF, das mit Hilfe von Indikatoren den Projektstatus der Initiative angibt.

12

Projektinhalt

UDF, in welchem der Projektinhalt wie in einem Notizblock hineingeschrieben werden kann.

13

Risiken

UDF, in welchem wie in einem Notizblock die Riskien der Initiative notiert werden können.

14

Schnittstellen

UDF, in welchem die Schnittstellen der Initiative zu anderen Projekten oder anderer Software vermerkt werden können.

15

Fertigstellungsgrad

Der Fertigstellungsgrad errechnet selbstständig wie weit das Projekt bezüglich des aktuell investierten Aufwands und geplant investierten Aufwands abgeschlossen ist.

16

Attributsfenster

Wird hier auf den kleinen weißen Pfeil gedrückt, so öffnet sich das Attributsfenster der ausgewählten Initiative mit allen dazugehörigen Tabs.

17

Log und Handbuch

Wird links auf das Ausrufezeichen geklickt, so öffnet sich der saprima®Log, in dem aufgetretene Fehler vermerkt werden. Wird rechts das Fragezeichen ausgewählt, so öffnet sich das Manual mit dem passenden Abschnitt für dieses Modul.

18

Layout und Filter

Wird oben auf diesen Tab geklickt, so öffnet sich das Layout und Filter Menü.

Allgemein (Initiativen)
Allgemein

1

Id

Eindeutiger Name / Nummer der Initiative

2

Name

Allgemeiner Name der Initiative

3

Beschreibung

Beschreibung der Initiative

4

Schutz

Auswählen, ob die Initiative geschützt, also nicht löschbar, sein soll.

5

Initiativenelement

Zeigt an, zu welchem Initiativenelement (z.B. Vorgang oder Projekt) die Initiative gehört.

6

Primär

Zeigt an, ob die ausgewählte Initiative zur Primär- oder Sekundärstruktur gehört. Der Haken sollte immer gesetzt bleiben, da in saprima® Professional hauptsächlich mit der Primärstruktur gearbeitet wird.

7

Reporting Id

Dieser Wert wird für das Reporting verwendet, um die Initiative eindeutig zu identifizieren.

8

Vorlage

Der Haken sollte gesetzt werden, wenn die Initiative als Vorlage verwendet wird.

9

Verwendete Vorlage

Die Original-Initiative, von der diese Initiative als Kopie erstellt wurde.

10

WBS-Code

Code des Projekt Struktur Planes (hierarchisch gegliederte Arbeitspakete).

11

Bucketplan Workflow

Workflow für den Bucketplan, kann in saprima®Enterprise genutzt werden.

Aufwände und Kosten
Dieser Tab dient nur zur Übersicht !
Aufwände und Kosten

1

Geplanter Aufwand

Der Aufwand, der für die Initiative eingeplant wurde.

2

Geplante Kosten

Die Kosten, die für die Initiative eingeplant wurden.

3

Verbleibender Aufwand

Der Aufwand, der bis zum Abschluss der Initiative noch verbleibt.

4

Verbleibende Kosten

Die Kosten, die bis zum Abschluss der Initiative noch verbleiben.

5

Aktueller Aufwand

Der Aufwand, der bereits für den Abschluss der Initiative verbraucht wurde.

6

Aktuelle Kosten

Die Kosten, die bereits für den Abschluss der Initiative verbraucht wurden.

7

Aufwand bei Fertigstellung

Der Aufwand, der bei Fertigstellung der Initiative entsteht bzw. entstanden ist.

8

Fertigstellungsgrad

Angabe zu wie viel in Prozent, die Initiative bereits abgeschlossen ist.

Erweiterte Attribute (Initiativen)
Sowohl bei den Initiativen, als auch bei den Ressourcen ist dieser Tab im Attributsfenster vorhanden.
Erweiterte Attribute

1

Attribut

Hier werden die eingestellten Attribute mit ihrem eindeutigen Namen angezeigt.

2

Datentyp

Hier wird der Datentyp, dem der Wert bzw. der Parameter des Attributs entprechen muss, dargestellt.

3

Wert

Hier steht der definierte, also ausgewählte oder manuell eingegebene Wert des Attributs.

4

Nur def. Werte

Wenn hier der Haken gesetzt ist, dann wurde der Wert des Attributs nicht selbst eingegeben sondern aus einer vordefinierten Liste entnommen.

5

Attribute auswählen

Wenn dieser Button geklickt wird, öffnet sich eine Attributsliste, in der sich weitere Attribute finden und auswählen lassen.

6

Attribut löschen

Hier kann ein Attribut, das auf die gewählte Initiative zugewiesen wurde, wieder entfernt werden.

7

Aktualisieren

Aktualisiert den Tab.

Auswahlfenster Attribut