Die effiziente Planung und Durchführung von Projekten erfordert eine genaue Koordination von Terminen und Ressourcen. Oft werden jedoch verschiedene Tools für die Terminplanung, Ressourcenplanung und die Plantafel verwendet, die nicht miteinander verknüpft sind. Dies führt zu Ineffizienzen und Problemen bei der Abstimmung zwischen den verschiedenen Planungselementen.
Die Ist-Situation
In vielen Unternehmen werden Termine im Terminplantool geplant, während die Kapazitätsplanung in Excel stattfindet. Für die Projektdurchführung wird eine Plantafel genutzt. Das Problem dabei ist, dass diese Tools nicht miteinander verbunden sind. Dadurch hat eine Verschiebung der Termine keinen Einfluss auf die Ressourcenplanung. Die Ressourcenplanung passt nicht mehr zum Terminplan. Auch terminliche Verschiebungen in der Plantafel haben keine Auswirkungen auf den Terminplan und die Ressourcenplanung.
Die Lösung
Um dieses Problem zu lösen und eine effiziente Verknüpfung zwischen Termin- und Kapazitätsplanung sowie der Plantafel herzustellen, kann ein integriertes Planungssystem eingesetzt werden. In einem solchen System werden die Termine detailliert im Modul Terminplan (GANTT) geplant. Dabei können verschiedene Aufgaben und Meilensteine festgelegt werden.
Im Modul Ressourcenplanung werden den Aufgaben oder Arbeitspaketen (WBS) aus dem Terminplan Ressourcen wie Rollen, Mitarbeiter oder ganze Organisationseinheiten zugeordnet. Dadurch wird eine genaue Kapazitätsplanung ermöglicht.
Während der Durchführungsphase des Projektes können im Modul „Plantafel“ die Aufgaben flexibel verschoben werden. Diese Verschiebungen wirken sich direkt auf den Terminplan und die Ressourcenplanung aus, da alle Module auf die gleichen Objekte zugreifen. Dadurch sind terminliche Verschiebungen in der Plantafel auch in der Terminplanung und Ressourcenplanung sichtbar.
Vorteile der Verknüpfung
Die Verknüpfung der Plantafel mit der Termin- und Kapazitätsplanung bietet zahlreiche Vorteile.
- Effiziente Ressourcenplanung: Durch die Verbindung der Aufgaben in der Plantafel mit den Ressourcen in der Ressourcenplanung können Engpässe und Überlastungen frühzeitig erkannt werden. Dadurch kann die Ressourcenplanung optimiert und eine effiziente Auslastung gewährleistet werden.
- Aktualität der Terminplanung: Da sich Verschiebungen in der Plantafel direkt auf den Terminplan auswirken, bleibt die Terminplanung immer auf dem neuesten Stand. Änderungen können schnell und einfach umgesetzt werden, ohne dass die verschiedenen Planungselemente manuell abgeglichen werden müssen.
- Bessere Projektkontrolle: Durch die Verknüpfung der verschiedenen Planungselemente wird die Kontrolle über das Projekt verbessert. Es können jederzeit Abweichungen zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Fortschritt des Projekts erkannt werden. Dadurch können frühzeitig Maßnahmen ergriffen werden, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
- Effektive Kommunikation: Eine integrierte Planung ermöglicht auch eine effektive Kommunikation innerhalb des Projektteams. Alle Beteiligten haben Zugriff auf die aktuelle Terminplanung und können so ihre Arbeit entsprechend planen und koordinieren. Dadurch werden Missverständnisse und Doppelarbeit vermieden.
Fazit
Die Verknüpfung der Plantafel mit der Termin- und Kapazitätsplanung ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz und Kontrolle bei der Projektplanung und -durchführung zu verbessern. Ein integriertes Planungssystem ermöglicht eine genaue Koordination der verschiedenen Planungselemente und sorgt dafür, dass Terminverschiebungen Auswirkungen auf die Ressourcenplanung haben. Dadurch wird eine effiziente Nutzung der verfügbaren Ressourcen gewährleistet und das Projekt kann erfolgreich umgesetzt werden.